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Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, ist eines sicher: Sie werden nie zu kurz kommen.
Eine der Gefahren einer längeren To-Do-Liste besteht jedoch darin, dass Sie Ihren Fokus verlieren können. Sie eilen jeden Tag durch, um Aufgaben zu erledigen, aber sind sie die richtigen Aufgaben? Haben Sie Prioritäten gesetzt, die wirklich zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen werden??
Eine nützliche Möglichkeit, um vom alltäglichen Feuergefecht zurückzutreten und sich wieder auf den richtigen Weg zu bringen, ist die Durchführung eines monatlichen Business-Reviews.
Aber was genau soll diese Überprüfung beinhalten? Was sind die wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich jeden Monat konzentrieren sollten, und welche Fragen sollten Sie stellen? Darauf werden wir in diesem Tutorial eingehen. Ich werde jeden Schritt ausführlich durchgehen und auch eine zusammenfassende Checkliste für kleine Unternehmen als PDF-Datei zum Download bereitstellen.
Monatliche Überprüfungscheckliste für kleine UnternehmenJedes Unternehmen sollte einen Plan haben. Es muss kein formeller, 30-seitiger Geschäftsplan mit schlauen Diagrammen und Grafiken sein, aber es muss klar erklärt werden, was Ihr Unternehmen macht, wie es Kunden anzieht, welche Ziele Sie haben und wie Sie diese erreichen Tore.
Natürlich gibt es noch viel mehr als das. Wenn Sie mehr Details wünschen, lesen Sie die folgenden Tutorials:
Wenn Sie mit Ihrem Plan gerade erst anfangen, finden Sie auf Envato Market auch nützliche Geschäftsplanvorlagen.
Sobald Sie Ihren Plan in Kraft gesetzt haben, können Sie ihn jeden Monat zuerst überprüfen und Ihren Fortschritt messen. Einige Geschäftsinhaber schreiben einen Plan für einen bestimmten Zweck, z. B. das Sammeln von Geldern, und lassen ihn dann in einem Regal verstauben. Aber um wirklich effektiv zu sein, muss es ein lebendiges Dokument sein.
Überprüfen Sie daher jeden Monat die langfristigen Ziele, die Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben, sowie alle unmittelbareren Ziele, die Sie festlegen. Idealerweise sollten Sie Ihre langfristigen Ziele in Meilensteine aufteilen, um diese in immer kürzeren Zeitabständen zu erreichen. Fünf-Jahres-Ziele fließen also in Ihre Drei-, Jahres- und Monatsziele ein.
Bewerten Sie jeden Monat Ihren Fortschritt anhand der wichtigsten Ziele Ihres Geschäftsplans und legen Sie dann neue Ziele für den kommenden Monat fest, die mit Ihrem Gesamtplan in Einklang stehen.
Vergessen Sie nicht, den Plan als Ganzes neu zu bewerten. Fragen Sie sich, ob sich im Laufe des Monats etwas Wesentliches geändert hat. Müssen Sie die Richtung ändern oder etwas zu Ihrem Plan hinzufügen? Müssen sich Ihre Ziele ändern? Wie wäre es mit Ihrem Gesamtwert? Ist etwas passiert, bedeutet das, dass Sie das ändern müssen?
Es kann die Versuchung geben, sich an den Plan zu halten, egal wie sich die Veränderung als Schwäche oder als Eingeständnis der Niederlage anfühlt. Die besten Pläne sind jedoch fließend und werden aktualisiert, um den sich ändernden Situationen Rechnung zu tragen. Scheuen Sie sich also nicht, wenn nötig Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie regelmäßig über diese Dinge nachdenken, stellen Sie auch sicher, dass sie den ganzen Monat über für Sie im Vordergrund stehen.
Wenn es um die Finanzen Ihres Unternehmens geht, ist der Cashflow das Wichtigste. Dies gilt insbesondere für sehr kleine Unternehmen. Laut Dun & Bradstreet sind 90% der Ausfälle kleiner Unternehmen auf einen schlechten Cashflow zurückzuführen.
