Wie man ein PDF mit PDFpen perfektioniert

PDF (Portable Document Format) ist ein Standard für die Weitergabe von Informationen. Als Freelancer haben wir viele Möglichkeiten, PDFs zu senden und zu empfangen, aber als herkömmliches Nur-Lese-Medium kann es schwierig sein, Bearbeitungen zu verwalten.

In diesem Lernprogramm werden Sie durch einige der wichtigsten Funktionen von PDFpen von Smile Software geführt, die für viele Freiberufler am nützlichsten sind, z. B. wie Sie Änderungen am Text einer PDF-Datei vornehmen und wie Sie eine Signatur hinzufügen.

Teil 1: Mit Text arbeiten

Da Rechnungen einen so großen Teil der Freelance-Funktion ausmachen, nehmen wir zunächst einige Änderungen an einer kürzlich von mir erstellten Rechnung vor.

Text bearbeiten und korrigieren

Das Erste, was ich nach dem Erstellen meiner Rechnung feststelle, ist, dass einige Formulierungen in meiner Begrüßung unten nicht ganz so sind, wie ich es mir gewünscht habe. PDFs betrachten wir traditionell als schreibgeschützte Dateien. Es ist jedoch möglich, Änderungen an einer PDF-Datei vorzunehmen, und PDFpen macht dies einfach. Um die Begrüßung unten zu ändern, wählen Sie das Textauswahl-Werkzeug in der Symbolleiste aus und markieren Sie den Text in der PDF-Datei wie in einem anderen Dokument.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Textauswahl-Tool standardmäßig zum Zeiger-Tool zurückkehrt, nachdem Sie es verwendet haben. Dies kann mit der Option "Werkzeuge nach Gebrauch beibehalten" im Menü "Einstellungen" geändert werden.

Wenn Sie den zu bearbeitenden Text ausgewählt haben, klicken Sie auf "Text korrigieren". PDFpen konvertiert den ausgewählten Text in ein bearbeitbares Textfeld, wobei die Formatierung des Textes so weit wie möglich erhalten bleibt.

Schließlich können Sie auch die Liefergegenstände in der Rechnung bearbeiten, wenn Sie beispielsweise eine Menge oder Preisänderung korrigieren. Ihre Summen und Zwischensummen müssen jedoch ebenfalls bearbeitet werden, da Ihre Kalkulationsdaten nicht in der PDF-Datei aktualisiert werden.

TIPP: Die von uns verwendete Rechnung wurde in Pages erstellt und als PDF exportiert. Wenn Sie über ein gescanntes Textdokument verfügen, kann PDFpen die optische Zeichenerkennung (OCR) durchführen, damit Sie den Text suchen und bearbeiten können.

Text hervorheben und bearbeiten

Sie können die Hervorhebung verwenden, um auf bearbeiteten Text aufmerksam zu machen, z. B. angepasste Begriffe oder neue fakturierte Positionen. Hier musste ich einen Artikel zur Rechnung hinzufügen, seit mein Kunde ihn zuletzt gesehen hat. Um sicher zu gehen, dass er es nicht vermisst, habe ich es gelb markiert.

Um eine Hervorhebung zu erstellen, klicken Sie etwas länger auf das Werkzeug "Text auswählen" und wählen Sie das Werkzeug "Text markieren". Klicken Sie dann einfach auf den Text, den Sie hervorheben möchten, und ziehen Sie ihn. Sie können die Markierungsfarbe ändern, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Hervorheben klicken.

Möglicherweise stoßen Sie auf eine Gelegenheit, bei der ein Teil Ihres Textes geändert werden muss. Bei der Bearbeitung werden vertrauliche oder private Informationen aus Ihrer PDF-Datei entfernt. PDFpen kann Text auf zwei verschiedene Arten einfach redigieren. Verwenden Sie das Textauswahl-Werkzeug wie oben gezeigt, um den Zieltext zu markieren, und wählen Sie im Dropdown-Menü Format eine der Optionen aus.

• Text redigieren - Block: Dadurch wird der ausgewählte Text entfernt und ein schwarzer Balken an der Stelle eingefügt, an der der Text entfernt wurde. Dies ist das Standardformat für das Redigieren juristischer Dokumente.

