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Unabhängig davon, ob Sie freiberuflich tätig sind oder in einer Agentur arbeiten, wenn Sie ein kreativer Profi sind, haben Sie sich mit Scope Creep auseinandergesetzt. Das Erlernen des Verhinderns und Verwaltens des Umfangs von Kriechen ist für einen erfolgreichen Kreativprofi eine wesentliche Fähigkeit, denn es kann verheerend sein, diesen Spielraum nach Belieben abschleichen zu lassen.
Schriftsteller und Game Designer Sande Chen erklärt:
Da es sich bei einigen Projekten um Verzweigungsnarrative handelt, bedeutet dies, dass wenn ein Abschnitt aufgrund von Produktionskosten aus dem Spiel genommen wird, dies die gesamte Verzweigungsstruktur beeinflusst, und ich muss die Geschichte erneut schreiben.
Diese Art von Abhängigkeit ist bei kreativen Arbeiten aller Art üblich. Der Kunde kann eine scheinbar einfache Änderung, Hinzufügung oder Löschung anfordern, aber der Kreativprofi muss umfangreiche Arbeit leisten, um dies zu erreichen, ohne die Struktur des Projekts zu zerstören. Chen musste am Ende dreimal eine "epische Geschichte mit vielen Zweigen" aufgrund solcher Anfragen umschreiben. Die meisten Freelancer können es sich nicht leisten, die Anzahl der Stunden für diese Art von Unterbringungsarbeit zu vergeben. Von keinem Kreativen sollte erwartet werden, dass er so viel Arbeit kostenlos erledigt.
(Übrigens, Chen ist nun vorsichtig, in jeden Vertrag Umschreibungen einzufügen, aber die zulässige Anzahl zu begrenzen.)
Kreative Profis legen ihre Preise auf zwei Arten fest: nach Stunden oder nach Projekt.
Auf den ersten Blick scheint es, dass die Verwendung von Stundensätzen die Handhabung des Scope-Bereichs erleichtert. Wenn ein Kunde mehr Arbeit anfordert, können Sie Ihre Stunden einfach nachverfolgen und berechnen. Projektraten hingegen bieten ein bestimmtes Projekt (oder einen Teil eines Projekts) für einen bestimmten Betrag an. Wenn zusätzliche Kundenanforderungen oder -änderungen eintreten, wird häufig davon ausgegangen, dass sie in die angegebene Schätzung passen. Das bedeutet natürlich, dass Sie jetzt zusätzliche Arbeit ohne zusätzliches Geld erledigen.
Es gibt zwei Probleme bei der Verwendung einer Stundengebühr, um Probleme mit dem Umfang zu vermeiden. Erstens bevorzugen viele Kunden eine Projektschätzung. Sie möchten das Gesamtbudget für das Projekt erfahren. Der zweite Punkt ist, dass Zeitmanagement genauso wichtig ist wie das Finanzmanagement. Wenn Sie zulassen, dass ein Projekt ohne Grenzen erweitert wird, selbst wenn Sie zusätzliche Stunden in Rechnung stellen, bleibt nur noch wenig Zeit für andere Projekte, neue Kunden und interessante Möglichkeiten. Im Wesentlichen wirst du ein Zeitsklave für das eine schleichende Projekt, und wenn es schließlich zu Ende geht, hast du wenig oder gar keine andere Arbeit, die noch läuft.
Die Lösung besteht darin, eine Kombination aus Projekt- und Stundenpreisen zu verwenden. Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Projektkalkulation. Wenn Ihr Kunde Änderungen oder Ergänzungen wünscht, die nicht Bestandteil der ursprünglichen Kalkulation waren, bieten Sie an, die Arbeit zu Ihrem üblichen Stundensatz auszuführen. Teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass Ihnen eine bestimmte Anzahl von Stunden zur Verfügung steht, die Sie dem Projekt für diese zusätzlichen Anforderungen widmen können.
Es gibt mehrere wichtige Präventionstechniken, die bereits eingehend erforscht wurden, um Ihnen zu helfen, den Umfang des Scope zu stoppen, bevor es beginnt.
Ein einfacher Weg, um den Umfang zu verwalten, besteht darin, einige davon zu planen. Es ist allgemein genug, dass sich jedes Creative irgendwann damit auseinandersetzen muss. Andres Max, UX-Berater und Gründer von Ideaware, stellt fest:
Meiner Erfahrung nach gehört der Umfang des Krieges zu über 80% der Projekte, mit denen ich gearbeitet habe. Es ist einer der größten Feinde, wenn man ein Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets hält.
Rosie Brown, ehemalige freiberufliche Fotografin und derzeitige kreative Projektmanagerin bei Sterling Communications, empfiehlt diese Methode:
Geistig schließen wir immer einen zusätzlichen Designschritt ein. Ein Kunde hat möglicherweise ein kleines Budget und meint, er oder sie brauche keine überarbeiteten Elemente - „Ich vertraue Ihren Entwürfen“, wird er sagen. Jeder hat jedoch eine Vision und zwei Cent, also sollten Sie dies in Ihren Preisen und in Ihrem Zeitplan berücksichtigen und Feedback geben. Der beste Fall ist, dass der Kunde mit Ihrem ersten (oder dem ersten) Design wirklich zufrieden ist und keine Änderungen aufweist. Sie können ihn mit einer niedrigeren Rechnung angenehm überraschen.
