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Besprechungen, Aufgaben und andere Elemente, die sich auf unseren Zeitplan auswirken, haben eines gemeinsam. Wir werden oft per E-Mail darüber informiert.
Es kann unbequem sein, Ihre Microsoft Outlook-E-Mail-Adresse zu schließen und eine andere App zu öffnen, um Ihre Termine zu finden und zu arbeiten. Und öffnen Sie Outlook erneut, sobald Sie die gewünschten Zeitplaninformationen haben. Das ist unpraktisch und auch unnötig.
Viele Leute wissen nicht, dass in MS Outlook ein Kalender eingebaut ist. Wenn Sie wissen, was zu tun ist, können Sie einfach zwischen Ihrem E-Mail-Posteingang und Ihrem Microsoft Outlook-Kalender wechseln.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie den Outlook-Kalender verwenden. Ich erkläre, wie Sie Ihrem Kalender Aufgaben und Termine hinzufügen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie einen Outlook-Kalender freigeben.
Outlook bietet das perfekte Tool, das Sie bei der Erstellung und Verwaltung Ihres Zeitplans unterstützt, dem Kalendertool von Microsoft Outlook.
Wenn Sie Outlook verwenden möchten, um Ihre Termine und Besprechungen sowie Ihre Aufgaben zu verfolgen, kann der Outlook-Kalender hilfreich sein. Hier ist eine kurze Videoanleitung zur Verwendung des MS Outlook-Kalenders:
Erfahren Sie noch mehr über den Microsoft Outlook-Kalender, indem Sie die Schritt-für-Schritt-Anweisungen unten befolgen.
Bevor Sie lernen, wie Sie mit dem Outlook-Kalender arbeiten, lesen Sie diese großartige Ressource. Laden Sie unser neues E-Mail-Strategie-eBook herunter: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. (Es ist für verfügbar KOSTENLOS herunterladen wenn Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter anmelden.)
Ihr Outlook-Kalender ist ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie schnell und einfach Ihre E-Mail-Adresse erreichen können, indem Sie einfach auf ein Symbol klicken, wenn Sie wissen, wie.
Beginnen Sie mit Ihrem geöffneten Outlook-Posteingang:
Zugriff auf Ihren MS Outlook-Kalender über die Kalender Symbol in Ihrem Posteingang.Finden Sie das Kalender Symbol links unten in Ihrer E-Mail-Benutzeroberfläche (unter Navigation Feld). Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird eine Miniaturansicht Ihres Kalenders mit Ihren anstehenden Terminen angezeigt.
Klicken Sie auf, um Ihren Kalender zu öffnen Kalender Symbol. Ihr Microsoft Outlook-Kalender wird angezeigt:
Ein Blick auf den Microsoft Outlook-Kalender.Beachten Sie, dass die Standardansicht etwa einen Monat beträgt. Dies nennt man das Monat Aussicht. Das aktuelle Datum wird hervorgehoben, Sie können jedoch verschiedene Kalendertage auswählen, mit denen Sie arbeiten möchten.
Der Outlook-Kalender enthält auch einige nützliche Funktionen:
Nachdem wir nun die Monatsansicht untersucht haben, können wir uns einige der verfügbaren Ansichten ansehen.
Sie können Ihre ändern Kalenderansicht. Klicken Sie oben im Outlook-Kalender auf Aussicht aus dem Menü:
Sie können die Outlook-Kalenderansicht in ändern Aussicht Tab.Auf der Aussicht Auf dieser Registerkarte sehen Sie verschiedene Einstellungen, mit denen Sie das Aussehen Ihres Kalenders anpassen können. Die fünf, auf die wir uns für dieses Tutorial konzentrieren wollen, sind:
Um eine Ansicht zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol für die Kalenderansicht, die Sie öffnen möchten. Klicken Sie in diesem Beispiel auf die Schaltfläche Zeitplanansicht Symbol. Das Zeitplanansicht zeigt:
Die Outlook-Kalenderzeitplanansicht zeigt, wo sich Ihre Besprechungen überschneiden.Beachten Sie, dass dieses Beispiel Zeitplanansicht hat bereits zwei überlappende Termine. Durch Kenntnis des Zeitplankonflikts können Sie Ihre Zeit effizient verwalten. Sie können planen, nur an einem der Meetings teilzunehmen und das andere Termin zu verschieben. Oder Sie könnten an einem Teil der Besprechungen teilnehmen.
