So sortieren Sie Daten in Excel-Kalkulationstabellen (der richtige Weg)

Sie erhalten also eine Excel-Tabelle mit Tausenden von Zeilen in der Hand, und Sie erkennen, dass die Daten nicht in Ordnung sind. Möglicherweise müssen Sie sie nach den Namen in einer Spalte sortieren oder die Daten von groß nach klein sortieren.

Oberflächlich betrachtet ist das Sortieren von Daten eine einfache Aufgabe in Excel, und die App macht das einfache Sortieren sicherlich einfacher. Es gibt jedoch viel mehr Möglichkeiten, wie Sie die Daten in Ihren Arbeitsblättern sortieren und neu anordnen können. In diesem Lernprogramm erfahren Sie drei Techniken zum Sortieren von Excel-Daten:

1. Daten einfach mit wenigen Klicks sortieren.
2. Legen Sie mehrere, kaskadierende Sortierregeln fest, z. B. alphabetische Sortierung nach Bundesstaat und dann nach Bundesland.
3. Erstellen Sie völlig benutzerdefinierte Sortierungen, um Ihre Daten nach einer von Ihnen festgelegten Regel zu ordnen.

Das Sortieren von Daten kann manchmal auch etwas gefährlich sein. Was passiert, wenn Sie nur eine Spalte sortieren und die Daten falsch ausgerichtet sind? Ich zeige dir, wie du das vermeiden kannst. Lass uns anfangen.

So sortieren Sie Daten in Ihrer Excel-Tabelle (Quick Video)

Dieser Screencast umfasst verschiedene Techniken zum Sortieren Ihrer Daten. Sehen Sie sich dieses dreiminütige Video an, um diese professionellen Excel-Workflows schnell zu erlernen. Wir beginnen mit einer einfachen Sortierung und entwickeln fortgeschrittene Techniken, um sicherzustellen, dass Sie die Daten immer so sortieren können, wie Sie es benötigen.

 

Lesen Sie weiter für eine schrittweise Anleitung zum Sortieren von Daten in Excel-Kalkulationstabellen mit einfachen bis fortgeschrittenen Techniken.

Beispieldaten (kostenloser Download der Excel-Arbeitsmappe)

Im Rahmen dieses Lernprogramms habe ich eine Arbeitsmappe erstellt, mit der Sie beim Erlernen der Datensortierung arbeiten können. Laden Sie die Arbeitsmappe kostenlos herunter, und verwenden Sie es, während Sie das Sortieren in Excel lernen. 

1. Eine einfache Sortierung in Excel

Das Sortieren kann ein sehr einfacher Prozess mit zwei Klicks sein, um die Daten in Ihrer Tabelle neu zu organisieren. Lass uns lernen wie.

Beginnen Sie in einer Excel-Arbeitsmappe, indem Sie in eine Zelle der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten. Stellen Sie jetzt sicher, dass Sie eingeschaltet sind das Zuhause Registerkarte der Excel-Multifunktionsleiste und finden Sie die Sortieren und filtern Taste auf der rechten Seite.

Das Sortieren und filtern Die Schaltfläche befindet sich ganz rechts auf der Registerkarte "Start" des Menübands.

Beachten Sie, dass Sie in den Sortieroptionen den Text "A bis Z" oder "Z bis A" sortieren können. Diese einfachen Optionen sortieren die Excel-Daten alphabetisch in beide Richtungen, abhängig von der ausgewählten Option.

Wenn Sie Daten in Excel sortieren, wird die gesamte Zeile sortiert. Im Wesentlichen handelt es sich bei der von Ihnen ausgewählten Spalte um den "Schlüssel", den Excel dazu verwendet, um zu entscheiden, wie die Daten sortiert werden sollen. Jede Zeile ist jedoch ein Datensatz, der gruppiert bleiben sollte.

Abhängig von den ausgewählten Daten können Sie alphabetisch oder numerisch sortieren. Wenn Ihre Spalte numerische Werte enthält, können Sie von kleinsten zu größten Mengen sortieren, während Textdaten in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden.

Im obigen Beispiel haben sich die Sortieroptionen geändert, da ich eine Spalte mit Zahlen ausgewählt habe.

