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Wenn Ihr Microsoft Outlook-Posteingang voll mit Nachrichten ist, werden Sie wahrscheinlich eine wichtige Nachricht übersehen. Als Geschäftsinhaber kann das Versäumnis einer Nachricht katastrophal sein. Es könnte ein Geschäftsverlust bedeuten. Und selbst wenn Sie kein Unternehmen besitzen, möchte niemand eine wichtige E-Mail übersehen.
Sie können lernen, wie Sie Outlook so organisieren, dass es effizienter ist. Microsoft Outlook enthält mehrere Tools, mit denen Sie Ihren Posteingang besser organisieren können, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Wenn Sie gerade erst mit Outlook beginnen oder es nicht aktuell finden, ist es möglicherweise nicht voll ausgelastet.
In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Outlook-E-Mails organisieren. Wir erklären, wie Ordner und Kategorien funktionieren. Wir werden kurz auf das Thema eingehen Fokussierter Posteingang Werkzeug. Schließlich erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Outlook mithilfe von organisieren Archiv und Löschen Eigenschaften.
Vergessen Sie nicht, bevor wir uns mit der Organisation von Outlook befassen Melden Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter an und nutzen Sie unseren kostenlosen Newsletter eBook: Das ultimative Handbuch zur Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über Ordner und Kategorien in MS Outlook:
In diesem kurzen Screencast-Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie Ordner in Outlook schnell verwenden können:
Weitere Informationen zur Organisation Ihres Outlook-Posteingangs finden Sie in den ausführlichen schriftlichen Schritten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie E-Mails in Outlook organisieren, müssen Sie sich mit Ordnern und Kategorien auskennen. Dies sind die wichtigsten Tools, mit denen Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen.
Ordner werden links von Ihrem Posteingang unter Ihrer E-Mail-Adresse angezeigt (dies wird auch als E-Mail-Adresse bezeichnet.) Navigation Feld). Es gibt zwei Arten von Ordnern:
Beispiele für jeden Ordnertyp finden Sie in der Desktopversion des MS Outlook-Posteingangs:
Das Microsoft Outlook Band erscheint über Ihrem Posteingang.Wichtig: Microsoft verfügt über mehrere aktuelle Versionen von Outlook. Das Erscheinungsbild und die Funktionalität Ihres Bildschirms können sehr leicht davon abhängen, welche Version Sie verwenden und wie sie konfiguriert ist. Der Großteil dieses Tutorials basiert auf der neuesten Version von Outlook, die auf meinem Desktop installiert ist. Wir werden jedoch einen Blick auf Outlook.com werfen, um bestimmte Funktionen hervorzuheben.
Beachten Sie den Ordner mit der Bezeichnung Von meinem Chef. Das ist kein Standard Mappe. Es ist eher ein persönlich Ordner, den ich für dieses Beispiel hinzugefügt habe.
Sie können Kategorien verwenden, um Ihre Nachrichten farblich zu kennzeichnen. Sie können beispielsweise die rote Farbkategorie auf Nachrichten anwenden, die dringend sind, die grüne Farbkategorie auf Nachrichten, für die Sie bereit sind, die violette Farbkategorie für Meetings usw. Sie müssen mit Ihrem eigenen System aufwarten.
Durch die Kategorisierung Ihres Posteingangs mit farbcodierten Kategorien können Sie Ihren Posteingang schnell scannen, um zu entscheiden, was mit den einzelnen Nachrichten geschehen soll.
Sie werden das verwenden Kategorisieren Symbol zum Anpassen und Verwenden von Kategorien. Das Kategorisieren Das Symbol erscheint in der Mitte des Symbols Band zur rechten Seite:
Das Kategorisieren Mit dem Symbol können Sie Ihre Nachrichten farblich kennzeichnen. Hinweis: Das Kategorisieren Das Symbol ist nur für Microsoft Mail-Benutzer verfügbar, die eine Pop- oder Exchange-E-Mail-Einrichtung verwenden. Wenn Sie ein IMAP-Setup verwenden, ist diese Option nicht verfügbar.
