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In jedem Unternehmen ist es wichtig, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitern klein oder groß ist. Jeder arbeitet an verschiedenen Dingen und es ist wichtig, dass Sie sich gegenseitig über den Status Ihrer Projekte informieren.
Projektverwaltungsanwendungen wie Trello und Basecamp machen es einfacher, aber manchmal müssen Sie trotzdem einen einfachen Statusbericht schreiben. Vielleicht hat Sie Ihr Chef um eine Frage gebeten, Sie versuchen, Unterstützung oder Finanzierung für Ihr Projekt zu erhalten, oder möchten nur einen Kollegen auf dem Laufenden halten.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie einen effektiven Statusbericht erstellen. Sie können natürlich viele Formen annehmen, von einer schnellen, informellen E-Mail-Aktualisierung bis hin zu einem formalen Bericht, der einer vorgegebenen Vorlage folgt. Was Sie in diesem Lernprogramm lernen werden, gilt also für viele verschiedene Arten von Berichten.
Sie erfahren, was Sie tun müssen, um Ihre Schlüsselideen zu organisieren und klar zu kommunizieren, und Sie erfahren, welche Fehler zu vermeiden sind. Ich gebe Ihnen auch einen Beispielbericht, den Sie anzeigen oder herunterladen können, damit Sie ihn als Vorlage für Ihre eigenen Berichte verwenden können.
Am Ende werden Sie in der Lage sein, einen klaren und ansprechenden Statusbericht zu verfassen, der Ihrem Chef oder anderen Personen hilft, genau zu verstehen, wo Sie sich in Ihrem Projekt befinden.
Es mag seltsam erscheinen, zunächst Fragen zu stellen - schließlich ist es die Aufgabe eines Statusberichts zu Verfügung stellen Informationen, nicht fordern. Aber es ist ein entscheidender erster Schritt.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Bericht maximale Auswirkungen hat, müssen Sie Ihre Zielgruppe und deren Prioritäten verstehen. Auf diese Weise können Sie den üblichen Fehler der Wäscheliste vermeiden, den wir im nächsten Abschnitt behandeln werden, und sich stattdessen auf die Dinge konzentrieren, die für Ihren beabsichtigten Leser interessant und relevant sind.
Angenommen, Sie berichten Ihrem Manager über den Status einer neuen Funktion, die Sie zur Firmenwebsite hinzufügen. Bevor Sie in eine Liste aller von Ihnen erreichten Dinge einsteigen, müssen Sie zunächst die Erwartungen Ihres Vorgesetzten verstehen.
Warum ist die neue Funktion wichtig? Welche Ergebnisse werden von Ihnen erwartet? Wie viel Details muss Ihr Chef wirklich erhalten? Gibt es bestimmte Aspekte des Projekts, die für sie wichtig sind, und andere, die sich nicht allzu sehr für sie interessieren??
Sie könnte daran interessiert sein, wie diese neue Funktion beispielsweise den Umsatz verbessern kann, sich aber nicht für die dahinterstehende Technologie interessiert. Möglicherweise sieht sie dies als ersten Schritt in einem viel größeren Projekt oder als Teil einer separaten Initiative, an der andere Teile des Unternehmens beteiligt sind. Es ist wichtig, alle Hintergründe zu verstehen.
Sie kennen wahrscheinlich bereits einige dieser Details, aber fragen Sie direkt nach. Je klarer Sie am Anfang sind, desto reibungsloser wird der Prozess.
Es lohnt sich auch, ein paar Hinweise dazu zu erhalten, welche Art von Länge oder Detailgrad sie erwartet und ob es ein bestimmtes Format gibt, das Sie verwenden sollten. Einige Unternehmen verfügen über Standardvorlagen oder verwenden spezielle Berichtssoftware wie StatusPath oder Reportify. Wenn nicht, erhalten Sie zumindest eine ungefähre Vorstellung davon, ob Sie einige Aufzählungspunkte oder einen zehnseitigen Bericht erstellen müssen.
Wenn Sie mit dem Sammeln von Informationen fertig sind, können Sie mit dem Schreiben beginnen. Wir beginnen mit einigen allgemeinen Punkten und gehen dann auf einige Details ein, um alles zusammenzustellen.