Wenn Sie einen zusätzlichen Schritt in das Projekt einfügen, z. B. in Form von Überarbeitungen oder Anpassungen, können Sie auf einige dieser unvermeidlichen Kundenanforderungen reagieren oder das Projekt an Feedback anpassen, ohne dafür mehr Stunden in Rechnung zu stellen. Wenn die Stunden nicht benötigt werden, können Sie das Projekt zu niedrigeren Kosten als veranschlagen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die Zeit in diesem zusätzlichen Schritt nachverfolgen, und teilen Sie Ihrem Kunden mit, wenn er verbraucht ist, dass zusätzliche Revisionen oder Anforderungen stündlich in Rechnung gestellt werden.
Sie haben also mit Prävention so viel getan, wie Sie können, haben einen zusätzlichen Schritt in Ihre Schätzung aufgenommen und sind jetzt gut in das Projekt einbezogen. Ihr Client sendet eine E-Mail mit einer anderen Anfrage, aber diesmal wissen Sie, dass er über die geschätzten Zulagen hinaus Arbeit hinzufügen wird. Zeit für eine professionelle Kommunikation auf Pro-Ebene mit Skripts, Fragen und Optionen.
Ein Skript bedeutet in diesem Fall eine Menge von vorgegebenen Zeilen, die Sie verwenden, wenn Sie auf Clientanforderungen reagieren, und nicht eine Reihe von Computerbefehlen. Wenn Sie bei Verhandlungen mit Kunden in der Regel nervös werden oder wenn Sie mit einem besonders aufdringlichen Kunden zu tun haben, können Skripte Ihnen dabei helfen, Ihre Gelassenheit und Ihr Einkommen zu bewahren.
Kennen Sie die Geschichte von Bartleby the Scrivener? "Ich möchte lieber nicht" ist vielleicht das mächtigste Skript, das es gibt. Sie können Ihren Skripten etwas mehr hinzufügen. Hier einige Beispiele:
Verwenden Sie diese oder schreiben Sie Ihre eigenen. Speichern Sie sie und speichern Sie sie auf Ihrem Computer, und verwenden Sie sie gegebenenfalls in persönlichen Gesprächen, am Telefon oder per E-Mail. Die Kraft des Skripts liegt in der Wiederholung. Wenn Sie dasselbe Skript oder eine geringfügige Variation verwenden, wird Ihr Client jedes Mal, wenn die Konversation "eine kleine Anfrage" stattfindet, (eventuell) feststellen, dass sich Ihre Antwort nicht ändert. Wenn Sie sich an den gleichen Wortlaut und eine konsistente Botschaft halten, vermeiden Sie es, unter Druck oder Angstzuständen "Ja" zu sagen, und es hilft Ihrem Kunden zu verstehen, dass Sie wirklich meinen, was Sie sagen. Wiederholung funktioniert.
Fragen sind Ihr nächstes Kommunikationsmittel. Durch die Verwendung zahlreicher spezifischer Fragen von Anfang an können Sie die Bedürfnisse und Prioritäten der Kunden definieren, damit Sie wissen, was sie erwarten. Der einfachste Weg, um einen Kunden zu frustrieren und sich selbst zu verletzen, besteht darin anzunehmen, dass Sie sich verstehen.
Rob Waite, Mitbegründer von Hostpipe, empfiehlt zu Beginn der Kundenbeziehung oder des Projekts einen tiefen Tauchgang:
Ich leite mit jedem potenziellen neuen Kunden eine Discovery-Sitzung, um die übergeordneten Ziele und Ziele für das Unternehmen zu ermitteln und mit ihnen zusammenzuarbeiten, um kurz-, mittel- und langfristige Strategien zu entwickeln. Dies schafft Zeit und Vertrauen bei unseren Kunden, und durch den tiefen Tauchgang kann ich auch mögliche Probleme ausloten, die uns bei der Zusammenarbeit begegnen. Es ist eine bezahlte Sitzung, gefolgt von einem umfassenden Bericht und einem Aktionsplan für kurz-, mittel- und langfristig.
Wenn Sie eine erste Q & A-Sitzung zu einem Teil Ihres Workflows machen, kann dies zu Fehlkommunikationen und unklaren Erwartungen führen, die dazu führen, dass ein Projekt häufig durch zusätzliche Anfragen und laufende Änderungen blockiert wird.
