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Das Schreiben effektiver E-Mails kann eine Herausforderung sein. Sie haben eine wichtige Nachricht verfasst, von der Sie wissen, dass Ihre Zielgruppe verwendet werden kann. Aber sie scheinen Ihre E-Mails zu ignorieren. Es könnte Zeit sein, dein Spiel zu verbessern.
In diesem Tutorial führen wir Sie durch den professionellen E-Mail-Schreibprozess von Anfang bis Ende. Wir haben über 15 hilfreiche E-Mail-Tipps zum Schreiben einer effektiven E-Mail.
Sie lernen zunächst das Ziel für Ihre effektive E-Mail kennen. Am Ende erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail-Signaturvorlage richtig schließen können. Wir besprechen auch die Verwendung von Bildern und Animationen in E-Mails sowie den richtigen Zeitpunkt, um eine geschäftliche E-Mail zu senden.
Sind Sie bereit zu lernen, wie Sie effektivere E-Mails schreiben? (grafische Quelle)Springen Sie jetzt in diese Killer-Tipps, wie Sie eine effektive E-Mail schreiben können:
Beginnen Sie mit der Entscheidung, welche Ergebnisse Sie von Ihrer E-Mail erhalten möchten. Dann schreiben Sie Ihre E-Mail mit diesem Ziel. Ihre E-Mail kann ihren Zweck nicht erfüllen, wenn Sie nicht wissen, warum Sie sie schreiben.
Bei der Auswahl eines Ziels für Ihre E-Mail sollten Sie das Ziel möglichst einfach halten. Für das Publikum ist das weniger verwirrend.
Zum Beispiel: Welche E-Mail könnte Ihrer Meinung nach das Ziel erreichen??
Die erste E-Mail ist eher erfolgreich, da es nur ein einfaches Ziel gibt. Während die zweite E-Mail möglicherweise dazu führt, dass ein Leser eine der gewünschten Aktionen ausführt, ist es unwahrscheinlich, dass sie alle drei Aktionen ausführt.
Die Betreffzeile ist das erste, was Ihr Leser sieht. Eine schlechte Betreffzeile könnte dazu führen, dass Ihre E-Mail gelöscht oder direkt in den Spam-Ordner gesendet wird.
Halten Sie Ihre E-Mail-Betreffzeile kurz und präzise. Verführen Sie Ihren Leser nicht in die Irre, oder Sie hinterlassen einen schlechten Eindruck.
Ihre Betreffzeile sollte auch für Ihren Empfänger relevant sein. Jeder hasst es, eine generische E-Mail zu erhalten, die nichts mit ihnen zu tun hat. Wenn Sie können, gehen Sie noch einen Schritt weiter und personalisieren Sie die Betreffzeile.
Hier ist ein Beispiel für eine schlechte E-Mail-Betreffzeile:
Wichtige E-Mail. Bekommen Sie 100 €!!!
Dies ist eine schlechte Betreffzeile. Es ist vage. Die Wörter "wichtige E-Mail"Erzählen Sie dem Leser nichts über die E-Mail. Außerdem ist es irreführend. Wenn der Leser die E-Mail öffnete, würden sie sehen, dass sie keine $ 100 erhalten, wenn sie keinen Wettbewerb gewinnen. Zum Schluss noch die drei Ausrufezeichen am Ende der Betreffzeile lassen diese Betreffzeile spammig aussehen.
Hier ist eine bessere E-Mail-Betreffzeile für dieselbe E-Mail:
Entdecken Sie Ihre neuen XYZ-Funktionen (registrieren Sie sich, um einen Preis von 100 $ zu gewinnen)
Anstelle der vagen Formulierung "wichtige E-Mail,"Die zweite Betreffzeile sagt dem Leser, dass diese E-Mail neue Funktionen für XYZ-Produkte aufführt, deren Besitzer sie sind. Und der Satz in Klammern macht deutlich, dass die $ 100 ein Preis sind.
Hinweis: Die in diesen E-Mails beschriebene XYZ-Software-App ist fiktiv. Es wird nur zur Veranschaulichung dieser Beispiele verwendet und basiert nicht auf einem echten Softwaretool.
