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Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, wissen Sie bereits, wie wichtig Ihre Microsoft Outlook-E-Mails sind. Auf diese Weise kommunizieren Sie mit Kunden, und Sie erhalten möglicherweise auch Aufträge. Sie möchten die Informationen in Ihrem MS Outlook-Konto sicherstellen und sichern, um keine wichtigen Geschäftsinformationen zu verlieren. Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihre persönlichen Bedürfnisse verwenden, z. B. zur Kommunikation mit Freunden und Familienmitgliedern oder für die Schule, sind auch diese E-Mails wichtig.
Viele E-Mail-Benutzer, auch Geschäftsleute, denken nicht darüber nach, wie viele Informationen sie tatsächlich in ihrem E-Mail-System speichern. Sie überlegen nicht, wie Outlook-E-Mails gespeichert werden sollen, bevor es zu spät ist und bereits Informationen verloren gegangen sind.
Es muss für dich nicht so sein. Wenn Sie lernen möchten, wie Outlook-E-Mails gesichert werden, ist dieses Lernprogramm für Sie. Sie erfahren verschiedene Outlook-Sicherungsmethoden, z. B. das Exportieren von E-Mails aus Outlook, das Speichern von E-Mails im Outlook-PST-Format und mehr. Wir werden auch besprechen, wie andere MS Outlook-Daten wie Kontaktinformationen und mehr gesichert werden. Schließlich erfahren Sie mehr über einige MS Outlook-Add-Ins, die Ihnen beim Backup von Outlook-E-Mails helfen können.
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Möglicherweise denken Sie nicht daran, Ihre MS Outlook-E-Mail-Nachrichten zu sichern, aber Sie sollten dies tun. Was ist, wenn Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verloren haben? Alle E-Mail-Informationen, die in Ihrem Konto gespeichert sind, werden gelöscht. Wenn Sie Ihr Outlook-E-Mail-Konto geschäftlich verwenden, möchten Sie dies nicht
Meistens verlieren Benutzer den Zugriff auf ihre E-Mail-Konten, wenn sie das Kennwort vergessen. Natürlich gibt es normalerweise Schritte, um wieder auf Ihre E-Mails zuzugreifen. Dies kann jedoch zeitaufwändig sein.
Der andere Grund, warum Menschen den Zugriff auf ihre E-Mail-Konten verlieren, ist, dass ihr Konto gehackt wurde. Wenn Ihr Outlook-E-Mail-Konto gehackt wurde, kann es für Sie schwierig sein, erneut Zugriff zu erhalten. Wenn dies der Fall ist und Sie eine aktuelle Outlook-Sicherungsdatei haben, haben Sie zumindest Ihre E-Mail-Daten, die Sie gesichert haben.
Vergessen Sie nicht, Ihre wichtigsten E-Mails separat zu sichern. Einige E-Mails enthalten Informationen, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind: einen Vertrag, ein Angebot oder sogar eine Rechnung. Sie sollten zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie eine zusätzliche Sicherung aller E-Mails mit wichtigen Geschäftsdokumenten oder Diskussionen erhalten. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in den folgenden Schritten.
In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie Outlook-E-Mails schnell mit PST-Dateien sichern können:
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie wichtig es ist, Ihre Outlook-E-Mail-Informationen zu sichern, ist es an der Zeit, zu lernen, wie Sie dies tun. In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen sechs Methoden zum Sichern Ihrer Microsoft Outlook-E-Mail:
Die erste Möglichkeit zum Sichern Ihrer MS Outlook-E-Mail besteht im Exportieren von E-Mail-Nachrichten in das Outlook-PST-Format. Bevor wir erfahren, wie Sie Outlook-Informationen in dieses Format exportieren, fragen Sie sich vielleicht: Was ist das Outlook-PST-Dateiformat und wie unterscheidet es sich von einem Outlook-OST-Dateiformat?