Auch das Zeitplanansicht zeigt, dass es ein Frühstückstreffen gibt, das um 7:00 Uhr vor Beginn des Arbeitstages beginnt.
Hinweis: DasVerschiedene Ansichten erscheinen auch auf der Zuhause Registerkarte Ihres Outlook-Kalenders, und Sie können von dort auch auf sie zugreifen.
Sie können Ihrem Microsoft Outlook-Kalender verschiedene Arten von Elementen hinzufügen, darunter:
Sie können jeden Artikel als wiederkehrenden Artikel oder als mehrtägigen Artikel festlegen.
Beginnen Sie mit einer beliebigen Kalenderansicht, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich in der Zuhause Tab. In diesem Beispiel beginnen wir mit der Monat Ansicht öffnen:
Drücke den Neuer Termin Symbol, um einen Termin festzulegen.Drücke den Neuer Termin Symbol. Ein Leerzeichen Geplanter Termin Bildschirmanzeigen:
Verwenden Sie die Neuer Termin Bildschirm, um die Details Ihres Termins einzugeben.Geben Sie Ihre Termininformationen in die entsprechenden Felder ein. Hier ist eine kurze Beschreibung jedes Feldes und wie jedes Feld ausgefüllt werden muss:
Damit Ihr Termin länger als einen Tag dauert, wählen Sie ein Datum für den Termin aus Endzeit das ist nach dem Startzeit Datum.
Vorsicht: Wenn sich Ihre ausgewählten Daten und Zeiten mit einem anderen Termin oder einer anderen Besprechung überschneiden, wird möglicherweise eine Warnung oben links im Fenster angezeigt Geplanter Termin Bildschirm. In Outlook können Sie jedoch weiterhin den in Konflikt stehenden Termin hinzufügen.
Geben Sie in das große Quadrat unter den Informationen zum Termin alle Notizen ein, die Sie über den Termin erhalten haben. Im folgenden Beispiel habe ich die ausgefüllt Geplanter Termin Informationen zu einer Eltern / Lehrer-Konferenz auslesen:
Ein Termin mit einer Eltern / Lehrer-Konferenz.Um einen wiederkehrenden Termin zu planen, klicken Sie auf Wiederholung Symbol in der Band (sieht aus wie ein Kreis). Das Terminwiederholung Dialogfenster wird angezeigt:
Sie können Ihren Termin mit der Wiederholungsfunktion festlegen Wiederholung Symbol.Wählen Sie eine Wiederholungsmuster für den Termin Sie können auch festlegen, wie lange der Termin wiederholt werden soll. Im obigen Beispiel habe ich eine monatliche Eltern / Teach-Konferenz eingerichtet. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK zum zurückkehren Geplanter Termin Bildschirm.
Wenn Sie die Termininformationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern und schließen Symbol oben links in Ihrem Geplanter Termin Bildschirm. Der Termin wird Ihrem Kalender hinzugefügt.
