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Daten übernehmen die Welt. Und oft haben wir nur so viel davon, dass es eine Herausforderung ist, einen Sinn darin zu finden, um die Situation zu verstehen.
Tabellenkalkulationen sind eine der besten Möglichkeiten, Datensätze hinsichtlich ihrer Struktur und Benutzerfreundlichkeit zu analysieren. Aber viele Datensätze sind einfach zu groß, um leicht in die Hände zu bekommen. Sie müssen nach den gesuchten Daten suchen und die Datenmenge einschränken.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie einen Google Sheets-Filter anwenden, um die angezeigten Daten einzuschränken. Dann lernen Sie die Geheimnisse der Verwendung der Google Sheets-Sortierfunktion kennen, um Daten in die Reihenfolge zu bringen, in der Sie sie sehen müssen.
Im folgenden Screencast werde ich Sie durch das Sortieren und Filtern von Daten in Sheets führen. Best Practices für das Anwenden von Filtern und Sortieren direkt in Sheets.
Folgen Sie den folgenden Anweisungen, um einen Überblick über diese wichtigen Arbeitsblätter zu erhalten: Sortieren und Filtern Ihrer Daten.
Zögern Sie nicht, meine Beispiele anhand eines Beispiel-Datasets zu verfolgen, während Sie dieses Lernprogramm durcharbeiten. Ich habe einige Beispieldaten vorbereitet, mit denen Sie das Sortieren und Filtern in Sheets ausprobieren können.
Laden Sie die Datei hier herunter, laden Sie sie in Sheets hoch und verwenden Sie sie, um die in diesem Tutorial beschriebenen Techniken anzuwenden.
Sortierung Bei Daten in Arbeitsblättern geht es nur darum, die Reihenfolge zu ändern, in der die Daten in Ihrer Tabelle angezeigt werden.
Wenn ich über Sortierung nachdenke, denke ich an zwei Schlüsselfaktoren:
Ein Schlüssel zum Sortieren ist sicherzustellen, dass eine ganz Tabelle sortiert zusammen. Typischerweise kann jede Zeile in einem Datenfeld als "Datensatz" oder als einzelner Datenpunkt betrachtet werden. Jede Zeile enthält einen Datenpunkt und jede Spalte hat ein anderes Attribut oder eine andere Art, diese Daten zu beschreiben.
Beispielsweise könnte jede Zeile in Ihrer Tabelle einen Verkauf darstellen, den Sie an einen Kunden in Ihrem Online-Shop getätigt haben. Dann wird in jeder Spalte (Attribut) ein Schlüsseldetail über den Verkauf erfasst, z. B. der Zeitpunkt der Erstellung, die Adresse des Kunden und der Gesamtbetrag für den Verkauf.
In den in diesem Lernprogramm enthaltenen Beispieldaten ist jede Zeile ein "Datensatz" eines Mitarbeiters, den wir einstellen, und jede Spalte hat ein Attribut, das diesen Kandidaten beschreibt.Wenn Sie diese Daten sortieren, ist es wichtig, dass sie ordnungsgemäß gruppiert bleiben. Wenn Sie nur die Spalte sortieren, die den Betrag des Verkaufs enthält, sind Ihre Daten plötzlich nicht übereinstimmend! Ein Verkauf von 100 US-Dollar wird jetzt beispielsweise dem falschen Kunden zugewiesen.
Deshalb ist das richtige Sortieren der Daten so wichtig. Gehen wir einige Beispiele weiter unten durch.
Eine der häufigsten Aufgaben bei Google Sheets ist das Sortieren Ihrer Daten von A-Z. Normalerweise erleichtert dies das Lesen der Daten und vereinfacht auch das Auffinden bestimmter Zeilen, nach denen Sie suchen.
Bevor ich mit dem Sortieren beginne, muss ich als erstes immer das hervorheben ganze Tabelle. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wir versehentlich nach der falschen Spalte oder nur einen Teil der Daten sortieren.
Wenn Sie alle Daten hervorgehoben haben, gehen Sie zu Daten> Sortierbereich Menüoption, wie Sie in der Abbildung unten sehen können.
Wenn Sie die Datentabelle hervorgehoben haben, gehen Sie zu Daten> Sortierbereich um mit dem Sortieren Ihrer Daten mit dem einfachen Tool von Sheets zu beginnen.Obwohl es integrierte Optionen zum Sortieren von A-Z oder Z-A gibt, ist es viel einfacher, das in Sheets integrierte Werkzeug zum Sortieren zu verwenden. In der Abbildung unten sehen Sie ein typisches Beispiel für das Anwenden einer Sortierung. Sie können einfach die Spalte auswählen, auf die Sie die Sortierung anwenden möchten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie in die gewünschte Richtung sortieren. Bei Textdaten können Sie alphabetisch sortieren (A-Z) oder alphabetisch umkehren (Z-A).
Wählen Sie die Spalte, nach der Sie Ihre Daten sortieren möchten, sowie die Richtung, in die Sie Ihre Daten sortieren möchten, z. B. alphabetisch oder umgekehrt.Sobald Sie das getan haben, werden Sie feststellen, dass Ihre Daten sortiert und sicher sind. Beachten Sie in der Abbildung unten, dass wir unsere Daten nach dem Namen des Unternehmens sortiert haben, für das der Kandidat arbeitet.
