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Als Unternehmer müssen Sie Ihre Kontakte nachverfolgen. Verlorene Kontaktinformationen könnten eine verpasste Gelegenheit zur Geschäftsabwicklung bedeuten. Sie können keinen potenziellen Kunden erreichen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie ihn erreichen können. Mit Microsoft Outlook ist Ihre Kontaktliste so nah wie Ihre E-Mail mit Ihrer Outlook-Kontaktliste.
Wenn Sie wissen, wie Sie mit Ihren MS Outlook-Kontakten viel anfangen können. Sie können Kontaktlisten in Outlook erstellen, Kontakte und Kontaktlisten für andere Tools und für andere E-Mail-Benutzer freigeben und sogar Gruppennachrichten senden. Um zu lernen, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte optimal nutzen können, können Sie sich gut organisieren.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie alle Grundlagen, z. B. das Hinzufügen von Kontakten zu Outlook und das Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook. Wir werden auch einige der erweiterten Funktionen untersuchen, z. B. das Freigeben einer Kontaktgruppe in Outlook. Lass uns anfangen.
Ein Kontakt in MS Outlook ist eine Person oder ein Unternehmen, die Sie häufig kontaktieren. Bei häufigen Kontakten können Sie in Outlook mehrere Online-Adressbücher direkt in Ihrer E-Mail speichern.
Jeder Eintrag in Ihrem E-Mail-Adressbuch wird als Kontakt bezeichnet. Als Geschäftsprofi oder einfach nur jemand, der auf E-Mails angewiesen ist, ist es praktisch, Ihre Adressbücher online zu haben. Es bedeutet auch, dass Sie sich nie darum kümmern müssen, die Informationen eines Kontakts wieder zu verlieren.
Um Ihr Outlook-Adressbuch zu finden, klicken Sie auf Adressbuch Symbol (es sieht aus wie ein offenes Buch) auf der rechten Seite Ihres Zuhause Tab. Das Adressbuch: Kontakte Ein Dialogfeld wird mit einigen grundlegenden Informationen zu jedem Kontakt angezeigt:
In der werden einige grundlegende Informationen zu Ihren Kontakten angezeigt Adressbuch: Kontakte Dialogbox.Ihr Standardadressbuch ist Kontakte - [Ihre E-Mail-Adresse], Sie können jedoch bei Bedarf weitere Adressbücher erstellen.
Um detailliertere Informationen anzuzeigenauf etwa einem Kontakt, Doppelklickk auf ihren Namen, um ihre Visitenkarte zu öffnen:
Eine MS Outlook-Kontaktkarte enthält detaillierte Kontaktinformationen.Wie Sie sehen, enthält Ihre Visitenkarte mehr als nur die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts. Neben der Möglichkeit, bis zu drei E-Mail-Adressen für jeden Kontakt zu speichern, gibt es Felder, in die Sie die folgenden Informationen eingeben können:
Sie können sogar ein Bild an die Visitenkarte anhängen, wenn Sie eines haben. Plus gibt es eine Anmerkungen In diesem Feld können Sie zusätzliche Informationen eingeben.
Mit Ihrem Outlook-Adressbuch können Sie nicht nur Kontaktinformationen schnell organisieren und finden, sondern auch zum Senden von Gruppen-E-Mails mithilfe von Kontaktgruppen verwenden. Weitere Informationen zu Microsoft Outlook finden Sie in diesen Lernprogrammen:
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Lassen Sie uns nun über die Kontakte und Kontaktgruppen in MS Outlook informieren:
Nachdem Sie nun die Bedeutung Ihres Outlook-Adressbuchs verstanden haben, können Sie mit dem Erstellen Ihrer Kontaktliste beginnen, indem Sie neue Kontakte erstellen. Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, um Kontakte zu Outlook hinzuzufügen:
Lassen Sie uns jede Methode separat untersuchen.
