Wie man das richtige E-Mail-Format beherrscht - und professionelle Katastrophen vermeidet

E-Mail ist zur wichtigsten Kommunikationsmethode für viele Geschäftsleute geworden. Die meisten von uns versenden mehr Geschäfts-E-Mails als jede andere Form der Geschäftskommunikation. 

Jeden Tag erhalten Sie E-Mails an Ihren Chef, Ihre Kunden, Ihre Lieferanten und Ihre beruflichen Kontakte.

Ihre E-Mails sind wichtig. Eine gute E-Mail kann zum Geschäftserfolg führen. Eine schlechte E-Mail kann eine professionelle Beziehung schädigen, Ihr Projekt ablenken oder Ihren Ruf schädigen.

Trotz seiner Wichtigkeit wird die E-Mail-Formatierung häufig ignoriert. Durch eine korrekte Formatierung wird die Wahrscheinlichkeit verbessert, dass ein Empfänger Ihre E-Mails lesen, beantworten und positiv darauf reagieren kann. 

In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie geschäftliche E-Mails mithilfe des richtigen E-Mail-Formats erstellen. Ich gebe Ihnen auch Beispiele für gute und schlechte geschäftliche E-Mails, die Sie auf Ihre eigene Kommunikation anwenden können. 

Bevor Sie sich mit den folgenden Schritten vertraut machen, sollten Sie unser neues eBook herunterladen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. (Mit dem Tuts + Business Newsletter ist es KOSTENLOS erhältlich.)

1. Finden Sie Ihr Geschäfts-E-Mail-Publikum

Nicht alle E-Mail-Zielgruppen sind identisch. Aus diesem Grund sollten nicht alle Geschäfts-E-Mails auf dieselbe Weise formatiert und geschrieben werden. Einige geschäftliche E-Mails sollten in einem formaleren Stil strukturiert sein. Wenn Sie jedoch mit Ihrem Empfänger besser vertraut sind, können Sie Ihre E-Mail auf weniger formale Weise strukturieren.

Der von Ihnen gewählte E-Mail-Stil bestimmt das Öffnen und Schließen Ihrer E-Mail. Es kann auch die Sprache, die Sie verwenden, und den Ton der E-Mail festlegen. Weitere Informationen zum formalen und informellen E-Mail-Stil finden Sie in meinem letzten Beitrag:

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung einiger allgemeiner Regeln, wann ein formaler oder informeller E-Mail-Stil verwendet werden soll.

Verwenden ein formal E-Mail-Stil:

• wenn es in Ihrer Organisation erforderlich ist
• wenn die Empfänger Ihnen nicht gut bekannt sind
• wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, der über Ihnen als Autorität verfügt, wie z. B. Ihrem Chef oder einem Lehrer

 Benutze ein informell E-Mail-Stil:

• wenn es in Ihrer Organisation ermutigt wird (Ihr Chef und andere Personen haben einen informellen Stil)
• für einen Geschäftskollegen, der Ihnen bekannt ist und / oder zu freundlichen Bedingungen
• für persönliche E-Mails, die geschäftliche und nicht geschäftliche Themen enthalten können

Die Wahl zwischen formellem und informellem Stil variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, was in Ihrem Unternehmen akzeptiert wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine formale E-Mail-Struktur oder eine informelle E-Mail-Struktur verwenden sollten, ist es oft sicherer, einen formelleren Stil zu verwenden.

2. Kennen Sie die Struktur einer Geschäfts-E-Mail

Wie Sie Ihre Geschäfts-E-Mail formatieren, macht einen Unterschied. Eine gute Geschäfts-E-Mail-Struktur hilft, Ihre Nachricht klar zu kommunizieren. Eine schlecht formatierte E-Mail kann einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Alle guten geschäftlichen E-Mails sollten mindestens diese Teile enthalten:

