So sichern Sie alle Ihre Google Mail-E-Mails (vollständiger Leitfaden)

Es war noch nie wichtiger, Google Mail-E-Mails zu sichern. Da Hacker ständig nach Schwachstellen von Konten suchen, ist es möglich, dass Ihr E-Mail-Konto gefährdet wird. Nachrichten könnten verloren gehen. Sie könnten sogar den Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto verlieren. In diesem Fall benötigen Sie eine gute Google Mail-Sicherung.

Viele von uns speichern geschäftliche Informationen in unseren Google Mail-E-Mail-Konten. Der Verlust dieser Informationen kann ziemlich kostspielig sein. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Google Mail-E-Mails zu sichern. Viele Google Mail-Benutzer wissen jedoch nicht, was sie tun sollen. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie Google Mail sichern. Wir erläutern, wie Sie das Google-Sicherungsprogramm (Google Takeout) zum Sichern von Google Mail verwenden. Wir werden auch einige Google Mail-Sicherungsdienstprogramme von Drittanbietern besprechen.

Lernen Hilfreiche E-Mail-Tipps und Strategien

Vergessen Sie nicht, bevor wir uns mit Google Mail-Backups beschäftigen Melden Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter an und nutzen Sie unseren kostenlosen Newsletter eBook: Das ultimative Handbuch zur Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.

1. Warum benötigen Sie Google Mail-Sicherungen?

Ihre Google Mail enthält wichtige Geschäftsinformationen. Kunden und zukünftige Kunden verwenden es, um Sie zu kontaktieren. Es kann sogar sensible Projektinformationen enthalten.

Was aber, wenn Ihre E-Mail-Nachrichten verloren gegangen oder gefährdet sind?

Die Wahrheit ist, dass E-Mail-Konten und andere Online-Konten ständig gehackt werden. Die Nachrichten werden mit Berichten über Datenverletzungen und andere Sicherheitslücken gefüllt. Wenn jemand anderes Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto hatte, können möglicherweise wichtige geschäftliche Kommunikationen verloren gehen.

Durch die Einrichtung starker Google Mail-Passwörter kann zwar die Wahrscheinlichkeit verringert werden, dass ein Hacker in Ihre E-Mails gelangt, aber kein System ist narrensicher. Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar Ihr Google Mail-Konto löschen, wenn es gefährdet ist. Um Anweisungen dazu zu erhalten, führen Sie die Schritte in diesem Lernprogramm aus:

Und natürlich gibt es Benutzerfehler. Niemand denkt gern darüber nach, aber Daten gehen häufig verloren, wenn ein Benutzer versehentlich eine Google Mail-Nachricht löscht. Wenn Sie schnell handeln, können Sie möglicherweise eine gelöschte Nachricht wiederherstellen. Wenn jedoch einige Zeit vergangen ist und Sie kein Google Mail-Sicherungssystem eingerichtet haben, haben Sie diese Nachricht möglicherweise für immer verloren. Anweisungen zum Abrufen gelöschter Gmails finden Sie in der Anleitung zum Abrufen Ihrer gelöschten (oder archivierten) E-Mails in Google Mail.

Mit aktuellen Google Mail-Sicherungen können Sie Ihre verlorenen E-Mails wiederherstellen, falls Ihrem Google Mail-Konto etwas passiert. Es gibt verschiedene Methoden, um Ihr Google Mail-Konto zu sichern.

2. So sichern Sie Google Mail-E-Mails mit Google Takeout

Google Takeout erstellt eine Kopie Ihres gesamten Google-Kontos einschließlich Ihrer Google Mail-Daten. Um es zu benutzen, ist Folgendes zu tun:

1. Beginnen Sie mit der Eingabe https://takeout.google.com/settings/takeout in Ihrem Browser Adresse Feld. Wenn Sie nicht bei Ihrem Google-Konto angemeldet sind, müssen Sie sich anmelden, bevor Sie das Dienstprogramm verwenden können. Wenn Sie angemeldet sind, die Google Takeout Bildschirm erscheint:

Benutzen Google Takeout für Google Mail-E-Mail-Sicherungen

2. Verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Bildschirms, um die Liste der Daten anzuzeigen, die Sie mit dem Dienstprogramm sichern können:

Um ein Google Mail-Konto zu sichern, stellen Sie sicher, dass sich der Schieberegler rechts befindet.

Sie sehen alle Arten von Daten, auf die Sie mit Ihrem Google-Konto zugreifen können.