Diese Methode zum Hinzufügen von Kontaktinformationen ist besonders hilfreich, wenn Sie Visitenkarten zu Ihren Kontakten in MS Outlook hinzufügen möchten. Ihre Kontaktinformationen ordentlich in Ihrem E-Mail-Posteingang zu ordnen, ist viel besser, als einen Stapel Karten aufzubewahren, die verloren gehen oder versehentlich verworfen werden können.
Um zu beginnen, öffnen Sie ein Adressbuch in MS Outlook und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Adressbuch. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Drücke den Neuer Eintrag Option, um einen neuen Kontakt zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.Drücke den Neuer Eintrag Möglichkeit. Das Neuer Eintrag Dialogfenster wird angezeigt:
Sie können einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktgruppe aus der Liste hinzufügen Neuer Eintrag Dialogbox.Wähle aus Neuer Kontakt Option und klicken Sie auf OK. Sie sehen ein Leerzeichen Kontaktkarte:
Mit der Kontaktkarte können Sie eine Vielzahl von Informationen zu jedem Kontakt in Ihrem Outlook-Adressbuch speichern.Füllen Sie jedes Kontaktfeld mit den entsprechenden Informationen aus.
Wenn Sie rechts neben einem Feld einen Pfeil nach unten sehen, können Sie darauf klicken, um weitere Informationen hinzuzufügen. Im folgenden Beispiel gibt es drei Arten von Adressen, die Sie einer Kontaktkarte hinzufügen können:
Sie können für jeden Kontakt mehr als eine physische Adresse speichern.Wenn Sie die Kontaktinformationen eingegeben haben, wählen Sie Speichern und neu Speichern Sie den Kontakt und fügen Sie weitere Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzu. Oder wählen Sie aus Speichern und löschen zum zurückkehren Adressbuch: Kontakte Dialogbox.
Wenn Sie eine E-Mail von einem neuen Kontakt erhalten und deren Informationen in Ihrem MS Outlook-Adressbuch speichern möchten, ist das ganz einfach. Beginnen Sie mit der E-Mail, die die Kontaktinformationen enthält.
Sie können Kontaktinformationen aus E-Mails speichern, die Sie in Outlook erhalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse des Absenders. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Verwenden Sie die Zu Outlook-Kontakten hinzufügen Option, um einen neuen Kontakt aus einer E-Mail zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen.Wähle aus Zu Outlook-Kontakten hinzufügen Möglichkeit. Es wird eine Kontaktkarte mit dem Namen und der E-Mail-Adresse des Absenders geöffnet. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Kontakt haben, fügen Sie ihn jetzt den Kontaktinformationen hinzu.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Informationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen oder Speichern und neu um den Kontakt in Ihrem Adressbuch zu speichern.
Wenn Sie es haben, können Sie einer Kontaktkarte ein Bild oder ein Logo hinzufügen. Öffnen Sie zunächst die Kontaktkarte der Person, der Sie das Bild hinzufügen möchten. Drücke den Kontaktbild hinzufügen Symbol rechts neben dem Namen der Person. Ein Browserfenster öffnet sich:
Sie können Ihrem MS Outlook-Kontakt ein Bild hinzufügen.Navigieren Sie zu der Datei mit dem Bild, das Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie darauf, um es auszuwählen, und klicken Sie auf OK. Das von Ihnen ausgewählte Bild erscheint jetzt auf der Visitenkarte:
Sie können einer MS Outlook-Kontaktkarte ein Foto oder ein Grafikbild hinzufügen.Gelegentlich möchten Sie möglicherweise einen Kontakt löschen. Die Informationen sind möglicherweise nicht mehr gültig oder Sie benötigen sie möglicherweise nicht mehr.
Glücklicherweise ist es einfach, einen Kontakt in Outlook zu löschen. Beginnen Sie mit dem Öffnen der Adressbuch: Kontakte Dialogbox. Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, den Sie löschen möchten, um ihn auszuwählen. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Dialogfeld. Das Popup-Menü zeigt Folgendes an:
Wählen Sie den Namen des Kontakts im Adressbuch aus und klicken Sie dann auf Löschen.Wähle aus Löschen Möglichkeit. Das System fordert Sie auf zu bestätigen, dass Sie den Kontakt wirklich löschen möchten:
Drücke den Ja Schaltfläche, um den ausgewählten Kontakt zu löschen.Klicken Ja und der Kontakt wird aus Ihrem MS Outlook-Adressbuch entfernt.
