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Sie verwenden E-Mail für die Arbeit, richtig? Dann erhalten Sie die Chance, dass Sie täglich über 100 E-Mails empfangen und / oder versenden. Das ist der Durchschnitt für Menschen, die E-Mails bei der Arbeit verwenden. Sie verbringen wahrscheinlich auch ein Viertel Ihres Arbeitslebens - zwei Stunden am Tag, um E-Mails zu lesen und zu schreiben.
Mit anderen Worten, die meisten von uns ertrinken in E-Mails, haben aber keine Zeit, sich damit auseinanderzusetzen. Die oben angeführten E-Mail-Statistiken für Arbeitneh- mer bedeuten, dass jede E-Mail, die wir erhalten, im Durchschnitt etwas mehr als eine Minute Aufmerksamkeit erhält.
Denken Sie über die E-Mails nach, die Sie versenden. Haben Sie jemals gedacht: "Dies wird wahrscheinlich nur eine Minute Aufmerksamkeit erhalten"? Es ist ein ernüchternder Gedanke. Wenn Sie wissen, dass dies der Fall ist, werden Sie zu einem besseren E-Mail-Schreiber.
E-Mail ist, wie wir die Arbeit erledigen. Wenn unsere Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten unsere E-Mails ignorieren und keine Maßnahmen ergreifen, wird die Arbeit zum Erliegen kommen.
Für diejenigen von uns, die E-Mails verwenden, um die Dinge zu erledigen, ist die Schlussfolgerung klar: Wenn Sie E-Mails schreiben, müssen Sie besonders hart arbeiten, um sie hervorzuheben. Wir alle müssen E-Mails schreiben, die geöffnet, gelesen und bearbeitet werden.
Zum Glück ist das einfacher als Sie vielleicht denken. Alles, was es braucht, sind ein paar einfache Strategien, die jeder annehmen kann, und die Bereitschaft, diese Strategien anzuwenden. Wenn Sie diese Strategien nicht bereits anwenden, werden Sie überrascht sein, welchen Unterschied sie in Ihrem Arbeitsleben haben.
Wir alle müssen wissen, wie man E-Mails schreibt, um Dinge zu bewegen. Schauen wir uns also an, wie das geht. Aber zuerst…
Wenn Sie viele E-Mails senden und empfangen, sparen Sie eine Menge Zeit, indem Sie lernen, wie Sie Ihre E-Mails professioneller verwalten können.
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Lassen Sie uns nun die Schritte dieses Tutorials erläutern, um zu lernen, wie Sie E-Mails schreiben, die Empfänger dazu zwingen, zu antworten und Maßnahmen zu ergreifen.
Heutzutage arbeiten viele von uns mit Menschen zusammen, die wir noch nie persönlich getroffen haben. Dieser internationale Ansatz bringt viele Vorteile. Aber weil wir nicht die Leute treffen, mit denen wir zusammenarbeiten, können wir vergessen, dass unsere Kollegen genauso wie wir echte Menschen sind. Sie haben Hoffnungen, Träume und Kämpfe wie alle anderen auch.
Denken Sie daran, dass es eine gibt Person Am anderen Ende jeder von Ihnen gesendeten E-Mail können Sie bessere E-Mails schreiben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie lernen, die Welt aus Sicht des Empfängers zu sehen.
Jede Person ist anders, also wird sich die Welt aus der Sicht des Empfängers mit jeder E-Mail ändern, die Sie schreiben. Das heißt, bestimmte Dinge sind für die meisten Menschen wahr:
Berücksichtigen Sie diese Punkte, wenn Sie die folgenden Schritte durcharbeiten, da wir uns mit jedem von ihnen befassen werden.
Bevor jemand auf Ihre E-Mail reagieren kann, muss er Ihre E-Mail öffnen. Was ist der Schlüssel hier??
Wenn Ihre E-Mail im Posteingang einer Person angezeigt wird, erhalten sie nur zwei Informationen: Ihren Namen und die Betreffzeile.
Wenn Sie in einer Position der Autorität oder des Respekts sind und die Person, die Sie per E-Mail senden, zu Ihnen aufblickt (entweder durch Wahl oder weil sie dafür bezahlt wird), wird die E-Mail nur durch Ihren Namen geöffnet. Sich auf Ihre Autorität zu verlassen, um E-Mails zu öffnen, ist jedoch eine schlechte langfristige Strategie. In einer vernetzten Gesellschaft ist Autoritarismus eine veraltete Sichtweise auf die Welt.
