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In unserer Serie zu den wichtigsten Kennzahlen, die jedes Unternehmen nachverfolgen sollte, haben wir bisher untersucht, wie rentabel Ihr Unternehmen ist und wie gut es seine Ausgaben decken kann.
Jetzt werden wir uns ansehen, wie effizient Ihr Unternehmen ist. Wie schnell verkaufen Sie Ihr Inventar? Wie viel Umsatz leistet jeder Mitarbeiter, wie effektiv können Sie Ihre Mitarbeiter halten und wie effektiv nutzen Sie die volle Kapazität Ihres Unternehmens?
Sie erfahren, wie Sie all diese Messgrößen berechnen, warum dies wichtig ist und was die Ergebnisse Ihnen über Ihr Unternehmen erzählen. Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie die Ergebnisse in Zukunft verbessern können.
Wie in den vorherigen Tutorials werden wir einige Zahlen aus den Konten Ihres Unternehmens verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie sie finden können, können Sie unsere Tutorials zum Lesen einer Gewinn- und Verlustrechnung und zum Lesen einer Bilanz heranziehen.
Dies ist ein Maß dafür, wie oft Sie jedes Jahr über Ihr Inventar verkaufen. Dies ist wichtig, da die Aufrechterhaltung des Lagerbestandes Geld kostet. Es ist kein gutes Geschäftsmodell, wenn sich in Ihrem Lager viele Warenstapel befinden. Diese Messgröße kann Ineffizienzen in Ihrem Unternehmen aufzeigen, die Gewinne einfahren.
Die Formel für diese Metrik ist ziemlich einfach. Es verwendet eine Zeile aus der Gewinn- und Verlustrechnung und eine aus der Bilanz.
Lagerumschläge = Herstellungskosten / durchschnittliches Lager
Die Umsatzkosten (auch bekannt als Umsatzkosten oder Umsatzkosten) stammen aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Das Inventar stammt aus der Bilanz, und zur Berechnung des durchschnittlichen Inventars wird einfach der Durchschnittswert des Inventars zu Beginn des Jahres und am Jahresende ermittelt.
Schauen wir uns ein Beispiel des Traktorherstellers John Deere an. Die Jahresabschlüsse 2013 zeigen, dass die Kosten der verkauften Waren 25,7 Milliarden US-Dollar betrugen. Zu Beginn des Jahres lag der Lagerbestand bei 5,2 Mrd. USD, am Jahresende waren es 4,9 Mrd. USD, der Durchschnitt liegt bei 5,05 Mrd. USD. Die Formel lautet also:
Lagerumschläge = 25,7 / 5,05 = 5,1
Das bedeutet, dass John Deere seinen gesamten Bestand im Durchschnitt etwa fünfmal im Jahr verkauft.
Im Allgemeinen ist eine höhere Zahl besser, weil dies bedeutet, dass Produkte weniger Zeit damit verbringen, im Lager zu schmachten oder in den Regalen zu sitzen, bevor sie an Kunden verkauft werden.
Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass diese Zahl je nach Branche sehr unterschiedlich ist. John Deere verkauft landwirtschaftliche Maschinen und wird daher nicht so oft wie ein Lebensmittelgeschäft durch das Inventar geführt, wodurch immer neue Produkte durch das Lagerhaus gebracht werden. Zum Beispiel hat der Whole Foods Market eine viel höhere Lagerquote von 21. Das bedeutet nicht, dass er effizienter ist als John Deere-nur dass es ein ganz anderes Geschäftsmodell hat.
Daher ist es wichtig, Gleiches mit Gleichem zu vergleichen. Erkundigen Sie sich bei Ihren Mitbewerbern oder wenden Sie sich an einen Branchenverband oder ein Beratungsunternehmen, um Durchschnittszahlen für Unternehmen in Ihrem Bereich zu erhalten. Vergleichen Sie auch Ihre aktuelle Zahl mit Ihren eigenen historischen Durchschnittswerten und achten Sie auf Abnahmen, die auf aufgeblähte Lagerbestände oder langsame Umsätze schließen lassen.