Wenn Sie einen Statusbericht schreiben, ist es ganz natürlich, dass Sie darüber nachdenken, was Sie getan haben, und alles aufschreiben. Das ist leider das letzte, was Sie tun sollten.
Dieser Ansatz führt zu einer langweiligen "Wäscheliste" von Aktivitäten, von denen viele für Ihren Leser nicht relevant sind. Sie mögen Ihnen wichtig erscheinen, weil Sie so viel Zeit mit ihnen verbracht haben, aber Ihr Leser muss nicht jeden Schritt kennen, den Sie unternommen haben.
Wenn Sie beispielsweise eine neue Funktion auf der Unternehmenswebsite eingeführt haben, könnten Sie versucht sein, alles, was dazu führte, alle harte Arbeit, Besprechungen und Verhandlungen, die technischen Herausforderungen, die Sie überwunden haben, und die rechtlichen Genehmigungen, die Sie erhalten haben, aufzuführen.
All diese Dinge waren wichtige Schritte beim Abschluss des Projekts, aber Ihr Chef muss nicht im Detail darüber Bescheid wissen, und einige davon sind vielleicht gar nicht der Rede wert.
Konzentrieren Sie sich also nicht auf die erledigten Aufgaben, sondern zeigen Sie die Ergebnisse. Dies kann ein tieferes Nachdenken erfordern. Die Ergebnisse sind mehr als nur das "Starten der neuen Website". Was sind die weiteren Ergebnisse davon? Welchen Einfluss hat Ihr Projekt??
Möglicherweise möchten Sie Statistiken hinzufügen, z. B., wie viele Kunden die neue Funktion verwendet haben und wofür sie es verwendet haben. Wenn dies zu erhöhten Umsätzen oder niedrigeren Kosten geführt hat oder Probleme für Kunden gelöst wurden, listen Sie diese auf jeden Fall als positive Ergebnisse auf.
Zwar haben Unternehmen möglicherweise eigene Formate für Statusberichte, es gibt jedoch einige wichtige Elemente, die Sie in einen effektiven Bericht aufnehmen sollten. Hier ist eine Checkliste für Sie:
Sie müssen es nicht als Executive Summary bezeichnen, aber Sie sollten auf jeden Fall einen kurzen Abschnitt ganz oben haben, nicht mehr als zwei oder drei Sätze oder Aufzählungspunkte, um den Gesamtstatus Ihres Projekts zusammenzufassen.
Wo bist du, was kommt als nächstes, bist du im Zeitplan und hast du wichtige Probleme? Stellen Sie sich vor, dass Ihr Chef nicht über diesen Abschnitt hinaus lesen wird (dies kann tatsächlich der Fall sein), und stellen Sie sicher, dass er hier alle wichtigen Informationen erhält.
Wenn Sie das Projekt anfangs sorgfältig geplant haben, haben Sie es wahrscheinlich in eine Reihe von einzelnen Aufgaben und Zielen unterteilt, die jeweils mit Fälligkeiten versehen sind. Ihr Statusbericht sollte Aktualisierungen Ihres Fortschritts beim Erreichen dieser Fälligkeitsdaten enthalten. Bei unvollständigen Aufgaben können Sie einen Prozentsatz zuweisen, um anzuzeigen, wie weit Sie von der Fertigstellung entfernt sind.
Je nachdem, wie detailliert Sie im Projektplan waren, lohnt es sich möglicherweise nicht, jede einzelne Aufgabe hier aufzuführen. Denken Sie daran, dass Sie einen Bericht erstellen, der auf dem basiert, was Ihr Leser wissen möchte, und nicht auf der Auflistung aller Aktivitäten. Suchen Sie sich also einfach einige wichtige Meilensteine im Projekt aus und berichten Sie über Ihre Fortschritte beim Erreichen dieser Ziele.
Trotz sorgfältiger Planung stoßen die meisten Projekte auf einige Hindernisse. Sie könnten versucht sein, sie zu minimieren, insbesondere wenn Sie sich an jemanden wenden, der ein starkes Interesse am Erfolg des Projekts hat. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sie so schnell wie möglich offen legen, aus zwei Gründen:
Niemand möchte gerne über Probleme informiert werden, ohne dass ihm eine Lösung angeboten wird. Für jedes Problem, das Sie identifiziert haben, müssen Sie die geplanten Schritte beschreiben. Wenn Sie mehr Hilfe benötigen, fragen Sie danach, aber Sie sollten zumindest einen eigenen Plan haben.