3. Schieben Sie den Google Mail-Schieberegler (rechts auf dem Bildschirm) nach rechts, um Ihr Google Mail-Konto zu sichern. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil links neben dem Schieberegler klicken, wird der Bildschirm erweitert und Sie können weiter verfeinern, welche Teile Ihres Google Mail-Systems Sie sichern möchten: 

Sichern Sie bestimmte Google Mail-Labels.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen: 

• Klicken Sie auf den Umschalter neben Fügen Sie alle Ihre E-Mails bei um alle Ihre Google Mail-Nachrichten zu sichern.
• Klicken Sie auf die Umschaltfläche neben Etiketten auswählen um einen Bildschirm aufzurufen, auf dem Sie auswählen können, welche Labels (Ordner) Sie sichern möchten. 

 4. Wenn Sie alle zu sichernden Datentypen ausgewählt haben, klicken Sie auf Nächster Schaltfläche links unten auf dem Bildschirm. Das Archivformat anpassen Bildschirmanzeigen:

Wählen Sie die Formate für das Google Mail-Sicherungsarchiv.

In diesem Bildschirm können Sie die folgenden Merkmale Ihres Archivs definieren:

• Dateityp. Der Standarddateityp für Ihre Archivdatei ist .zip. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um den Dateityp .tgz auszuwählen. (Dieser Dateityp kann für die meisten Benutzer schwer zu öffnen sein.)

• Archivgröße. Die maximale Dateigröße beträgt 50 GB. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um eine der folgenden Dateigrößen auszuwählen: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB. 

• Zustellungsmethode. So erhalten Sie Ihre archivierten Daten. Klicken Sie auf die Schaltfläche nach untenWählen Sie einen Pfeil aus, um einen E-Mail-Download-Link, eine Datei in Google Drive, eine Datei in Dropbox oder eine Datei in OneDrive zu erhalten.

Vorsicht: Bei Google Drive gespeicherte Archive werden mit dem Google-Speicherkontingent abgeglichen. Wenn Ihr Archiv besonders umfangreich ist, möchten Sie möglicherweise eine andere Empfangsart wählen.

 5. Wenn Sie alle Archivformatoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Archiv erstellen Taste in der unteren linken Ecke.

Auf dem nächsten Bildschirm wird angezeigt, dass Ihr Archiv vorbereitet wird. (Der Archivierungsvorgang erfolgt nicht sofort.) Wenn Ihr Archiv bereit ist, werden Sie per E-Mail über den Speicherort des Archivs informiert. So könnte die E-Mail aussehen: 

In einer E-Mail werden Sie darüber informiert, dass Ihre Google Mail-Sicherung zur Überprüfung bereit ist.

Hinweis: Ihre E-Mail-Adresse kann abhängig von der gewählten Versandart variieren.

6. Befolgen Sie die Anweisungen in der E-Mail, um auf Ihr Google Mail-Archiv zuzugreifen. (Im obigen Beispiel würde ich auf klicken Archiv herunterladen Taste.)

3. Andere Methoden zum Erstellen einer Google Mail-Sicherung

Während das Google Backup-Dienstprogramm recht unkompliziert ist, müssen Sie daran denken, das Google Mail-Archiv zu erstellen. Eine automatisiertere Methode zum Sichern Ihrer Google Mail-E-Mail besteht in der Verwendung eines Desktop-Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) oder Apple Mail. 

Hinweis: In diesem Beispiel verwende ich Outlook. Wenn sich Ihr Desktop-Client unterscheidet, unterscheiden sich die Schritte möglicherweise geringfügig.

Richten Sie Ihren Desktop-Client so ein, dass Nachrichten über das IMAP-Protokoll von Google Mail auf Ihrem Computer abgerufen werden. Hier ist was zu tun ist:  

Schritt 1. Aktivieren Sie Ihren IMAP-Zugriff

1. Gehe zu Einstellungen> Einstellungen> Weiterleitung und POP / IMAP in Google Mail, um sicherzustellen, dass IMAP aktiviert ist. Ihr Bildschirm sollte so aussehen:

Gehen Sie zu Google Mail die Einstellungen ermöglichen IMAP-Zugriff.

Wenn IMAP nicht aktiviert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche IMAP aktivieren Umschalten.