• Betreff. Die Betreffzeile ist der erste Teil der E-Mail, die Ihr Leser sieht. Es kann feststellen, ob Ihr Leser die E-Mail öffnet. Die meisten Experten sind sich einig, dass die Betreffzeilen kurz (sechs bis zehn Wörter) und spezifisch sein sollten.
• Anrede. Die Anrede ist, wie Sie den Leser grüßen. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, ob Sie sich an ein formelles oder informelles Publikum wenden.
• Hauptteil. Der Haupttext übermittelt die Hauptnachricht der E-Mail. Es sollte auch eine Einführung und eine Schlussfolgerung enthalten. Es sollte in kurzen Absätzen von ein bis zwei Sätzen geschrieben werden. Wo es Klarheit schafft, verwenden Sie Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummerierung.
• Unterschrift. Ihre Unterschrift kann abhängig von Ihrer Zielgruppe formell oder informell sein. Eine gute E-Mail-Signaturvorlage hilft Ihrem Leser, alle Informationen zu finden, die er benötigt. Enavto Market verfügt über hilfreiche Signaturvorlagen, um Ihre E-Mail-Signatur professioneller zu gestalten.
  

Verwenden Sie ein korrektes E-Mail-Format. Strukturieren Sie Ihre E-Mail so, dass die ersten Sätze des Haupttextes erklären, worum es in der E-Mail geht. Die letzten Sätze sollten eine Schlussfolgerung sein, die die geschäftliche E-Mail zusammenfasst. Die Schlussfolgerung ist auch ein guter Ort, um einen Aufruf zum Handeln aufzunehmen. Ein Handlungsaufruf informiert den E-Mail-Leser, was als Nächstes zu tun ist und wie er ausgeführt werden soll. 

3. Das Problem mit den meisten E-Mails

Viele von uns haben nie gelernt, wie man eine geschäftliche E-Mail richtig strukturiert. Deshalb werfen so viele Leute einfach eine E-Mail zusammen und hoffen auf das Beste. Leider schaden diese voreiligen E-Mails unserem professionellen Ruf oft mehr als gut.

In diesem Abschnitt untersuche ich zwei schlecht geschriebene und schlecht formatierte E-Mail-Beispiele. Wir werden beide Beispiele betrachten und erklären, was mit jedem von ihnen falsch ist. Im nächsten Abschnitt werde ich jede dieser E-Mails überarbeiten und Ihnen zeigen, wie Sie sie verbessern können.

Formal E-Mail-Beispiel - Vorher

Hier ist ein Beispiel für eine formale E-Mail, die nicht formatiert oder gut geschrieben wurde. Nehmen Sie sich eine Minute, um sich das Beispiel anzusehen und zu sehen, ob Sie erkennen können, was daran falsch ist. Ich werde die Probleme mit dieser E-Mail unten detailliert beschreiben.

Sehen wir uns diese geschäftliche E-Mail sorgfältig an, um herauszufinden, was falsch ist. Hier sind einige Probleme:

• Betreff. Die Betreffzeile "Stuff" ist zu kurz und zu vage. Es besteht nur aus einem einzigen Wort. Mit dieser Betreffzeile können einige E-Mail-Systeme es sogar direkt an den Spam-Filter senden.
• Anrede. Die Anrede von "Hey" ist zu informell für eine einleitende Nachricht wie diese. Der E-Mail-Autor erwähnt, dass er noch nie einige der Teammitglieder getroffen hat.
• Hauptteil. Der Körper dieser E-Mail ist ein riesiger Absatz. Das macht es dem durchschnittlichen Leser schwer zu folgen. Der Hauptteil enthält auch Elemente, die besser wären, wenn sie als Liste formatiert wären.
• Tippfehler und Grammatikprobleme. Der Haupttext enthält mehrere schlecht formulierte Phrasen. Es gibt einige Satzsätze. Es gibt auch Tippfehler und sogar ein wiederholtes Wort "make make".
• Schlecht oder nicht geschlossen. "Fangen Sie auf der anderen Seite" ist für die meisten Geschäfts-E-Mails zu locker.
• Unterschrift. Es gibt keine Unterschrift für diese E-Mail. Wenn das Team neu ist, fragen sie sich vielleicht, wer der Absender ist.

Es ist wahrscheinlich, dass die Empfänger dieser E-Mail aufgrund der Art und Weise, wie sie formatiert und formuliert wird, einige der Punkte verfehlt. Außerdem sieht es schlampig und schlecht organisiert aus. Alles in allem ist diese E-Mail keine gute Möglichkeit, eine Unternehmensorganisation darzustellen.

