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In der Geschäftswelt gibt es ein allgemeines Sprichwort: "Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter." Was passiert also, wenn einer Ihrer Schlüsselangestellten aufgeben möchte??
Obwohl der Rücktritt eines wichtigen Teammitglieds keine Nachricht ist, die jeder Unternehmer hören möchte, ist dies ein unvermeidlicher Teil der Geschäftstätigkeit und muss keine Katastrophe sein. Wenn Sie mit der Situation gut umgehen, können Sie entweder den Mitarbeiter behalten oder für einen reibungslosen Übergang sorgen, wenn er geht.
In diesem Lernprogramm werden alle Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Wir behandeln alles vom ersten Gespräch über die Erstellung eines Gegenangebots bis hin zur Organisation der Übergabe, Beendigung der Unterlagen und Beendigung des Interviews, falls sie sich dennoch entscheiden. Und im letzten Abschnitt werden wir uns auch mit einem verwandten Thema befassen: Was tun, wenn der Schuh auf dem anderen Fuß ist und Sie derjenige sind, der einen Ihrer Mitarbeiter feuern möchte.
Wie gehen Sie mit Mitarbeitern um, die aufhören wollen? (Fotoquelle)Am Ende dieses Tutorials ist Ihnen klar, wie Sie den Rücktritt oder die Kündigung eines Mitarbeiters effektiv behandeln. Dies ist Teil einer größeren Serie zum Thema HR für kleine Unternehmen. Wir sprechen in erster Linie darüber, wie ein kleiner Unternehmer mit der Situation umgehen kann. In einem größeren Unternehmen gelten viele der gleichen Prinzipien, die Situation wird jedoch wahrscheinlich von verschiedenen Personen oder Abteilungen behandelt.
Wenn ein wichtiger Mitarbeiter Ihnen sagt, dass er gehen möchte, kann es sich wie ein Schlag ins Gesicht anfühlen. Die geschäftlichen Konsequenzen sind eine Sache, aber es kann auch persönliche Gefühle der Ablehnung oder sogar des Verrats geben.
Wenn Sie jahrelang täglich eng zusammenarbeiten, entwickeln Sie oft eine Beziehung, die sich sehr nach Freundschaft anfühlt. In kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kann diese Beziehung noch enger sein und das Gefühl, gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten, stärker werden, was die Trennung schwieriger macht.
Es gibt auch oft eine Mantel- und Dolch-Qualität für das Ganze - wenn Leute für einen neuen Job interviewen, tun sie das normalerweise, ohne es Ihnen zu sagen, so dass sie die Arbeitsbeziehung nicht verletzen, wenn die Dinge nicht ausgehen. Aber das bedeutet, wenn sie die Nachrichten brechen, fühlt es sich wie ein Blitz aus heiterem Himmel an, und Sie fragen sich, wie lange sie das geplant haben.
Alle diese Gefühle sind natürlich, aber es ist wichtig, die Nachrichten auf reife und verständnisvolle Weise zu akzeptieren. Die Realität sieht so aus, dass der durchschnittliche Mensch heute 10 bis 15 Mal in seiner Karriere wechselt und fünf Jahre oder weniger in jedem Beruf verbringt. Während Sie alles tun möchten, um Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen und den Umsatz zu reduzieren, werden die Leute trotzdem gehen.
Oft können Sie auch nichts dagegen tun. Die Person möchte möglicherweise zu einer neuen Branche wechseln oder auf eine Opportunity zugreifen, die Ihr Unternehmen nicht bietet. Dann gibt es persönliche Gründe: Der Umzug eines Ehepartners in eine neue Stadt, ein kranker Verwandter, um den man sich kümmern muss und so weiter. Es ist nicht nötig, es persönlich zu nehmen. Die alte Zeile "Es geht nicht um dich, ich bin es" stimmt manchmal wirklich.
Machen Sie sich also keine Vorwürfe, beschuldigen Sie oder beschweren Sie sich auf keine andere Weise, dass sich der Mitarbeiter schlecht fühlt, wenn er etwas tut, für das er ein perfektes Recht hat. Es ist schön zu sagen, dass Sie traurig oder enttäuscht sind, einen so wertvollen Mitarbeiter verloren zu haben, aber befolgen Sie das bitte, indem Sie sagen, dass Sie verstehen und sich darüber freuen, dass sie eine so reichhaltige neue Chance haben.
