Filtern von E-Mails in Outlook nach bestimmten Ordnern (mit Regeln)

Sie können in Outlook eine Regel erstellen, mit der Sie E-Mails nach bestimmten Outlook-Ordnern filtern können. Durch die richtige Einrichtung von Regeln in Outlook können Sie Ihren Posteingang organisieren, unerwünschte E-Mails bearbeiten, E-Mail-Abonnements verwalten und vieles mehr.

Regeln sind ein Schlüsselwerkzeug, mit dem Sie Microsoft Outlook effektiver nutzen können. Wenn Sie diese Lernreihe mitverfolgt haben, wissen Sie bereits, wie Sie Regeln in Outlook erstellen. Wenn nicht, können Sie alles darüber erfahren, wie Sie in Outlook eine Regel erstellen Tutorial zum Erstellen von Regeln.

Einer der mächtigsten Aspekte von MS Outlook-Regeln ist die Möglichkeit, E-Mail-Filter einzurichten. In diesem Lernprogramm erfahren Sie alles über den Umgang mit unerwünschten Nachrichten mit automatischen Filtern. Zuerst besprechen wir, warum Sie unerwünschte Nachrichten erhalten, und untersuchen auch das allgemeine Problem des Cybermobbing. Als Nächstes erfahren Sie einige bewährte Methoden für die Verwendung von E-Mail-Filtern. Schließlich erfahren Sie, wie Sie in Outlook Regeln einrichten, um E-Mails in Ordner zu verschieben.

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Bevor Sie sich mit dem Erstellen von Regeln für das automatische Filtern von Microsoft Outlook vertraut machen, sollten Sie sich unser kostenloses eBook anschauen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.

Lassen Sie uns nun das Material untersuchen, wie Sie E-Mails mit Outlook filtern. 

Warum erhalten Sie unerwünschte Nachrichten?

Wenn Sie eine E-Mail erhalten, erhalten Sie wahrscheinlich auch unerwünschte E-Mail-Nachrichten. In der heutigen Online-Umgebung ist es für Spammer leider allzu üblich, auf Ihre geschäftlichen oder persönlichen E-Mails zuzugreifen. Selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse vorsichtig sind, haben Hacker und andere Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Informationen zu ermitteln oder zu erwerben. Die meisten E-Mail-Systeme wie MS Outlook verfügen über Systeme, die Sie bei der Spam-Verwaltung unterstützen. In Outlook können Sie beispielsweise Junk-E-Mails melden-Ein paar Spam-Nachrichten können jedoch trotzdem durchgehen und in Ihren Posteingang gelangen.

Spam ist nur eine Art unerwünschter E-Mail-Nachrichten, die Sie erhalten. Andere Arten von unerwünschten Nachrichten können sein:

• E-Mail Abonnement. Beachten Sie, dass E-Mail-Abonnements kein Spam sind. Sie haben sich entschieden, diese Nachrichten an einem Punkt zu empfangen. Sie möchten vielleicht sogar noch das Abonnement erhalten (Sie werden es eines Tages lesen), Sie möchten es einfach nicht in Ihrem Posteingang. 
• E-Mails von ehemaligen Mitarbeitern oder Kollegen. Ehemalige Mitarbeiter haben natürlich Ihre E-Mail-Adresse, weil sie einmal mit Ihnen gearbeitet haben. Wenn sie die Firma oder das Feld in weniger als außergewöhnlichen Umständen verlassen haben, möchten Sie möglicherweise keine E-Mails in Ihrem Posteingang erhalten. 
• Persönliche E-Mails, die Sie nicht in Ihrem Posteingang wünschen. So wie Sie keine E-Mails von ehemaligen Kollegen erhalten möchten, haben Sie möglicherweise auch ehemalige Freunde, deren E-Mails nicht in Ihren Posteingang gehen sollen. Oder Sie möchten Ihre persönliche E-Mail-Adresse von Ihrer geschäftlichen E-Mail getrennt halten.
• Verkaufs-E-Mails. Wenn Sie jemals an einer Messe teilgenommen haben oder sogar mit einem Unternehmen Geschäfte gemacht haben, erhalten Sie wahrscheinlich Verkaufs-E-Mails. Wenn Sie derzeit nicht auf dem Markt für das Produkt sind, möchten Sie diese E-Mail-Nachrichten möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang aufbewahren.  
  

Dies sind nur einige Beispiele für die Arten von Nachrichten, die Sie steuern möchten. Ich bin mir sicher, dass Ihnen mehr einfällt. In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise die Nachrichten überhaupt nicht. In anderen Fällen möchten Sie nicht, dass sie in Ihrem Posteingang verstopft werden, aber Sie möchten sie. In beiden Fällen können Sie durch das Einrichten von Regeln in Outlook unerwünschte E-Mails blockieren oder filtern.

