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Ihre Google Gmail-Kontakte sind wichtig. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens wissen Sie, dass es in Ihrem Unternehmen nur um Menschen geht. Mit den Menschen in Kontakt zu bleiben, mit denen Sie Geschäfte tätigen, ist einer der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Durch die Organisation und Verwaltung Ihrer Google Mail-Kontakte können Sie Ihre Geschäftsbeziehungen aufbauen und stärken.
Wenn Sie wie viele Google Mail-Nutzer sind, haben Sie sich nicht intensiv mit Ihren Kontakten in Google Mail beschäftigt. Sie müssen wissen, dass Google Mail Kontaktverwaltungstools enthält, mit denen Sie Ihre Google Mail-Kontakte in vielen anderen G Suite-Produktivitätstools, einschließlich Kalender, verwenden können.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie alles, was Sie über Google Mail-Kontakte wissen müssen. Sie erfahren, wie Sie Kontakte in Google Mail finden, neue Google Mail-Kontakte hinzufügen und wie Sie Ihre Google Mail-Kontaktgruppen praktisch verwenden können.
BBevor Sie sich in dieses Tutorial einarbeiten, laden Sie unser neues eBook (KOSTENLOS) herunter: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält eine Reihe professioneller E-Mail-Organisationsstrategien, die Sie schnell einsetzen können.
Hinweis: Dieses Tutorial funktioniert mit den neuen Google Contact-Funktionen. Wenn Sie die klassische Google Mail-Kontaktliste verwenden, wechseln Sie zur neuen Google Mail-Kontaktliste, bevor Sie fortfahren.
Sie fragen sich vielleicht, warum das Organisieren Ihrer Kontaktliste wichtig ist. Schließlich speichert Google Mail automatisch die Kontakte, an die Sie E-Mails senden. Warum sich die Mühe machen, sie besser zu organisieren??
Die Antwort ist einfach. Durch das Organisieren Ihrer Kontakte sparen Sie Zeit und können die Funktionen von Google besser nutzen. Denken Sie daran, dass Sie im Laufe der Zeit möglicherweise Hunderte von Namen in Ihrer Kontaktliste finden - einige davon haben keinen Grund, jemals wieder Kontakt aufzunehmen. Ist es nicht besser, Ihre Kontaktnamen in Gruppen zu organisieren, die Sinn machen und Ihnen helfen, die Kontakte zu finden, die Sie wirklich schnell benötigen?
Ihre Google Mail-Kontaktliste ist Teil Ihres Google-Kontos. Das bedeutet, dass die von Ihnen eingerichtete Google Mail-Kontaktliste der Google-Kontaktliste entspricht, die Sie mit G-Suite-Tools verwenden.
Google hat einige Beschränkungen, wie viele Kontakte Sie haben können. Derzeit ist die Gesamtzahl der Google-Kontakte auf 25.000 oder 20 MB begrenzt (ohne Fotobilder). Wenn Sie viele E-Mails senden und empfangen, können Sie diese Anzahl überschreiten, bevor Sie dies bemerken.
Sobald Ihre Google-Kontaktgruppen ordnungsgemäß eingerichtet sind, können Sie diese Gruppen auch verwenden, um:
Beginnen wir mit einer kurzen Videoübersicht über die Arbeit mit Google Gmail-Kontakten.
In diesem schnellen Screencast erfahren Sie, wie Sie Ihre Google Gmail-Kontakte hinzufügen, organisieren und verwalten.
Sie können auch die detaillierten schriftlichen Schritte unten durchgehen, um weitere Informationen zu erhalten, beginnend mit Details dazu, wie Kontakte in Ihre Google Mail-Liste gelangen.
Der erste Schritt beim Organisieren Ihrer Google Mail-Kontakte besteht darin, die benötigten Kontakte zu finden und hinzuzufügen. Selbst wenn Sie noch nie einen Google Mail-Kontakt hinzugefügt haben, verfolgt Google Mail, an wen Sie E-Mails gesendet haben Häufig kontaktiert Liste, die es generiert.
Google generiert auch automatisch eine Alle Kontakte Liste, die alle Kontakte enthält, die Sie hinzufügen oder importieren. Um dein zu behalten Alle Kontakte Liste überschaubar, betrachten Sie es als temporären Speicherplatz für Kontakte, bis Sie sie in eine Kontaktgruppe verschieben.