Weitere Informationen zum Erstellen von starken Betreffzeilen finden Sie hier:
Selbst wenn Ihr Leser Ihre E-Mail öffnet, könnten die ersten Zeilen so abgeschaltet sein, dass sie direkt aufhören zu lesen. Achten Sie besonders auf die Anrede (E-Mail-Begrüßung) und den Eröffnungssatz, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail wirksam ist.
Verwenden Sie bei E-Mail-Begrüßungen die richtige Formalität. Um zu wissen, wie formal Sie sein müssen, müssen Sie Ihr Publikum kennen. Wird Ihr Publikum durch eine informelle Begrüßung beleidigt, oder wird es informell, dass Ihr Unternehmen ansprechbarer erscheint? Sie können die Antwort nicht kennen, es sei denn, Sie haben Ihre Hausaufgaben bezüglich Ihrer Leser gemacht.
Unabhängig davon, ob Ihre E-Mail einen formellen oder informellen Ton annimmt, sind einige Eröffnungen für eine geschäftliche E-Mail einfach zu unprofessionell. Schauen Sie sich diese E-Mail-Eröffnung an:
Ihr XYZ-Benutzer!
Ihre XYZ-Software wurde aktualisiert.
Auch wenn Ihre E-Mail in einem zufälligen Ton geschrieben ist "Yo"ist praktisch nie eine gute E-Mail-Anrede. Vergleichen Sie die Öffnung oben mit der folgenden, effektiveren (und professionellen) E-Mail-Öffnung:
Hallo Laura,
Wir freuen uns, dass Sie sich für XYZ-Software entschieden haben. Wie in Ihrem Wartungsvertrag erwähnt, wurde XYZ automatisch auf Version 4.2 aktualisiert.
Der E-Mail-Ton ist immer noch beiläufig ("Hallo"), beachten Sie jedoch die Personalisierung des Hinzufügens meines Namens. Weitere Informationen zum Erstellen einer Öffnung für eine effektive E-Mail finden Sie in folgendem Tutorial:
Wenn Sie eine starke Betreffzeile erstellt und eine gute E-Mail-Anrede und Eröffnungszeile ausgewählt haben, gelangen Sie schnell zum Hauptpunkt Ihrer E-Mail-Nachricht. Bleib kurz. Wenn Sie mehr als einen Punkt haben, verwenden Sie eine Liste, damit der Leser sie leicht scannen kann.
Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren, verwenden Sie eine Liste, um alle neuen Softwarefunktionen in einen langen Absatz zu integrieren, um sie leicht durchsuchbar zu machen. So was:
1. Integriert mit Smartphone oder Tablet
2. Erhöhter Cloud-basierter Speicher
3. Automatisches Ausfüllen für häufig verwendete Phrasen
4. Die Rechtschreibprüfung in der Software enthält jetzt auch Fremdwörter
Ihr Leser kann die Funktionen auf einen Blick sehen. Das Auflisten von Features reicht jedoch nicht aus. Erläutern Sie, warum diese Funktionen für Ihren E-Mail-Empfänger wichtig sind.
Viele Geschäftsleute verstehen den Unterschied zwischen Funktionen und Vorteilen nicht. Funktionen beschreiben, was Ihr Produkt macht. Ein Vorteil erläutert, wie eine Funktion Ihrem Leser hilft.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr E-Mail-Reader bereits weiß, warum ihm etwas wichtig ist. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail erläutert, wie Ihr Leser davon profitiert.
Lassen Sie uns die Liste der zuvor erstellten Softwarefunktionen aufrüsten und den Kundennutzen der einzelnen Funktionen berücksichtigen. Die Liste sieht jetzt so aus:
1. Verwenden Sie die Software überall. Integriert sich mit einem Smartphone oder Tablet.
2. Viel Platz, um alles zu speichern, was Sie brauchen. Erhöhter Cloud-basierter Speicher.
3. Formulare schnell ausfüllen. Automatisches Ausfüllen für häufig verwendete Phrasen.
4. Reduzieren Sie Fehler in Fremdwörtern. Die Rechtschreibprüfung in der Software enthält jetzt häufig gebräuchliche Ausdrücke.
