Share
Müssen Sie wissen, wie Sie eine formale E-Mail schreiben? Wenn Sie gewohnt sind, gelegentlich E-Mails an Freunde und Familie zu schreiben, wissen Sie möglicherweise nicht, wie Sie eine formelle E-Mail richtig schreiben.
Mach dir keine Sorgen. Du bist nicht allein. Viele Leute haben Schwierigkeiten, eine formelle E-Mail zu schreiben. Dieser Artikel wird helfen.
Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie nicht gut kennen, werden häufig formale E-Mails angerufen. Eine formale E-Mail-Adresse ist auch die richtige Wahl für bestimmte Geschäftssituationen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie eine formale oder informelle E-Mail senden möchten, ist es normalerweise besser, eine formelle Nachricht zu senden.
Bist du bereit zu lernen, wie man eine formale E-Mail schreibt? (grafische Quelle) In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich eine formale E-Mail von einer informellen E-Mail unterscheidet. Wir bieten Beispiele für die verschiedenen Teile einer E-Mail, damit Sie den Unterschied zwischen informellen und formellen E-Mail-Nachrichten erkennen können. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie eine formale E-Mail richtig schreiben, eine formale E-Mail formatieren und eine formelle E-Mail senden. Außerdem erfahren Sie, wie E-Mail-Signaturvorlagen Ihrer formalen E-Mail mehr Wirkung verleihen können.
In unserem kostenlosen E-Book erhalten Sie weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und professionelle Strategien, Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery.
Jetzt lernen wir alles darüber, wie man formale E-Mails schreibt:
Normalerweise wird eine formale E-Mail an eine Person gesendet, die Sie nicht gut kennen, oder an eine Person, die über die Autorität verfügt. Beispiele für jemanden, dem Sie möglicherweise eine formelle E-Mail senden, in der Sie Ihren Professor, einen Beamten oder sogar ein Unternehmen, mit dem Sie Geschäfte tätigen, einschließen.
Wenn Ihr Arbeitsplatz über eine formelle Umgebung verfügt, verwenden Sie formelle E-Mails mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen, sofern Sie nichts anderes tun. Viele Arbeitsplätze bewegen sich in Richtung einer eher ungezwungenen Umgebung, was sich häufig auf die E-Mail-Kommunikation auswirkt. Wenn Sie nicht sicher sind, was für Ihren Arbeitsplatz geeignet ist, fragen Sie.
Eine formale E-Mail unterscheidet sich von einer normalen E-Mail. Eine zufällige E-Mail-Nachricht geht normalerweise an eine Person, die Sie gut kennen. Oft handelt es sich dabei um jemanden, mit dem Sie gute Beziehungen haben, z. B. einen Freund oder ein Familienmitglied. Wenn Sie eine gelegentliche E-Mail senden, müssen Sie sich nicht so sehr um die Struktur und den Ton kümmern.
Die formale E-Mail unterscheidet sich von einer normalen E-Mail in der Struktur. Eine formale E-Mail hat eine sehr definierte Struktur mit einer eindeutigen Anrede (dem Eröffnungsabschnitt der E-Mail), einem Signaturabschnitt, einem Eröffnungssatz und einem Text.
Sie verwenden Sprache auch in einer formellen E-Mail anders als in einer normalen E-Mail. Vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen, Kontraktionen, Slang, Emoticons und anderer informeller Terminologie. Der Ton einer formalen E-Mail ist ebenfalls unterschiedlich. In einer informellen E-Mail werden möglicherweise nicht einmal vollständige Sätze oder korrekte Grammatik verwendet, eine formelle E-Mail jedoch immer.
Hier ist ein Beispiel für eine formale E-Mail-Sprache:
Das Treffen ist für den 5. Dezember um 9:30 Uhr geplant. Alle Schüler müssen teilnehmen. Ihre Projektaktualisierungen werden benötigt.