Der Schlüssel hier ist, den Geldbetrag zu reduzieren, der im Inventar gebunden ist. Sie können dies erreichen, indem Sie den Verkauf beschleunigen oder die Ansammlung neuer Bestände verlangsamen.
Um den Verkauf zu beschleunigen, könnte man beispielsweise das Marketingbudget erhöhen oder ein neues Geschäft an einem beliebten Standort eröffnen. Auf der Bestandsseite ist es vielleicht wert, in ein effektiveres Bestandsverfolgungssystem zu investieren, damit Sie ein klareres Bild von Ihrem Lagerbestand haben und genau wissen können, wie viel Sie bestellen müssen. Wenn Sie schnell und zuverlässig auffüllen können, sollten Sie vor dem Nachbestellen noch bis zur letzten Minute warten, um die Zeit zu minimieren, die die Waren in Ihrem Inventar verbringen.
Denken Sie jedoch daran, dass Sie nicht zu nahe an den Knochen schneiden können. Wenn Sie die Lagerbestände sehr niedrig halten und eine hohe Anzahl von Lagerumschlägen erzielen, sind Sie äußerst effizient, können jedoch Ihre Kunden ärgern, wenn zu kritischen Zeiten der Lagerbestand knapp wird. Ziel ist es, den Umsatz und die Lagerbestände niedrig zu halten und gleichzeitig sicher zu sein, dass die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllt werden.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es schwierig sein, zu wissen, wie viele Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Sie benötigen genügend Mitarbeiter, um qualitativ hochwertige Waren oder Dienstleistungen für Ihre Kunden zu produzieren, aber wenn Sie zu viele einstellen, sind Ihre Kosten hoch und Ihre Gewinnmargen leiden darunter. Diese Metrik bietet Ihnen einen guten Maßstab, indem Sie den Personalbestand mit der Höhe des erzielten Umsatzes vergleichen. Sie kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen guten Service bietet, ohne ineffizient zu sein.
Nehmen Sie einfach Ihren Gesamtumsatz und teilen Sie ihn durch Ihre durchschnittliche Anzahl von Mitarbeitern für das Jahr:
Umsatz pro Mitarbeiter = Umsatz / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter
Wenn Sie beispielsweise in diesem Jahr einen Umsatz von 2 Millionen US-Dollar erwirtschafteten und im Durchschnitt 20 Mitarbeiter beschäftigten, wäre Ihr Umsatz pro Mitarbeiter 100.000 US-Dollar.
Umsatz pro Mitarbeiter = 2.000.000 USD / 20 = 100.000 USD
Um Ihren durchschnittlichen Personalbestand zu ermitteln, können Sie einfach den Durchschnitt der Anzahl zu Jahresbeginn und zum Jahresende ermitteln, wie wir es bereits im vorherigen Abschnitt mit dem Inventar gemacht haben. Sie können jedoch auch ein genaueres Bild erhalten, indem Sie Ihre Abrechnungssätze verwenden. Sehen Sie sich an, wie viele Schecks Sie jeden Monat geschrieben haben, und ermitteln Sie den Durchschnitt dieser Zahlen, indem Sie sie addieren und durch 12 dividieren.
Natürlich möchten Sie, dass die Anzahl hier so groß wie möglich ist. Und Sie möchten sicher, dass es deutlich über dem Durchschnittslohn Ihrer Mitarbeiter liegt, sonst erzielen Sie nie einen Gewinn.
Aber auch hier ist es wichtig, sich andere Unternehmen Ihrer Branche anzuschauen. Und bedenken Sie, dass andere Faktoren, wie die Vergütung von Mitarbeitern, hier eine Rolle spielen. McDonald's hat beispielsweise mit 65.000 US-Dollar einen der niedrigsten Einnahmen eines jeden großen amerikanischen Unternehmens. Apple hingegen erwirtschaftet einen Umsatz von 2,4 Millionen US-Dollar pro Mitarbeiter.