Ordner in Outlook sind relativ einfach zu verwenden, wenn Sie wissen, was zu tun ist. Hier einige Grundlagen zur Verwendung von Ordnern:
Klicken Sie auf, um einen Ordner in MS Outlook zu erstellen Mappe Tab aus dem Band. Dann klickdas Neuer Ordner Symbol. Das Neuen Ordner erstellen Dialogfenster wird angezeigt:
Verwenden Sie die Neuen Ordner erstellen Dialogfeld zum Hinzufügen von Ordnern und zum Organisieren Ihrer E-Mails.Geben Sie den Namen Ihres neuen Ordners in das Verzeichnis ein Name Feld. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie den neuen Ordner ablegen möchten, und klicken Sie auf OK wenn du fertig bist.
In diesem Beispiel habe ich einen Ordner mit dem Namen Memos erstellt und unter dem Ordner "From My Boss" abgelegt. So sehen die Ordner jetzt aus:
Sie können einen Unterordner unter einem vorhandenen Ordner hinzufügen.Sie können den Namen eines Ordners ändern, sobald Sie ihn erstellt haben. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie umbenennen möchten, indem Sie darauf klicken. Klicke auf das Umbenennen Mappe Symbol in der Mappe Tab. Sie werden feststellen, dass ein Feld um den Ordnernamen angezeigt wird:
Verwenden Sie die Ordner umbenennen Symbol, um einen vorhandenen Ordner in MS Outlook umzubenennen.Geben Sie einen neuen Ordnernamen in das Feld ein. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, drücken Sie die Taste Eingeben Taste auf Ihrer Tastatur. Ihr neuer Ordnername wird gespeichert.
Nachdem Sie mehrere Ordner erstellt haben, können Sie Nachrichten einfügen. Kehren Sie zu Ihrem Hauptposteingang zurück, um Ihre Nachrichten anzuzeigen:
So organisieren Sie E-Mails in Outlook, indem Sie Nachrichten in Ordner verschieben.Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie auszuwählen, und ziehen Sie sie einfach in den Ordner Ihrer Wahl. Im folgenden Beispiel habe ich die E-Mail "Projektschätzungen" in den Ordner Memos gezogen:
Wie Sie sehen, befindet sich die Nachricht "Projektschätzungen" jetzt im Ordner Memos.Gelegentlich stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie keinen Ordner erstellen möchten, den Sie erstellt haben. In diesem Fall können Sie den Ordner problemlos löschen.
Klicken Sie im Ordner auf den Ordner, den Sie löschen möchten Navigation (links), um es auszuwählen:
So organisieren Sie Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang durch Löschen nicht benötigter Ordner.Drücke den Löschen Symbol in der Band. (Es sieht aus wie ein X.) Der Ordner wird gelöscht.
Vorsicht: Wenn dueine Falte löschenäh, einy Nachrichten in diesem Ordner werden ebenfalls gelöscht.
Sehen wir uns genauer an, wie Sie Ihren Posteingang anpassen und Kategorien verwenden können.
Standardmäßig werden die Kategorien nach Farbe benannt. Um eine Kategorie umzubenennen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts von Kategorisieren Symbol. Wählen Sie im Dropdown-Menü Alle Kategorien. Das Farbkategorien Dialogfeld erscheint:
Sie können Ihre Nachrichten in Outlook farblich kennzeichnen, um sie zu organisieren.Setzen Sie ein Häkchen neben die Farbe, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie auf Umbenennen Taste. Geben Sie den Standardnamen der Kategorie ein, um sie umzubenennen. Drücke den OK Schaltfläche, wenn Sie die Kategorien umbenannt haben.
Hier ein Beispiel für einige umbenannte Kategorien:
Benennen Sie jede Farbkategorie, um Ihren Outlook-Posteingang zu organisierenIhre eigenen benutzerdefinierten Kategorien können unterschiedlich sein.
Nachdem Sie Ihre Kategorien angepasst haben, werden Sie möglicherweise nicht alle verwenden. In diesem Fall können Sie die nicht verwendete Kategorie löschen.
Um eine Kategorie zu löschen, klicken Sie auf Alle Kategorien Option in der Kategorien Dropdown-Menü. Das Farbkategorien Dialogfeld wird geöffnet:
Sie können nicht verwendete Outlook-Farbkategorien löschen.Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Farbe, die Sie löschen möchten. Im obigen Beispiel lösche ich die Orange-Kategorie, weil ich sie nicht verwende. Drücke den Löschen Taste.