Die Liste zeigt jetzt, wie jedes Feature-Upgrade Ihrem Leser hilft. Sie sind viel eher an einer E-Mail interessiert, die die Vorteile klar erläutert.
Wir haben das schon früher angesprochen, aber passen Sie Ihre E-Mail an das an, was Sie über Ihren Leser wissen. Verwenden Sie den Ton und die Begriffe, auf die sie sich beziehen.
Zu oft geben Geschäftsleute so viele Fachbegriffe in ihre E-Mail ein, wie sie sich irrtümlicherweise denken lassen, dass die Verwendung vieler Branchenjargon den Leser beeindrucken wird. Tatsächlich irritieren und entfremden fremde Begriffe Ihren Leser eher als sie zu beeindrucken. Vermeiden Sie auch die Verwendung ungewöhnlicher Abkürzungen.
Schreiben Sie Ihre E-Mail auf einer Lesestufe, die Ihre Leser verstehen können. Mehrere Studien zeigen, dass die meisten Erwachsenen in den USA mit Material vertraut sind, das in der siebten bis neunten Klassenstufe geschrieben wurde. Wenn dies also das Publikum ist, das Sie erreichen möchten, richten Sie Ihr Schreiben auf diesen Bereich aus.
Verwenden Sie eine Lesbarkeitsprüfung, um herauszufinden, auf welcher Ebene Ihre E-Mail geschrieben ist. Einige Authoring-Tools verfügen über eine integrierte Lesbarkeitsprüfung oder eine Online-Lesbarkeitsprüfung wie die Hemingway App.
Subheads und andere Formatierungen machen eine E-Mail besser durchsuchbar und helfen Ihrem Leser dabei, Ihre Nachricht aufzunehmen. Denken Sie daran, dass sich Ihr Leser wahrscheinlich in Eile befindet. Mit einem Untertitel können sie Ihre Hauptpunkte ohne großen Aufwand erfassen.
Fügen wir dem E-Mail-Beispiel, an dem wir gearbeitet haben, einen Unterabschnitt hinzu. Lassen Sie uns dieses Mal die gesamte E-Mail betrachten, die wir bisher geschrieben haben. Hier ist es:
Betreff: Entdecken Sie Ihre neuen XYZ-Funktionen (registrieren Sie sich, um einen Preis von 100 $ zu gewinnen)
Hallo Laura,
Wir freuen uns, dass Sie sich für XYZ-Software entschieden haben. Wie in Ihrem Wartungsvertrag erwähnt, wurde XYZ automatisch auf Version 4.2 aktualisiert.
XYZ Software 4.2 Upgrades
1. Verwenden Sie XYZ überall. Integriert sich mit einem Smartphone oder Tablet.
2. Speichern Sie alles was Sie brauchen. Erhöhter Cloud-basierter Speicher.
3. Formulare schnell ausfüllen. Automatisches Ausfüllen für häufig verwendete Phrasen.
4. Reduzieren Sie Fehler in Fremdwörtern. Die Rechtschreibprüfung in der Software enthält jetzt häufig gebräuchliche Ausdrücke.
Beachten Sie, wie der untergeordnete Kopf in die Liste führt, XYZ Software 4.2 Upgrades, ist eines der ersten Dinge, die dem Leser ins Auge fallen.
Wie bei jeder Art von Inhalt ziehen Bilder in einer E-Mail einen Leser an und machen ihn auf sich aufmerksam. Übertreiben Sie keine Bilder in Ihrer beruflichen E-Mail. Für die meisten geschäftlichen E-Mails reicht ein großes oder zwei kleine Bilder aus.
Einige Nachteile bei der Verwendung von Bildern sind:
Stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen verwendeten Bilder professionell sind. Natürlich benötigen Sie die geistigen Rechte, um das von Ihnen verwendete Bild zu verwenden.
Wo finden Sie effektive Bilder, die Sie Ihren E-Mails hinzufügen können? Eine hochwertige Quelle für lizenzfreie Bilder ist Envato Elements. Wählen Sie für eine geringe monatliche Gebühr zwischen über 200.000 professionell kuratierten Fotos. Außerdem haben Sie Zugriff auf viele andere professionelle Grafik-Assets.