Versuchen Sie an dieser Stelle einige Informationen zu sammeln, die für die nächsten Schritte nützlich sein werden. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:
Wenn sie noch keinem Kollegen davon erzählt haben, kann es eine gute Idee sein, sie um ein oder zwei Tage zu bitten, während Sie herausfinden, wie sie am besten angekündigt werden können. Dies gibt Ihnen auch Zeit, ein Gegenangebot zu erstellen, falls Sie sich dafür entscheiden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt:
Wenn der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen äußerst wertvoll ist, können Sie ein Gegenangebot unterbreiten. Laut einer Umfrage der Creative Group kann diese Strategie in etwa zwei Dritteln der Fälle erfolgreich sein. Dies hängt jedoch stark von der Situation des Mitarbeiters ab, weshalb es wichtig ist, im ersten Gespräch Informationen zu sammeln.
Wenn Ihr Mitarbeiter schon immer davon geträumt hat, Journalist zu werden, und eine wettbewerbsfähige Einstiegsberichterstattungsposition bei der Agentur gefunden hat Die New York Times, Zum Beispiel gibt es wahrscheinlich kein Gegenangebot auf der Welt, das sie davon überzeugen könnte, bei Ihrer kleinen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu bleiben. Machen Sie sich also kein Gegenangebot - wünschen Sie der Person nur gute Wünsche, machen Sie den Übergang für alle angenehm und versuchen Sie, für die Zukunft in Kontakt zu bleiben.
Es gibt jedoch viele Situationen, in denen ein Gegenangebot effektiv sein kann. Am offensichtlichsten ist es, wenn die Person aufgrund eines höheren Gehaltsangebots an einem anderen Ort abreist. Dann haben Sie eine einfache Entscheidung zu treffen: Können Sie es sich leisten, es zusammenzubringen??
Denken Sie über Ihr Budget nach und versuchen Sie, ein wenig zu recherchieren, um herauszufinden, welchen Wert der Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt hat. Wie viel müssten Sie zahlen, um einen hochwertigen Ersatz zu mieten? Es lohnt sich, noch etwas zu zahlen, um die Unterbrechung und die Kosten einer Neueinstellung zu vermeiden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem vorherigen Lernprogramm aus unserer HR-Serie:
Denken Sie auch daran, dass Ihre Lohnskala angemessen sein sollte. Wenn Sie also einem Mitarbeiter eine hohe Gehaltserhöhung gewähren, erwarten andere das Gleiche. Es kann auch moralische Probleme geben, wenn Menschen glauben, dass Unloyalität mehr als Loyalität belohnt wird. Und versuchen Sie herauszufinden, ob es andere Gründe gibt, die über das Gehalt hinausgehen (normalerweise). Wenn Sie diese nicht ansprechen, wird der Mitarbeiter möglicherweise ein Jahr später ausreisen, und Ihr Gegenangebot hat das Unvermeidliche nur verzögert, indem Sie einen Präzedenzfall geschaffen haben, in dem Sie den Personen, die das Land verlassen möchten, Erhöhungen gewähren.
Was ist, wenn die Person aus einem anderen Grund abreist? Die gute Nachricht ist, dass es bei Gegenangeboten nicht nur um Geld geht. So können Sie kreativ werden und überlegen, wie Sie das Problem dieser Person auf eine Weise lösen können, die ihnen hilft, bei Ihnen zu bleiben.
Wenn sie gehen, um sich um einen kranken Angehörigen zu kümmern, ist es unwahrscheinlich, dass mehr Geld angeboten wird, und es kann sie sogar beleidigen. Ihr Gegenangebot könnte jedoch dazu führen, dass Sie mehr Flexibilität für die Arbeit von zu Hause oder für andere Arbeitszeiten haben, um die Betreuung mit einem Partner zu koordinieren, oder sie möglicherweise auf eine freiberufliche oder vertragliche Vereinbarung verlagern, in der sie nur für Sie arbeiten, wenn sie können.
Dies ist nur ein Beispiel. Natürlich müssen Sie sorgfältig prüfen, ob die von Ihnen angebotenen Bedingungen für Ihr Unternehmen geeignet sind oder nicht. Es ist jedoch wichtig zu prüfen, ob Sie die Gründe für den Austritt des Mitarbeiters auf eine Art und Weise angehen können, die alle glücklich macht. Versuchen Sie dies so schnell wie möglich zu tun - innerhalb von ein bis zwei Tagen nach Erhalt der Nachrichten. Wenn Sie zu lange warten, wird der Zug zu einem beschlossene Sache, und selbst ein vernünftiges Angebot wird wahrscheinlich nichts ändern.
