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Was Sie erstellen werdenIst Ihre Rechnung ein nachträglicher Einfall? Wenn ja, machen Sie einen Fehler.
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens sollten Sie wissen, dass Ihre Rechnung Teil Ihres Brandings ist. Es muss gut aussehen, weil es Ihr Geschäft repräsentiert.
Ihre Rechnung muss auch klar sein. Es sollte keine Frage sein, wie viel Sie in Rechnung stellen oder wie Ihr Kunde Sie bezahlen soll.
Eine unklare Rechnung kann zu unnötigen Zahlungsverzögerungen führen. Es kann auch Ihre Zeit verschwenden, wenn der Kunde versucht, Sie mit seinen Fragen zu kontaktieren.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie eine professionelle Rechnung mit einer MS Word-Rechnungsvorlage erstellen. Ich fange damit an, die Elemente einer guten Rechnung aufzulisten. Als Nächstes werde ich Sie Schritt für Schritt erläutern, wie eine Rechnung in Word erstellt wird. Zum Schluss werde ich einige Ressourcen teilen, in denen Sie Ihre eigenen Word-Rechnungsvorlagen finden können.
Das Erstellen einer Rechnung ist nutzlos, wenn die Rechnung nicht informativ und hilfreich ist. In der Tat könnte eine unprofessionelle Rechnung schlechter als wenig hilfreich sein. Es könnte Ihren Kunden verwirren oder verärgern. Hier sind einige wichtige Elemente guter Rechnungen. Ihre Rechnung sollte:
In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Grundlagen zum Erstellen einer Rechnung:
Schauen wir uns die einzelnen Rechnungselemente genauer an.
Ohne die richtigen Informationen weiß Ihr Kunde möglicherweise nicht, wozu die Rechnung dient. Sie wissen möglicherweise nicht einmal, wie viel Sie bezahlen müssen oder wohin Sie Ihre Zahlung senden sollen.
Hier sind die grundlegenden Informationen, die alle Rechnungen enthalten sollten:
Stellen Sie zur Vermeidung von Verwirrungen sicher, dass Ihre Rechnungen die richtigen Informationen enthalten.
Ihre Zahlungsbedingungen sind besonders wichtig. Die richtigen Bedingungen können Ihren Kunden dazu anhalten, sofort zu zahlen. Um mehr über die besten Zahlungsbedingungen zu erfahren, lesen Sie dieses Tutorial:
Wie Ihre Rechnung aussieht, ist auch wichtig. Sie sollten Ihre Rechnung als Teil Ihrer Branding-Bemühungen betrachten. So wie Ihr Briefpapier, Visitenkarten und andere Dokumente mit Markenzeichen - es repräsentiert Ihr Unternehmen.
Ihr Kunde speichert Ihre Rechnung wahrscheinlich in ihren Dateien. Wenn Sie das nächste Mal ähnliche Dienstleistungen bestellen müssen, können sie Ihre Rechnung verwenden, um Ihre Kontaktinformationen zu erhalten. Der Eindruck Ihrer Rechnung kann also von Dauer sein. Ihre Rechnung muss scharf und professionell aussehen.
Möglicherweise können Sie sich keinen Grafikdesigner leisten, um eine benutzerdefinierte Rechnung zu erstellen. Eine gute Rechnungsvorlage ist jedoch kostengünstig (zwischen 5 und 9 US-Dollar) und kann Ihnen helfen, innerhalb weniger Minuten eine professionell aussehende Rechnung zu erstellen.
Professionelle Rechnungsvorlagen finden Sie im Envato Market (GraphicRiver) oder in diesem Artikel finden Sie eine kuratierte Auswahl an MS Word-Rechnungsdesigns im minimalistischen Stil:
Diese Rechnungsvorlagen haben ein klares Design, die Fähigkeit, sie schnell an Ihre Marke für kleine Unternehmen anzupassen, sie an Ihre Kunden weiterzuleiten und Zahlungen professionell einzuholen.