Sie können sich nicht auf Ihren Namen verlassen, um Ihre E-Mails zu öffnen. Das lässt den Betreff übrig. Für die meisten von uns ist dies die einzige Chance, Aufmerksamkeit zu erregen und genug Interesse für den Empfänger zu erwecken, um die E-Mail zu öffnen.
Betreffzeilen sind ein großes Geschäft für E-Mail-Vermarkter. Wenn ihre E-Mails geöffnet werden, verdienen sie Geld. Deshalb widmen sie sich dem Studium, was funktioniert und was nicht in Betreffzeilen. Zum Thema wurden ganze Bücher geschrieben.
Was ist der wichtigste Tipp für E-Mail-Vermarkter, wenn es darum geht, Betreffzeilen zu schreiben? Relevant sein.
Wie Oli Gardner von Unbounce schreibt So schreiben Sie die perfekte E-Mail-Betreffzeile, Wenn Sie eine Betreffzeile schreiben, müssen Sie "ultra-spezifisch" sein und "sicherstellen, dass sie relevant ist".
Wenn Ihre E-Mail-Betreffzeile für Ihren Empfänger relevant ist, wird die E-Mail geöffnet. Anders ausgedrückt, eine relevante Betreffzeile verbindet sich mit den Vorberufen des Empfängers und den Dingen, die für ihn wichtig sind. Also wollen sie mehr wissen.
Für E-Mail-Vermarkter ist das Schreiben einer relevanten und ultra-spezifischen Betreffzeile eine schwierige Frage, da ihre E-Mails an Zehntausende von Abonnenten gesendet werden.
Es ist für Sie einfach, die Betreffzeile relevant zu halten, da Sie eine E-Mail an eine Person senden. Ihre Betreffzeile könnte zum Beispiel lauten:
Es ist nicht nur wichtig, dass Sie Ihre Betreffzeilen relevant machen, sondern auch, dass die Empfänger Ihrer E-Mails beschäftigt sind und gerne gesehen werden.
Wenn es sich bei Ihrer E-Mail um eine schnelle Frage handelt (und wenn möglich, sollte es auch so sein - wir kommen gleich darauf), dann sagen Sie es in Ihrer Betreffzeile. Zum Beispiel:
Dies zeigt dem Empfänger an, dass er Ihre E-Mail in wenigen Sekunden bearbeiten kann. Es handelt sich also wahrscheinlich um eine der ersten E-Mails, die er öffnet und auf die er antwortet.
Wenn die Person, die Sie per E-Mail senden, Ihnen dabei geholfen hat, geben Sie ihr einen Dankeschön. Unter den richtigen Umständen ist "Danke" eine ausgezeichnete Betreffzeile.
Sie sollten sich nur bedanken, wenn Sie es wirklich meinen. Es gibt nichts, was Sie daran hindert, neben Ihrem Dankeschön eine kleine Anfrage zu stellen.
Wenn sich Ihre E-Mails bei den Menschen gut fühlen, erhalten Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eine positive und aktive Antwort.
Was können Sie tun, um Ihre E-Mails mit guten Gefühlen zu versehen??
Durch das Schreiben einer guten Betreffzeile wird Ihre E-Mail geöffnet. Aber wie können Sie sicherstellen, dass es schnell gelesen und beantwortet wird?
Hier ist die Antwort mit vier Wörtern: Halten Sie Ihre E-Mails kurz.
Kurze E-Mails sind nicht nur schneller zu lesen. Das ist ein offensichtlicher Punkt. Kurze E-Mails werden eher sofort gelesen. Als Tina Su von Denken Sie jetzt einfach erklärt:
Wenn wir eine E-Mail öffnen, die sehr lang ist, besteht die Bauchreaktion darin, die E-Mail zu schließen oder später wiederzukommen, wenn wir mehr Zeit haben.
Mit anderen Worten, das Öffnen einer langen E-Mail sendet ein sofortiges Signal an das Gehirn des Empfängers: Später darauf zurückkommen. Kurze E-Mails senden das gegenteilige Signal. Tina Su noch einmal:
Wir neigen dazu, zu antworten oder werden gezwungen, E-Mails zu schreiben, die am schnellsten zu beantworten oder zu bearbeiten sind. Das bedeutet, dass E-Mails sehr wenig Arbeit oder Nachdenken erfordern.