Beschreiben Sie auch die nächsten Schritte für das Projekt im Allgemeinen. Was sind die wichtigsten Dinge, an denen Sie bis zum nächsten Status-Update arbeiten? Was sind die nächsten wichtigen Meilensteine, wann erwarten Sie sie zu treffen und wer ist dafür verantwortlich? Geben Sie Ihrem Leser eine Vorstellung davon, was kommt, damit er eine klare Vorstellung davon hat, in welche Richtung sich das Projekt entwickelt.
Ein einfaches Diagramm kann den Status eines Projekts weitaus effektiver als Textseiten vermitteln. Berücksichtigen Sie einige der folgenden Optionen:
Hier ist ein Beispiel, wie das Prozentdiagramm aussehen könnte:
Wenn Sie aufgefordert wurden, einer bestimmten Vorlage zu folgen oder auf eine bestimmte Länge zu schreiben, dann tun Sie dies natürlich. Ansonsten ist es die Regel, es so kurz wie möglich zu halten.
Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Lesers. Wenn Sie einen Statusbericht lesen, möchten Sie so schnell und einfach herausfinden, was mit dem Projekt passiert. Sie würden viel lieber eine schlüssige, einseitige Zusammenfassung lesen als eine detaillierte Broschüre, in der Sie mehr darüber erfahren, als Sie wirklich wissen müssen. Wenn Sie das also gerne lesen möchten, sollten Sie das Ziel haben.
In so einem kurzen Bericht können Sie natürlich nicht alles aufnehmen. Kein Problem. Wenn Ihr Vorgesetzter zusätzliche Informationen wünscht, wird sie danach fragen. Es ist für sie viel besser, den Gesamtstatus des Projekts klar zu verstehen, als die wesentlichen Informationen nicht mit einer Fülle von Details gefunden zu haben.
Wenn Fragen auftauchen, sollten Sie natürlich sofort bereit sein, sie zu beantworten. Zusammen mit Ihrem einseitigen Zusammenfassungsbericht sollten Sie daher zusätzliche Materialien erstellen, um alle erwarteten Fragen zu beantworten.
Statusberichte gehen oft mit einem Meeting einher, um das Projekt zu besprechen. In diesem Fall bietet es ein natürliches Forum für die Beantwortung weiterer Fragen. Um sicherzustellen, dass Sie bereit sind, nehmen Sie alle Informationen, die für den Bericht selbst nicht erstellt wurden, und fügen Sie ihn in einem übersichtlichen Ordner zusammen, sodass Sie bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.
Als ich im Firmenkundengeschäft arbeitete, nannte ich das "Sachen in der Hosentasche". Ich würde versuchen, jede Frage vorwegzunehmen, die mein Manager stellen könnte, und über ein Diagramm oder einen Datenpunkt zu verfügen, den ich aus meiner metaphorischen Hosentasche herausholen könnte, um sie zu beantworten. Als die Fragen gestellt wurden, sah ich gut vorbereitet aus. Selbst wenn sie es nicht waren, hat es mich gemacht Gefühl gut vorbereitet.
Wenn Sie Ihren Bericht per E-Mail senden, können Sie Ihre "Rückentasche" -Daten als zusätzliche Datei anhängen, um deutlich zu machen, dass dies nur optional ist und dass die wesentlichen Informationen im Bericht enthalten sind. Alternativ können Sie einfach sagen, dass Sie mehr Details haben, die Sie bei Bedarf angeben können.
Nun ist es an der Zeit, all diese Elemente in einem einfachen, klaren Bericht zusammenzufassen. So könnte es aussehen:
Ich habe diesem Tutorial das Microsoft Word-Dokument angehängt (klicken Sie einfach in die Seitenleiste, um es herunterzuladen). Sie können es gerne als Vorlage verwenden und bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie einen effektiven Statusbericht schreiben. Sie können loslegen, indem Sie entweder meine Vorlage als Ausgangspunkt verwenden oder Ihre eigene in einem von Ihnen bevorzugten Format zusammenstellen. Denken Sie nur an die wichtigsten Punkte:
Grafikkredit: Von Icon Jungle des Noun-Projekts entworfenes Symbol.
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