Beide Unternehmen sind sehr profitabel, aber sie befinden sich in sehr unterschiedlichen Branchen. Fast-Food-Restaurants erfordern eine große Anzahl von Arbeitnehmern, die jedoch im Vergleich zu Apple-Ingenieuren relativ niedrig bezahlt sind. Und McDonald's punktet bei anderen Effizienzkennzahlen sehr gut (z. B. ist der Lagerumschlag massiv 141). Daher ist es wichtig, dass Sie sich mit ähnlichen Unternehmen vergleichen und einen höheren Umsatz pro Mitarbeiter anstreben als Ihre Kollegen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie den Umsatz pro Mitarbeiter auch als Anhaltspunkt dafür verwenden, wie viele neue Mitarbeiter Sie einstellen müssen. Wenn Ihr derzeitiger Umsatz pro Mitarbeiter 100.000 USD beträgt und Sie eine neue Geschäftsmöglichkeit haben, die den Umsatz um 1 Million USD steigern könnte, lohnt es sich, 10 neue Mitarbeiter einzustellen, um dies zu erreichen. Wenn Sie jedoch 20 weitere Mitarbeiter einstellen müssen, um diese zusätzlichen Einnahmen in Höhe von einer Million US-Dollar zu erzielen, lohnt es sich möglicherweise nicht.
Der Personalabbau steigert selbstverständlich sofort Ihren Umsatz pro Mitarbeiter. Wenn Sie jedoch zu rücksichtslos sind, riskieren Sie die Beeinträchtigung der Servicequalität und möglicherweise die Vertreibung von Kunden, wodurch sich Ihre Einnahmen langfristig verringern. Wie bei unserem ersten Beispiel geht es um die Balance zwischen Effizienz und gutem Service. Wenn Sie Wege finden, um Ihre bestehenden Mitarbeiter zu ermutigen, mehr Umsatz zu generieren, indem Sie beispielsweise bessere Anreize bieten oder sie schulen, können Sie den Umsatz pro Mitarbeiter steigern, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen.
Diese Metrik ist besonders nützlich für Unternehmen, die physische Produkte herstellen. Mit etwas Phantasie können Sie sie jedoch auch auf andere Unternehmen anwenden. Es misst, wie viel von Ihrer Produktionskapazität Sie gerade nutzen, und es ist wichtig, denn wenn es niedrig ist, bedeutet dies, dass Sie eine Menge von Anlagevermögen verschwenden müssen, zum Beispiel, dass keine teuren Maschinen verwendet werden.
Dies ist ein wenig anders, weil wir keine Zahlen aus dem Jahresabschluss verwenden. Die Formel für die Kapazitätsauslastung lautet:
Kapazitätsauslastung = Istausgang / Potenzialausgang x 100
Was verstehen wir unter tatsächlicher und potenzieller Leistung? Schauen wir uns ein Beispiel an.
Angenommen, Sie stellen T-Shirts her, und Ihre Fabrik oder Werkstatt ist für die Produktion von 1.000 T-Shirts pro Monat gerüstet. In diesem Fall wäre Ihre potenzielle Leistung 1.000. Wenn Sie nur 500 produzieren, beträgt Ihre Kapazitätsauslastung 50%:
Kapazitätsauslastung = 500 / 1.000 x 100 = 50%
Wie bereits erwähnt, wird diese Nummer hauptsächlich in der Fertigung verwendet, Sie können sie jedoch auch an verschiedene Unternehmen anpassen. Wenn Sie beispielsweise ein Yoga-Studio betreiben, könnte Ihre potenzielle Leistung die maximale Anzahl von Kursen sein, die Sie jede Woche in diesem Raum durchführen können. Wenn Sie bis zu 20 Klassen pro Woche ausführen könnten, aber nur 15, dann ist Ihre Kapazitätsauslastung 75%..