Es ist nichts Falsches daran, einfach ein festes "Nein" herauszuziehen und es Ihrem Kunden süß zu übergeben. Aber vielleicht möchten Sie die angeforderte Arbeit nicht unbedingt ablehnen; Sie müssen lediglich sicherstellen, dass Sie dafür entschädigt werden. Mit Optionen können Sie Ihrem Kunden die Wahlmöglichkeit geben und gleichzeitig Ihre Zeit und Ihr Einkommen sichern. Wenn eine Anfrage eingeht, erstellen Sie eine oder Option und teilen Sie sie mit Ihrem Kunden.
Hier einige Beispiele:
Wenn die Anfrage dann eingeht, besteht Ihre Aufgabe darin:
Sie sind offen für zusätzliche Anfragen und Ideen, ohne sich zeitlichen und finanziellen Einschränkungen zu unterwerfen, die außerhalb der ursprünglichen Vereinbarung liegen. Ihr Kunde hat ein Gefühl der Kontrolle über das Projekt, während Sie die Autonomie behalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto wahrscheinlicher wird der Spielraum nicht nur kriechen, sondern springt in Richtung zuvor nicht erwähnter Grenzen. Um Ihr Projekt in Schach zu halten, verwenden Sie Phasen, Prioritäten und Endpunkte.
Meine Faustregel besagt, dass jedes Projekt, das fünf oder mehr Stunden benötigt, in Phasen unterteilt wird. Diese Phasen sind möglicherweise nur mir bekannt (abhängig davon, wie leicht ich sie mit meinem Kunden kommunizieren kann). Die meisten Kunden scheinen jedoch komfortabler zu sein, wenn sie mehr wissen: was zu erwarten ist, wann sie zu erwarten sind und was danach zu erwarten ist.
Durch die Verwendung von Phasen können Sie auf einfache Weise umfangreiche zusätzliche Arbeit für zusätzliche Kosten aufnehmen. Wenn eine neue Idee oder Anfrage eingeht, antworten Sie mit:
Brown teilt mit, wie ihre Firma Phasen einsetzt:
Wir freuen uns immer über ihr Feedback, fragen aber nach, was für diese Phase notwendig ist. Viele Kunden haben ein paar wirklich großartige Ideen, die wir Kreativen wünschen, wenn sie sich darüber Gedanken gemacht hätten, als wir den Anwendungsbereich aufbauten. Das bedeutet nicht, dass diese Ideen abgeschossen werden sollten. Stattdessen schreiben wir alles auf und fragen, was zum Abschluss dieses Projekts erforderlich ist und was auf einen späteren Zeitpunkt warten kann.
Sie können auch nach Phase Zahlungen verlangen, so dass Sie nie einen Großteil des Projekts unbezahlt erhalten, nachdem Sie Stunden in Ihr Projekt investiert haben. In Phasen können Ihre Kunden leicht verstehen, woran Sie gerade arbeiten jetzt sofort und wenn Sie an der nächsten Phase arbeiten.
Bei einer Anfrage, die das Budget erheblich verändern oder die vereinbarte Frist verschieben würde, ist es an der Zeit, Ihren Kunden zu bitten, eine Auswahl für Sie zu treffen.
Die Kunden wissen oft nicht, welche Auswirkungen eine einzelne Änderung auf das Gesamtdesign, die benötigten Ressourcen, den erforderlichen Zeit- und Budgetaufwand und die betroffenen Abhängigkeiten hat. Wenn Sie ihnen helfen, die Auswirkungen einer Änderung in Bezug auf ihre Prioritäten zu erkennen, können sie intelligentere Entscheidungen treffen.
Endpunkte sind für die kreative Arbeit so wichtig, denn wie wir alle kreativen Profis wissen, wird dies nie wirklich getan. Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Es warten jedoch auch andere Projekte. Projekte oder Phasen abschließen zu können, einen Tag zu nennen und mit dem nächsten Schritt fortzufahren, ist wichtig für Zinsen und Einkommen.
Stellen Sie sicher, dass jede Phase eines Projekts einen klar definierten Endpunkt enthält, der sowohl von Ihnen als auch von Ihrem Kunden akzeptiert wird. Sie können auch einen Endpunkt als Obergrenze festlegen oder eine vorgegebene Anzahl von Stunden, die Sie für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Phase bereit sind. Dadurch wird verhindert, dass Ihr gesamtes Geschäft von einem Projekt oder einem Kunden in Anspruch genommen wird, und es besteht die Gefahr, dass Sie andere Chancen verpassen.
Scope Creep ist nicht zu ignorieren.
Kreative Arbeit ist ihrer Natur nach subjektiv und schwer zu definieren. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass wir als kreative Fachleute lernen, wie wir uns selbst, unsere Arbeit, unsere kreative Energie und unsere Kunden vor der langsamen Folter der ständig wachsenden Projekte schützen können.
Wenn Sie Ihre Arbeit im Präventionsbereich erledigen und einige dieser Techniken zur Verwaltung des Umfangs haben, können Sie großartige Arbeit leisten, Ihre Kunden zufriedenstellen und Ihre Projekte auf Kurs halten.
Grafik-Gutschrift: Symbol "Over Time", entworfen von iconsmind.com, GB aus dem Noun-Projekt.
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