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Haben Sie eine unscharfe Sammlung von "Sachen zu erledigen", die Sie von der Arbeit ablenken, die Sie tun sollten? Vergessen Sie jemals wichtige Aufgaben zu erledigen? Oder hast du das Gefühl, in Verantwortungsbereichen zu ertrinken? Wenn ja, bist du nicht alleine. Überwältigend ist ein solches Phänomen in der heutigen Welt, dass Produktivitätsexperten Systeme entwickelt haben, um damit umzugehen. Eines der beliebtesten ist Getting Things Done (GTD). Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie es funktioniert-und wie Sie es in Ihrem eigenen Leben umsetzen können.
In den 1920er Jahren saß der in Lituanian geborene Student Bluma Zeigarnik in einem Restaurant-wie viele Studenten-darüber nachzudenken, worüber sie in ihrer Doktorarbeit schreiben sollte. Sie bemerkte, dass die Kellner ein Gespür dafür hatten, sich an komplexe Bestellungen zu erinnern. Dies ermöglichte ihnen, das richtige Essen an die richtigen Tische zu liefern und nach dem Essen der Kunden Schecks einzureichen.
Zeigarnik bemerkte auch, dass ein Auftrag, nachdem er abgeschlossen und bezahlt wurde, aus dem Gedächtnis des Kellners geraten schien. Wenn ein Kunde mit einer Frage nach einer Mahlzeit im Restaurant zurückkehrte, hatten die Kellner Schwierigkeiten, sich an sie zu erinnern.
Aus dieser Beobachtung entwickelte Zeigarnik eine Theorie: Unsere mentale Energie wird von unvollständigen Aufgaben angezogen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, vergessen wir sie nicht mehr. Laborstudien bestätigten die These von Zeigarnik. Die Vorstellung, dass unsere Aufmerksamkeit durch unvollständige Aufgaben abgelenkt wird, wurde als Zeigarnik-Effekt bekannt.
David Allen, der Schöpfer des GTD-Systems, nennt diese Aufgaben, die uns ablenken, "offene Schleifen". Allen definiert offene Schleifen als:
etwas, das unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht und nicht dorthin gehört, wie es ist.
Offene Schleifen, sagt Allen, können To-Do-Listenelemente sein, die so groß wie "End World Hunger" sind oder so klein wie "Elektrischen Bleistiftspitzer ersetzen". Der Punkt ist folgender:
Selbst [Menschen], die nicht bewusst "gestresst" sind, werden immer mehr Entspannung, bessere Konzentration und gesteigerte produktive Energie erfahren, wenn sie lernen, die "offenen Schleifen" ihres Lebens besser zu kontrollieren.
Im Wesentlichen ist GTD ein System zur Steuerung offener Schleifen, sodass Sie sich besser auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können. Offensichtlich können Sie damit nicht alle offenen Schleifen Ihres Lebens abschließen-schließlich hat noch niemand eine praktikable Lösung für den Welthunger gefunden. Aber es gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie sich irgendwie mit allen offenen Schleifen beschäftigen. Und weil Sie dadurch produktiver werden, schließen Sie mehr davon.
Wenn Sie GTD verwenden, hat jede offene Schleife in Ihrem Leben einen Platz. In der Tat ist es ein Aktenschrank für all Ihre offenen Schleifen. Einige Ihrer Dateien-oder offene Schleifen-Sie werden zu einem geeigneten Zeitpunkt für Sie zurückgestellt. Andere werden in die oberste Schublade gestellt, damit Sie so schnell wie möglich darauf zugreifen können.
Darüber hinaus bietet GTD ein System für die Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist. Statt sich von dem Gedanken "Was soll ich als Nächstes tun?" Ablenken zu lassen, wissen Sie immer, was als nächstes zu tun ist.
Das vollständige GTD-System wird in David Allens Buch untersucht Dinge erledigen. Ein Artikel wie dieser kann die Grundstruktur beschreiben, aber das ist mehr als genug, um den Einstieg zu erleichtern.
Bereit, die Grundlagen zu lernen? Dann lasst uns reinziehen.
Die erste Stufe des GTD-Systems besteht darin, Ihre offenen Schleifen zu sammeln. Sie können dies mit einer Reihe von Tools tun, die als Auffangbehälter bezeichnet werden. Ihre Sammelbehälter könnten sein:
Viele offene Schleifen, die Sie sammeln, werden aus Ihren eigenen Gedanken kommen. Andere werden extern sein, z. B. eine E-Mail oder einen Anruf von einem Kunden.