Vergleichen Sie die formale Sprache mit der informellen E-Mail-Sprache in dieser E-Mail:
Erforderliche Besprechung: 5. Dezember, 9.30 Uhr. Aktualisierungen erforderlich. Wir seh'n uns dort. :)
Beide Aussagen teilen die gleichen Informationen. Der erste Ton ist jedoch viel formeller. Beachten Sie den unvollständigen Satz, den Slang und das Emoticon im informellen Beispiel.
Während eine informelle E-Mail häufig schnell gesendet werden kann, ist das Schreiben einer formellen E-Mail in der Regel ein wenig mehr Zeit und ein bisschen mehr Zeit. Jedes E-Mail-Element muss sorgfältig geprüft werden.
Sehen wir uns einige Elemente einer formalen E-Mail genauer an:
Der Betreff ist das, was der Leser in seinem Posteingang sieht. Wenn die Betreffzeile irreführend ist oder Informationen fehlen, wird Ihre E-Mail möglicherweise nicht gelesen. Die Nachricht kann sogar an Spam gesendet werden. Je formeller Ihre E-Mail ist, desto detaillierter sollte Ihre Betreffzeile sein. Achten Sie jedoch darauf, Ihre Betreffzeile zu lang zu machen.
Hier ist ein Beispiel für eine formale E-Mail-Betreffzeile:
Erforderliches Studententreffen: 5. Dezember, 9:30 Uhr.
Vergleichen Sie diese Betreffzeile mit dieser informellen E-Mail-Betreffzeile:
Bevorstehendes Treffen
Beachten Sie, dass die erste Betreffzeile informativer und vollständiger ist. Die informelle Betreffzeile, die an jemanden geschickt wird, den Sie gut kennen, berührt das Thema kaum.
Die Anrede richtet sich direkt an die Person, an die Sie die E-Mail senden. Es wird immer in formalen E-Mail-Nachrichten verwendet, wird jedoch in informellen Nachrichten manchmal übersprungen. Hier sind einige Beispiele für formale und informelle Anreden:
Wenn Sie die E-Mail an eine Gruppe senden, wenden Sie sich an die gesamte Gruppe. Hier ist ein Beispiel:
Liebe Studenten,
Wenn Sie auch den Namen der Person haben, der Sie die E-Mail senden möchten, ist es angebracht, ihren Namen zusammen mit dem Titel der Person zu verwenden. Hier ist ein Beispiel einer formalen Anrede für eine Einzelperson:
Sehr geehrter Professor Smith,
Wenn Sie den Namen der Person, die Sie erreichen möchten, nicht kennen, sollten Sie sich bemühen, diese Informationen zu finden. Als letzten Ausweg ist es in Ordnung (aber weniger effektiv), die E-Mail an den Titel der Person zu richten, die Sie erreichen möchten. Hier ist ein Beispiel für eine formale Anrede ohne Namen:
Sehr geehrter Human Resources Director,
In seltenen Fällen, in denen Sie den Namen oder Titel einer Person nicht kennen, können Sie diese Anrede verwenden:
Wen es angeht,
Vergleichen Sie die Beispiele für formelle Anrede mit den folgenden informellen Anreden:
Hey Klasse!
Hallo Taylor,
Wie Sie sehen, sind die formellen und informellen Anreden sehr unterschiedlich.
Das Öffnen einer formellen E-Mail erfordert häufig, dass sich der Absender vorstellt. Im Gegensatz dazu werden informelle E-Mails an jemanden gesendet, den Sie kennen, und die Einführung ist nicht erforderlich.
Hier ein Beispiel für eine Öffnung in einer formalen E-Mail:
Ich heiße Jordan Smith. Ich bin Professor für Statistik an der XYZ-Universität. Diese Nachricht ist für alle derzeitigen Studenten.