Wenn Sie die Aufmerksamkeit eines Lesers wirklich erregen möchten, sollten Sie eine animierte GIF verwenden. Animierte GIFs fügen Ihrer Nachricht Bewegung hinzu, was die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zieht.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihren E-Mails GIFs hinzufügen. Eine einfache Animation funktioniert besser als eine komplizierte. Und E-Mails mit animierten GIF-Dateien haben einige Probleme, darunter:
Weitere Informationen zur Verwendung von animierten GIFs in E-Mails finden Sie unter:
Ihr Leser weiß nicht, was Sie als Nächstes tun sollen, wenn Sie es ihnen nicht sagen. Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.
In der E-Mail, die wir für dieses Tutorial erstellt haben, möchten wir, dass der Leser unseren Newsletter abonniert. Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, registrieren sie sich auch, um den Preis in Höhe von 100 US-Dollar zu gewinnen. So sieht unser Aufruf zum Handeln für unsere Beispiel-E-Mail aus:
Erfahren Sie mehr über die Verwendung der XYZ-Software (und registrieren Sie sich, um $ 100 zu gewinnen) von Abonnieren des wöchentlichen XYZ-Newsletters(Verknüpfung).
Beachten Sie, dass der Handlungsaufruf einen unterstrichenen Link enthält. In einer Live-E-Mail wäre dies ein anklickbarer Link, auf den der Leser sofort klicken könnte.
Wenn Ihr Leser Ihre E-Mail vollständig gelesen hat, ist es wichtig, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Durch das Hinzufügen eines effektiven Abschlusses zu Ihrer E-Mail können Sie sicherstellen, dass Ihr Leser ein gutes Gefühl für Ihr Unternehmen hat.
Machen Sie Ihre E-Mail-Nachricht aufrichtig und angemessen. Wenn Sie den Rest der E-Mail mit Ihrem Publikum in Betracht gezogen haben, denken Sie beim Schließen Ihrer E-Mail über Ihr Publikum nach.
Ein effektiver E-Mail-Abschluss umfasst einen Abschlusssatz und identifiziert den Absender. So wie es formelle und informelle E-Mail-Anreden gibt, gibt es auch formelle und informelle E-Mail-Schließungen. Die Art der Schließung hängt von der Zielgruppe Ihrer E-Mail ab.
Um die Beispiel-E-Mail, an der wir gearbeitet haben, zu schließen, verwenden wir dieses einfache Schließen der E-Mail:
Nochmals vielen Dank, dass Sie sich für XYZ-Software entschieden haben, um Ihre Softwareanforderungen zu erfüllen.
Schöne Grüße,
Jane Jones
CEO und Gründer von AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Beratung
Hinweis: In diesem Beispiel ist AnyTown Consulting das Unternehmen, das die fiktive XYZ-App in der Beispiel-E-Mail entwickelt hat. AnyTown Consulting ist ein fiktives Unternehmen, das zu Illustrationszwecken verwendet wird. Es ist nicht dazu gedacht, eine echte Firma oder Organisation zu repräsentieren.
Weitere Informationen zum Schließen Ihrer effektiven E-Mail finden Sie unter:
Fügen Sie Ihrer E-Mail eine Signaturvorlage hinzu, um noch mehr Professionalität zu erreichen. Eine professionelle Signaturvorlage enthält Ihre Marke und Ihre Kontaktinformationen. Dieses Designelement hebt Ihre E-Mail hervor, wodurch Ihre E-Mail effektiver wird.
Hier ist die E-Mail, an der wir mit einer professionellen Vorlage gearbeitet haben:
Machen Sie Ihre E-Mail effektiver, indem Sie eine Signaturvorlage hinzufügen.Hinweis: Die oben abgebildete professionelle Vorlage verwendet die 1127 Vorlage für E-Mail-Signatur von Envatos GraphicRiver, der ist eine großartige Quelle für professionelle E-Mail-Vorlagen wie die im obigen Beispiel verwendete.