Wann sollten Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen??
Die Antwort mag offensichtlich sein. In den meisten Fällen rechnen Sie, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Beachten Sie jedoch alle vorherigen Vereinbarungen, die Sie mit dem Kunden getroffen haben. Wenn Sie beispielsweise einmal im Monat mit der Rechnungsstellung des Kunden einverstanden sind, folgen Sie Ihrer Vereinbarung.
Überraschenderweise zögern einige Kleinunternehmer, Rechnungen zu versenden. Sie können ihre Rechnung Tage oder sogar Wochen nach Abschluss des Projekts senden.
Vermeide das zu tun. Verspätete Rechnungen bedeuten verspätete Zahlungen. Kunden erwarten, dass Sie sie für erbrachte Leistungen in Rechnung stellen. Senden Sie Ihre Rechnungen also zeitnah aus.
Nun schauen wir uns an, wie Sie Ihre eigene Rechnung erstellen können.
Sie können eine Vorlage verwenden, um eine professionell aussehende Rechnung mit Word zu erstellen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Sie Ihre eigenen Rechnungen erstellen können:
Um sicherzustellen, dass Sie nichts in Ihrer Rechnung auslassen, erstellen Sie eine Liste mit den Informationen, die Sie hinzufügen möchten. Hier sind einige Orte, an denen Sie nach Rechnungsinformationen suchen können:
Sobald Sie Ihre Rechnungsinformationen gesammelt haben, können Sie loslegen.
In diesem Beispiel verwende ich eine Word-Vorlage zum Erstellen einer Rechnung für Anytown Consulting, das Unternehmen, das wir in diesem Lernprogramm zum ersten Mal gesehen haben:
In diesem neuen Beispiel hat Anytown Consulting ein Ebook-Cover-Design für Jane Doe erstellt. Die einfache Rechnung, die wir erstellen, bezieht sich auf ein Ebook-Cover-Design und einige Besprechungszeiten. Auf diese Weise können Sie auch Rechnungen für Ihre Kunden erstellen.
Wenn Sie wissen, was Ihre Rechnung enthalten muss, wählen Sie die richtige Word-Rechnungsvorlage aus. Ich habe diese Rechnungsvorlage von Envato Market verwendet, weil sie sich sauber und professionell anfühlt. Sie sollten die Rechnungsvorlage wählen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
Nachdem Sie die Rechnung heruntergeladen haben, öffnen Sie sie Windows File Explorer und Doppelklick die Rechnungsvorlagendatei, um sie zu öffnen. Die Datei hat die Erweiterung .zip:
Öffnen Sie die Zip-Datei für die Word-Rechnungsvorlage.Klicken Sie auf den Unterordner, Haupt Dateien. So wählen Sie die Farbe aus, die zu Ihrem Logo passt, Doppelklick in dem Ordner für die Farbe, die Sie verwenden möchten. Die von mir gewählte Vorlage enthält fünf Farbschemata:
Wählen Sie die Rechnungsvorlagendatei, die am besten zu Ihrem Farbschema passt.Jedes Farbschema befindet sich in einem eigenen Ordner. Ich habe mich für das blaue Rechnungsfarbschema entschieden, weil dies am besten zu meinem Logo passt. Doppelklick in dem Ordner, um es zu öffnen, und die Vorlagendateien für dieses Farbschema werden angezeigt:
Öffnen Sie die blaue Word-Rechnungsvorlage.So öffnen Sie die Word-Vorlage, Doppelklick in der Datei mit .docx Erweiterung. Die Rechnungsvorlage erscheint in Geschützte Ansicht:
Die Rechnungsvorlage wurde in Word Protected View geöffnet.In der geschützten Ansicht sind die meisten Bearbeitungsfunktionen deaktiviert. Wir möchten die Vorlage für unser kleines Unternehmen anpassen und benötigen daher die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen. Wir werden also Protected View abschalten.
