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Unordnung verursacht Stress. Wie die Psychologin Sherrie Bourg Carter erklärt, Unordnung:
Eine im Jahr 2004 veröffentlichte Studie postulierte, dass Unordnung ein Hauptgrund für "Schreibtischstress" ist.
Das Urteil ist klar. Unordnung stört und überwältigt. Es ist schlecht für die Produktivität und für unsere Gesundheit. Wenn wir in einem Durcheinander sind, wissen wir nicht, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.
Wie bei unordentlichen Schreibtischen, also bei vollen E-Mail-Posteingängen. E-Mails sind anstrengend, vor allem wenn sie Ihren Posteingang überladen lassen. Eine kürzlich von der Loughborough University durchgeführte Studie ergab, dass 83% der Arbeitnehmer beim Prüfen von E-Mails eine höhere Belastung als üblich hatten. Glücklicherweise untersuchte die gleiche Studie auch mögliche Lösungen für E-Mail-Stress. Sie stellten insbesondere fest, dass das Behalten von E-Mails, indem sie in Ordnern organisiert wurden, weniger Stress verursachte. Der Unterricht? Ein gut verwalteter Posteingang kann Ihre Produktivität verbessern und Ihren Stress reduzieren.
Um auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie entscheiden, für welche E-Mails Sie Maßnahmen ergreifen müssen und welche ignoriert werden können.
Wie sollen Sie entscheiden, welche E-Mails zuerst beantwortet werden sollen? Sehen wir uns an, wie Sie beim Leeren Ihres E-Mail-Posteingangs die richtigen Prioritäten festlegen können.
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Lassen Sie uns nun diese wichtigen Schritte zur Verbesserung der E-Mail-Priorisierung betrachten.
Jede E-Mail in Ihrem Posteingang setzt Ihre Aufmerksamkeit unter Druck - sogar die E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit nicht benötigen. Die oben erwähnte Studie der Loughborough University stellte fest, dass irrelevante E-Mails eine Hauptursache für E-Mail-Stress waren.
Wir erhalten alle unwichtige E-Mails, die wir an einem langsamen Tag im Büro in aller Ruhe ignorieren oder lesen können. Diese schließen ein:
Anstatt zuzulassen, dass diese Nachrichten Ihren Posteingang überladen und unnötigen Stress verursachen, können Sie sie auch an einen anderen Ort richten. Google Mail, Google Apps und Microsoft Outlook ermöglichen Ihnen die Einrichtung Filter oder Regeln Um bestimmte Nachrichten von Ihrem Posteingang in einen anderen E-Mail-Ordner umzuleiten.
Sobald Sie Filter eingerichtet haben, landen nur die E-Mails, die Sie sehen müssen, in Ihrem Posteingang. Ihre mentale Energie und Aufmerksamkeit wird dahin gehen, wo sie am dringendsten benötigt wird - zu den E-Mails, die wichtig sind.
Was ist, wenn Ihre E-Mail-Software kein Filtersystem hat? Richten Sie anschließend eine weitere E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich für E-Mail-Newsletter und Social-Media-Sites anmelden.
Mit diesem Schritt reduzieren Sie die Menge an E-Mails in Ihrem Leben enorm. Sie reduzieren Ihren Stress und haben mehr geistige Energie und Klarheit, die Sie Ihrer Arbeit widmen können.
Bei der Priorisierung von E-Mails geht es nicht nur darum, welche E-Mails Sie zuerst bearbeiten. Es geht auch um die allgemeine Priorität von E-Mails in Ihrem Leben.
Untersuchungen haben ergeben, dass die meisten von uns unsere E-Mail-Postfächer in Betrieb nehmen, sobald wir ins Büro kommen oder sogar am frühen Morgen, bevor wir mit der Arbeit beginnen.
Ist E-Mail wirklich so wichtig??
Der Forbes-Autor Anthony Wing Kosner weist darauf hin, dass viele von uns eine Umschulung benötigen, um zu lernen, "nicht davon auszugehen, dass die Prioritäten [unserer Postfächer] mit unseren persönlichen Zielen und Verantwortlichkeiten übereinstimmen".