Wenn Sie aufgefordert werden, den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Ja. Wenn Sie mit dem Ändern der Kategorien fertig sind, klicken Sie auf OK. Die orange Kategorie erscheint nicht mehr auf der Kategorisieren Dropdown-Menü, und Sie können es nicht auf eine E-Mail-Nachricht anwenden.
Sobald Sie Ihre Kategorien angepasst haben, können Sie sie auf die Nachrichten in Ihrem Posteingang anwenden. Um eine Kategorie auf eine Nachricht anzuwenden, klicken Sie auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Klicke auf das Kategorisieren Symbol. Das Kategorisieren Dropdown-Menü zeigt an:
Verwenden Sie das Dropdown-Menü Kategorisieren, um Kategorien für E-Mails anzuwenden und Ihren Posteingang zu organisieren.Klicken Sie auf die Kategorie, die Sie auf die ausgewählte Nachricht anwenden möchten. Die Kategorie wird auf die Nachricht angewendet. Sie sehen die Kategoriefarbe als Rechteck nach rechts für den Absender der Nachricht in Ihrem Posteingang. Im Hauptteil der Nachricht selbst wird sie unterhalb des Absendernamens angezeigt.
Hier ist ein Beispiel eines Posteingangs mit Kategorien, die auf alle Nachrichten angewendet werden:
Mit Kategorien, die auf Ihre Nachrichten angewendet werden, können Sie auf einen Blick erkennen, was mit jeder E-Mail zu tun ist.Auf eine Nachricht können mehrere Kategorien angewendet werden. Um eine weitere Kategorie auf eine Nachricht anzuwenden, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie auf eine andere Kategorie in der Kategorisieren Dropdown-Menü.
Im Laufe der Zeit kann sich die Kategorie einer Nachricht ändern. Sie können eine Kategorie aus einer Nachricht entfernen oder ändern. Hier ist was zu tun ist.
Um die Kategorie aus einer Nachricht zu entfernen, klicken Sie auf die Nachricht in Ihrem Posteingang, um sie auszuwählen. Drücke den Kategorisieren Symbol. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Kategorie, die derzeit auf die E-Mail angewendet wird, um sie zu entfernen:
Sie können eine zugewiesene Kategorie aus einer E-Mail entfernen.Sie können eine neue Kategorie aus der Nachricht auf die Nachricht anwenden Kategorisieren Dropdown-Menü oder lassen Sie es nicht kategorisiert.
Um alle Kategorien gleichzeitig aus einer E-Mail-Nachricht mit mehreren Kategorien zu entfernen, wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie auf Alle Kategorien löschen Option aus der Kategorisieren Dropdown-Menü:
Verwenden Sie die Alle Kategorien löschen Option zum Entfernen aller Kategorien aus einer E-Mail mit mehreren zugewiesenen Kategorien.Microsoft führt gerade eine neue Funktion namens Focused Inbox für Outlook-Benutzer ein. Ob Sie aktuell Zugriff auf den fokussierten Eingang haben oder nicht, hängt von der verwendeten Microsoft Office-Version ab.
Wenn Ihre Version von Outlook die Unordnung Ordner, um unwichtige Nachrichten auszusortieren, wurde diese Funktion in den neuen übertragen Fokussierter Posteingang. Ihr vorhandenes Unordnung Ordner wird zu einem regulären Ordner, wenn Ihr System auf das System aktualisiert wird Fokussierter Posteingang Merkmal.