Große Unternehmen haben möglicherweise große Reserven, auf die sie zurückgreifen können, und sie können in der Regel mehr Kredite aufnehmen oder andere Mittel beschaffen. Kleine Unternehmen haben jedoch oft nur eingeschränkte Möglichkeiten. Wenn Ihnen das Geld ausgeht, ist das Spiel vorbei, auch wenn Sie alles andere richtig machen.
Überprüfen Sie daher Ihren Cashflow monatlich und prognostizieren Sie ihn für den kommenden Monat, um sicherzustellen, dass Sie nicht knapp werden. Laut dieser Bank of America-Zeitung haben Unternehmen, die eine monatliche Cashflow-Planung durchführen, eine Überlebensrate von 80%, verglichen mit 36% für diejenigen, die nur einmal im Jahr planen.
Um es klar zu sagen: Cashflow ist einfach der Geldfluss in Ihrem Unternehmen und aus ihm heraus. Wenn Sie Geld von Kunden erhalten, ist dies ein positiver Cashflow. Wenn Sie es in Form von Mieten, Gehältern, Vorräten oder anderen Ausgaben zahlen müssen, ist dies ein negativer Cashflow.
Der Unterschied zwischen Cashflow und Gewinn besteht hauptsächlich im Timing. Denken Sie über Ihr persönliches Leben nach, um den Unterschied zu verstehen. Wenn Sie ein monatliches Gehalt von 3.000 USD erhalten und Miete und andere Ausgaben von 2.000 USD zahlen müssen, ist dies ein guter Gewinn von 1.000 USD. Aber was passiert, wenn Ihre Miete fällig wird, bevor Ihr Gehaltsscheck auf Ihr Bankkonto kommt? Du bist in Schwierigkeiten. Obwohl Sie mehr verdienen, als Sie ausgeben, haben Sie eine Cash-Flow-Krise durchgemacht, und Ihr Vermieter wird wahrscheinlich nicht mitfühlen.
Dasselbe kann mit einem Geschäft passieren. Dies ist sogar umso wahrscheinlicher, als Unternehmen häufig Investitionen in Ausrüstung und Rohstoffe tätigen müssen und regelmäßig Mieten und Personal zahlen müssen, aber nur ein oder zwei Monate nach dem Versand einer Rechnung von Kunden bezahlt werden können.
Analysieren Sie also jeden Monat den Cashflow Ihres Unternehmens für den Vormonat und prognostizieren Sie Ihren Cashflow für den kommenden Monat. Versuchen Sie, das Schlimmste zu planen, und wenn Sie potenzielle Krisen sehen, suchen Sie nach Möglichkeiten, um die Ausgaben zu verzögern oder die Zuflüsse zu beschleunigen.
Weitere Informationen zum effizienten Management des Cashflows, zur genauen Prognose und zu den Maßnahmen, die Sie ergreifen können, wenn etwas schief läuft, finden Sie im folgenden Tutorial:
Wir leben im Zeitalter der Daten. Selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben und nicht in komplexe "Big Data" -Lösungen investiert haben, stellt die Datenmenge, die Ihnen sofort zur Verfügung steht, wahrscheinlich einen Zwerg dar, auf den Unternehmer in früheren Generationen zugreifen könnten.
In einem solchen Kontext ist es nicht schwer, Daten zu finden, sondern zu entscheiden, worauf er sich konzentrieren soll. Daher ist es das Beste, sich für einige Kennzahlen zu entscheiden, die den Erfolg Ihres Unternehmens bestimmen.
Wenn Sie beispielsweise Angst haben, an Ihren bestehenden Kunden festzuhalten, können Sie Ihre monatliche Abwanderungsrate nachverfolgen. Wenn Sie in Marketinganstrengungen investieren, um neue Kunden zu erreichen, und deren Erfolg bewerten möchten, können Sie unter anderem die Kosten für die Kundenakquisition oder den Lebenszeitwert eines Kunden betrachten. Wenn Sie in Ihren Produktionsprozessen effizienter arbeiten möchten, überprüfen Sie vielleicht Ihre Lagerumschläge oder die Kapazitätsauslastung.