2. Google hält die meisten Desktop-E-Mail-Apps für weniger sicher. Sie müssen also die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Google-Konto ändern, damit Ihr Desktop-E-Mail-Client auf Ihr Google Mail-Konto zugreifen kann. Um zu beginnen, gehe zu https://myaccount.google.com/. Du wirst das sehen Mein Konto Bildschirm:

Verwenden Sie die Mein Konto Bildschirm, um Ihrem Desktop-E-Mail-Zugriff auf Ihre Google Mail-E-Mails zu ermöglichen.

3. Wählen Sie Apps mit Kontozugriff. Das Anmelden und Sicherheit Bildschirm erscheint. Scrollen Sie nach unten auf der Anmelden und Sicherheit Bildschirm zum Lassen Sie weniger sichere Apps zu: Möglichkeit:

Google hält die meisten anderen E-Mail-Systeme für weniger sicher. Sie müssen den Schieberegler nach rechts schieben.

Schieben Sie den Schalter nach rechts, damit Ihr Desktop-E-Mail-Client auf Ihr Google Mail-Konto zugreifen kann.

Schritt 2. Fügen Sie Ihr Google Mail-Konto Ihrem Desktop-E-Mail-Client hinzu

Als nächsten Schritt fügen Sie Ihrem Google Mail-Konto Ihren Desktop-E-Mail-Client hinzu. Der genaue Vorgang, den Sie dazu verwenden, hängt von Ihrem Desktop-E-Mail-Client ab.

1. Klicken Sie für MS-Outlook auf Datei. Wenn der Kontoinformationen Bildschirm erscheint, drücke den Konto hinzufügen Taste:

Drücke den Konto hinzufügen Schaltfläche, um Outlook Zugriff auf Ihre Google Mail-Nachrichten zu gewähren.

2. Sie werden aufgefordert, das Google Mail-Konto und das Kennwort einzugeben, die Sie Outlook hinzufügen möchten. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf Verbinden Taste. Die folgende Eingabeaufforderung wird angezeigt:

Sie haben Outlook Zugriff auf Ihre Google Mail-Nachrichten erteilt.

3. Klicken Sie auf OK um das Gmail-Konto mit Ihrem Desktop-Konto zu verbinden. Ihre Konten sind verbunden. 

Sie erhalten eine E-Mail mit der Betreffzeile: Microsoft Outlook-Testnachricht in Ihrem Outlook-Posteingang. In Ihrem Google Mail-Posteingang erhalten Sie dieselbe Nachricht. 

Nachrichten, die an Ihre Google Mail-Adresse gesendet werden, werden ab jetzt auch an MS Outlook gesendet. Selbst wenn Sie den Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto verlieren, können Sie trotzdem über Outlook auf Ihre Google Mail-Nachrichten zugreifen. Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem Google Mail-Konto löschen, wird diese ebenfalls aus Ihrem Outlook-Posteingang entfernt.

Vorsicht: Filter und andere Organisationstools, die Sie in Ihrem Google Mail-Posteingang angewendet haben, werden möglicherweise nicht auf Ihr Desktop-E-Mail-System übertragen. 

4. Google Mail-Sicherungsdienstprogramme von Drittanbietern

Eine weitere Methode zum Sichern Ihrer Google Mail-Nachrichten besteht in der Verwendung eines Sicherungsprogramms von Drittanbietern. Hier sind vier beliebte Optionen:

1. UpSafe

Das UpSafe Gmail-Sicherungsprogramm ist kostenlos und einfach zu verwenden. 

UpSafe ist eine kostenlose und benutzerfreundliche Windows Gmail-Sicherung, mit der Sie Ihre Gmail-Dateien auf Ihrer Festplatte schnell sichern können. Eine gute Sicherheitsfunktion dieses Dienstprogramms besteht darin, dass die App niemals Zugriff auf Ihre Anmeldeinformationen bei Google hat. Backups sind jedoch nicht automatisch. Sie müssen also daran denken, Ihr Google Mail-Konto regelmäßig zu sichern.

2. Gmvault-Sicherung

Das Gmvault-Sicherungsprogramm funktioniert auf einer großen Anzahl von Plattformen.

Verwenden Sie GMvault auf Windows-, Mac-, OSX- oder Linux-Computern. Mit dieser beliebten Open-Source-App können Sie die automatische Ausführung von Sicherungen planen. Dies ist sehr praktisch, da Sie sich keine Sorgen machen müssen, Ihre Google Mail nicht zu sichern. Es ist auch ein gutes Werkzeug, um E-Mails von einem Konto zu einem anderen zu verschieben. Es basiert auf der Befehlszeile, dh es gibt keine grafische Benutzeroberfläche. Sie können jedoch viel erreichen, indem Sie einige einfache Befehle lernen.