Die Sammelphase arbeitet nach drei Grundprinzipien:
- Jede offene Schleife muss sich in Ihrem Sammelsystem befinden und nicht in Ihrem Kopf sein.
- Sie müssen so wenig Sammelbehälter haben, wie Sie damit auskommen können.
- Sie müssen sie regelmäßig leeren.
Es ist äußerst wichtig, dass Sie in Ihrem Sammelsystem jede offene Schleife beibehalten. Egal wie trivial oder überwältigend eine Aufgabe erscheint, notieren Sie es, wenn es Ihnen in den Sinn kommt. Sonst lenkt es dich ab. Allen schreibt:
Wann werden Sie wissen, wie viel Sie noch in Ihrem Kopf gesammelt haben? Nur wenn nichts mehr da ist. Wenn ein Teil von Ihnen sich nur vage bewusst ist, dass Sie nicht alles haben, können Sie nicht wirklich wissen, wie viel Prozent Sie gesammelt haben.
Die von Ihnen ausgewählten Sammelbehälter liegen bei Ihnen und hängen von Ihren persönlichen Umständen ab. Es ist jedoch zu beachten, dass insbesondere E-Mail multifunktional ist. Es gibt nichts, was Sie daran hindert, sich selbst E-Mails mit Aufgaben zu schicken, die Sie erledigen müssen, anstatt eine separate App zu haben, um sie aufzuschreiben.
Wenden wir uns nun der Frage zu, wie Sie Ihre Sammelbehälter leeren können, sobald Sie sie gefüllt haben.
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, ist es nicht möglich, alle Ihre offenen Schleifen abzuschließen. Also wenn du nicht kannst tun Alle Aufgaben, die Sie notiert haben, wie können Sie Ihre Sammelbehälter leer halten? Allen zufolge ist dieser Teil des GTD-Prozesses "möglicherweise die kritischste Verbesserung, die ich für praktisch alle Menschen vorgenommen habe, mit denen ich gearbeitet habe." Dieser Prozess umfasst mehrere Teilschritte.
Wenn Sie einen Artikel aus einem Ihrer Sammelbehälter entnehmen, um ihn zu verarbeiten, fragen Sie zuerst: "Was ist das?"
Dies ist besonders hilfreich für Artikel, die von anderen Personen stammen-wie E-Mails und Briefe. Nur wenn Sie herausfinden, was sie sind, können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie ausführen müssen, um die offene Schleife zu schließen, oder ob Sie überhaupt etwas dagegen unternehmen müssen.
Wenn Sie diese Frage mit "Nein" beantworten, können Sie den Artikel auf drei Arten bearbeiten:
Wenn die Antwort "Ja, in der Zukunft" lautet, müssen Sie zur Verarbeitung des Elements eine automatische Erinnerung (z. B. eine Warnung in Ihrem Kalender) einrichten, wenn Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Für eines der oben genannten Ergebnisse haben Sie sich mit dem Objekt befasst, und es kann aus Ihrem Sammelsystem entfernt werden.,
Hinweis: Die meisten Artikel in Ihren Sammlungsbuckets werden wahrscheinlich nicht weiter als bis zu diesem Schritt. Dies ist der wichtigste Schritt des GTD-Prozesses, da Sie damit die Möglichkeit haben, offene Schleifen zu "parken", anstatt dass Sie Ihre Aufmerksamkeit blockieren.
Wenn die Antwort "Ja, so bald wie möglich" lautet, können Sie mit Schritt 2c fortfahren.
Sie haben entschieden, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen. Nun müssen Sie entscheiden, was diese Aktion sein wird.
Die Aktion muss die sein Nächster logische Aktion zum Schließen der offenen Schleife. Wenn nur eine Aktion erforderlich ist, fahren Sie mit Schritt 2d fort.
Wenn das Schließen der Schleife mehr als eine Aufgabe erfordert, benötigen Sie zwei Dinge:
Hinweis: Eine Projektliste ist eine Liste aller offenen Schleifen, für die mehr als eine Aufgabe abgeschlossen werden muss. Allen empfiehlt, eine Projektliste beizubehalten, um die offenen Schleifen zu verfolgen, an denen Sie gerade arbeiten. Wenn alle Unteraufgaben eines Projekts abgeschlossen sind, kann es aus der Projektliste entfernt werden.
In dieser Phase müssen Sie sich fragen: "Kann ich diese Aufgabe in einer Aktion erledigen, die weniger als zwei Minuten dauert?"