Wenn Sie nicht sicher sind, was diese Metriken sind oder wie sie zu berechnen sind, finden Sie Definitionen und Formeln für diese und viele weitere in unserer Serie zu den wichtigsten Metriken, die jedes Unternehmen verfolgen sollte:
Unabhängig davon, für welche Kennzahlen Sie sich für das Unternehmen als die relevantesten erweisen, finden Sie eine schnelle und schmerzlose Methode, um sie jeden Monat in einem Dashboard für Ihre Überprüfung zu sammeln. Legen Sie dann einige Ziele fest, und Sie können jeden Monat Ihren Fortschritt anhand dieser Ziele überprüfen und entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen sollen, wenn Sie sie nicht erreichen.
Wie sind Ihre Kunden? Was denken sie? Sind sie mit dem Service, den Sie anbieten, zufrieden??
Wenn Sie keine unmittelbaren Antworten auf diese Fragen haben, können Sie etwas Wichtiges vermissen. Schließlich nehmen sich viele Kunden nicht die Zeit, um Sie wissen zu lassen, dass sie unglücklich sind - sie gehen einfach woanders hin. Wenn Sie Probleme im Vorfeld erkennen können, haben Sie eine Chance, sie zu lösen und den Kunden zufrieden zu stellen. Sie können auch Möglichkeiten aufdecken, z. B. neue Dienstleistungen, die ein Kunde Ihnen gerne anbieten würde. Sie wissen nie, bis Sie fragen.
Natürlich muss ein Gleichgewicht gefunden werden. Sie möchten nicht wie diese Kellner sein, die Ihre Mahlzeit fünfmal unterbrechen, um zu fragen, ob alles in Ordnung ist. Jeden Monat jeden Kunden zu erreichen, kann übertrieben sein. Wenn Sie jedoch 20 große Kunden haben, könnte es ein gutes Ziel sein, sich jeden Monat mit ein paar von ihnen zu treffen, und Sie sollten sicherstellen, dass Sie mindestens einmal im Jahr Kontakt mit ihnen aufnehmen.
Wenn Sie mehr über einen Massenkundenstamm verfügen, können Sie regelmäßig Umfragen versenden. Weitere Informationen zum Entwerfen dieser Umfragen finden Sie in den folgenden Lernprogrammen:
Unterschätze aber auch nicht den Reiz einer persönlichen E-Mail. Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie eine echte E-Mail von Apple-Chef Tim Cook erhalten. Sie müssen nur einchecken und fragen, ob Sie Feedback zu Ihrem iPhone erhalten haben. Natürlich ist diese Art von Skalierbarkeit nicht sehr skalierbar, kann aber einige interessante Erkenntnisse enthüllen, den Finger auf dem Laufenden halten und starke Kundenbeziehungen aufbauen.
Überprüfen Sie also jeden Monat Ihr Kundenengagement im vorherigen Zeitraum. Haben Sie Ihre Ziele erreicht, um Ihre Kunden zu erreichen? Hat der Prozess Probleme oder Möglichkeiten aufgezeigt? Welche Maßnahmen werden Sie ergreifen? Und was werden Sie tun, um im kommenden Monat mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten??
Nachdem wir unseren aktuellen Kundenstamm überprüft haben, ist es an der Zeit, auch neue Kunden zu erreichen. Unabhängig davon, wie glücklich Ihre bestehenden Kunden sind, besteht immer die Möglichkeit, dass sie ihre Ausgaben einstellen oder reduzieren, auch wenn dies aus Gründen, die völlig unabhängig von der angebotenen Dienstleistung sind, besteht. Sie benötigen also ständig neue Kunden, um Ihr Geschäft aufrechtzuerhalten, und Sie benötigen noch mehr davon, wenn Sie wachsen möchten.
Das bedeutet, dass Marketing ein ständiger Fokus sein muss. Dies ist etwas, das Sie jeden Monat überprüfen müssen. Was hast du getan, um das Wort herauszubekommen? Wie erfolgreich war es? Was hast du gelernt und was kannst du anders machen? Müssen Sie mehr Geld in Ihre Marketinganstrengungen investieren? Was werden Sie im nächsten Monat tun??