Starten Sie im Hauptfenster von Google Mail. Öffnen Sie die Häufig kontaktiert Liste auswählen Google Mail> Kontakte. Ihr aktuelles Google Kontakte Fenster zeigt.
Aktuelle Google Kontakte Fenster mit Häufig kontaktiert Liste.Dies ist ein relativ neues Google Mail-Konto, das ich für diese Lernprogramme erstellt habe. Beachten Sie jedoch, dass ich bereits drei Namen auf dem automatisch generierten Namen habe Häufig kontaktiert Liste.
Ich habe auch kein Google+ Social-Media-Konto für dieses Google Mail-Konto Kreise erscheint nicht in der Seitenleiste. Wenn ich ein Google+ Konto hatte, Kreise würde darunter erscheinen Gruppen in der Seitenleiste.
Hinweis: Kontaktnamen, die in diesem Lernprogramm verwendet werden, sind nicht dazu gedacht, reale Personen darzustellen.
Lernen Sie, wie Sie weitere Kontakte in meine Liste aufnehmen können.
Die erste Methode zum Abrufen von Namen in Ihre Google Mail-Kontaktliste besteht darin, sie zu importieren. Beginnen Sie mit der Auswahl Mehr> Importieren Im linken Bereich Ihres Google Kontakte Fenster. Das Importieren Sie Kontakte aus anderen Konten Feld zeigt an.
Wählen Sie eine Importoption aus.Angenommen, Sie möchten Kontakte aus Ihrem Outlook-E-Mail-Konto importieren. Drücke den Outlook.com Möglichkeit.
Sie werden aufgefordert, dem zuzustimmen Nutzungsbedingungen und Datenschutz-Bestimmungen. Sie werden auch aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben. Folgen Sie den Anweisungen so lange, bis Ihre Outlook-Kontakte importiert wurden. Google zeigt eine Liste der importierten Kontakte an.
Diese Kontakte wurden aus Outlook importiert.Die neuen Kontakte werden in einer aufgerufenen Google-Kontaktgruppe platziert Importiertes Outlook.com [Datum]. Keine Sorge, Sie können den Namen dieser Gruppe später ändern.
Wenn Sie Kontakte haben, die Sie aus einer der anderen Optionen importieren möchten, wählen Sie diese Option zu diesem Zeitpunkt aus. Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Kontakte zu importieren.
Hinweis: Sie können nur 3.000 Kontakte gleichzeitig importieren. Wenn Sie mehr als 3.000 Kontakte importieren müssen, fügen Sie die Kontaktliste ein CSV-Format und zerlegen Sie es in getrennte Listen mit weniger als 3.000 Namen.
Wenn Sie in sozialen Medien aktiv sind, wissen Sie, wie wichtig Social Media-Netzwerke für Ihr kleines Unternehmen sein können. Sie können Ihrem Google Mail-Profil professionelle Kontakte hinzufügen, die Sie über soziale Medien entwickeln. Weitere Informationen zum Erstellen eines professionellen Google+ Profils finden Sie in diesem Tutorial:
Mit Google Mail können Sie Ihre Google+ Verbindungen seit Google problemlos in Ihre Google Mail-Kontakte integrieren+ Kreise erscheinen in Ihrem Kontakte Seitenleiste.
Lass uns sehen Kreise in dem Google Mail-Konto, das ich meinem Google+ Profil zugeordnet habe. Ich klicke auf mein Kollegen schreiben Kreis, um diese Kontakte in Google zu suchen Kontakte Fenster. (Die Namen Ihrer Google+ Kreise unterscheiden sich ebenso wie Ihre Verbindungen.)
Sie können Ihrer Google-Kontaktliste eine Google+ Verbindung hinzufügen.Ich entscheide, dass ich hinzufügen möchte Andrew Von meinem Kollegen schreiben Kreise zu meiner Kontaktliste. Ich wähle Andrew aus der Liste aus. Eine Kontaktkarte mit den Informationen aus Andrews Google+ Profil wird angezeigt.
