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E-Mail ist für die meisten von uns das Kommunikationsmittel der Wahl. E-Mails sind großartig, da Sie nicht gleichzeitig mit Ihrem Gesprächspartner zur Verfügung stehen müssen, um zu kommunizieren. Es ermöglicht uns, Projekte in Gang zu halten, wenn unsere Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen oder auf der anderen Seite der Welt.
Es gibt ein Problem: Die meisten von uns ertrinken in E-Mails. Der Durchschnittsfachmann, der E-Mails für geschäftliche Zwecke verwendet, erhält und sendet täglich über 100 E-Mails, wie ein Bericht der Radicati Group zeigt.
Außerdem werden E-Mails allzu leicht missverstanden. Eine kürzlich von Sendmail durchgeführte Studie ergab, dass 64% der Menschen eine E-Mail gesendet oder erhalten haben, die zu unbeabsichtigter Wut oder Verwirrung geführt hat.
Aufgrund der Vielzahl von E-Mails, die wir senden und empfangen, und da E-Mails häufig falsch interpretiert werden, ist es wichtig, E-Mails klar und präzise zu schreiben.
Das Schreiben von E-Mails, die kurz und auf den Punkt gebracht sind, verringert die Zeit, die Sie für E-Mails verbringen, und macht Sie produktiver. Wenn Sie Ihre E-Mails kurz halten, verbringen Sie wahrscheinlich weniger Zeit für E-Mails und mehr Zeit für andere Aufgaben. Das heißt, klar schreiben ist eine Fähigkeit. Wie alle Fähigkeiten musst du daran arbeiten.
Zunächst können Sie kurze E-Mails genauso lange schreiben wie lange E-Mails. Selbst wenn dies der Fall ist, helfen Sie Ihren Kollegen, Kunden oder Mitarbeitern, produktiver zu sein, da Sie weniger Posteingang in Ihrem Posteingang haben und es ihnen leichter machen, auf Sie zu reagieren.
Durch klares Schreiben werden Sie als jemand bekannt, der weiß, was er will und der Dinge erledigt. Beide sind gut für Ihre Karrierechancen.
Was macht es also, um klare, prägnante und professionelle E-Mails zu schreiben??
Bevor Sie das beantworten, melden Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter an Holen Sie sich jetzt das kostenlose Postfach Zero Ebook. Es ist voll mit professionelle E-Mail-Verwaltungsstrategien.
Lassen Sie uns nun näher auf die Details eingehen, wie Sie eine professionelle E-Mail schreiben, mit der Sie geschäftliche E-Mails mit Zweck, Klarheit und Wirkung schreiben können.
Klare E-Mails haben immer einen klaren Zweck.
Wann immer Sie sich setzen, um eine E-Mail zu schreiben, stellen Sie sich einige Sekunden, um sich zu fragen: "Warum sende ich das? Was muss ich vom Empfänger?"
Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, sollten Sie keine E-Mail senden. Wenn Sie E-Mails schreiben, ohne zu wissen, was Sie brauchen, ist Ihre Zeit und die Zeit des Empfängers verschwendet, und Sie haben Mühe, sich klar und knapp auszudrücken.
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sich zu fragen: "Ist diese E-Mail wirklich notwendig?" Nur das Versenden von E-Mails, die unbedingt erforderlich sind, zeigt Respekt für die Person, die Sie per E-Mail senden.
E-Mails sind nicht mit Geschäftstreffen identisch. Bei Geschäftstreffen ist das Meeting umso produktiver, je mehr Tagesordnungspunkte Sie durcharbeiten.
Bei E-Mails trifft das Gegenteil zu. Das Weniger Je mehr Sie in Ihre E-Mails aufnehmen, desto besser.
Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, die "one thing" -Regel einzuhalten. Machen Sie jede E-Mail, die Sie nur zu einer Sache senden. Wenn Sie über ein anderes Projekt kommunizieren müssen, schreiben Sie eine weitere E-Mail.
Empathie ist die Fähigkeit, die Welt durch die Augen anderer Menschen zu sehen. Wenn Sie dies tun, verstehen Sie ihre Gedanken und Gefühle.
Denken Sie beim Schreiben von E-Mails über Ihre Worte aus Sicht des Lesers nach. Fragen Sie sich bei allem, was Sie schreiben:
Dies ist eine einfache Änderung der Schreibweise. Das Denken an andere Menschen wird jedoch die Art und Weise verändern, wie sie auf Sie reagieren.
Hier ist ein einfühlsamer Blick auf die Welt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die meisten Leute:
In Kürze schauen wir uns an, wie Sie Komplimente und einen Dank in die Struktur jeder von Ihnen gesendeten E-Mail einbetten können.
Wenn Sie zum ersten Mal jemandem eine E-Mail senden, müssen Sie dem Empfänger mitteilen, wer Sie sind. Sie können dies normalerweise in einem Satz tun. Zum Beispiel: "Es war toll, Sie bei [X-Event] zu treffen."