Es ist wirklich so einfach, eine einfache Sortierung durchzuführen. Klicken Sie einfach in eine Datenspalte und wählen Sie eine Sortieroption aus. Excel ordnet die Daten in einer Tabelle neu an.

Ich habe die Daten in dieser Tabelle mit nur zwei Klicks basierend auf dem Client sortiert.

Kurzer Tipp: Probieren Sie auch die Sortierung aus, indem Sie mit der rechten Maustaste in eine Spalte klicken und auswählen Sortieren und wählen Sie, wie Sie die Originaldaten sortieren möchten.

2. Wie Nicht um Ihre Excel-Daten zu sortieren

Es ist auch wichtig, etwas über eine der gefährlichsten Methoden zum Sortieren von Daten in Excel zu erfahren, eine Methode, die Ihre ursprünglichen Daten ruinieren kann.

Das Problem tritt auf, wenn Sie eine große Kalkulationstabelle mit Daten haben, aber Sie versehentlich nur eine Datenspalte sortieren. Jede Datenzeile in Microsoft Excel ist wirklich wie ein Datensatz, der in jeder Zeile gleich bleiben sollte. 

In der Abbildung unten habe ich die Zeilen farbcodiert, sodass Sie die Gefahr sehen, nur die Daten in einer Spalte hervorzuheben und zu sortieren.

Ich habe die Zeilen in diesem Beispiel farbcodiert, damit wir sicherstellen können, dass unsere Daten richtig sortiert werden. Die Farben sollten sich in jeder Zeile ohne Unterbrechungen erstrecken, wenn die Daten richtig sortiert sind.

Der große Fehler, den Excel-Benutzer begehen, besteht darin, beim Sortieren nur eine einzelne Spalte auszuwählen und im nächsten Fenster die falsche Option zu wählen.

Excel versucht sogar, uns mit einem Fenster zu warnen Sortierung Warnung. Das Popup-Fenster hat Optionen für Erweitern Sie die Auswahl (Wählen Sie diese aus!) oder Fahren Sie mit der aktuellen Auswahl fort.

Ich habe immer gedacht, dass die Auswahlmöglichkeiten dieses Fensters nicht völlig klar sind. Einfach wissen, dass Sie verwenden möchten Erweitern Sie die Auswahl um sicherzustellen, dass Excel beim Sortieren der Daten alle Spalten enthält.

Lassen Sie uns zu Testzwecken sehen, was passiert, wenn wir eine einzelne Spalte ausgewählt haben und die Fahren Sie mit der aktuellen Auswahl fort Sortierart.

Wenn Sie die Option mit der aktuellen Auswahl fortsetzen auswählen, wird nur eine einzelne Datenspalte sortiert, wodurch die ursprüngliche Tabelle mit Sicherheit ruiniert wird.

In der Abbildung unten sehen Sie, wie problematisch dieser Sortentyp ist. Obwohl die Betrag in Rechnung gestellt Die Kolonne war von klein nach groß sortiert, alle anderen Kolonnen blieben an Ort und Stelle. Dies bedeutet, dass unsere Daten nicht mehr korrekt sind.

Wie Sie den widersprüchlichen Farben entnehmen können, werden nur die Daten im Betrag in Rechnung gestellt Spalte wurde sortiert, daher ist die Kalkulationstabelle jetzt falsch.

Zusammenfassend gibt es zwei Schlüssel "Dont's" Wenn es um das Sortieren von Daten geht:

1. Beginnen Sie nicht damit, eine einzelne Spalte in Ihrer Tabelle hervorzuheben.
2. Verwenden Sie nicht die Fahren Sie mit der aktuellen Auswahl fort Option, wenn Sie mit einer einzelnen Spalte arbeiten - stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Datenauswahl erweitern.

3. Erweiterte Excel-Datensortierung

Eine einfache Sortierung hat es uns bisher ermöglicht, nach einem einzigen Datentyp zu sortieren. Was ist, wenn wir bei unserer Sortierung zwei Arten von Daten berücksichtigen möchten?

Was wäre, wenn wir wollten ...