Wir prüfen unsere E-Mails nicht nur als Erstes, sondern prüfen sie auch im Laufe des Tages. Das ist nicht gut für unsere Stressstufen - da jede neue E-Mail, die wir lesen, zusätzlichen Stress verursacht. Darüber hinaus beeinträchtigt es die Produktivität. Multitasking ist eine unproduktive Arbeitsweise, da ständige Unterbrechungen erforderlich sind - eine neue E-Mail ist eine solche Unterbrechung.
Diese Unterbrechungen ziehen uns von dem ab, was wir tun sollten. Studien zeigen, dass es nach einer Unterbrechung 64 Sekunden dauert, um den Gedankengang wiederherzustellen, und durchschnittlich 25 Minuten, um zu einer Aufgabe zurückzukehren, auf die Sie sich vor der Unterbrechung konzentriert haben.
Ist E-Mail wirklich so wichtig, dass wir so viele Störungen verursachen können? Vielleicht ist die Wahrheit dunkler. Untersuchungen haben ergeben, dass E-Mails sehr süchtig machen - manche sagen sogar, dass sie genauso süchtig machen wie Spielautomaten.
Ja, wir brauchen alle eine E-Mail, um zu kommunizieren. Aber es muss ein Werkzeug sein, über das wir die Kontrolle haben, nicht das ist die Kontrolle über uns.
Email hat unser Arbeitsleben übernommen. Es ist Zeit, sich zu wehren und die Kontrolle zu gewinnen.
Die Lösung besteht darin, die Zeit für die Überprüfung der E-Mails festzulegen. Für die meisten Menschen ist zweimal täglich ausreichend.
Sehr wenige E-Mails erfordern eine sofortige Antwort. Sobald Ihre Kollegen oder Kunden wissen, dass Sie Ihre E-Mails nur ein- oder zweimal täglich abrufen, wird ein anderes Kommunikationsmittel verwendet, um Sie in einem Notfall zu kontaktieren.
Wann sollten Sie Ihre E-Mail-Überprüfungszeit einplanen??
Craig Jarrow von Zeitmanagement Ninja glaubt, dass der Morgen die beste Option ist. Er weist darauf hin, dass Sie durch das Prüfen Ihrer E-Mails als erstes den anderen in Ihrem Büro einen Schritt voraus sind und dass Sie die Arbeit als erstes delegieren können. Jarrow fügt hinzu:
Wenn Sie Ihren Posteingang löschen, bevor Sie Ihren Tag beginnen, ist dies eine Stärkung. Es beginnt mit einem Frühling in Ihrem Schritt.
Jarrows Meinung ist jedoch nicht Mainstream. Die meisten Produktivitätsexperten glauben, dass das Prüfen Ihrer E-Mails zunächst der schlechteste Ansatz ist. "Überprüfen Sie Ihre E-Mails niemals am Morgen" ist sogar der Titel eines Produktivitätsbuches. Anthony Wing Kosner schreibt:
[E] xperts deutet mit überwältigender Mehrheit an, dass Sie mit Ihrer härtesten Arbeit des Tages beginnen und die Ablenkungen von E-Mails für später aufschieben.
Nach dieser Berechnung sollten Sie Ihre aufmütige, morgendliche Energie am besten für wichtige Projektarbeit nutzen. Wenn Sie die E-Mail-Adresse bis zu einem späteren Zeitpunkt aufbewahren, bleiben Sie frei von Ablenkungen, sodass Sie sich voll auf die Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie sich nachmittags langsamer fühlen, können Sie Ihre E-Mails überprüfen.
Was solltest du tun? Überprüfen Sie Ihre E-Mail am Morgen oder speichern Sie sie bis später? Sie müssen das tun, was für Sie und Ihren Workflow funktioniert. Das Wichtigste ist, dass Sie die Häufigkeit, mit der Sie Ihre E-Mails abrufen, einschränken und sich an die von Ihnen festgelegten Zeiten halten. Es wird hart sein - E-Mail macht süchtig. Aber du kannst es schaffen!
Hier sind zwei Tipps, mit denen Sie einschränken können, wie oft Sie Ihre E-Mails abrufen:
Bisher haben Sie Ihren E-Mail-Posteingang mithilfe von Filtern aufgeräumt und Sie haben sich darauf beschränkt, sich nur zweimal pro Tag in Ihre E-Mails einzuloggen.