In diesem Artikel finden Sie noch weitere Beispiele für E-Mail-Eröffnungen:
Der Hauptteil einer formalen E-Mail beschreibt in der Regel den Zweck der E-Mail. In einer informellen E-Mail ist möglicherweise keine Ausarbeitung erforderlich. Obwohl der Körper detaillierte Informationen enthält, ist es wichtig, klar und präzise in einer formalen E-Mail zu schreiben. Denken Sie daran, dass Ihr Leser nicht mit Ihnen vertraut ist und möglicherweise nicht mit Ihrem Thema vertraut ist. Sie möchten nicht, dass Ihr E-Mail-Empfänger einen wichtigen Punkt falsch versteht.
Ebenso wichtig ist, wie Sie eine formale E-Mail beenden. Da das Schließen der E-Mail das letzte ist, was Ihr Empfänger betrachtet, kann das Schließen Ihrer E-Mail einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
Ein guter formaler E-Mail-Abschluss erinnert den Leser auch daran, wer Sie sind, da er Ihren vollständigen Namen, Ihre Kontaktinformationen und gegebenenfalls den Titel enthalten sollte. Verwenden Sie, falls möglich, eine professionelle Signaturvorlage, um die Wirkung zu erhöhen. (Weitere Informationen zu Signaturvorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.)
Im Gegensatz dazu kann das Schließen einer E-Mail für eine informelle E-Mail äußerst zufällig sein. In einigen Fällen, in denen der Empfänger Ihnen bekannt ist, können Sie das Schließen der E-Mail sogar unterlassen.
Der häufigste Weg, um einen formellen E-Mail-Abschluss zu starten, ist mit dem Wort "Mit freundlichen Grüßen". Es kann ein allgemeiner Abschluss sein, aber es ist auch ein sicherer Abschluss.
Hier ist ein Beispiel für einen formalen E-Mail-Abschluss:
Mit freundlichen Grüßen,
Jordan Smith
Professor für Statistik am XYZ College
[E-Mail-Adresse geht hier]
[Die Telefonnummer geht hier]
In diesen Artikeln bieten wir noch weitere Beispiele für formale (und informelle) E-Mail-Schließungen:
Sie haben jetzt die Informationen, die Sie zum Schreiben jedes Abschnitts einer formellen E-Mail benötigen. Formale E-Mails sind professionellen E-Mails sehr ähnlich, da professionelle E-Mails häufig in einem formalen Stil geschrieben werden. Die Grundsätze für professionelle E-Mails sind auch für formale E-Mails hilfreich. Erfahren Sie in diesem Tutorial, wie Sie eine effektive professionelle E-Mail schreiben:
Während viele informelle E-Mails unstrukturiert sind, ist es wichtig, wie Sie Ihre formalen E-Mails formatieren und strukturieren. Eine formale E-Mail sollte mindestens folgende Elemente enthalten:
Wie bereits erwähnt, gibt es viele Ähnlichkeiten zwischen einer geschäftlichen E-Mail und einer professionellen E-Mail. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie eine Geschäfts-E-Mail richtig strukturieren können:
Die Auswahl Ihrer E-Mail-Schriftarten ist auch wichtig, wenn Sie eine formale E-Mail formatieren. Obwohl auf vielen modernen E-Mail-Plattformen viele verschiedene Schriftarten verwendet werden können, empfiehlt es sich, eine gängige, lesbare Schrift wie Verdana, Calibri, Times New Roman oder Georgia zu verwenden. Helvetica und Arial sind gebräuchliche serifenlose Schriftarten, die Sie ebenfalls verwenden könnten.
Vermeiden Sie neue Schriftarten wie Comic Sans, Handschriften wie Bradley Hand und Skriptschriften wie Brush Script. Wenn Sie eine ungewöhnliche Schriftart für Ihre formale E-Mail wählen, wird diese Schriftart möglicherweise von einigen E-Mail-Plattformen nicht unterstützt.
Halten Sie sich auch an eine oder zwei Schriftarten in Ihrer formalen E-Mail. Wenn Sie zu viele verschiedene Schriftarten verwenden, wirken Ihre E-Mails zu lässig. Zu viele Schriftarten können sogar dazu führen, dass Ihre formale E-Mail weniger lesbar ist.