Viele Unternehmen würden die oben genannte E-Mail als peinlich finden. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass ein Fachmann schnell und ohne nachzudenken E-Mails schreibt. Einige dieser überstürzten E-Mails enthalten einige der gleichen Probleme wie unsere Beispiel-E-Mails.

Informell E-Mail-Beispiel - Vorher

Hier ist ein Beispiel für eine informelle E-Mail, die schlecht formatiert und schlecht formuliert wurde. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um es anzusehen und zu sehen, ob Sie feststellen können, was falsch ist. Ich werde die Probleme mit dieser E-Mail unten detailliert beschreiben.

Sehen wir uns jeden Teil der E-Mail sorgfältig an, um festzustellen, was falsch ist. Hier sind einige Probleme:

• Betreff. Die Betreffzeile "Get It Together !!!" ist ein bisschen zu kurz. Es ist auch vage und anklagend.
• Anrede. Die Begrüßung des Namens der Person ist für eine informelle E-Mail nicht schrecklich. Die drei Ausrufezeichen fügen jedoch einen unnötigen wütenden oder verärgerten Ton hinzu.
• Einführung. Diese E-Mail enthält keinen einleitenden Absatz.
• Hauptteil. Der Haupttext ist alles ein Absatz. Es ist in einem wütenden Ton mit Phrasen wie "Grrr" geschrieben, die nicht hilfreich sind. Dazu gehören auch Emoticons, die in einer geschäftlichen E-Mail im Allgemeinen nicht akzeptabel sind.
• Fazit. Es gibt keinen abschließenden Satz. Der Empfänger ist möglicherweise unsicher, was als nächstes zu tun ist.
• Unterschrift. Diese E-Mail enthält keine Signatur.

Diese E-Mail ist nicht nur schlecht formatiert, sondern vermittelt auch einen unprofessionellen, negativen Ton. Anstatt die Ergebnisse zu erhalten, die der Absender wünscht, wird der Leser wahrscheinlich wütend und defensiv.

4. Jetzt diese geschäftlichen E-Mails richtig formatieren

Schlechte E-Mails können durch effektive Bearbeitung und Formatierung verbessert werden. Lassen Sie uns die vorherigen E-Mails erneut erstellen, um sie effektiver zu gestalten. Ich werde die Formatierung und den Wortlaut ändern, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die schlechten E-Mail-Beispiele korrigieren können.

Formal E-Mail-Beispiel - Nach

Hier ist ein Beispiel für die formale E-Mail, die umgeschrieben und umformatiert wurde, um ein professionelleres Image zu vermitteln.

Schauen wir uns an, was wir zur Verbesserung der E-Mail getan haben:

• Betreff. Die Betreffzeile hat die ideale Länge von sechs bis zehn Wörtern. Es ist auch spezifischer. Es identifiziert das Projekt anhand des Namens und beschreibt das Thema der E-Mail.
• Anrede. Die neue Anrede macht deutlich, dass diese E-Mail für die Mitglieder des Projektteams gilt.
• Einführung. Der einleitende Satz sagt dem Leser, worum es in der E-Mail geht. Es vermittelt auch einen positiven Ton, wenn Sie das Wort "Welcome" verwenden.
• Hauptteil. Der Textkörper ist in kurze Abschnitte von maximal drei Sätzen gegliedert. Es enthält auch eine nummerierte Liste, die zum leichteren Verständnis schnell gescannt werden kann.
• Fazit. Die Schlussfolgerung fasst den Beitrag zusammen. Es beinhaltet den Aufruf zum Handeln "Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben."
• Unterschrift. Der Signaturblock identifiziert den Absender als Projektleiter.

Die überarbeitete E-Mail ist eine geschäftliche Kommunikation, auf die jede Organisation stolz sein könnte. Es wurde mit einem professionellen E-Mail-Format überarbeitet. Sie vermittelt die Botschaft auch auf geschäftsmäßige Art und Weise klar und prägnant.