Drücke den Kontakte hinzufügen Symbol, um die Google+ Verbindung zu Ihren Google Mail-Kontakten hinzuzufügen.Um Andrew meiner Google Mail-Kontaktliste hinzuzufügen, klicke ich auf Zu den Kontakten hinzufügen Symbol (es sieht aus wie eine Person) über dem Foto. Er ist jetzt in meiner Google Mail-Kontaktliste.
Für Kontakte von anderen Social Media-Plattformen müssen Sie diese zuerst in das CSV-Format exportieren. Es gibt auch einige Plug-Ins, die Kontakte aus sozialen Medien importieren können.
Gelegentlich möchten Sie vielleicht einen Kontakt hinzufügen, den Sie gerade getroffen haben. Vielleicht hat Ihnen jemand auf einer Messe Ihre Visitenkarte gegeben. Sie können einen neuen Kontakt in Google Mail hinzufügen.
Suchen Sie mithilfe der Suchleiste oben im Fenster nach einem Kontakt, der hinzugefügt werden soll, oder verwenden Sie das Symbol unten rechts im Fenster.
Um die Neue Kontakte hinzufügen Symbol, klicken Sie darauf. Geben Sie an der Eingabeaufforderung den Namen des Kontakts ein, den Sie hinzufügen möchten. Das System schlägt möglicherweise Kontakte aus bestehenden Google+ Profilen basierend auf dem von Ihnen eingegebenen Namen vor.
Drücke den Erstellen Taste. Eine leere Kontaktkarte wird angezeigt.
Geben Sie die Kontaktinformationen auf die leere Karte ein.Geben Sie so viele Informationen wie möglich über Ihren neuen Kontakt ein. Fügen Sie ein Bild hinzu, wenn Sie eines haben. Drücke den sparen Taste, um die neue Visitenkarte zu speichern.
Ein wichtiger Aspekt bei der Organisation Ihrer Google Mail-Kontakte ist das Entfernen von Kontakten, die Sie nicht mehr benötigen. Vielleicht hat jemand eine Organisation verlassen oder seine Karriere gewechselt. So entfernen Sie Kontakte aus Ihrer Google-Kontaktliste.
Beginnen Sie mit dem Kontakte Fenster öffnen. Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, den Sie entfernen möchten. Ihre Kontaktkarte wird geöffnet. Klicken Sie auf die drei Punkte über dem Foto, um ein Untermenü zu öffnen.
Klicken Sie auf, um den Kontakt zu entfernen Löschen.Drücke den Löschen Option zum Entfernen des Kontakts. Der Kontakt wird aus Ihren Google Mail-Kontakten gelöscht und aus allen Kontaktgruppen entfernt.
Wenn Sie auf klicken Aus der Liste "Alle Kontakte" entfernen Option wird der Kontakt aus dem entfernt Alle Kontakte Liste, bleibt aber in allen Kontaktgruppen, wo Sie sie platziert haben.
Möglicherweise hat Ihre Kontaktliste doppelte Einträge. Dies geschieht manchmal, wenn Sie manuell neue Kontakte hinzufügen und vergessen, dass sie bereits in Ihrer Liste enthalten sind.
Glücklicherweise verfügt Google über ein Tool, mit dem Sie doppelte Kontakte finden und beseitigen können. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Duplikate finden Möglichkeit. Das System zeigt mögliche Duplikate an. Du hast die Option zu Entlassen (ignorieren) oder Verschmelzen die Duplikate.
Wenn Sie das auswählen Verschmelzen Option werden die Kontaktinformationen für die Duplikate auf einer einzigen Kontaktkarte zusammengefasst.
Bisher haben wir das Hinzufügen von Google Mail-Kontakten besprochen. Verwendung der Gruppen Funktion können Sie Ihre Kontakte organisieren. Mit dieser Funktion können Sie Kontakte gruppieren.
Sie können eine Gruppe für potenzielle Kunden, Verkäufer, Mitarbeiter, Kollegen, aktuelle Kunden und mehr erstellen. Die Möglichkeiten sind endlos.
Beginnen Sie von der Kontakte Fenster. Drücke den Neue Gruppe Option in der Seitenwand. Das Neue Gruppe Popup-Anzeigen.
Geben Sie den Namen der neuen Google-Kontaktgruppe ein.Geben Sie den Namen der Gruppe ein, die Sie hinzufügen möchten. Drücke den Gruppe erstellen Schaltfläche zum Erstellen der Google Mail-Kontaktgruppe.