Sobald Sie Ihre formale E-Mail geschrieben und formatiert haben, können Sie Ihre Nachricht fast senden. Aber bevor du das drückst Senden Schaltfläche, überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig. Suchen:
Denken Sie daran, dass eine schlampige E-Mail voller Fehler einen schlechten Eindruck macht.
Achten Sie auch auf die E-Mail-Adresse, die Sie zum Versenden der E-Mail verwenden, wenn Sie ernst genommen werden möchten. Viele von uns haben E-Mail-Adressen erstellt, wenn wir jünger sind und nicht für formale E-Mails geeignet sind. Wenn Sie es bekommen können, sollte Ihre E-Mail-Adresse für formelle E-Mails eine Variation Ihres Namens ohne zusätzliche Zeichen sein.
Beispiele für geeignete und unangemessene E-Mail-Adressen:
KittenL0ver73%@example.com
Speichern Sie diese Art von E-Mail-Adresse für zufällige E-Mails an Ihre Familie und Freunde.
[email protected]
Diese E-Mail-Adresse kann für formale und berufliche E-Mails verwendet werden.
Hinweis: Diese hier und in diesem Artikel verwendeten E-Mail-Adressen dienen nur als Beispiel. Sie sind nicht dazu gedacht, echte E-Mail-Adressen darzustellen.
Wenn Sie ein Student sind oder im Namen einer Organisation schreiben, sollten Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die von Ihrer Bildungseinrichtung oder der von Ihnen vertretenen Organisation bereitgestellt wird. Die meisten Hochschulen bieten ihren Studenten beispielsweise E-Mail-Adressen im Format an:
[email protected]
Eine Möglichkeit, Ihre formale E-Mail noch effektiver zu gestalten, ist die Verwendung einer professionell gestalteten Signaturvorlage. Eine Signaturvorlage fügt Ihrer E-Mail grafisches Interesse hinzu. Eine Signaturvorlage enthält auch Ihre vollständigen Kontaktinformationen.
Hier ein Beispiel für ein E-Mail-Schließen mit einer professionell gestalteten Signaturvorlage:
Hier ist ein Beispiel für eine formale E-Mail-Schließung mit einer Signaturvorlage.Hinweis: Das vorige Beispiel verwendet die 1127 Vorlage für E-Mail-Signatur von Envatos GraphicRiver, der ist eine gute Quelle für professionelle E-Mail-Vorlagen, wie sie im obigen Beispiel verwendet werden.
Beachten Sie den Unterschied, den eine Qualitätsvorlage ausmacht. Weitere Beispiele für E-Mail-Signaturvorlagen finden Sie im Artikel:
Sie haben vielleicht nicht viel Erfahrung mit dem Schreiben von E-Mails, aber wenn Sie eine schreiben müssen, ist es wichtig, dass Sie dies richtig machen. Das Schreiben einer formellen E-Mail ist nicht schwierig, wenn Sie wissen, was zu tun ist.
Eine formelle E-Mail unterscheidet sich stark von einer informellen. Es gibt eine richtige Struktur, Formatierung und Ton, die Sie für eine formale E-Mail verwenden sollten.
Nun, da wir Ihnen erklärt haben, was Sie über formale E-Mails wissen müssen, können Sie Ihre eigene formelle E-Mail schreiben, formatieren und senden. Viel Glück!
Neben dem Schreiben von großartigen E-Mails ist es auch wichtig, dass Sie Ihren E-Mail-Posteingang auf dem Laufenden halten.
Erfahren Sie alles über professionelle E-Mail-Verwaltungsstrategien in unserem kostenlosen eBook, dem ultimativen Inbox Zero Mastery-Handbuch.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Inbox Zero loslegen können, wie Sie es implementieren und wie Sie gesunde E-Mail-Gewohnheiten annehmen. Mit Ihrem Abonnement für den Tuts + Business Newsletter erhalten Sie es KOSTENLOS.
Accentsconagua