Eine Datei mit der Erweiterung PST (PST-Formatdatei) ist eine Informationsdatei, die von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwendet wird. Beispiele für die Typen von Outlook-E-Mail-Daten, die Sie in einer PST-Formatdatei speichern können, sind:
Sie können auf eine Outlook-PST-Datei von dem Computer oder Server zugreifen, auf dem die Datei gespeichert ist. Sie können eine PST-Formatdatei auch an einen anderen Speicherort kopieren.
Eine PST-Datei unterscheidet sich von einer OST-Erweiterungsdatei (OST-Datei). Mit dem Outlook-OST-Dateiformat können Sie offline mit einer Kopie einer Datei arbeiten, die in Ihrem Microsoft Exchange-Konto gespeichert ist. Die Datei wird synchronisiert, wenn Sie wieder online gehen.
Lassen Sie uns nun lernen, wie man eine Outlook-PST-Sicherungsdatei manuell erstellt. Starten Sie in Ihrem Outlook-Posteingang und klicken Sie auf die Schaltfläche Datei Tab. Das Kontoinformationen Bildschirm erscheint:
Der erste Schritt zum Erstellen einer Sicherungs-E-Mail-Datei ist der Zugriff auf den Import- und Export-Assistenten.Drücke den Öffnen und exportieren Möglichkeit:
Wählen Sie die Import / Export-Option.Klicken Sie anschließend auf Import Export Taste. Das System kehrt in Ihren Posteingang zurück und die Import- und Exportassistent zeigt:
Der Import- und Exportassistent bietet Ihnen eine Vielzahl von Import- und Exportoptionen.Wähle aus In eine Datei exportieren Option und klicken Sie dann auf Weiter> Schaltfläche am unteren Rand des Assistenten. Der Assistent fordert Sie auf, einen Dateityp auszuwählen:
Wählen Sie das Outlook PST-Dateiformat.Wählen Sie das Outlook-Datendatei (.pst) Möglichkeit. Drücke den Weiter> Taste. Als Nächstes werden Sie aufgefordert, einen Outlook-Ordner auszuwählen, aus dem Sie Daten exportieren möchten:
Wählen Sie den Outlook-Ordner aus, der die zu exportierenden Daten enthält.Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle aktuellen Outlook-Ordner anzuzeigen. Wenn Sie einen Ordner ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter> Taste.
Hinweis: Sie können an dieser Eingabeaufforderung auch auswählen, Outlook-Kontakte, Kalenderinformationen, Notizen und Aufgaben zu sichern.
Wählen Sie aus, wo Ihre Datei gespeichert werden soll.Suchen Sie in der nächsten Eingabeaufforderung nach einem Pfad, in den die Outlook-Datendatei exportiert werden soll. Oder Sie können die Datei im Standardpfad speichern. Wenn Sie die Datei im Standardpfad speichern, müssen Sie angeben, ob Sie doppelte Elemente zulassen möchten. Sie können den Dateinamen auch an dieser Eingabeaufforderung ändern. Dies ist eine gute Idee, da der Dateiname standardmäßig verwendet wird: backup.pst. Speichern Sie den ausgewählten Dateinamen und den Outlook-PST-Dateispeicherort, damit Sie Ihre Outlook-PST-Datei später finden können.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig Schaltfläche am unteren Rand der Eingabeaufforderung. Sie werden aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Dies ist ein optionaler Schritt, es kann jedoch wichtig sein, wenn die zu sichernden Daten vertraulich sind und geschützt werden müssen.
Nachdem Sie den ausgewählten Ordner in eine PST-Datei exportiert haben, können Sie prüfen, ob die Datei vorhanden ist, indem Sie den Ordner in öffnen Dateimanager.