Was ist mit Mobbing??

Cybermobbing ist eine spezielle Form unerwünschter E-Mails, die anders behandelt werden muss. Leider ist Cybermobbing ein ernstes Problem, das immer häufiger auftritt. Es ist so ernst, dass wir es hier ansprechen müssen.

Sie können Cyberbullying als etwas bezeichnen, das Kindern passiert, aber auch Erwachsene können davon betroffen sein. StopBullying.gov definiert Cyberbullying als:

"Cyberbullying umfasst das Senden, Posten oder Weitergeben von negativen, schädlichen, falschen oder gemeinen Inhalten über eine andere Person. Dazu kann das Teilen von persönlichen oder privaten Informationen über eine andere Person gehören, die Peinlichkeit oder Demütigung verursacht."

Wenn Cybermobbing Ihnen passiert, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Bewahren Sie die Beweise auf. Sie benötigen dies, wenn Sie bei gesetzlichen Behörden oder der Personalabteilung Ihres Unternehmens tätig werden müssen.
2. Melde die Nachricht. Wenn das Mobbingvon jemandem in Ihrem Unternehmen, können Sie die Nachricht an Ihre Personalabteilung melden. Wenn die Nachricht von außerhalb Ihres Unternehmens stammt, melden Sie sie Ihrem Online-Dienstanbieter und Outlook. Wenn Sie sich bedroht fühlen, melden Sie die Nachricht den Justizbehörden.
3. Absender blockieren.Sie können Nachrichten eines bestimmten Absenders in Outlook blockieren. Beachten Sie die Anweisungen in diesem Tutorial.
   

Weitere Informationen zu Cyberbullying finden Sie auf der Website des US-amerikanischen Department of Health & Human Services, StopBullying.gov. 

So blockieren und entsperren Sie Nachrichten von einem bestimmten Absender

Sie können Outlook-Tools verwenden, um alle Nachrichten eines bestimmten Absenders zu blockieren und diese automatisch an Ihren Absender zu senden Junk-E-Mail Mappe. 

1. E-Mail-Nachrichten blockieren

So geht's: 

Schritt 1. Wählen Sie die zu blockierende Nachricht aus

Wählen Sie im Outlook-Posteingang eine Nachricht des Absenders aus, den Sie blockieren möchten. In diesem Beispiel verwenden wir den fiktiven ehemaligen Mitarbeiter Timothy Tester:

Sie können E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Absenders in Outlook blockieren. 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Ein Popup-Menü wird angezeigt:

Um eine Nachricht in Outlook zu blockieren, klassifizieren Sie eine der Nachrichten als Junk und dann den Absender blockieren.

Schritt 2. Wählen Sie die Option "Sender blockieren"

Wähle aus Junk Option aus dem Menü. Ein weiteres Popup-Menü wird angezeigt:

Blockierte Nachrichten werden direkt in Ihren Junk-E-Mail-Ordner verschoben.

Wählen Sie die erste Option, Absender blockieren. Eine Aufforderung zeigt an, dass der Absender der ausgewählten E-Mail in Ihrer E-Mail abgelegt wird Blockierte Absender Liste. Drücke den OK Taste, um diese Aktion zu bestätigen.

Hinweis: Die Anzahl der E-Mail-Adressen, die Sie in MS Outlook blockieren können, ist begrenzt. Diese Grenze beträgt 500.

Sobald die Nachricht blockiert ist, wird sie aus Ihrem Posteingang entfernt. Futures-Nachrichten von dieser E-Mail-Adresse gehen an Ihre Junk-E-Mail Mappe.

2. Blockieren Sie E-Mail-Nachrichten

Nachdem Sie einen Absender blockiert haben, können Sie Ihre Meinung ändern. Zum Glück können Sie einen gesperrten Sender entsperren. So entsperren Sie einen Absender:

Schritt 1. Wählen Sie die Junk-Option

Klicken Sie auf eine Nachricht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Popup-Menü aufzurufen, und klicken Sie auf Junk Möglichkeit. Ein anderes Menü erscheint:

Das Junk-E-Mail-Optionen Auswahl öffnet die Junk-E-Mail-Optionen Dialogbox.

Wählen Sie dieses Mal die Junk-E-Mail Optionen aus der Dropdown-Liste. Das Junk-E-Mail-Optionen Dialogfenster wird angezeigt:

Wähle aus Blockierte Absender Tab aus dem Junk-E-Mail-Optionen Dialogbox.

Schritt 2. Entsperren Sie den Absender

Drücke den Blockierte Absender Registerkarte, um eine Liste der blockierten E-Mail-Adressen anzuzeigen:

Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, die Sie aus der Liste entfernen möchten.