Sie haben jetzt eine Gruppe, aber keine Kontakte. Beginnen Sie mit der Gruppe, zu der Sie Kontakte hinzufügen möchten. Drücke den Person hinzufügen Symbol unten rechts auf dem Bildschirm.
Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf Erstellen Taste.Wenn Sie den Namen der Person sehen, klicken Sie darauf, um sie der Gruppe hinzuzufügen.
Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf Erstellen Taste. Eine leere Kontaktkarte wird angezeigt.
Geben Sie die Kontaktinformationen der Person in die Karte ein. Fügen Sie ein Bild für die Person ein, wenn Sie eines haben. Drücke den sparen Schaltfläche, um den neuen Kontakt zu erstellen und in Ihrer Google Mail-Kontaktgruppe zu speichern.
Beginnen Sie mit dem Öffnen der Gruppe, um eine Google-Kontaktgruppe umzubenennen. Drücke den Gruppe umbenennen Symbol (es sieht aus wie ein Bleistift). Das Gruppe umbenennen Popup erscheint.
Geben Sie den Gruppennamen ein und klicken Sie auf OK Taste.Geben Sie den neuen Namen der Gruppe in das Feld ein Bitte geben Sie einen Gruppennamen ein Feld. Drücke den OK Taste. Der Gruppenname ändert sich.
Sortieren Sie Ihre Kontakte nach dem Vornamen oder dem Listennamen. Öffnen Sie zunächst eine Gruppe oder das Hauptfenster der Kontaktliste. Drücke den Sortieren Optionssymbol oben rechts.
Google-Kontakte sind alphabetisch nach Vornamen sortiert.Klicken Sie auf die gewünschte alphabetische Sortieroption. Wählen Sie zwischen dem Vornamen des Kontakts oder dem Nachnamen des Kontakts.
So sieht eine Nachname-Sortierung aus.
Google-Kontakte sind alphabetisch nach Nachnamen sortiert.Ordnen Sie einen oder mehrere Kontakte einer anderen Google Mail-Gruppe zu. Beginnen Sie mit der offenen Gruppe. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild neben dem Kontaktnamen, der neu zugewiesen werden soll. Das Bild wird durch ein Kontrollkästchen ersetzt. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um es auszuwählen. Eine Menüleiste wird über dem angezeigt Kontakte Fenster. Kontrollkästchen werden auch bei allen Namen in der Gruppe angezeigt.
Drücke den Gruppen wechseln Symbol, um den Kontakt einer anderen Gruppe zuzuweisen.Wählen Sie bei Bedarf weitere Namen aus. Drücke den Gruppen wechseln Symbol (es sieht aus wie Menschen) in der Menüleiste. Ein Dropdown-Menü mit den aktuellen Gruppennamen wird angezeigt.
Wählen Sie einen Gruppennamen aus, den Sie Ihrem Kontakt zuweisen möchten.In diesem Fall möchte ich umziehen Joe Testperson aus der Gruppe Testgruppe zur Gruppe Neue Testgruppe. Ich klicke Neue Testgruppe nach diesem Gruppennamen ein Häkchen setzen. Ich klicke Testgruppe um die Prüfung nach diesem Gruppennamen zu entfernen.
Klicken Sie in das weiße Feld. Sie erhalten eine Aufforderung, dass Ihr [Kontaktname] von einer Gruppe in eine andere verschoben wurde.
Von Zeit zu Zeit müssen Sie möglicherweise ganze Gruppen entfernen. Das ist leicht zu machen.
Beginnen Sie mit der Gruppe, die Sie löschen möchten. Drücke den Gruppe löschen Symbol (sieht aus wie ein Mülleimer).
Klicken Sie auf, um die Gruppe zu löschen Löschen Symbol.Ein Popup erscheint.
Um die Gruppe zu löschen, klicken Sie auf Löschen.Wähle eines der Folgenden:
Nachdem Sie Ihre Google-Kontaktliste und -gruppen in Google Mail eingerichtet haben, gibt es viele praktische Möglichkeiten, sie zu verwenden. Hier sind nur einige davon.