Spitze: Die E-Mail-Adresse könnte noch verbessert werden, indem eine professionelle E-Mail-Signaturvorlage hinzugefügt wird, wie sie beispielsweise in Envato Market zu finden ist. Im Folgenden finden Sie drei Beispiele für die Verwendung einer professionellen E-Mail-Signaturvorlage:

Beispiele für Vorlagen für Unternehmens-E-Mail-Signatur

Weitere Informationen zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Signatur: 

Informell E-Mail-Beispiel - Nach

Hier ist ein Beispiel einer informellen E-Mail, die umgeschrieben und umformatiert wurde, um ein professionelleres Image zu vermitteln:

 Was hat sich geändert? Lass uns einen Blick darauf werfen:

• Betreff. Die Betreffzeile ist spezifischer, ohne anklagend zu sein. Es enthält auch die Wörter "bitte antworten". Viele Experten sind sich einig, dass die Verwendung von Ausdrücken wie "Please Reply" oder "Response Requed" die Antwort eines E-Mail-Empfängers wahrscheinlicher macht.
• Anrede. Durch das Hinzufügen des Wortes "Hi" zur Anrede haben wir den Ton der E-Mail gemildert. Der Leser ist weniger defensiv.
• Einführung. Die Einführung erklärt in zwei Sätzen, worum es in der E-Mail geht.
• Hauptteil. Der Ton im Textkörper ist viel freundlicher. Ziel ist es, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, nicht den Leser wütend zu machen.
• Fazit. Die Schlussfolgerung ermutigt den Leser, zu antworten.
• Unterschrift. Die einfache Signatur eignet sich gut für eine informelle geschäftliche E-Mail.

Sie sehen, freundliche Formulierungen und eine bessere Formatierung wirken sich positiv auf den Leser aus. Der Leser dieser E-Mail antwortet viel wahrscheinlicher und das Problem wird eher gelöst.

In diesem Tuts + -Tutorial von David Masters können Sie noch mehr über das Erstellen effektiver E-Mails erfahren: 

5. Wie vermeide ich eine E-Mail-Katastrophe?

Wie vermeiden Sie also eine E-Mail-Katastrophe? Mit überlegtem Planen können Sie das richtige Geschäfts-E-Mail-Format beherrschen und eine E-Mail erstellen, die Ihre Nachricht übermittelt, ohne dass Ihr Geschäftsruf ruiniert wird.

Hier sind vier einfache Richtlinien zum Schreiben von geschäftlichen E-Mails:

1. Eile nicht. Eine eilige E-Mail ist oft eine schlecht formatierte, schlecht geschriebene E-Mail. Gönnen Sie sich genug Zeit, um jede E-Mail, die Sie schreiben, richtig zu formatieren.
2. Vermeiden Sie Emotionen. Es ist nie eine gute Idee, eine E-Mail zu versenden, wenn Sie verärgert sind. Warten Sie stattdessen, bis Sie sich beruhigt haben.
3. Sei präzise. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Absätze. Verwenden Sie gegebenenfalls Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen.
4. Rezension. Überprüfen Sie Ihre E-Mail noch einmal auf Tippfehler, Grammatikfehler und andere Fehler. Es ist auch eine gute Idee, sicherzustellen, dass alle Teile der E-Mail enthalten sind.

Ihre geschäftlichen E-Mails sind wichtig!

Ihre geschäftlichen E-Mails können den Unterschied machen, ob Sie Ihr Geschäftsziel erreichen oder Ihr Unternehmen schlecht aussehen lassen. Überlegen Sie, wie Ihre E-Mails formuliert und formatiert werden.

Ihre E-Mails sind wichtig: Legen Sie das Ziel fest, alle Ihre geschäftlichen E-Mails richtig zu formatieren. 

Weitere Informationen zum Schreiben effektiver Geschäfts-E-Mails finden Sie in unserem Leitfaden zum Schreiben effektiver Geschäfts-E-Mails. Oder Sie beginnen mit dem ersten Lernprogramm der mehrteiligen Serie: 

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Welche E-Mail-Strategien funktionieren am besten für Sie? Lass es uns in den Kommentaren wissen.