Drücke den Löschen Schaltfläche rechts neben dem Dialogfeld. Die Adresse wird aus dem entfernt Blockierte Absender Liste. Klicken OK unten im Dialogfeld, um die Änderungen zu speichern. Zukünftige Nachrichten von diesem Absender werden nicht an die gesendet Junk-E-Mail Mappe.

Hinweis:Ältere Nachrichten des zuvor gesperrten Absenders befinden sich immer noch in Ihrem Junk-E-Mail Mappe. Wenn Sie sie in einem anderen Ordner haben möchten, müssen Sie sie manuell verschieben.

Drei häufige Gründe zum Einrichten eines Outlook-Autofilters (bewährte Vorgehensweisen)

Oft sind die "unerwünschten" E-Mail-Nachrichten, die Sie in Outlook erhalten, kein Spam und müssen nicht blockiert werden. Sie können stattdessen Nachrichten sein, mit denen Sie gleichzeitig arbeiten möchten, oder Nachrichten, die Sie später anzeigen möchten. Für diese Nachrichten empfiehlt es sich, einen E-Mail-Autofilter in Outlook einzurichten. Dieser Outlook-Filter, der mithilfe von Regeln in Outlook erstellt wurde, sendet automatisch bestimmte Nachrichten an Outlook-Ordner.

Hier einige häufige Gründe für die Verwendung eines Outlook-Autofilters:

1. Zusammengehörige E-Mails zusammenhalten. Angenommen, Sie arbeiten an einem Projekt mit Kollegen. Im Rahmen der Projektkommunikation erhalten Sie viele E-Mails. Sie möchten alle projektbezogenen E-Mails in einem bestimmten Ordner aufbewahren, damit Sie sie schnell finden können.
2. Abonnement-E-Mails zusammenhalten. Sie haben mehrere E-Mail-Abonnements für Ihr Unternehmen. Sie haben nicht immer Zeit, sie sofort zu lesen, aber Sie möchten, dass sie später gelesen werden. Verwenden Sie einen Outlook-Filter, um sie in einen Abonnementordner zu sortieren.
3. E-Mails vom selben Absender an derselben Stelle aufbewahren. Angenommen, Sie betreuen einen Mitarbeiter. Sie senden Ihnen viele E-Mails mit Fragen, und Sie möchten verfolgen, was Sie mit ihnen gemacht haben. Ein E-Mail-Filter kann helfen.
   

Wie Sie sehen, ist es eine gute Praxis, verwandte E-Mails zusammenzuhalten. Natürlich gibt es viele andere Gründe, um Outlook-E-Mails für Sie zu filtern, und Sie können wahrscheinlich an Ihre eigenen Beispiele denken, bei denen das Erstellen einer Autofilter-Regel in Outlook hilfreich wäre.

Einrichten einer Outlook-AutoFilter-Regel (Video)

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie einen Outlook-Filter zum automatischen Filtern von E-Mail-Nachrichten erstellen:

 

Sie können sich auch die schriftlichen Schritte des Tutorials ansehen.

So filtern Sie E-Mails in Outlook mithilfe von Regeln

Sie können die Funktion Outlook-Regeln verwenden, um eine Regel einzurichten, die alle E-Mails eines bestimmten Absenders (oder einer Gruppe von Absendern) in einen angegebenen Ordner einfügt. Dies hilft Ihnen bei der Organisation Ihres Posteingangs und beim schnellen Auffinden wichtiger E-Mails. Weitere Informationen zur Verwendung von Regeln finden Sie in unserem Lernprogramm zum Erstellen von MS Outlook-Regeln:

In den folgenden Schritten zeige ich Ihnen, wie Sie einen Autofilter einrichten, damit Abonnement-E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch in einen Outlook-E-Mail-Ordner mit der Bezeichnung Abonnements gelangen. Ich verwende hier ein E-Mail-Abonnement als Beispiel, aber die Schritte können auf jeden Absender angewendet werden, dessen E-Mails Sie automatisch filtern möchten.

Hinweis:Vor dem Erstellen des Automatischer Filter In diesem Beispiel habe ich einen MS Outlook-Ordner erstellt, der als Regel bezeichnet wird Abonnements.Weitere Informationen zum Erstellen eines Ordners in Outlook für bestimmte E-Mails finden Sie in diesem Lernprogramm:

So filtern Sie Nachrichten von einem oder mehreren Absendern automatisch

Sie können das Microsoft Outlook Rules-Tool zum Filtern Ihrer E-Mail-Nachrichten verwenden.

Schritt 1. Öffnen Sie den Regelassistenten

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner haben, in den Sie Nachrichten filtern können. In diesem Fall verwenden wir den von mir erstellten neuen Ordner mit der Bezeichnung Abonnements:

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ordner haben, in den Sie Ihre Nachrichten filtern können.