Teilen Sie ein Google Kalender-Ereignis mit einem einzelnen Kontakt oder einer ganzen Gruppe. Beginnen Sie mit dem Öffnen Ihres Google Kalenders. Rufen Sie https://calendar.google.com auf, um Ihren Google Kalender zu finden. Fügen Sie die Gmail-Kontaktgruppe wie eine Einzelperson zum Ereignis hinzu. Wenn die Person, die Sie einladen, auch Google Kalender verwendet, wird das Ereignis innerhalb einer halben Stunde zu ihrem Kalender hinzugefügt.
Hinweis: Veranstaltungseinladungen mit mehr als 200 Gästen unterliegen besonderen Einschränkungen.
Verwenden Sie Google-Kontaktgruppen, um Gruppen-E-Mails zu senden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten und die Teammitglieder auf dem Laufenden halten müssen. Senden Sie Gruppen-E-Mails über Ihren Google Mail-Posteingang oder über die Menüleiste oben in Ihrer Kontaktgruppenliste. Es gibt zwei Methoden, um Gruppen-E-Mails zu senden.
Klicken Sie in Ihrem Google Mail-Posteingang auf Komponieren Taste. In dem Zu Geben Sie in das Feld den Namen der Kontaktgruppe ein. Sie sehen die einzelnen E-Mail-Adressen im Zu Feld, wenn Sie die Taste drücken Eingeben Schlüssel. Beenden Sie die Eingabe Ihrer Nachricht und senden Sie sie wie gewohnt.
Bewegen Sie die Maus bei geöffneter Kontaktgruppe über das Bild links neben einem Kontaktnamen. Das Bild wird durch ein Kontrollkästchen ersetzt. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen neben den Namen aller Kontakte, an die Sie eine Gruppen-E-Mail senden möchten. Eine Menüleiste wird über dem angezeigt Kontakte Fenster.
Klicken Sie anschließend auf Mehr Aktionen Symbol (es sieht aus wie drei vertikale Punkte) auf der rechten Seite der Menüleiste.
Um eine Gruppen-E-Mail an die ausgewählten Kontakte zu senden, klicken Sie auf Email Möglichkeit.Drücke den Email Option im Dropdown-Menü. Eine neue E-Mail wird geöffnet. Geben Sie die Nachricht wie üblich ein und senden Sie sie.
Starten Sie einen Google Hangout mit einem oder mehreren Ihrer Kontakte.
Beginnen Sie mit einer Gruppe oder dem Alle Kontakte Liste öffnen. Bewegen Sie die Maus über das Bild neben einem Kontaktnamen. Das Bild wird durch ein Kontrollkästchen ersetzt. Klicken Sie auf ein Kontrollkästchen, um den Kontaktnamen auszuwählen. Eine Menüleiste wird über dem angezeigt Kontakte Fenster.
Klicken Sie anschließend auf Mehr Aktionen Symbol (es sieht aus wie drei vertikale Punkte) auf der rechten Seite der Menüleiste. Von dem Mehr Aktionen Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Aushängen Möglichkeit. In einem Popup werden Sie aufgefordert, eine Einladung an Ihren Hangout zu senden.
Sie können einen oder mehrere Kontakte zu einem Google Hangout einladen.Drücke den Sende Einladung Taste. Wenn Ihre eingeladenen Personen antworten, können Sie mit dem Chat beginnen.
Hinweis: Wenn die Aushängen Option ist ausgegraut, der Kontakt ist möglicherweise deaktiviert. Die Kontaktkarte enthält möglicherweise nicht genügend Informationen, um eine Hangout-Einladung zu senden.
Weitere Informationen zur Verwendung von Google Hangouts für Ihr kleines Unternehmen finden Sie in diesem Lernprogramm:
Beachten Sie, dass das Organisieren Ihrer Kontakte wichtig ist, jedoch auch das Organisieren Ihres E-Mail-Posteingangs. Lassen Sie Ihren Posteingang nicht zu einem Durcheinander werden.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails richtig verwalten. Verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang und bearbeiten Sie Ihre Nachrichten effektiver.
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Das Ermitteln und Organisieren von Google Mail-Kontakten ist eine große Zeitersparnis. Sie entwickeln auch stärkere Beziehungen für Ihr kleines Unternehmen, indem Sie Ihre Gmail-Kontakte besser nutzen.
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