Wenn Sie mehr als eine Nachricht an dieselbe Personengruppe senden müssen, können Sie mit einer Kontaktgruppe Zeit sparen, indem Sie ihnen die gleiche Nachricht an alle Mitglieder Ihrer Gruppe auf einmal senden lassen. Durch die Verwendung einer Kontaktgruppe können Sie sicher sein, dass alle die gleichen Informationen erhalten haben. Das Beste ist, dass Sie das Risiko vergessen, dass Sie vergessen haben, die E-Mail an jemanden zu senden.
(Hinweis: Diese Funktion wurde in einigen früheren Versionen von Outlook als Verteilerliste bezeichnet.)
Schauen wir uns die Kontaktgruppen genauer an.
Beginnen Sie mit dem Öffnen der Menschen Fenster. Klicken Sie auf die drei Punkte in der linken unteren Ecke von MS Outlook. Das Navigationsoptionen Popup-Menü erscheint:
Wähle aus Menschen Option aus der Navigation Popup-Menü.Wähle aus Menschen Option aus dem Einblendmenü. Das Menschen Es erscheint ein Fenster mit einer vollständigen Liste Ihrer Kontakte:
Eine vollständige Liste Ihrer Outlook-Kontakte finden Sie auf der Menschen Fenster.Drücke den Neue Kontaktgruppe in dem Band. Ein leeres Kontaktgruppe Fenster erscheint:
Verwenden Sie das Kontaktgruppenfenster, um eine neue Kontaktgruppe zu erstellen.Geben Sie den Namen der Kontaktgruppe ein, die Sie erstellen möchten Name Feld. Nachdem Sie nun eine neue Kontaktgruppe erstellt haben, können Sie jetzt Kontakt hinzufügen.
Um neue Kontakte zu einer Kontaktgruppe hinzuzufügen, beginnen Sie mit dem leeren Feld Kontaktgruppe Fenster öffnen. Drücke den Mitglied hinzufügen Symbol in der Multifunktionsleiste. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Um Mitglieder zu einer Outlook-Kontaktgruppe hinzuzufügen, wählen Sie zwischen Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder einem neuen E-Mail-Kontakt.Sie können wählen, ob Sie Mitglieder aus Ihren vorhandenen Outlook-Kontakten, aus Ihrem Adressbuch auswählen oder einen neuen E-Mail-Kontakt erstellen möchten, der der Kontaktgruppe hinzugefügt werden soll.
Wenn Sie das wählen Von Outlook-Kontakten oder der Aus dem Adressbuch Option aus dem Einblendmenü, die Wählen Sie Mitglieder: Kontakte Fenster zeigt. Hier können Sie einen Kontaktnamen auswählen.
Für dieses Beispiel wählen wir das Neuer E-Mail-Kontakt Möglichkeit. Anstatt die vollständige Visitenkarte zu erhalten, die Neues Mitglied hinzufügen Dialogfeld erscheint:
Verwenden Sie das Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen, um Ihrer Outlook-Kontaktgruppe Mitglieder hinzuzufügen.Geben Sie den Namen und die Adresse des Kontakts ein, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen neben Zu den Kontakten hinzufügen ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie das Häkchen entfernen, wird der Kontakt Ihrer neuen Kontaktgruppe hinzugefügt, nicht jedoch Ihrem Adressbuch. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie diese Person nur als Teil der Gruppe kontaktieren müssen.
Wenn Sie Ihre Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Der Kontakt wird jetzt Ihrer Kontaktgruppe hinzugefügt. Fügen Sie der Gruppe so viele Kontakte hinzu, wie Sie benötigen.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern zu Ihrer neuen Kontaktgruppe fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen Symbol oben links in der Kontaktgruppe Fenster.
Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht an die Mitglieder Ihrer Kontaktgruppe senden möchten, geben Sie einfach den Namen der Kontaktgruppe in das Feld ein Zu Feld. Drücke den Senden Schaltfläche, wenn Ihre Nachricht vollständig ist. Die Nachricht wird an alle Mitglieder Ihrer Kontaktgruppe gesendet:
Geben Sie den Namen Ihrer Kontaktgruppe in das Feld ein Zu Feld einer neuen Nachricht, um sie an alle Mitglieder der Kontaktgruppe zu senden.Nachdem Sie eine Kontaktgruppe erstellt haben, können Sie sie umbenennen. Wenn zum Beispiel ein Projekt endet und die Projektgruppe einem neuen Projekt zugewiesen ist, möchten Sie möglicherweise Ihre Kontaktgruppe umbenennen.
Um Ihre Gruppe umzubenennen, öffnen Sie die Navigation Popup-Menü und wählen Sie die Menschen Möglichkeit:
Verwenden Sie die Menschen Option auf der Navigation Einblendmenü zum Öffnen der Kontakte Fenster.Das Kontakte Fenster erscheint:
Kontaktgruppen werden oben im angezeigt Kontakte Fenster.Der Name der Kontaktgruppe wird oben in der Kontaktliste (neben dem Symbol Personen) angezeigt. Klicken Sie auf die Kontaktgruppeum es auszuwählen. Doppelklicken Sie auf die ausgewählte Kontaktgruppe, um die zu öffnen Kontaktgruppe Fenster:
Sie können eine vorhandene Kontaktgruppe umbenennen.Geben Sie im Feld einen neuen Namen für die Kontaktgruppe ein Name Feld. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren Symbol. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen um die Änderungen zu speichern und das Fenster zu schließen.
E-Mail-Listen sind in der Regel fließend. Gruppenmitglieder ändern sich im Laufe der Zeit. Outlook-E-Mails können Ihnen dabei helfen, mitzuhalten.
Sie können die Mitglieder der Kontaktgruppe schnell und einfach über die ändern Kontaktgruppe Fenster. Sie können der Kontaktgruppe neue Kontakte zuweisen oder sogar eine vorhandene Gruppe löschenMbers. Beginnen Sie mit dem Fenster der Kontaktgruppe öffnen:
Sie können die Kontaktmitglieder in einer vorhandenen Kontaktgruppe ändern.Beginnen wir damit, der bestehenden Kontaktgruppe ein neues Mitglied hinzuzufügen. Doppelklicken Sie auf das Mitglieder hinzufügen Symbol in der Band. Sie haben die Wahl, ein Mitglied aus Ihrer Outlook-Kontaktliste, Ihrem Adressbuch hinzuzufügen oder einen neuen E-Mail-Kontakt einzugeben. Nachdem Sie ein Mitglied hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren Symbol in der Band.
Um ein Mitglied aus der Kontaktgruppe zu entfernen, klicken Sie auf den Namen des Mitglieds, um es auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf Mitglied entfernen Symbol in der Band. Die Kontaktinformationen des Mitglieds werden aus der Kontaktgruppe entfernt. (Sie werden jedoch nicht aus Ihrer Outlook-E-Mail-Kontaktliste entfernt.)
Wenn Sie alle Änderungen an Ihrer Kontaktgruppe vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen Symbol links von Band um das Fenster zu verlassen.
Von Zeit zu Zeit möchten Sie möglicherweise eine Kontaktgruppe vollständig löschen. Möglicherweise müssen Sie die Gruppenmitglieder nicht mehr kontaktieren.
Um eine Kontaktgruppe aus Ihrer MS Outlook-E-Mail zu löschen, beginnen Sie mit Kontakte Fenster öffnen. Ihre Kontaktgruppen werden oben in der Liste angezeigt.
Klicken Sie auf die Kontaktgruppe, die Sie löschen möchten, um sie auszuwählen. Drücke den Löschen Symbol (es sieht aus wie ein X) in der Band. Ihre Kontaktgruppe wird gelöscht.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Outlook-E-Mail für geschäftliche oder private Zwecke verwenden, ist es hilfreich und zeitsparend, Kontaktinformationen mit anderen MS Outlook-Benutzern und mit Microsoft OneNote gemeinsam nutzen zu können. In Outlook können Sie Kontakte für OneNote oder für andere Outlook-Benutzer freigeben.