Weitere Beispiele für professionelle Signaturvorlagen finden Sie in diesem Artikel:
Eine wenig bekannte Tatsache ist, dass die P.S. (Postscript) ist einer der meistgelesenen Teile einer E-Mail. Wenn Sie mit dem Begriff nicht vertraut sind, bezieht sich auf einen Satz, Satz oder einen kurzen Absatz, der nach dem Signaturblock hinzugefügt wird. Die Idee ist, dass das Postscript die E-Mail in letzter Minute ergänzt.
In E-Mails werden die P.S. kann eine zusätzliche Handlungsaufforderung oder sogar ein Sonderangebot enthalten. Durch das Hinzufügen eines Postskripts zu Ihrer E-Mail kann es effektiver werden.
Hier ist ein Beispielskript für das E-Mail-Beispiel, an dem wir gearbeitet haben:
P.S. Ich hätte fast vergessen, es dir zu sagen. Wenn du Anmelden(Link) für unseren Newsletter bis zum Ende dieses Monats, dh am 30. November, fügen wir Ihrem Support-Plan einen kostenlosen Monat hinzu.
Wenn Ihr Leser über die Anmeldung für den Newsletter debattiert hat, ist der zusätzliche Anreiz in der P.S. kann genug sein, um sich zu entscheiden.
Fehler und Fehler verringern die Wirksamkeit Ihrer E-Mail. Sie geben dem Leser auch einen schlechten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre professionelle E-Mail so sauber wie möglich ist, bevor Sie sie senden.
Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig. Prüfen Auf:
Wenn möglich, lassen Sie Ihre E-Mail von jemand anderem prüfen. Sobald Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail fehlerfrei ist, können Sie sie versenden.
Wenn Sie Ihre E-Mail senden, ist das wichtig. Die beste Zeit zum Senden einer E-Mail hängt von Ihrer Zielgruppe für die E-Mail ab.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nicht um 17:00 Uhr eine E-Mail an einen Geschäftspartner senden. Freitag Nachmittag. Möglicherweise haben sie das Büro verlassen, und wenn sie am Montagmorgen eingehen, wird Ihre E-Mail nur eine von vielen sein, die im Laufe des Wochenendes eingegangen sind.
Die meisten Studien stimmen darin überein, dass Dienstag der beste Tag der Woche ist, um eine E-Mail an einen Unternehmer zu senden. Natürlich kann der beste Tag, um Ihre Zielgruppe zu erreichen, unterschiedlich sein. So erfahren Sie alles über Ihre E-Mail-Empfänger.
Damit Ihre E-Mail effektiv ist, ist es wichtig, dass Sie nachverfolgen. Ihr Follow-up kann zwei Formen annehmen:
Follow-up kann oft den Unterschied zwischen dem Kauf eines Verkaufs und dem Nichtverkauf eines Verkaufs ausmachen.
Um alle Antworten zu beantworten, die Sie erhalten, muss Ihr eigener E-Mail-Posteingang ordentlich und unkompliziert sein oder Sie können die Antwort übersehen. Stellen Sie sich im Beispiel vor, dass ein E-Mail-Empfänger fragt, ob das Abonnement des XYZ-Newsletters Geld kostet. Ihre Antwort wird jedoch nicht angezeigt, weil der Posteingang verstopft ist. Es ist eine Chance verloren gegangen.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihren E-Mail-Posteingang verwalten und störungsfrei halten können, lesen Sie unser KOSTENLOSES eBook zum E-Mail-Posteingang-Management: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery.
Ein effektives E-Mail-Schreiben ist nicht schwierig, wenn Sie wissen, wie Sie Ihr Publikum erreichen. Verwenden Sie die professionellen E-Mail-Kommunikationstipps in diesem Lernprogramm, um effektivere E-Mails zu schreiben.
Weitere Informationen zum Schreiben einer überzeugenden E-Mail finden Sie unter:
Informationen zum Formatieren einer E-Mail und Tipps zum Schreiben von E-Mails für Geschäftskunden finden Sie unter:
Welche Tipps zum Schreiben von E-Mails haben Sie, um effektive E-Mails zu verfassen, die mit den Empfängern zusammenarbeiten? Teilen Sie uns Ihre besten Tipps in den Kommentaren mit.
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