• Text redigieren - löschen: Dadurch wird der ausgewählte Text entfernt und der Platz bleibt leer. Sie können diese Option auch verwenden, wenn Sie Text entfernen möchten und Platz für etwas anderes lassen möchten. In diesem Fall möchte mein Kunde seine eigene Bestellnummer an die Rechnung anhängen (Dr. Decimation führt ein knappes Schiff), aber ich Ich habe vergessen, diesen Platz leer zu lassen, und hat stattdessen eine Nummer dafür generiert. Mit Redact Text - Erase kann ich diesen Speicherplatz für den Client für die spätere Verwendung aufräumen.

Teil 2: Mit Bildern arbeiten

Der Text sieht zu diesem Zeitpunkt ziemlich solide aus, ist aber noch nicht bereit, ihn zu senden. PDFpen bietet eine Reihe von Möglichkeiten, mit Bildern in PDF-Dateien zu arbeiten. Schauen Sie sich also an, wie diese Funktionalität uns im Zusammenhang mit unserer Rechnung helfen kann.

Das Bild oben auf der Rechnung ist schön, aber es ist nur ein Bild, das ich lieber durch mein Logo ersetzen würde. Das vorhandene Bild kann einfach ausgewählt und gelöscht werden, und ein neues Bild kann mit importiert werden Einfügen Werkzeug ganz rechts in der Werkzeugleiste. Wählen Sie im Finder-Popup eine Bilddatei aus, die in Ihrem PDF-Dokument abgelegt wird.

Der Umgang mit Bildern ist größtenteils gleich, unabhängig davon, ob es sich um ein Logo, ein Foto eines Produkts oder einfach um dekorative Bilder handelt. Es kann jedoch gelegentlich erforderlich sein, einem PDF-Dokument, beispielsweise einem Vertrag, eine handschriftliche Unterschrift beizufügen. PDFpen macht das einfach.

Unterschreiben Sie Ihr Dokument

Zu den häufigsten Aufgaben, die bei PDF-Dokumenten ausgeführt werden müssen, gehört das Signieren. Glücklicherweise macht PDFpen dies sehr einfach. Sie können diese Aufgabe mit einer einfachen Bilddatei aus einer gescannten Version Ihrer Signatur ausführen.

Wenn Sie dies zum ersten Mal in PDFpen durchführen, importieren Sie Ihre Signatur mit der Schaltfläche Einfügen in der Symbolleiste (oder ziehen Sie einfach das Bild per Drag & Drop in PDFpen). Wählen Sie "Bearbeiten"> "Transparent" aus dem Menü, um den Hintergrund Ihrer Signatur zu entfernen, sodass sie eher wie eine handschriftliche Signatur aussieht.

Zweifellos müssen Sie Ihre Signatur erneut verwenden. Die Bibliothek erleichtert das Speichern der Signatur mit dem transparenten Hintergrund. Wählen Sie Ihre Signatur im Dokument aus und klicken Sie auf das + in der linken unteren Ecke der Bibliothekspalette. Wenn Sie Ihre Signatur das nächste Mal verwenden, können Sie sie einfach in Ihr Dokument ziehen.

Sie können auch Ihre eigenen Skizzen oder Textausschnitte in der Bibliothek speichern. Eine vollständige Bibliothek mit Korrekturlesesymbolen ist ebenfalls enthalten.

PDFpen für iPad

PDFpen ist auch für das iPad verfügbar. Es verfügt über die meisten Funktionen als PDFpen für den Mac und ist ein sehr praktisches Hilfsmittel zum Bearbeiten von PDF-Dateien, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind. PDFpen unterstützt auch iCloud, was bedeutet, dass Sie Ihr Dokument nur in iCloud verschieben müssen (Datei -> In iCloud verschieben), und Sie können dort fortfahren, wo Sie auf Ihrem iPad aufgehört haben.

Fazit

Ich habe wirklich erst angefangen, die Oberfläche von PDFpen zu kratzen. Idealerweise verlassen Sie hier ein wenig Wissen darüber, was PDFs mit etwas mehr Schub tun können. Teilen Sie uns mit, wie Sie PDFpen verwenden!

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