Nachdem Sie Ihre Sicherungs-E-Mail-Datei erstellt haben, können Sie sie öffnen Dateimanager und finden Sie die gerade erstellte Outlook-Sicherungsdatei. Sie erkennen es an der Datei Artwird sein Outlook-Datendatei:
Wechseln Sie zum Speicherort der Outlook-PST-Datei, um die erstellte Sicherungsdatei zu finden. In diesem Fall verschieben wir einige Dateien in einen neuen Ordner, den ich gerade erstellt habe Testen. Öffnen Sie, nachdem Sie die Datei an einen neuen Outlook-PST-Dateispeicherort verschoben haben Dateimanager So sehen Sie Ihre Outlook-Sicherungsdatei:
Sichern Sie Outlook PST-Dateien, die an einen neuen Speicherort kopiert wurden.Es ist großartig, dass Sie Sicherungsdateien erstellen können, die jedoch nicht wirklich hilfreich für Sie sind, bis Sie sie erneut in Ihrem E-Mail-Konto öffnen können. Für diese Übung habe ich eine Sicherungs-E-Mail-Datei erstellt XYZProject.pst mit meinem anderen Outlook-E-Mail-Konto. Ich werde diese Datei von meinem Outlook-E-Mail-Konto aus öffnen.
Um auf Ihre Outlook-Sicherungsdatei zuzugreifen, starten Sie von Outlook-Kontoinformationen Bildschirm. Klicken Öffnen und Exportieren> Outlook-Datendatei öffnen.
Dateimanager Öffnet den Standardspeicherort. Wenn Sie Ihre Outlook-Sicherungsdatei an anderer Stelle gespeichert haben, müssen Sie zu dem Speicherort navigieren, an dem Ihre Sicherungs-PST-Datei gespeichert ist. Für dieses Beispiel muss ich zum navigieren Testen Ordner, den ich zuvor erstellt habe:
In diesem Beispiel befindet sich der Outlook-PST-Dateispeicherort im Testordner.Klicken Sie auf die Datei und dann auf Öffnen. Das System kehrt in Ihren Posteingang zurück.
Die wiederhergestellten Sicherungsdateien werden am unteren Rand des Fensters angezeigt Navigationsbereich.Im Navigationsbereich auf der linken Seite sehen Sie unterhalb des Archivs eine neue Kategorie unter den Archiven: Outlook-Daten. Diese Kategorie enthält die Informationen aus dem Sicherungsordner, den Sie gerade geöffnet haben. Um die Datei zu öffnen und auf Ihre Daten zuzugreifen, klicken Sie auf den Pfeil links davon. Da der Ordner, den ich archivierte, ein Unterordner von mir war Posteingang Ordner, als ich es archivierte, blieb diese Struktur erhalten. Ich muss auch auf den Pfeil links neben dem Wort klicken Posteingang.
Sie können jetzt den wiederhergestellten Ordner sehen.Sie können jetzt den Ordner öffnen, um die darin enthaltenen E-Mails anzuzeigen. Sie können die Nachrichten auch per Drag & Drop in andere E-Mail-Ordner verschieben.
Sie können eine einzelne E-Mail-Nachricht schnell und einfach sichern, indem Sie sie aus Ihrem Outlook-Posteingang in eine E-Mail ziehen Dateimanager Mappe.
Öffnen Sie zunächst Ihren Outlook-Ordner, der die zu sichernde Nachricht enthält. Dann öffnen Dateimanager in den Ordner, in dem Sie die Backup-E-Mail-Nachricht speichern möchten:
Sie können E-Mail-Nachrichten per Drag-and-Drop von Outlook nach verschieben Dateimanager.Klicken Sie auf die E-Mail-Nachricht und ziehen Sie sie in Dateimanager So erstellen Sie eine Backup-E-Mail-Kopie:
Die Outlook-Sicherungsdatei, die Sie mit Drag & Drop erstellt haben, ist eine Outlook-Elementdatei und keine Outlook-Datendatei.Wie Sie sehen, die E-Mail, in die wir kopiert haben Dateimanager ist jetzt in meinem ordner als Outlook-Element (keine PST-Datei). Wenn Sie doppelt auf das Objekt klicken Dateimanager, Die Nachricht wird in Outlook geöffnet.