OneNote ist eine Notizanwendung, die Teil von Microsoft Office ist. Um mehr über OneNote zu erfahren, lesen Sie dieses Tutorial:
Beginnen Sie mit dem Kontakte Fenster öffnen. Klicken Sie auf einen Kontakt, um ihn auszuwählen, und klicken Sie dann auf Eine Note Symbol in der Band. Das Wählen Sie den Standort in OneNote aus Dialogfeld erscheint:
Sie können Outlook-Kontaktinformationen für Microsoft OneNote freigeben.Erweitere die Mein Notebook und wählen Sie das OneNote-Notizbuch aus, in dem Sie die Kontaktinformationen speichern möchten. Klicken OK. Ihre Informationen werden OneNote in dem von Ihnen ausgewählten Notizbuch hinzugefügt:
Die Microsoft Outlook-Kontaktinformationen wurden für OneNote freigegeben.Hinweis: Sie können auch Outlook-Kontaktkarteninformationen für OneNote freigeben.
Wenn jemand anderes Ihre Kontaktinformationen oder sogar Ihre Kontaktgruppe benötigt, können Sie die Informationen schnell und einfach über Outlook-E-Mail mit ihnen teilen.
Beginnen Sie mit dem Kontakte Fenster öffnen. Klicken Sie auf das Outlook-Element, das Sie freigeben möchten, um es auszuwählen. Der Artikel kann eine Kontaktgruppe oder ein einzelner Kontakt sein. In diesem Beispiel demonstriere ich, wie Sie eine Kontaktgruppe in Outlook freigeben.
Klicken Kontakt weiterleiten auf der Band So rufen Sie das Popup-Menü auf:
Sie können Outlook-Kontakt- oder Kontaktgruppeninformationen an eine andere Person weiterleiten. Hinweis: CoKontaktgruppen können nur als Outlook-Kontakt weitergeleitet werden. Einzelne Kontakte können entweder als Outlook-Kontakt oder als Visitenkarte weitergeleitet werden.
Wählen Sie die Option für das Format des Kontaktelements. Eine E-Mail Komponieren Das Fenster wird mit dem bereits angefügten Kontaktelement geöffnet:
Die freigegebenen Outlook-Kontaktgruppeninformationen werden an die E-Mail angehängt.Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Informationen erhalten möchten. Es ist auch eine gute Idee, dem Nachrichtentext Text hinzuzufügen, damit Ihr Artikel nicht im Spam-Ordner landet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden Taste.
Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook eingegeben und in Gruppen organisiert haben, werden Sie feststellen, dass Outlook-Kontaktgruppen vielfältig verwendet werden können. Hier sind nur ein paar Ideen:
Die Verwendung einer Kontaktgruppe zum Senden einer Nachricht an mehrere Personen ist praktisch und zeitsparend. Sobald Sie sich mit der Verwendung von Kontaktgruppen vertraut gemacht haben, werden Sie in der Lage sein, an Ihre eigenen einzigartigen Anwendungen zu denken.
Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie einen überladenen MS Outlook-Posteingang haben, wenn Sie gute E-Mail-Verwaltungsmethoden anwenden. Mit unserem kostenlosen eBook erfahren Sie, wie Sie Ihren E-Mail-Postfach verstopfen können:
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Kontakte zu Outlook hinzufügen und diese Kontakte in Kontaktgruppen organisieren, sobald Sie sie hinzugefügt haben, können Sie MS Outlook-Kontakte für Ihr geschäftliches und privates Leben uneingeschränkt nutzen. Beginnen Sie mit dem Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook heute.
Wie verwenden Sie Outlook-Kontakte in Ihrem Unternehmen? Verwenden Sie MS Outlook-Kontaktgruppen? Teilen Sie Ihre Gedanken (oder Tipps) in den Kommentaren unten mit.
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