Drücke den Datei Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf die Registerkarte Kontoinformationen Fenster. Klicken Sie dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten Box zum Öffnen der Regeln und Alarme Dialogbox:

Sie können auf das zugreifen Regel-Assistent von dem Regeln und Alarme Dialogbox.

Schritt 2. Wählen Sie die Option Nachrichten von jemandem in eine Ordnervorlage verschieben aus

Es gibt eine Vorlage zum automatischen Filtern von Nachrichten in einen Ordner. Wählen Sie diese Option aus. (Es ist die erste Option unter Bleib organisiert Überschrift.) Klicken Sie auf Nächster am unteren Rand der Regel-Assistent. 

Die einfachste Methode zum Einrichten einer automatischen Filterregel in Outlook besteht in der Verwendung einer Vorlage.

Der nächste Bildschirm des Assistenten wird angezeigt:

Verwenden Sie den nächsten Bildschirm des Regel-Assistent um die Bedingungen für Ihre neue Autofilter-Regel festzulegen.

Schritt 3. Wählen Sie die E-Mail-Adresse oder Adressen aus, die gefiltert werden sollen

Auf dem nächsten Bildschirm des Regel-Assistent, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der ersten Option und klicken Sie auf die Schaltfläche Menschen oder öffentliche Gruppe Hyperlink unter Schritt 2 im Assistenten (am unteren Rand des Dialogfelds). EIN Regeladresse Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem einige Ihrer Kontakte angezeigt werden.

Wählen Sie die E-Mail-Adresse (n) aus, auf die Sie die Autofilter-Regel anwenden möchten.

Oben sehen Sie die Kontaktinformationen für ein E-Mail-Abonnement namens Täglich. Wählen Sie beide Kontakteinträge für täglich aus und klicken Sie dann auf Von Schaltfläche am unteren Rand der Seite. Der Ausblick füllt automatisch das nebenstehende Feld aus Von mit den E-Mail-Adressen der ausgewählten Kontakte.

Klicken OK. Das Regeladresse Dialog schließt sich. Klicken Nächster am unteren Rand der Regel-Assistent. Im nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, Aktionen auszuwählen, die Outlook für die Nachrichten ausführen soll, die diese Bedingung erfüllen:

In diesem Regel-Assistent Bildschirm sagen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. 

Schritt 4. Wählen Sie den Ordner für den Autofilter

Wähle aus verschiebe es in den angegebenen Ordner Möglichkeit. Dann klicken Sie auf die spezifizierten Hyperlink in der Schritt 2 Abschnitt des Assistenten:

Wählen Sie den Ordner aus, in den Sie Ihre Nachrichten automatisch filtern möchten.

Wählen Sie den Ordner aus, in den die automatisch gefilterten Nachrichten gesendet werden sollen (in diesem Beispiel der Abonnements Mappe). Klicken Sie anschließend auf OK. Klicken Sie dann auf Nächster Knopf am unteren Rand des Regel-Assistent.

Das Regel-Assistent fragt, ob es Ausnahmen zu der soeben erstellten Autofilter-Regel gibt. Wenn ja, können Sie sie jetzt eingeben. Wenn nicht, wählen Sie die Nächster Schaltfläche am unteren Rand des Assistenten.

Schritt 5. Wenden Sie die Autofilter-Regel an

Um das Einrichten der Regeln abzuschließen, werden Sie aufgefordert, die soeben erstellte Regel zu benennen und sie zu aktivieren:

Aktivieren Sie die gerade erstellte Autofilter-Regel und beenden Sie sie.

Sie können die Regel auch für Nachrichten ausführen, die sich bereits in Ihrem Posteingang befinden, indem Sie auf das Kontrollkästchen neben dieser Option klicken. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig Taste. Klicken Sie anschließend auf Sich bewerben und dann OK auf der Regeln und Alarme Dialogfeld, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie haben gerade ein erstellt Automatischer Filter Regel zum Sortieren von E-Mail-Nachrichten von bestimmten Absendern in einen Ordner in MS Outlook. Wenn neue Nachrichten von diesen Absendern eingehen, werden sie direkt in den von Ihnen ausgewählten Ordner und nicht in Ihren Posteingang geleitet. Sie können sie nach Belieben überprüfen.

Weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und Strategien

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Starten Sie heute die automatische E-Mail-Filterung

Sie haben gerade erfahren, wie Sie in Outlook Regeln einrichten, um Ihre Outlook-E-Mail-Nachrichten automatisch zu filtern. Sie haben auch einige Grundsätze zum Cybermobbing und zum Umgang mit Spam-Nachrichten gelernt. Nachdem Sie nun besser wissen, wie Sie in Outlook Autofilter-Regeln erstellen, können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten effektiver verwalten.