Klicken Sie auf, um die normalen Bearbeitungsfunktionen zu aktivieren und die geschützte Ansicht zu deaktivieren Aktiviere Bearbeitung Schaltfläche rechts neben der gelben Leiste oben im Fenster. Nun können Sie mit dem Anpassen der Vorlage beginnen.
Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben, können Sie sie selbst anpassen, indem Sie sie anpassen. Bevor Sie jedoch beginnen, sollten Sie die Vorlagendatei unter einem anderen Namen speichern, um zur ursprünglichen Vorlage zurückzukehren, wenn Sie sie erneut verwenden möchten.
Jetzt können Sie Ihre Rechnung personalisieren. Beginnen Sie mit dem Ersetzen des Logos.
Um das Logo zu ersetzen, klicken Sie auf das Kästchen links neben der Vorlage mit der Aufschrift "Logo hier platzieren.”Sie sehen Griffe um die Box:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Logo Place here".Verwenden Sie bei Bedarf die Griffe um den Platzhalter des Logos, um die Größe des Logos für das Logo zu ändern. (Hinweis: Die Griffe sehen aus wie hohle Punkte.)
Drücke den Einfügen Option aus dem Menü oben im Fenster. Klicken Sie jetzt auf Bilder Symbol, um Ihre Logodatei von Ihrem Computer auszuwählen. Ihr Bildschirm sollte ungefähr so aussehen:
Klicken Sie auf das Symbol Bilder und wählen Sie Ihre Logodatei aus.Wählen Sie die Logodatei aus, die Sie Ihrer Rechnung hinzufügen möchten. Drücke den Einfügen Taste rechts unten am Dateimanager Fenster. Das Logo wird Ihrer Rechnung hinzugefügt:
Fügen Sie Ihr Logo in Ihre Rechnung ein.Verwenden Sie bei Bedarf die Griffe an den Ecken des Logos, um die Größe des Logos an die Rechnung anzupassen. (Hinweis: Wenn Sie die anderen Griffe verwenden, verzerren Sie Ihr Logo.)
Jetzt kannst du auch löschen den Platzhalter, indem Sie die Füllfarbe in Weiß ändern. Wählen Sie dazu den Platzhalter aus. Rechtsklick Ein Popup-Menü aufzurufen:
Rufen Sie das Logo-Platzhalter-Menü auf.Drücke den Form formatieren Möglichkeit. Das Seitenleistenmenü "Form formatieren" wird angezeigt. Drücke den Füllen Möglichkeit:
Klicken Sie auf die Option Form formatieren und dann auf Füllen.Stellen Sie sicher, dass die Umschalttaste bei der Feste füllung Option ist ausgewählt. Drücke den Farbe Symbol in der Mitte des Form formatieren Seitenleiste zum Anzeigen der Farben des Themas Palette:
Zeigen Sie die Palette Designfarben an.Klicken Sie auf das weiße Feld oben links in der Farbpalette, um die weiße Farbe auf den Platzhalter anzuwenden. Die Rechnung sollte ungefähr so aussehen:
Wenden Sie die weiße Farbe auf den Platzhalterkasten an.Jetzt können wir anfangen, unsere Informationen hinzuzufügen, beginnend mit den Adressinformationen.
Um Ihre Absenderadresse in der Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das Absenderadressfeld. Handles werden um den Text herum angezeigt:
Klicken Sie auf das Absenderfeld.Markieren Sie den zu ändernden Text, um ihn auszuwählen. Ihr Bildschirm sollte ungefähr so aussehen:
Markieren Sie den Text.Geben Sie die hervorgehobenen Informationen mit Ihrer Firmenadresse, Telefonnummer und Website ein.
Wiederholen Sie den Vorgang, um den Text für die Informationen des Kunden und alle anderen Textinformationen zu ändern, die Sie ändern möchten.