Eine höhere Zahl zeigt eine effizientere Nutzung Ihres Anlagevermögens an. Im Beispiel eines Yoga-Studios haben Sie hohe Fixkosten, wenn Sie das Studio mieten oder besitzen, es unterhalten, Nebenkosten zahlen usw. Sie müssen diese Fixkosten bezahlen, unabhängig davon, ob Sie 15 oder 20 Unterrichtsstunden durchführen Es empfiehlt sich, mehr Kurse zu unterrichten und den Platz, für den Sie bezahlen, optimal zu nutzen.
Im Allgemeinen laufen Unternehmen jedoch nicht ständig zu 100%. Wenn Ihr Yoga-Studio tatsächlich zu 100% ausgelastet wäre, würde dies bedeuten, dass Sie in ein größeres Studio investieren müssen, um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen. Die durchschnittliche Kapazitätsauslastung der US-amerikanischen Industrieunternehmen liegt bei rund 80%. Sie können diese also als allgemeinen Maßstab verwenden.
Wenn Ihre Kapazitätsauslastung gering ist, bedeutet dies, dass Sie die Produktion hochfahren müssen (vorausgesetzt natürlich, dass Sie diese zusätzlichen Güter verkaufen können). Es kann sogar lohnenswert sein, Rabatte anzubieten, um den Umsatz zu steigern und die Produktion auf einem bestimmten Mindestniveau zu halten. Wenn es zu niedrig fällt, werden diese hohen Fixkosten die Gewinne belasten.
In einem extremen Fall, in dem die Kapazitätsauslastung dauerhaft niedrig war und Sie in naher Zukunft keine Produktionsausweitung sehen konnten, könnte es erforderlich sein, auf einen kleineren Raum umzusteigen und Ihre Gemeinkosten zu reduzieren. Es ist besser, eine kleinere Kapazität effizienter zu nutzen, als viele Geräte im Leerlauf zu haben.
Wenn Ihre Kapazitätsauslastung dagegen fast 100% erreicht, ist es wahrscheinlich an der Zeit, in mehr Kapazität zu investieren, beispielsweise durch die Modernisierung von Maschinen, das Erweitern Ihrer Flächen oder den Umzug in größere Räumlichkeiten.
Um ein effizientes Geschäft zu führen, sind qualifizierte und motivierte Mitarbeiter erforderlich. Die Mitarbeiterfluktuation misst die Rate, mit der Ihre Mitarbeiter abreisen, und eine hohe Fluktuation ist oft ein Zeichen für unzufriedene Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass selbst diejenigen, die bei Ihnen bleiben, nicht voll engagiert sind.
Eine hohe Fluktuation ist auch inhärent ineffizient, da Sie jeden Mitarbeiter für die Schulung und Entwicklung aufwenden und jedes Mal, wenn einer von ihnen ausscheidet, mit einem neuen Mitarbeiter von vorne beginnen muss. Es kann mehr als das Doppelte eines Mitarbeiters kosten, um einen Ersatz zu rekrutieren und zu trainieren.
Die Mitarbeiterfluktuation ist der Prozentsatz der Personen, die in einem bestimmten Zeitraum abreisen-Normalerweise ein Jahr, aber Sie können es auch monatlich berechnen, wenn dies für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Hier ist die Formel:
Personalumsatz = Anzahl der Trennungen / durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter x 100
„Trennungen“ bezeichnet die Anzahl der Personen, die Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres verlassen haben. In der Regel unterscheiden die Unternehmen nicht zwischen verschiedenen Austrittsgründen: Sie beziehen sich auf freiwillige Austritte, Kündigungen und Pensionierungen in der „Trennung“. Die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter entspricht der Zahl, die wir im Abschnitt "Umsatz pro Mitarbeiter" verwendet haben.
Wenn Sie zum Beispiel durchschnittlich 100 Mitarbeiter haben und fünf von ihnen im Laufe des Jahres übrig sind, haben Sie eine Fluktuationsrate von 5%.