Nachdem wir nun nach der Spalte Company sortiert haben, beachten Sie, dass die Zeilen in der alphabetischen Reihenfolge der Company angeordnet sind.Es ist auch eine gute Idee, Ihre Daten beim Sortieren zu überwachen. Im schlimmsten Fall sortieren Sie nur ein Spalte, während der Rest der Daten an Ort und Stelle bleibt. In der Abbildung oben zeigt die Tatsache, dass die ID-Spalte nicht mehr in der Reihenfolge (1, 2, 3, 4…) ist, dass alle Spalten der Daten im Lockstep verschoben wurden.
Was ist, wenn Sie nach zwei Kategorien sortieren möchten? Zum Beispiel möchten wir in unseren Mitarbeiterdaten nach ihrem Interesse und anschließend nach dem Namen ihres Unternehmens sortieren. Lassen Sie uns ein Beispiel einfach so ausprobieren.
Wenn die Daten hervorgehoben sind, kehren Sie zum zurück Daten> Sortierbereich Speisekarte. Klicken Sie dieses Mal auf Fügen Sie eine weitere Sortierspalte hinzu um ein zweites Kriterium für die Datensortierung hinzuzufügen. Jetzt können Sie nach mehreren Regeln sortieren.
In diesem Menü zählt die Reihenfolge. Beachten Sie, dass die erste Regel besagt "sortiere nach", und dann sagt die zweite Regel "dann vorbei." Im folgenden Beispiel habe ich das Menü so eingestellt, dass es nach Interesse alphabetisch und dann nach Unternehmen alphabetisch sortiert wird.
Klicken fügen Sie eine weitere Sortierspalte hinzu um sich mehrere Sortierregeln für Ihre Daten zu geben.Verwenden Sie diese mehrstufigen Sortierungen, um festzulegen, wie die fertigen Daten aussehen sollen. Sie können beliebig viele Sortierregeln hinzufügen, um die Datenreihenfolge zu erhalten.
Während der Sortierung ändert sich die Reihenfolge und Reihenfolge der Daten in einer Kalkulationstabelle, Filterung ändert, welche Daten aktuell in der Tabelle sichtbar sind. Erfahren Sie, wie Sie Google Sheets-Filter anwenden, um die angezeigten Daten einzugrenzen.
Um mit dem Hinzufügen von Filtern zu beginnen, markieren Sie Ihre Datentabelle. Dann geh zu Daten> Filter erstellen im Menü Blätter.
Nachdem Sie die Filterung aktiviert haben, wird in der oberen rechten Ecke der Kopfzeile ein kleines Symbol angezeigt. Klicken Sie auf dieses Symbol, und im Popup-Menü wird eine Liste der Werte in dieser Spalte angezeigt, wie Sie in der Abbildung unten sehen.
Klicken Sie auf das Symbol in der Spaltenüberschrift, um festzulegen, auf was Sie Ihre Daten beschränken möchten.Aktivieren Sie in diesem Popup einfach die Kriterien, die Ihre Daten erfüllen sollen. Wenn Sie drücken OK, Die Tabelle wird eingegrenzt, um nur Daten anzuzeigen, die den Filterregeln von Google Sheets entsprechen.
Ähnlich wie beim Sortieren können Sie mehrere Filterebenen stapeln. Im folgenden Beispiel habe ich einen Filter hinzugefügt Gehaltsstufe Säule.
Dies ist ein perfektes Beispiel dafür, wie nützlich das Filtern sein kann, um einen Datensatz zu verstehen. Durch die Kombination eines "Interessen" -Filters mit einem "Gehaltsgrad" -Filter erhielt ich eine verfeinerte Liste von zwei Kandidaten aus einer möglichen 100.
Es ist ein wichtiger Unterschied, sich daran zu erinnern, dass durch das Filtern von Daten keine Daten gelöscht oder gelöscht werden. Es ist immer noch hinter den Kulissen und wartet darauf, wieder angezeigt zu werden, wenn Sie die Filtereinstellungen ändern.
Wenn Sie mit gefilterten Daten arbeiten, sollten Sie Folgendes bedenken: Sie müssen darauf achten, welche Daten Sie hinter den Kulissen lassen. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich in einer Tabelle gearbeitet habe und nicht bemerkt habe, dass Daten "fehlten", weil sie aus der Google-Sheets-Filteransicht entfernt wurden.
Ich halte immer zwei Dinge im Auge, wenn die Daten keinen Sinn machen:
Beachten Sie in diesem Screenshot, dass die Zeilennummern (außerhalb der Kalkulationstabelle ganz links) nicht mehr in der Reihenfolge sind und das Filtersymbol über der Spalte F angezeigt wird.Diese beiden Tricks sind perfekt, um sicherzustellen, dass Sie niemals Daten in der Tabelle "verpassen".
Filterung und Sortierung sind entscheidende Werkzeuge zum Eingrenzen und Auswählen von Daten. In den folgenden Tutorials finden Sie weitere Tipps zur Verwendung von Sheets für die Überprüfung und Analyse von Daten.
Sie haben gerade gelernt, wie Sie Filter und Sortierungen in Google Sheets verwenden. Wie gehen Sie mit der Bearbeitung riesiger Datensätze um? Verwenden Sie die Google Sheets-Sortier- und Google Sheets-Filterwerkzeuge, um Ihre Datensätze einzugrenzen, oder verwenden Sie andere Analysewerkzeuge?
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