Das Microsoft Outlook Fokussierter Posteingang ist so konzipiert, dass Ihr Posteingang automatisch organisiert wird. Wenn es aktiviert ist, ist Ihr Posteingang in zwei Registerkarten unterteilt
Ich habe momentan keine Fokussierter Posteingang Funktion bereits auf meinem PC-Desktop verfügbar. Es ist jedoch derzeit in vielen Webversionen von MS Outlook verfügbar. Dazu gehört auch diese kostenlose Version der Outlook-E-Mail, die ich von Outlook.com erhalten habe. Hier ist ein Blick auf die Fokussierter Posteingang mit dem Fokussiert Tab offen:
Outlook.com hat die Fokussierter Posteingang Feature jetzt verfügbar.Um zu wechseln Andere Tab aus dem Fokussiert Tab, klicken Sie einfach darauf:
Es ist leicht zu wechseln Fokussierter Posteingang Registerkarten.Wie Sie sehen, wird in diesem Beispiel die Fokussiert Registerkarte enthält Zeitplanbenachrichtigungen von meinem Outlook-Kalender während Andere Die Registerkarte enthält weniger wichtige Produktankündigungen. Das Fokussierter Posteingang Diese Nachrichten werden automatisch in den entsprechenden Ordner gestellt, ohne dass ich entscheiden muss, welche Nachricht wohin geht.
Outlook.com ist ein kostenloser webbasierter E-Mail-Dienst von Microsoft. Weitere Informationen zu Outlook.com finden Sie in diesem Tutorial, wo es mit Google Mail verglichen wird:
Die meisten von uns speichern zu viele E-Mails, was zu einem unordentlichen Posteingang führen kann. Eine andere Möglichkeit, Ihren Outlook-Posteingang zu organisieren, besteht darin, alte Nachrichten zu archivieren oder zu löschen.
Während das Archivieren und Löschen von E-Mails Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernt, ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen:
MS Outlook hat auch eine Bereinigungswerkzeug. Sie haben wahrscheinlich eine dieser Nachrichten erhalten, bei denen eine Reihe vorheriger Nachrichten oben kopiert wurden. Möglicherweise haben Sie auch jede dieser vorherigen Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang. Wenn Sie das anwenden Bereinigungswerkzeug Bei einer Konversation oder einem Ordner oder in Unterordnern entfernt das Tool diese doppelten Nachrichten.
Durch das Entfernen von Nachrichten aus Ihrem Postfach können Sie jedoch Speicherplatz in Ihrem Posteingang freigeben. Um Ihren Posteingang ordnungsgemäß zu organisieren, müssen Sie die einzelnen Werkzeuge kennen lernen:
Eine alte E-Mail kann leicht gelöscht werden. Klicken Sie einfach auf die E-Mail, um sie auszuwählen:
So organisieren Sie Ihren Outlook-E-Mail-Posteingang durch Löschen alter Nachrichten. Drücke den Löschen Symbol in der Band (sieht aus wie ein X). Die Nachricht wird in den verschoben Gelöscht Artikel Mappe.
Um eine Nachricht dauerhaft aus Ihrer E-Mail zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gelöschte Elemente Ordner, um es zu öffnen. (Es ist in Navigationsbereich links und sieht aus wie ein Mülleimer). Klicken Sie erneut auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Drücke den Löschen Symbol, um die ausgewählte Nachricht dauerhaft zu löschen.
Vorsicht: Einige dauerhaft gelöschte Nachrichten können möglicherweise vom Server wiederhergestellt werden, wenn sie sich noch im Server befinden Gelöschte Elemente Ordner, aber es ist auch möglich, dass Sie eine E-Mail nach dem Löschen nicht wiederherstellen können.
Eine weniger dauerhafte Möglichkeit, alte E-Mails aus Ihrem Posteingang zu entfernen, besteht darin, sie zu archivieren. Um eine E-Mail zu archivieren, klicken Sie auf die Nachricht, um sie auszuwählen. Drücke den Archiv Symbol in der Multifunktionsleiste neben dem Symbol Löschen Symbol:
Verwendung der Archiv Mit dem Symbol können Sie verhindern, dass alte Nachrichten Ihren Posteingang überladen.Wenn Sie das Outlook nicht verwendet haben Archiv zuvor, werden Sie aufgefordert, einen Archivordner zu erstellen. Drücke den Archivordner erstellen Taste. Outlook erstellt einen neuen Ordner mit dem Namen Archiv und sendet die ausgewählte E-Mail an diesen Ordner:
Speichern Sie alte E-Mails in Ihrem Archiv Ordner zum Organisieren Ihres Posteingangs.Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie zukünftig in diesen Ordner verschoben.