• Sortieren Sie alphabetisch nach Bundesstaat und dann in einer Tabelle nach Bundesland.
• Sortieren Sie alphabetisch nach dem Namen eines Kunden und dann nach jedem Projekttyp, den wir für ihn erstellt haben.
• Sortieren Sie unsere Kunden in einer Liste alphabetisch und dann nach Anzahl für jedes einzelne Projekt, vom größten bis zum kleinsten.

Die Antwort auf all diese Fragen ist eine erweiterte Sortierung, bei der Sie mehrere Sortierstufen für das Sortieren von Daten festlegen können. Gehen wir das letzte Beispiel anhand der Beispieldaten durch.

Um zu beginnen, klicken Sie irgendwo in Ihre Daten und suchen Sie nach Sortieren und filtern Option und wählen Sie dann Benutzerdefinierte Sortierung.

Greifen Sie auf erweiterte Sortieroptionen zu Sortieren & Filtern> Benutzerdefinierte Sortierung.

In diesem Fenster können wir mehrere Sortierungsebenen hinzufügen. Beginnen Sie, indem Sie auf die Dropdown-Option neben klicken Sortiere nach und wählen Sie eine Spalte, nach der Sie sortieren möchten.

In meinem Fall werde ich wählen Klient aus dem Dropdown-Menü und verlassen Sie die Sortieren nach Stellen Sie Werte und Auftrag Auf A bis Z einstellen. In Klartext wird die Excel-Tabelle in alphabetischer Reihenfolge sortiert.

Nun lass uns auf klicken Ebene hinzufügen. Dadurch wird eine neue Zeile in den Sortieroptionen erstellt, und wir können eine zweite Organisationsebene hinzufügen.

Ich kann jetzt wählen Menge vom zweiten Dropdown abgerechnet. Die Kombination dieser beiden Regeln beginnt mit der Sortierung nach dem Namen des Kunden und dann nach dem für jedes Projekt in Rechnung gestellten Betrag.

Sie können dem erweiterten Sortierfenster so viele Ebenen hinzufügen, wie Sie möchten. Die Reihenfolge der Zeilen ist wichtig. Sie können eine Zeile nach oben verschieben, um zuerst nach dem in Rechnung gestellten Betrag zu sortieren, und dann nach dem Kunden.

Sobald wir drücken OK, Excel sortiert die Tabelle nach den Regeln, die wir in diesem Fenster erstellt haben.

Spitze: Wenn Sie noch weiter fortgeschrittene Sortierungen wünschen, probieren Sie das Ändern der Sortieren nach Dropdown-Menü, um die Sortierung in erweiterte Funktionen umzuwandeln, beispielsweise nach der Farbe der Zelle.

Durch die erweiterte Sortierung können Sie zwei Ebenen der Datenorganisation in Ihre Tabelle einbauen. Wenn das Sortieren nach einem einzelnen Faktor nicht ausreicht, verwenden Sie eine erweiterte Sortierung, um mehr Leistung hinzuzufügen.

Wiederholen und weiter lernen

Sortieren ist eine weitere Fähigkeit, die Tabellenkalkulationsprogramme in ihrer Excel-Arbeitsmappe bereithalten. Wenn Sie die Daten in einer Kalkulationstabelle neu anordnen müssen, ist es zu zeitaufwändig, Zeilen in einer bestimmten Reihenfolge auszuschneiden und einzufügen. Das Sortieren ist daher ein Muss.

Wie immer können Sie auf den Fähigkeiten, die Sie heute gelernt haben, aufbauen, indem Sie in weitere großartige Excel-Tutorials einsteigen. Schauen Sie sich die Links unten an:

• Das Sortieren von Daten ist eine mächtige Fähigkeit, aber manchmal möchten Sie stattdessen Datensätze mithilfe von PivotTables zusammenfassen und verstehen.
• Hier finden Sie eine Zusammenfassung weiterer Sortier-Tutorials, falls Sie diese Fertigkeit von einer anderen Quelle erlernen möchten.
• Weitere Informationen zum Arbeiten mit Excel-Formeln finden Sie unter Verwalten Ihrer Excel-Formeln.

Wie sortieren Sie Ihre Daten? Verwenden Sie einfache Methoden oder das fortschrittliche Sortierwerkzeug, um jedes Mal eine perfekte Sortierung sicherzustellen?