Ein niedrigerer Prozentsatz ist gut, weil dies bedeutet, dass weniger Personen gehen müssen. Diese US-Regierungsstatistiken liefern einen guten Benchmarkwert, aus dem hervorgeht, dass die durchschnittliche Personalfluktuation in den USA im Jahr 2013 bei 38% lag. Die Rate schwankte jedoch stark nach Branche. Die Bauwirtschaft erzielte zum Beispiel einen Umsatz von 62,5%, während sie im verarbeitenden Gewerbe nur 23,3% betrug. Es ist auch von Region zu Region unterschiedlich, im Süden am höchsten (40,8%) und im Nordosten am niedrigsten (33,3%)..
Sie können diese Statistiken durchsuchen, um die Fluktuationsrate für Ihre Branche zu ermitteln und zu vergleichen, wie Sie vergleichen. Die Kategorien der US-Regierung sind jedoch recht breit gefächert. Es lohnt sich daher, zusätzliche Nachforschungen anzustellen, um zu versuchen, spezifischere Informationen für Unternehmen wie Ihre, in Ihrer Region oder Stadt zu finden. Es ist auch gut, mit Ihrer bisherigen Leistung zu vergleichen und nach Änderungen zu suchen. Betrachten Sie neben dem Gesamtumsatz auch die Aufteilung in freiwillige Leistungen, Entlassungen und Pensionierungen, damit Sie Trends in jedem Bereich erkennen können.
Die Verringerung der Mitarbeiterfluktuation ist ein großes Thema und lässt sich nicht immer leicht beheben. Ein Teil des Bildes ist es, Menschen gut zu bezahlen und Boni, Vorteile und andere Anreize anzubieten, aber Geld ist nicht alles. Hohe Umsätze können auch durch eine Reihe anderer Faktoren verursacht werden, wie beispielsweise die Einstellung der falschen Mitarbeiter, Probleme mit der Organisationskultur oder dem Arbeitsplatz, mangelnde Ausbildung, eingeschränkte Aufstiegsmöglichkeiten, schlechtes Management oder sogar ein unbequemer Bürostandort.
Wenn Sie eine hohe Fluktuation der Mitarbeiter haben, müssen Sie Ihre Mitarbeiter fragen, sowohl durch formelle Umfragen als auch durch informelle Besprechungen. Exitinterviews mit austretenden Personen können Ihnen auch dabei helfen, Fehler zu beheben und sicherzustellen, dass andere Mitarbeiter häufiger bleiben.
Diese vier verschiedenen Effizienzmaßstäbe können zusammen verwendet werden, um ein klares Bild davon zu erhalten, wo Ihr Unternehmen gut arbeitet und wo es verbessert werden muss. Sie können jetzt genau messen, wie lange es dauert, bis Ihr Inventar in Umsatz umgewandelt wird, wie viel Umsatz jeder Mitarbeiter generiert, wie effektiv Sie Ihr Anlagevermögen einsetzen und wie viel Mitarbeiterfluktuation Sie erzielen. Sie wissen, worauf Sie achten müssen und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um Ihre Ergebnisse zu verbessern.
Gesunde Zahlen zu diesen Effizienzkennzahlen werden auch Ihren Gewinn und Ihre Cashflows steigern, sodass Sie diese in Verbindung mit den in den ersten beiden Tutorials untersuchten Rentabilitäts- und Liquiditätskennzahlen nachverfolgen können.
Das letzte Stück der Stichsäge ist, Ihre Kunden anzuschauen. Sie sind schließlich das Herzblut Ihres Unternehmens, und Sie müssen wissen, wie effektiv Sie sie erwerben und halten. Kommen Sie also nächste Woche zurück und informieren Sie sich im letzten Teil unserer Metrikreihe über wichtige Kundenkennzahlen.
Grafikkredit: Von Scott Lewis entworfener Liniendiagramm und von Michele Zamparo vom Noun-Projekt entworfener Graph.
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