Sie können auch die automatischen Archiveinstellungen von MS Outlook ändern. Klicken Datei> Optionen die öffnen Outlook-Optionen Fenster:
Sie können Outlook so einrichten, dass Nachrichten automatisch archiviert werden.Drücke den Erweitert Option aus der Navigationsbereich auf der Linken. Klicken Sie dann auf AutoArchivierungseinstellungen Taste. Das AutoArchivierung Dialogfeld erscheint:
Verwenden Sie das Dialogfeld AutoArchivierung, um Archivierungsparameter in Outlook zu definieren.Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die Archivoptionen auszuwählen, die Sie auswählen möchten. Klicken OK auf der AutoArchivierung Dialogfeld, wenn Sie fertig sind. Dann klick OK auf der Outlook-Optionen Fenster.
E-Mails sind mehr Konversation geworden. Wenn Sie an einer E-Mail-Konversation teilgenommen haben, bei der Sie und ein Empfänger in einer Reihe von Nachrichten hin und her geantwortet haben, wissen Sie, was ich meine. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, wird Ihre Antwort über den ursprünglichen Nachrichten und allen früheren Antworten angezeigt. Unglücklicherweise können all diese Antworten Ihre Ordner füllen, wodurch es schwieriger wird, die benötigten Nachrichten zu finden.
Outlook hat eine Lösung mit der Bereinigungswerkzeug. Dieses Tool entfernt redundante Nachrichten. Daher werden frühere Nachrichten entfernt, die nicht die letzte Antwort enthalten. Sie haben keine Informationen verloren, da alle Ihre früheren Nachrichten in der neuesten Nachricht enthalten sind.
Mal sehen, wie es funktioniert. Im Ordner "Von meinem Chef" habe ich zwei Nachrichten, die alle Teil derselben Konversation sind. Die erste Nachricht enthält die Betreffzeile „New Work“. Die letzte Nachricht enthält die Betreffzeile „Re: RE: RE: New Work:“.
Antworten auf Nachrichten können in Ihrem Outlook-Posteingang Platz beanspruchen.Du kannst den ... benutzen Bereinigungswerkzeug Um eine Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und Unterordner zu bereinigen. In diesem Fall bereinigen wir den Ordner "From My Boss".
Klicken Sie auf den Ordner, um ihn auszuwählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil Bereinigungswerkzeug Symbol. (Es ist auf dem Zuhause Tab links von der Löschen Symbol.) Sie sehen das Aufräumen Dropdown-Menü:
Wähle aus Ordner aufräumen Option zum Entfernen redundanter Nachrichten in einem Ordner.Wähle aus Ordner aufräumen Option im Dropdown-Menü. Es erscheint eine Aufforderung, die Sie darauf hinweist, dass redundante Nachrichten gelöscht werden. Drücke den Ordner aufräumen Taste an der Eingabeaufforderung. Die ursprüngliche Nachricht wird gelöscht:
Durch das Entfernen redundanter Nachrichten kann Ihr Outlook-Posteingang organisiert werden. Die ursprüngliche Nachricht wird gelöscht, da sie mit der neuesten Nachricht überflüssig ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie viele E-Mail-Konversationen in Ihrem Posteingang haben.
Hinweis: E-Mail-Nachrichten, die ein anderes Element enthalten (z. B. eine Antwort eines anderen Empfängers oder einer Anlage), werden nicht gelöscht, da sie nicht die Anforderung erfüllen, redundant zu sein.
Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie einen überladenen MS Outlook-Posteingang haben, wenn Sie gute E-Mail-Verwaltungsmethoden anwenden. Mit unserem kostenlosen eBook erfahren Sie, wie Sie Ihren E-Mail-Postfach verstopfen können:
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Outlook mithilfe von Ordnern organisieren, sollte Ihr E-Mail-Postfach bereits weniger übersichtlich sein. Sie haben auch die Grundlagen der Verwendung von Microsoft Outlook-Kategorien kennen gelernt und wissen, wie wichtig es ist, alte Nachrichten zu archivieren oder zu löschen.
Als Unternehmer schätzen Sie, dass Sie Ihren Outlook-Posteingang effizienter nutzen können, da er organisiert ist. Das Beste ist, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wenn Sie eine wichtige E-Mail-Nachricht verpassen.
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