Eine andere Methode zum Sichern einer Outlook-Nachricht besteht darin, die E-Mail als HTML- oder TXT-Datei zu speichern. Diese Datei kann dann in der Cloud gespeichert werden. Sie können die Datei sogar an eine E-Mail-Nachricht anhängen, wenn Sie möchten.
Öffnen Sie Ihren Outlook-Posteingang und klicken Sie auf die E-Mail-Nachricht, die Sie sichern möchten, um sie zu öffnen. Im folgenden Beispiel werde ich eine E-Mail mit einer Rechnung sichern:
Hier ist die Outlook-E-Mail, die gesichert werden soll. Der Anhang sollte separat gesichert werden. Hinweis: Die Rechnungsanlage wird mit dieser Methode nicht gesichert. Um den Anhang zu sichern, laden Sie ihn herunter, erstellen Sie eine Kopie und benennen Sie die Kopie um.
Klicke auf das Datei Registerkarte am oberen Bildschirmrand. Der folgende Bildschirm wird angezeigt:
Sie können eine Outlook-E-Mail im HTML- oder TXT-Format speichern.Klicken Sie links auf Speichern als Möglichkeit. Dateimanager erscheint. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie Ihre Sicherungs-E-Mail-Nachricht speichern möchten. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf den Pfeil rechts von Speichern unter. Das folgende Dropdown-Menü mit Dateitypoptionen wird angezeigt:
Im Dropdown-Menü können Sie den Dateityp auswählen, unter dem die E-Mail gespeichert werden soll.Wählen Sie den Dateityp aus, in dem Sie die E-Mail speichern möchten.
Wenn Sie ein anderes E-Mail-Konto haben, können Sie eine Sicherungskopie einer E-Mail schnell und bequem an Ihre andere E-Mail-Adresse weiterleiten. Ein Vorteil dieser Methode ist, dass die Anlage auch weitergeleitet wird.
Öffnen Sie zunächst die Outlook-E-Mail, die Sie sichern möchten.
Sie können eine Outlook-E-Mail-Nachricht weiterleiten, um sie zu sichern.Drücke den Nach vorne Symbol in der Band.
Wählen Sie eine E-Mail aus, an die Ihre Nachricht weitergeleitet werden soll.Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die Sie die Sicherungs-E-Mail-Kopie senden möchten.
Wenn Sie eine Bildschirmaufnahmesoftware auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie einen Screenshot erstellen, um anzuzeigen, dass Sie eine bestimmte E-Mail erhalten haben (und was in dieser E-Mail angegeben ist)..
Diese Methode der E-Mail-Sicherung kann besonders beim technischen Support hilfreich sein, wenn Sie auf eine von Ihnen erhaltene E-Mail verweisen möchten.
Wir haben Ihnen viele Outlook-E-Mail-Sicherungsmethoden zur Verfügung gestellt. Es gibt jedoch auch eine Reihe von Softwaretools, die Sie bei Outlook-E-Mail-Sicherungen unterstützen können. Hier nur einige davon:
Egal, ob Sie Unternehmer oder Unternehmer sind, E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre E-Mails so professionell wie möglich sind. Diese Tutorials können helfen:
Wenn Sie sich mit MS Outlook besser auskennen möchten, lesen Sie den Rest unserer praktischen Outlook-Tutorials der Serie: Was ist MS Outlook? (Pro Email Software Tool).
Um Ihren E-Mail-Posteingang besser zu verwalten und Ihre eingehenden E-Mails zu organisieren, vergessen Sie nicht, sich beim Tuts + Business-Newsletter zu registrieren und unser kostenloses eBook zu erwerben: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie MS Outlook-Sicherungsdateien erstellen, können Sie Ihr System so einrichten, dass es Ihre Outlook-E-Mails sichert. Sie können auch dann auf Ihre Daten zugreifen, wenn Sie den Zugriff auf Ihr Outlook-Konto verlieren. Was hindert Sie also daran, Ihre Outlook-Geschäftsinformationen zu schützen? Richten Sie Ihre Outlook-Sicherung noch heute ein?
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