Wenn die Person Ihr Gegenangebot ablehnt, verlieren Sie keine Zeit mehr mit Verhandlungen. Akzeptieren Sie einfach, dass sie gehen, und handeln Sie schnell, um eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten. Dazu müssen Sie Folgendes tun:
In bestimmten Branchen, in denen Mitarbeiter Zugang zu sehr sensiblen Daten haben, fordern Arbeitgeber sie manchmal auf, sofort zu gehen. Im Allgemeinen möchten Sie jedoch eine möglichst lange Übergabezeit anstreben. Ein wichtiges Mitglied Ihres Teams bringt viel Wissen mit sich und Sie brauchen Zeit, um sicherzustellen, dass nicht alles verloren geht, wenn Sie aus der Tür treten.
Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie einen Ersatz einstellen, starten Sie diesen Prozess sofort. Die ideale Situation ist, wenn vor der Abreise ein Ersatz aufgestellt wird, damit diese Person direkt trainiert werden kann. Aufgrund der Zeit, die mit der Einstellung von Mitarbeitern verbunden ist, ist dies möglicherweise nicht möglich, aber ein früher Einstieg minimiert zumindest die Lücke, wenn nicht anders.
Beginnen Sie mit der Überlegung, ob jemand im Unternehmen die Rolle übernehmen kann, und fragen Sie, ob Sie sich bewerben möchten. Interne Beförderungen sind für die Moral und die Bindung der Mitarbeiter von Vorteil. Außerdem haben einige Forschungsarbeiten der Wharton University herausgefunden, dass interne Mitarbeiter zumindest in den ersten zwei Jahren tendenziell die Rekruten von externen Mitarbeitern übertreffen und dabei weniger kosten.
Sie können auch Personen fragen, ob sie einzelne Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters übernehmen möchten. Dies kann die Übergabe erleichtern, da dies direkt erfolgen kann.
Wenn Sie den Ersatzteilnehmer nicht direkt schulen lassen können, ist es wichtig, alles, was er tut, eindeutig zu dokumentieren, damit der nächste Mitarbeiter die Funktion übernehmen kann.
Versuchen Sie, sich selbst einzubringen, oder beauftragen Sie eine andere Person in Ihrem Personal. Sie möchten, dass jemand die Übergabedokumente versteht und in der Lage ist, sie persönlich zu erklären, anstatt sie mit einer Fülle von Akten und Notizen zu präsentieren.
Es gibt auch einige administrative Dinge, die vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters erledigt werden müssen. Die Details einiger davon können sich je nach Standort und einschlägigen Arbeitsgesetzen unterscheiden. Hier ein Beispiel:
Sie müssen möglicherweise das Steuerformular ausfüllen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. In Großbritannien müssen Arbeitgeber beispielsweise ein P45-Formular ausfüllen, aus dem hervorgeht, wie viel Steuer bisher im Steuerjahr gezahlt wurde. Ein Exemplar geht an die Steuerbehörden und andere Exemplare an den Arbeitnehmer.
Möglicherweise haben Sie dem Mitarbeiter einen Firmen-Laptop für zu Hause oder ein anderes Eigentum gegeben. Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Bestandsaufnahme haben, wem was gehört, und stellen Sie sicher, dass alles rechtzeitig zurückgegeben wird.
Sie müssen den endgültigen Gehaltsscheck des Mitarbeiters berechnen und sicherstellen, dass er rechtzeitig bezahlt wird, sowie ausstehende Boni oder andere fällige Beträge.
Finden Sie auch heraus, was mit den betrieblichen Vorteilen des Mitarbeiters passieren wird: Haben sie Zugang zu einem von ihnen, z. B. zur Gesundheitsfürsorge, oder beenden sie am Tag der Abreise? Was müssen Sie mit dem Alterskonto des Arbeitnehmers tun, um sicherzustellen, dass die Beiträge gestoppt werden und das Geld des Arbeitnehmers für die Zukunft erhalten bleibt? Wie viele Urlaubstage hat der Mitarbeiter in Anspruch genommen, und müssen Sie diese für ungenutzte Zeit bezahlen??
Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter sich darüber im Klaren ist, was passieren wird, und dass Sie die örtlichen Vorschriften und Bestimmungen einhalten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Tutorials:
Es ist empfehlenswert, den Arbeitnehmer zu bitten, den Rücktritt schriftlich zu erklären, nur für den Fall, dass später Streitigkeiten über das Ende des Arbeitsverhältnisses auftreten sollten. Überprüfen Sie auch die Arbeitsgesetze in Ihrem Land, um zu sehen, ob es rechtliche Hinweise gibt, die Sie dem Mitarbeiter bei der Ausreise mitteilen müssen. Lesen Sie auch die Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere rechtliche Dokumente, die der Mitarbeiter unterschrieben hat, um sicherzustellen, dass Sie beide wissen, wie sie sich bewerben, nachdem die Person gegangen ist.
Es mag kleinlich erscheinen, aber am letzten Tag des Mitarbeiters müssen Sie sicherstellen, dass Sie den Zugriff auf alle Computersysteme sperren und alle Karten oder Schlüssel abholen, die Zugriff auf Ihr physisches Eigentum ermöglichen. Sie können diesem bestimmten Mitarbeiter vertrauen, aber im Laufe der Zeit wird es mit einem Haufen ehemaliger Mitarbeiter, die Zugriff auf Firmenkonten und Gebäude haben, ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen.
Unabhängig von den Umständen der Abreise ist es eine nette Geste, eine Art Veranstaltung zu organisieren, um der Person für ihren Service zu danken und ihnen alles Gute zu wünschen. Es zeigt nicht nur dem ausscheidenden Mitarbeiter, sondern allen Ihren bestehenden Mitarbeitern, dass Sie ihre Arbeit schätzen.
Das letzte, was Sie tun müssen, bevor die Person geht, ist ein Exit-Interview. Die Informationen, die Sie hier sammeln, können Ihnen helfen, Verbesserungen vorzunehmen und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass wichtige Mitarbeiter in der Zukunft ausscheiden. Es wird Ihnen auch helfen, sich über die Rolle selbst zu informieren und darüber, wie Sie am besten die Person einstellen und damit arbeiten können.
Sie möchten mehr über die Gründe für den Rücktritt erfahren. (Ja, wir haben das bereits besprochen, aber jetzt, da der Abflug bestätigt wurde und der Mitarbeiter unterwegs ist, können sich weitere öffnen und weitere Details geben.) Fragen Sie, ob etwas die Entscheidung ausgelöst hat und ob Sie oder ein anderer Manager hätten etwas dagegen tun können.
Fragen Sie nach, wie die Arbeit im Allgemeinen war: die besten Teile und die schlechtesten, alles, was der Person dabei geholfen hat, ihre Arbeit gut zu machen. Waren die Ziele und Anforderungen klar? War die Bezahlung und die Leistungen den Erwartungen entsprochen? Hatte die Person ausreichend Ausbildung und Unterstützung??
Diese Exit-Interviewvorlage der Adelphi University ist für gemeinnützige Organisationen gedacht, aber die meisten Fragen sind für jede Art von Unternehmen von Nutzen. Verwenden Sie es als Leitfaden und fügen Sie gegebenenfalls Ihre eigenen Fragen hinzu.
Bisher haben wir uns mit einem Szenario beschäftigt, in dem ein Schlüsselangestellter gehen möchte. Aber was ist, wenn es umgekehrt ist? Was ist, wenn Sie die Person für schlechte Leistung entlassen möchten?
Viele der Schritte sind die gleichen, vor allem die späteren, wie z. B. die Papierarbeit, die Lohnabrechnung und das Führen eines Exit-Interviews. Aber es gibt einige Unterschiede früher.
Insbesondere müssen Sie alles dokumentieren, um eine unfaire Kündigungsklage zu vermeiden. Darüber hinaus ist ein klarer Prozess wie der unten beschriebene nicht nur gut, um Klagen zu vermeiden, sondern auch, weil es den Mitarbeitern eine faire Chance gibt, ihre Arbeitsplätze zu verbessern und zu behalten.
Wenn Sie Leistungsprobleme entdecken, müssen Sie zuerst mit dem Mitarbeiter sprechen und erklären, dass er die Erwartungen nicht erfüllt.