Was sollten Sie tun, wenn Sie in Ihren Posteingang gelangen?
In seinem wegweisenden Buch zur Produktivität, Dinge erledigen, David Allen gibt einen Tipp, der für E-Mail-Benutzer relevant ist. Allen sagt, wenn Sie sich einer neuen Aufgabe stellen, sollten Sie sich fragen: "Kann ich das in weniger als zwei Minuten erledigen?" Wenn ja, dann mach es gleich. Egal wie wichtig oder banal es ist, erledigen Sie es einfach.
Verwenden Sie den gleichen Ansatz für Ihre E-Mail. Wenn eine E-Mail in weniger als zwei Minuten bearbeitet werden kann, machen Sie es sofort.
Wenn Sie also zu Ihrem E-Mail-Posteingang gehen:
Wenn Sie wirklich schnell sein wollen, versuchen Sie es zu spielen Das E-Mail-Spiel. Dies gibt Ihnen fünf Sekunden, um zu entscheiden, was mit jeder E-Mail zu tun ist. Für die E-Mails, auf die Sie antworten möchten, haben Sie drei Minuten Zeit, um eine Antwort zu schreiben.
Wie beim Filtern von nicht unbedingt benötigten E-Mails löscht die Antwortgeschwindigkeit beim Schreiben die Unordnung aus Ihrem Posteingang, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Darüber hinaus werden Personen, mit denen Sie sich unterhalten, aufgefordert, E-Mails zu schreiben, auf die schnell und einfach geantwortet werden kann.
Sie haben die E-Mails gelöscht, auf die Sie schnell antworten können. Übrig bleiben nur die E-Mails, die eine ausführliche Antwort erfordern. Mit anderen Worten, sie sind ein weiterer Eintrag auf Ihrer Aufgabenliste. Was solltest du damit machen??
Verarbeiten Sie diese E-Mails wie andere Aufgaben. Eine Möglichkeit zu entscheiden, wie Sie jede E-Mail bearbeiten, ist die Verwendung der Eisenhower-Matrix. So tun Sie das:
Zunächst bewerten Sie jede E-Mail nach Dringlichkeit und Bedeutung.
Wenn eine E-Mail dringend ist, fügen Sie sie Ihrer hinzu machen Tagesliste, oder, wenn möglich, an einen Kollegen delegieren. Je dringlicher die E-Mail ist, desto höher sollte sie auf Ihrer To-Do-Liste stehen.
Planen Sie für wichtige E-Mails eine Uhrzeit in Ihrem Kalender, um diese zu bearbeiten.
Andere Arten der Priorisierung von E-Mails sind:
Weitere Informationen zur Priorisierung finden Sie in unseren Artikeln zum Erstellen Ihres eigenen Produktivitätssystems und zum Getting Things Done-System.
Inzwischen haben Sie Ihren Posteingang mit Strom versorgt. Jede E-Mail wird behandelt oder ist in Ihrem Kalender geplant, um sie später bearbeiten zu können.
Es bleiben aber noch E-Mails übrig. Was solltest du mit diesen Nachzüglern tun? Die Chancen stehen gut, dass sie in eine von zwei Kategorien fallen:
Was sollten Sie mit diesen E-Mails tun? Erstellen Sie einen speziellen Ordner für jeden E-Mail-Typ. Habe einen Ordner aufgerufen Handlungsbedarf und ein anderer genannt Antwort abwarten. Dann legen Sie Ihre E-Mails entsprechend ab.
Checken Sie von Zeit zu Zeit in diese Ordner ein, damit Sie Follow-Ups versenden oder Erinnerungen an anstehende Aufgaben notieren können.
Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, erhalten Sie einen vollständig unkomplizierten Posteingang. Gut gemacht!
Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass Sie in Zukunft auf dem Posteingang bleiben. Lassen Sie es nicht wieder unorganisiert werden oder überladen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails besser verwalten können, indem Sie die Techniken anwenden, die Sie in diesem Tutorial gelernt haben.
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Grafik-Gutschrift: Liste entworfen von Matt Petrowsky von dem Noun-Projekt.
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