Kleine Aufgaben wie diese könnten sein:
Wenn die Antwort auf diese Frage "Ja" lautet, fahren Sie mit der Aktion fort. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Fragen Sie sich jetzt: "Muss ich das tun, oder könnte ich es an jemand anderen delegieren?"
Wenn Sie die Aufgabe delegieren können, tun Sie dies. Wenn Sie dies selbst tun müssen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Ihre Aufgabe wird jetzt an zwei Stellen hinzugefügt:
In diesem Lernprogramm haben Sie bisher eine Liste mit den nächsten Aktionen und eine Projektliste gefunden. Was sind diese Listen in praktischer Hinsicht? Allen zufolge lauten die Listen:
eine Art erneuerbarer Erinnerungssatz, bei dem es sich um Listen auf Notebook-Papier oder in einem Computerprogramm oder sogar um Ordner handeln könnte, die für jedes Element separate Blätter enthalten.
Wenn Ihre nächste Aktionsliste weniger als 30 Elemente enthält, können Sie direkt mit Schritt 4 fortfahren.
Wenn Sie jedoch (wie die meisten Menschen) deutlich mehr als 30 Elemente in Ihrer nächsten Aktionsliste haben, ist es eine gute Idee, Ihre Liste zu organisieren.
Sie können Ihre Liste auf zwei Arten organisieren: nach Kontext und nach Priorität. Es ist eine gute Idee, Ihre Liste zuerst nach Kontext zu organisieren und dann jede von Ihnen erstellte Kontext-Unterliste nach Priorität zu organisieren.
Um Ihre Liste nach Kontext zu organisieren, fragen Sie sich: "Wo muss ich sein, um diese Aufgabe zu erledigen?" Kontexte können physische Standorte sein, z. B. in Ihrem Büro, zu Hause oder im Supermarkt. Es kann sich auch um bestimmte Situationen handeln, z. B. "E-Mail-Verarbeitung", "Telefonieren" oder "Bei der wöchentlichen Teambesprechung".
Für jeden potenziellen Kontext erstellen Sie eine Unterliste der nächsten Aktionen.
Organisieren nach Kontext bedeutet, dass Sie bei Ihrer nächsten Aktionsliste nachsehen können, was Sie tun müssen.
Allen bietet eine begrenzte Anleitung zur Priorisierung von Aufgaben. Er empfiehlt, die Frage zu stellen:
In Anbetracht [meines] Kontextes, Zeit und Energie, was mir die höchste Auszahlung geben wird?
Sein anderer Rat ist, die Aufgaben zu berücksichtigen, die Sie in Bezug auf Ihre langfristigen Lebensziele tun, anstatt ständig nach Bränden zu suchen, die Sie löschen können. Dies ähnelt dem Ansatz der Eisenhower-Matrix, mit dem Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren können.
Alternativ können Sie Ihre To-Do-Liste mit der Prioritätenliste priorisieren Iss diesen Frosch Methode, die sich dafür einsetzt, die Aufgabe zu erledigen am wenigsten will zuerst machen. Die Idee ist, dass Sie durch die Beseitigung der schlimmsten Aufgaben einen Schub an produktiver Energie erhalten.
Oder Sie könnten Mark Forsters probieren Endgültige Version, Wo priorisieren Sie Aufgaben nach dem, was Sie am meisten fühlen, und tun, wofür Sie die meiste Energie haben.
Sie können mehr darüber erfahren Iss diesen Frosch und Endgültige Version in Schritt 3 dieses Business Tuts-Lernprogramms.
Nachdem Sie Ihre nächste Aktionsliste erstellt und die Liste nach Kontext und Priorität sortiert haben, können Sie mit der Arbeit beginnen.
Denken Sie daran, dass Sie auch Aufgaben haben, die in Ihrem Kalender angezeigt werden. Nehmen Sie sich daher auch Zeit für diese Aufgaben.
Wenn Sie etwas ablenken oder Ihren Fokus stören, notieren Sie es und fügen Sie es Ihren Sammlungsbuckets hinzu. Auf diese Weise können Sie es später bearbeiten.
Die letzte Stufe von GTD ist Überprüfung Ihre Listen. Drei Arten der Überprüfung sind der Schlüssel:
Während Ihrer wöchentlichen Überprüfung sollten Sie Folgendes tun:
Das ist das GTD-System in aller Kürze. Warum probieren Sie es nicht und sehen Sie, ob das Parken und Schließen Ihrer offenen Schleifen Ihren Fokus verbessert?
Grafik-Gutschrift: Loop, entworfen von P.J. Onori vom Noun-Projekt.
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