Weitere Informationen zum Erstellen Ihrer Marketingpläne und zur Messung des Erfolgs Ihrer Bemühungen finden Sie unter:
Das Endergebnis Ihres Unternehmens ist natürlich Gewinn. Unternehmen betreiben den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu mehr als den Gesamtkosten ihrer Herstellung. Startups können eine Weile überleben, ohne einen Gewinn zu erzielen, aber der Gewinn muss irgendwann kommen.
Das letzte, was Sie jeden Monat tun müssen, ist, die Einnahmen, Ausgaben und Gewinne Ihres Unternehmens mit Ihren Zielen zu vergleichen. Seien Sie wie bei den anderen Punkten ehrlich in Ihrer Beurteilung des Fortschritts und haben Sie keine Angst, Ihre Ziele bei Bedarf neu zu bewerten. Wenn Sie das erreichen, was Sie Ihrer Meinung nach nicht benötigen, sollten diese Informationen in Ihre anderen Ziele für das Unternehmen einfließen. Möglicherweise entwickeln Sie Wege, um Kosten zu senken, oder planen Sie eine Marketinginitiative, um ein neues Geschäft zu gewinnen.
Weitere Informationen zur Bewertung des Unternehmensergebnisses finden Sie in den folgenden Lernprogrammen:
Jetzt haben Sie die wichtigsten Dinge gesehen, die Sie jeden Monat überprüfen sollten, wenn Sie Ihr kleines Unternehmen und seinen Fortschritt überprüfen.
Der nächste Schritt besteht darin, jeden Monat die Zeit in Ihrem Kalender zu planen, um diesen Vorgang abzuschließen. Sobald Sie alles eingerichtet haben, sollte es nicht lange dauern, bis Sie die Checkliste für kleine Unternehmen jeden Monat durchgehen und sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Es ist jedoch leicht, so etwas auszulassen, also stellen Sie sicher, dass Sie einen wiederkehrenden Termin in Ihrem Kalender festlegen und diesen Termin bei sich behalten. Es ist sinnvoll, die Überprüfung am Ende eines jeden Monats durchzuführen und neue Ziele für den kommenden Monat festzulegen, aber natürlich können Sie es an jedem Tag tun, der für Sie sinnvoll ist. Wichtig ist, dass es sich um eine regelmäßige Verpflichtung handelt.
Denken Sie auch daran, dass diese Checkliste nur ein Ausgangspunkt ist. In diesem Lernprogramm haben wir die wichtigsten Punkte für ein kleines Unternehmen im Allgemeinen behandelt. Sie sollten jedoch einige Zeit damit verbringen, über Ihr eigenes Unternehmen und über bestimmte Elemente nachzudenken, die Sie verfolgen möchten.
Wenn Sie beispielsweise für eine Vielzahl von Kundendaten verantwortlich sind, möchten Sie möglicherweise jeden Monat die Sicherheit dieser Daten überprüfen und sicherstellen, dass Sie über die richtigen Maßnahmen verfügen, um sie zu schützen. Wenn Sie in einer sich schnell wandelnden Branche arbeiten, in der Schulungen in Bezug auf neue Fertigkeiten oder Software wichtig sind, sollten Sie den Umfang der Schulungen verfolgen, die Sie und Ihre Mitarbeiter abgeschlossen haben.
Diese Dinge können leicht als Teil der allgemeinen Überprüfung des Geschäftsplans behandelt werden. Wenn Sie sie jedoch als gesondertes Element herausfinden, können Sie sich stärker auf diese Elemente konzentrieren und sicherstellen, dass Sie sie ernsthaft behandeln.
So, das war es! Ich hoffe, dass dieses Tutorial für Sie nützlich war. Wenn Sie weitere Vorschläge haben, um Elemente zu einer monatlichen Checkliste für kleine Unternehmen hinzuzufügen, fügen Sie diese bitte in die nachstehenden Kommentare ein.
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