Eine Möglichkeit, die Einführungen kurz zu halten, ist, sie so zu schreiben, als würden Sie sich persönlich treffen. Sie würden nicht zu einem fünfminütigen Monolog gehen, wenn Sie jemanden persönlich treffen. Also nicht per E-Mail.
Nicht sicher, ob eine Einführung erforderlich ist? Vielleicht haben Sie den Empfänger schon einmal kontaktiert, sind sich aber nicht sicher, ob sie sich an Sie erinnern wird. Sie können Ihre Anmeldeinformationen in Ihrer E-Mail-Signatur hinterlegen. Dies ist ideal, weil:
Apropos Signaturen, stellen Sie sicher, dass Sie eine eingerichtet haben. Es ist eine Abkürzung für das Teilen von Informationen, die Sie in jede E-Mail aufnehmen sollten. Wenn Sie diese Informationen in Ihre Unterschrift aufnehmen, halten Sie den Körper Ihrer E-Mails kurz.
Ihre Unterschrift sollte enthalten:
Optional können Sie Links zu Ihren Social-Media-Konten hinzufügen und einen Einstellungssatz für die Frage stellen, wie Sie Menschen helfen.
In jeder E-Mail, die Sie schreiben, sollten Sie genug Sätze verwenden, um zu sagen, was Sie brauchen, und nicht mehr. Eine hilfreiche Übung ist, sich auf fünf Sätze zu beschränken.
Der Unternehmer Guy Kawasaki erklärt:
Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit.
Es wird Zeiten geben, in denen es unmöglich ist, eine E-Mail zu fünf Sätzen aufzubewahren. In den meisten Fällen reichen jedoch fünf Sätze aus.
Umfassen Sie die fünf Sätze, und Sie werden schneller E-Mails schreiben. Sie erhalten auch mehr Antworten.
Nicht sicher, dass Sie eine E-Mail in fünf Sätzen schreiben können? Dann lesen Sie weiter…
Was ist der Schlüssel, um Ihre E-Mails kurz zu halten? Verwenden einer Standardstruktur. Dies ist eine Vorlage, der Sie für jede E-Mail folgen, die Sie schreiben.
Wenn Sie Ihre E-Mails kurz halten, hilft das Befolgen einer Standardstruktur auch beim schnellen Schreiben.
Im Laufe der Zeit entwickeln Sie eine Struktur, die für Sie funktioniert. Hier ist eine einfache Struktur, um den Einstieg zu erleichtern:
Lassen Sie uns auf jeden einzelnen davon eingehend eingehen.
Gruß. Dies ist die erste Zeile der E-Mail. "Hallo, [Vorname]" ist eine typische Begrüßung.
Kompliment oder Angenehmheit. Wenn Sie zum ersten Mal jemandem eine E-Mail senden, ist ein Kompliment ein hervorragender Auftakt. Ein gut geschriebenes Kompliment kann auch als Einführung dienen. Zum Beispiel:
Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie kennen, dann verwenden Sie stattdessen eine Angenehmheit. Eine Sympathie ist normalerweise eine Variante von "Ich hoffe, es geht Ihnen gut." Alternativ können Sie sich für etwas bedanken, mit dem sie Ihnen geholfen haben, oder für Informationen, die in einer früheren E-Mail gesendet wurden.
Als Vinay Patankar von der Abstraktes Leben Blog erklärt:
Sie sollten IMMER mit einer Begrüßung nach Ihrer Begrüßung folgen. JEDERZEIT ohne Fehler. Bringen Sie dies in Ihre Finger, damit Sie es bei jeder E-Mail, die Sie schreiben, natürlich ausspucken. Es gibt keinen Grund, warum Ihre E-Mail keine Angenehmheit haben sollte… Sie werden nie etwas zu verlieren haben, wenn Sie eine Angenehmheit hinzufügen, Sie werden dazu neigen, den Rest Ihrer E-Mail zu lesen die positiven Gefühle einiger. Die meisten werden es einfach ignorieren, aber für zwei Sekunden Ihrer Zeit lohnt es sich definitiv.
Der Grund für Ihre E-Mail. In diesem Abschnitt sagen Sie: "Ich möchte per E-Mail nach ... fragen" oder "Ich habe mich gefragt, ob Sie helfen könnten ..." Sie benötigen manchmal zwei Sätze, um Ihre Gründe für das Schreiben zu erklären.
Ein Aufruf zum Handeln. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger wissen wird, was er tun soll. Geben Sie spezifische Anweisungen an. Zum Beispiel:
Die Strukturierung Ihrer Anfrage als Frage fordert den Empfänger zur Antwort auf. Alternativ können Sie die Zeile "Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie das getan haben" oder "Sagen Sie mir Bescheid, wenn es Ihnen recht ist."