Kurz gesagt, kurz ist nicht alles. Ihr Ziel ist es, dem Empfänger die Antwort so einfach wie möglich zu machen. Dies kann manchmal bedeuten, detaillierte Hintergrundinformationen bereitzustellen oder eine Reihe möglicher Optionen zu skizzieren, sodass der Empfänger sofort eine Entscheidung treffen kann. Wenn Sie aus diesem Grund eine lange E-Mail schreiben, machen Sie deutlich, was Sie in Ihrem ersten Absatz getan haben. Sagen Sie etwas im Sinne von:
Unsere E-Mail-Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails so kurz wie möglich zu halten.
Sie sollten sich auch folgende Frage stellen:
Bevor Sie ein einzelnes Wort Ihrer E-Mail schreiben, sollten Sie sich des Ergebnisses bewusst sein, das Sie vom Empfänger erwarten. Wenn Sie wissen, was Sie von Ihrer E-Mail erwarten, fällt es Ihnen leichter, zu schreiben.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine E-Mail zu schreiben oder eine weit verzweigte E-Mail zu schreiben, ist dies in der Regel ein Zeichen dafür, dass Sie nicht wirklich wissen, was Sie vom Empfänger wünschen. Machen Sie sich also klar, was Sie wollen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
Jede E-Mail, die Sie schreiben, sollte einen einzigen Zweck haben. Das heißt, es sollte nur eine Aktion von der Person erfordern, die es empfängt. Wenn für eine E-Mail mehr als eine Aktion erforderlich ist, sollten Sie sie in separate E-Mails aufteilen.
Warum es so machen? Wenn Sie in einer E-Mail nach mehreren Aktionen fragen und eine dieser Aktionen verzögert wird, hält dies die Antwort zurück. Es verringert auch die Verantwortlichkeit. Wenn Sie jedoch nach einer Aktion pro E-Mail fragen, werden die möglichen Aktionen ausgeführt.
Leo Babauta sagt es so:
Es gab viele Male, als ich eine E-Mail las, die erforderliche Aktion sah und ging und es tat… Nur um herauszufinden, dass drei weitere Dinge erforderlich waren, um auf die E-Mail zu antworten. Ich habe auch auf den ersten Teil einer E-Mail geantwortet und nicht auf andere, nur weil ich nicht genug Zeit hatte.
Wenn Sie über mehrere Dinge mit mehreren Anfragen schreiben, tun Sie zwei Dinge: 1) machen Sie es wahrscheinlich, dass Ihre E-Mail nicht gelesen oder bearbeitet wird; und 2) machen es wahrscheinlich, dass der Empfänger, auch wenn er reagiert oder darauf reagiert, nur eines dieser Dinge tut.
Halten Sie sich stattdessen an ein Thema mit einer Aufforderung. Sobald dies erledigt ist, können Sie eine zweite senden, aber den Empfänger nicht überfordern, wenn überhaupt möglich.
Sie senden eine E-Mail an jemanden, weil Sie eine bestimmte Aktion ausführen müssen. Scheuen Sie sich nicht, die Anfrage zu stellen, und gehen Sie nicht davon aus, dass sie automatisch verstehen, was Sie brauchen und wann Sie es benötigen.
Wenn Sie möchten, dass der Empfänger etwas unternimmt, machen Sie sich klar, was Sie brauchen.
Eine effektive Handlungsaufforderung besteht aus fünf Komponenten:
Das Schreiben effektiver, umsetzbarer E-Mails ist nur ein Werkzeug in Ihrem E-Mail-Mastering-Arsenal. Das Verwalten von Antworten, während Sie auf Ihrem E-Mail-Posteingang bleiben, ist genauso wichtig.
Erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang richtig organisieren und Ihre E-Mails schnell verwalten können. Auf diese Weise sind Sie mit E-Mails effektiver und verbringen weniger Zeit in Ihrem Posteingang.
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Welche Strategien verwenden Sie, um Ihre E-Mails zu öffnen und darauf zu reagieren? Gibt es welche, die Sie als besonders effektiv befunden haben? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.
Grafik-Gutschrift: E-Mail von Simple Icons aus dem Noun-Projekt.
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