3. Spinbackup

Das Dienstprogramm Spinbackup Gmail bietet Cloud-basierte Sicherungsfunktionen.

Spinbackup kombiniert Cloud-basierte Backup-Funktionen und Cybersecurity-Funktionen in einem einzigen Paket. Wenn Ihr Unternehmen beide Optionen benötigt, ist dieses Tool möglicherweise eine gute Wahl. Sie können damit automatisierte Sicherungen nicht nur Ihrer Google Mail-Nachrichten, sondern aller Daten auf Ihrem Google Drive, einschließlich Ihrer Kontakte und Ihres Kalenders, einrichten. Die Preise variieren je nach Ihren Bedürfnissen und der Anzahl der Benutzer.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools ist auf Backup-Dienstprogramme und Datenwiederherstellung spezialisiert.

SysTools bietet eine Vielzahl von Backup-Dienstprogrammen und Datenwiederherstellungsdiensten an, einschließlich Cloud-Backup-Dienstprogrammen für Google Mail und Google Apps. Es ist sowohl eine Windows- als auch eine Mac-Version des Gmail Backup-Dienstprogramms verfügbar. Je nachdem, welches Betriebssystem Sie verwenden, können Ihre Nachrichten in verschiedenen Formaten gespeichert werden. Sie können auch einen Filter anwenden, um auszuwählen, welche Nachrichten gesichert werden sollen.

5. Machen Sie Google Mail-Sicherungen zu einem Teil Ihres Workflows

Der Verlust von Google Mail-Nachrichten kann kostspielig sein. Ihre Google Mail-Sicherungen sollten ein fester Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs sein. Hier finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen für Google Mail Backup, die Sie dabei unterstützen sollen:

1. Befolgen Sie weiterhin die guten Sicherheitsmethoden von Google Mail. Ein Google Mail-Backup-System kann zwar sicherstellen, dass Sie keine wichtigen E-Mail-Nachrichten verlieren, das Ziel ist jedoch, Ihr Konto so sicher wie möglich zu halten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten Google Mail-Passwörter sicher sind, und nutzen Sie auch die anderen Online-Sicherheitsmaßnahmen von Google Mail.
2. Automatische Backups vs. manuelle Backups. Bei einigen Google Mail-Sicherungsprogrammen können Sie eine regelmäßige automatische Sicherung planen, andere jedoch nicht. Je nachdem, wie viele E-Mails Sie erhalten, kann Ihre Sicherungshäufigkeit variieren. Je mehr Nachrichten Sie erhalten, desto häufiger müssen Sie Ihr Google Mail-Konto sichern. Verstehen Sie das von Ihnen verwendete Backup-System. Wenn Ihr Dienstprogramm keine geplanten Sicherungen zulässt, legen Sie eine reguläre Zeit für die manuelle Sicherung Ihrer Google Mail-Nachrichten fest.
3. Überprüfen Sie die Sicherungsdateien regelmäßig. Selbst wenn Ihr Sicherungsdienstprogramm automatisch ausgeführt wird, sollten Sie Ihre Sicherungsdateien dennoch von Zeit zu Zeit überprüfen, um sicherzustellen, dass das Dienstprogramm ordnungsgemäß ausgeführt wird. Wenn Sie feststellen, dass die Sicherungsdateien nicht vorhanden sind oder dass die Sicherungsdateien eine Größe von 0 Byte haben, lesen Sie die Dokumentation zum Sicherungsdienstprogramm erneut oder wenden Sie sich an das Supportteam der Sicherungssoftware, um das Problem zu beheben.
4. Überwachen Sie Ihren Backup-Speicherplatz. Beachten Sie, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Sicherungsordner haben. Wenn Sie Ihr Speicherlimit fast überschritten haben, sollten Sie ältere Sicherungsdateien an einem anderen Speicherort speichern oder entfernen. (Vorsicht: Wenn Sie ältere Sicherungsdateien löschen, können Sie sie möglicherweise nicht wiederherstellen, wenn Sie sie später benötigen.) 

Fazit

Wenn Sie Google Mail-E-Mails nicht regelmäßig sichern, besteht die Gefahr, dass Ihre Informationen verloren gehen. Nun, da Sie wissen, wie Sie Google Mail sichern, können Sie die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts reduzieren, indem Sie Google Mail sichern.

Führen Sie die soeben beschriebenen Schritte aus, um regelmäßige Google Mail-Sicherungen zu erstellen.