Schließen. Bevor Sie Ihre E-Mail abmelden, fügen Sie unbedingt eine Schlusszeile hinzu. Dies hat den doppelten Zweck, Ihren Aufruf zum Handeln zu wiederholen und dem Empfänger ein gutes Gefühl zu geben.
Beispiele für gute Schlusslinien sind:
Ausloggen. Dies können "Beste Wünsche", "Freundliche Grüße", "Alles Gute" oder "Danke" sein. Sie sollten Ihrer Anmeldung immer mit Ihrem Namen folgen.
Bereits 1946 riet George Orwell den Schriftstellern:
Verwenden Sie niemals ein langes Wort, wo ein kurzes Wort es tun könnte.
Dieser Hinweis ist heute besonders relevant, insbesondere beim Schreiben von E-Mails.
Kurze Worte zeigen Respekt für Ihren Leser. Mit kurzen Worten haben Sie die harte Arbeit geleistet, um Ihre Botschaft verständlich zu machen.
Gleiches gilt für kurze Sätze und Absätze. Vermeiden Sie das Schreiben großer Textblöcke, wenn Ihre E-Mail klar und leicht verständlich sein soll. Dies führt zu einer weiteren Schreibregel von George Orwell, die Ihnen dabei helfen kann, Ihre Sätze so kurz wie möglich zu halten:
Wenn Sie ein Wort ausschneiden können, schneiden Sie es immer aus.
Wenn Sie Ihrer Standard-E-Mail-Struktur gefolgt sind, schneiden Sie jeden Satz so kurz wie möglich ab.
Wieder George Orwell:
Verwenden Sie das Passiv niemals dort, wo Sie das Aktive verwenden können.
Beim Schreiben gibt es zwei Arten von Stimmen, aktive und passive.
Hier ist ein Satz in der aktiven Stimme:
Ich werfe den Ball.
Und hier ist der gleiche Satz in der Passivstimme:
Der Ball wird von mir geworfen.
Die aktive Stimme ist leichter zu lesen. Es ermutigt auch Aktion und Verantwortung. Das liegt daran, dass sich die Sätze in der aktiven Stimme auf die handelnde Person konzentrieren. In der Passivstimme konzentrieren sich die Sätze auf das Objekt, auf das gehandelt wird. In der Passivstimme kann es so aussehen, als würden die Dinge von alleine passieren. In der aktiven Stimme passieren Dinge nur, wenn Menschen etwas unternehmen.
Der französische Philosoph Blaise Pascal sagte einmal:
Wenn ich mehr Zeit hätte, hätte ich Ihnen einen kürzeren Brief geschrieben.
Mit anderen Worten, das Schreiben kurzer E-Mails kann schwieriger sein als das Schreiben langer E-Mails.
Kurze E-Mails zu schreiben, ist ein sorgfältiges Korrekturlesen. Lesen Sie Ihre E-Mail vor sich selbst und prüfen Sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Frag dich selbst:
Löschen Sie unnötige Wörter, Sätze und Absätze, während Sie das Korrekturlesen durchführen.
Wenn Sie Ihre Persönlichkeit in Ihrer E-Mail zeigen möchten, lassen Sie dies Ihren Schreibstil subtil durchscheinen. Verwenden Sie keine Emoticons, Chat-Abkürzungen (wie LOL) oder farbige Schriftarten und Hintergründe. Obwohl diese in Ihren Teenagerjahren möglicherweise für Ihre E-Mails von wesentlicher Bedeutung waren, sind sie im beruflichen Kontext selten geeignet.
Es ist nur sinnvoll, Emoticons oder Chat-Abkürzungen zu verwenden, wenn Sie die E-Mail-Sprache der Person spiegeln, an die Sie schreiben.
E-Mail ist eine weniger formale Art der Kommunikation, als einen Brief zu schreiben oder sogar einen Anruf zu tätigen. Wenn Sie beim Sprechen schreiben, wirken Sie so persönlich und freundlich. Es hilft Ihnen auch, Ihre E-Mails kurz zu halten. Immerhin sprechen nur wenige von uns in erweiterten Absätzen.
Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre E-Mails Ihre Identität in der realen Welt widerspiegeln. Wenn Sie dem Gesicht einer Person nichts sagen würden, sagen Sie es nicht in einer E-Mail. Und denk dran, auf deine Manieren zu achten. "Bitte" und "Danke" gehen einen weiten Weg.
Denken Sie daran, dass es wichtig ist, zu lernen, wie Sie professionelle E-Mails schreiben können, aber auch das Organisieren Ihres E-Mail-Posteingangs. Lassen Sie Ihren Posteingang nicht zu einem Durcheinander werden.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails richtig verwalten. Verbringen Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang und bearbeiten Sie Ihre Nachrichten professioneller.
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Was sind Ihre Top-Tipps, um klare und professionelle E-Mails zu schreiben? Lass es uns in den Kommentaren wissen.
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Grafik-Gutschrift: Auge entworfen von Sergi Delgado von dem Noun-Projekt.
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