In einigen Fällen reicht dies möglicherweise aus. Die Person kann wirklich nicht wissen, dass ein bestimmtes Verhalten inakzeptabel ist, und sie kann etwas tun, das von einem ehemaligen Arbeitgeber toleriert wurde. Wenn Sie einfach mit dem Mitarbeiter informell sprechen und klar und deutlich erklären, was Sie von ihm erwarten, kann es oft genug sein, die Dinge wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Oder sie verfügen möglicherweise nicht über die nötige Ausbildung oder Unterstützung, um die Dinge richtig auszuführen. Fragen Sie also unbedingt nach, ob Sie Hilfe benötigen.
Wenn die schlechte Leistung anhält, ist es an der Zeit, ein Disziplinarverfahren einzuleiten. Dies kann noch immer nicht dazu führen, dass die Person entlassen wird - halten Sie sich offen und geben Sie der Person die Möglichkeit, die Dinge umzudrehen. Fragen Sie in jeder Phase nach, ob Sie etwas tun können, um ihnen zu helfen, oder ob die Einrichtung des Arbeitsplatzes irgendetwas daran hindert, was sie von ihnen verlangt.
Es sollte eine Reihe von zwei oder drei Warnungen geben, damit der Angestellte Zeit hat, die Dinge auszuarbeiten. Dokumentieren Sie in jeder Phase alles schriftlich: Schicken Sie einen Brief oder eine E-Mail an den Mitarbeiter, dass seine Leistung nicht zufriedenstellend ist, erklären Sie genau, warum, und laden Sie sie zu einer Besprechung ein.
Geben Sie dem Mitarbeiter während des Meetings die Möglichkeit, sich auf seine Seite zu begeben, und bieten Sie Unterstützung oder Schulungen an, um ihn zu verbessern. Schreiben Sie anschließend an sie, dokumentieren Sie, was besprochen wurde, und machen Sie Ihre Erwartungen für zukünftige Verbesserungen klar.
Niemand mag es, Leute zu entlassen, aber manchmal bleibt das die einzige Option. Wenn Ihre Versuche, den Mitarbeiter zu verbessern, zu keiner wesentlichen Ergebnisverbesserung geführt haben, müssen Sie die Beschäftigung beenden.
Es gibt keinen guten Weg, um diese Art von Treffen abzuhalten, aber im Allgemeinen ist es am besten, direkt zu sein. Geben Sie einfach die Neuigkeiten an, die nach all den Warnungen, die Sie zuvor gegeben haben, keine Überraschung sein sollten. Erklären Sie die Gründe für die Kündigung klar und erläutern Sie, was als nächstes passieren wird.
Danach sind die Schritte, die zu befolgen sind, in etwa die gleichen wie die in den Abschnitten 4 und 5 beschriebenen. Binden Sie alle administrativen Dinge zusammen und führen Sie ein Exit-Interview. Die Fragen, die Sie im Exit-Interview stellen, werden unterschiedlich sein, aber es ist immer noch wichtig, es zu haben. Wenn Sie wissen, was aus Sicht des Mitarbeiters schief gelaufen ist, können Sie ähnliche Probleme in Zukunft vermeiden.
Die Beschäftigungsgesetze sind von Land zu Land unterschiedlich. In einigen Ländern gibt es möglicherweise zusätzliche Regeln, die sich auf die genaue Abfolge der Schritte beziehen, die Informationen, die Sie den Arbeitnehmern über ihr Recht auf Vertretung durch eine Gewerkschaft geben müssen, und so weiter. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre lokalen Gesetze überprüfen und alles gemäß dem Buch tun.
In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, mit dem schmerzhaften Szenario umzugehen, in dem ein wichtiger Mitarbeiter gekündigt werden möchte. Wir haben auch die schwierige Situation behandelt, jemanden wegen schlechter Leistung entlassen zu müssen.
Sie haben gelernt, Gegenangebote zu machen, die Übergabe zu arrangieren, den Papierkram und andere administrative Details zu erledigen und ein Exit-Interview zu führen. Sie haben die folgenden Schritte gelernt, um die schlechte Leistung zu dokumentieren und anschließend die Arbeit einer anderen Person zu beenden.
Im nächsten Teil dieses vollständigen Small Business HR Guide erfahren Sie, wie Sie mit einigen der schlimmsten HR-Probleme in kleinen Unternehmen umgehen. Bis bald!
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