In dieser Vorlage sind alle Textfelder enthalten:
Alle diese Felder können mit dem oben beschriebenen Prozess geändert werden. Sie können auch Text löschen, den Sie nicht möchten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Text klicken und die Option auswählen Cut Option aus dem Dropdown-Menü.
Wenn Sie fertig sind, sollte Ihre Rechnung ungefähr so aussehen:
Word-Rechnungsvorlage mit angepasstem Text angewendet.Wir haben besprochen, wie der größte Teil der Rechnung personalisiert werden kann, der Text für die Rechnungspositionierung ist jedoch in Tabellenform und erfordert eine besondere Behandlung.
Für meine Musterrechnung möchte ich nur zwei Leistungen in Rechnung stellen:
Das bedeutet, dass meine Rechnungseinzelungstabelle viele zusätzliche Zeilen enthält. Wir müssen diese zusätzlichen Zeilen entfernen.
Beginnen Sie mit der Auswahl aller außer zwei Tabellenzeilen, indem Sie sie markieren. Nächster, Rechtsklick anzeigen Dropdown-Menü:
Wählen Sie die Tabellenzeilen aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste.Drücke den Zellen löschen Option zum Entfernen der unerwünschten Tabellenzeilen. Wähle aus Ganze Zeile löschen Option und klicken Sie auf OK. Ihre Rechnung sollte ungefähr so aussehen:
Löschen Sie unerwünschte Zeilen.Ändern Sie den Text in jeder Zelle, indem Sie ihn auswählen (d. H. es hervorheben) und darüber schreiben. Achten Sie darauf, nicht mehrere Zellen gleichzeitig auszuwählen.
Die Dollarzahlen unter Zeit Preis Spalte und die Kosten Spalte sind auch Text. Sie können sie auch ändern, indem Sie darüber tippen.
Vergessen Sie nicht, die Werte für Zwischensumme, Steuer und Gesamt zu ändern. Sie werden in dieser Rechnungsvorlage in Word nicht automatisch berechnet.
In diesem Beispiel gibt es keinen Kundenrabatt. Daher habe ich diese Tabellenzeile mit dem zuvor beschriebenen Prozess gelöscht.
Ihre Rechnung sollte jetzt ziemlich gut aussehen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sicherzustellen, dass alle Felder korrekt sind. Vergiss nicht, das zu ändern Gesamtkauf Abbildung oben rechts auf der Rechnung. Dies ist ein Textfeld.
Es ist eine gute Idee, Ihre gesamte Rechnung zu diesem Zeitpunkt zu korrigieren. Suchen Sie im Namen oder in der Adresse des Kunden nach Rechtschreibfehlern und anderen Tippfehlern.
Wenn Sie die Rechnung häufig geändert haben, müssen Sie möglicherweise auch einige Textfelder neu positionieren. Markieren Sie dazu das Textfeld (Sie sollten die Griffe sehen) und ziehen Sie es dorthin, wo Sie es haben möchten.
Ihre fertige Rechnung sollte ungefähr so aussehen:
Endgültiges kundenspezifisches MS Word-Rechnungsdesign.Hinweis: Ich habe die Version von Word aus Office 365 verwendet, um diese Rechnung zu erstellen. Wenn Sie eine frühere Version von Word haben, können Ihre Schritte leicht abweichen.
Ihre Rechnungen sind für Ihr kleines Unternehmen wichtig. Eine professionelle Rechnung macht bei Ihren Kunden einen guten Eindruck und hilft Ihnen, umgehend bezahlt zu werden. Eine unprofessionelle Rechnung kann zu Verwirrung führen und die Zahlung verzögern.
Eine gute Rechnung sollte:
Sie können Ihre eigene Rechnung erstellen, indem Sie eine Rechnungsvorlage für Word verwenden. Starten Sie mit der Suche nach der richtigen Rechnungsvorlage bei Envato Market.
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