Egal, ob Sie eine Gruppe für ein Geschäftsprojekt oder eine gesellschaftliche Zusammenkunft zusammenbringen müssen, Sie finden die Neues Treffen Werkzeug hilfreich. Beginnen Sie mit dem geöffneten Outlook-Kalender:
Verwenden Sie die Neues Treffen Symbol, um eine neue Besprechung zu erstellen.Klicken Zuhause> Neues Treffen. EIN Neue Einladung zum Meeting Bildschirm öffnet sich:
In diesem Bildschirm können Sie eine Besprechung planen und Teilnehmer einladen. Hier finden Sie eine kurze Übersicht zum Ausfüllen der Besprechungseinladung:
Wenn Sie die Besprechungsinformationen ausgefüllt haben, schreiben Sie in das Feld unter dem Nachrichtenkopf eine kurze Notiz für die Nachrichtenteilnehmer. Hier ein Beispiel, wie eine vollständige Einladung zum Meeting aussehen könnte:
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail mit Besprechungseinladungen.Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, verwenden Sie die Wiederholung Symbol in der Band um festzulegen, wie oft die Besprechung stattfinden soll.
Wenn Ihre Einladung zum Senden bereit ist, klicken Sie auf Senden Schaltfläche oben links im Fenster. Ihre Besprechung wird dem Kalender hinzugefügt. Alle Empfänger, die Sie in den aufgenommen haben Zu Das Feld erhält eine Einladung zu einer Besprechung.
Weitere Informationen zum Senden von Nachrichten in MS Outlook finden Sie in diesem Lernprogramm:
Dieser Artikel kann Ihnen helfen, eine effektive E-Mail zu schreiben, um diese mit Ihrer Besprechungseinladung zu senden:
Aufgaben unterscheiden sich von Terminen und Besprechungen dadurch, dass sie normalerweise nur Sie betreffen. Sie können Aufgaben in Ihrem Kalender einrichten, um als eine Art Online-Aufgabenliste zu fungieren. Sie können die Aufgabenfunktion im Outlook-Kalender auch verwenden, um eine Aufgabe einer anderen Person zuzuweisen oder Statusberichte zu senden.
Um eine neue Aufgabe einzurichten, starten Sie erneut mit einem offenen Kalender. Klicken Zuhause> Neue Objekte. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Sie können Ihrem Outlook-Kalender auch Aufgaben hinzufügen.Wähle aus Aufgabe Möglichkeit. Das Neue Aufgabe Fenster erscheint:
Verwenden Sie die Neue Aufgabe Fenster zum Erstellen einer neuen Aufgabe.Geben Sie den Namen der Aufgabe in das Feld ein Gegenstand Linie. Wähle eine Anfangsdatum und ein Geburtstermin für die aufgabe. Wenn Sie möchten, können Sie den folgenden Feldern auch Werte zuweisen, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben jedem Feld klicken und eine Auswahl treffen:
Wenn Sie möchten, dass das System Ihnen eine Erinnerung sendet, markieren Sie die Option Erinnerung Kontrollkästchen Sie können auch die Wiederholung Symbol in der Band um die Aufgabe zu einer wiederkehrenden Aufgabe zu machen. Oder definieren Sie die Aufgabe für mehr als einen Tag, indem Sie ein anderes Start- und Enddatum auswählen.
Geben Sie im Feld unter den Kopfzeileninformationen weitere Informationen oder Anweisungen zur Aufgabe ein.
Wenn Sie mit dem Ausfüllen fertig sind Neue Aufgabe Fenster, klicken Sie auf Aufgabe> Speichern und schließen. Ihre Aufgabe wird der Aufgabenliste Ihres Kalenders hinzugefügt. Sie wird jedoch nicht in Ihrem Kalender angezeigt, es sei denn, Sie aktivieren die Aufgabe Aussicht.
Um die Aufgabenliste Ihres Kalenders anzuzeigen, gehen Sie zu Aussicht > To-Do-Bar. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Mach das ... an To-Do-Bar Ansicht, um Ihre Aufgabenliste anzuzeigen.Drücke den Werkzeuge Möglichkeit. Ein Fenster wird rechts von Ihrem Kalender geöffnet. Ihre Aufgabenliste wird unten rechts in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender unterhalb der Miniaturansicht des Monatskalenders angezeigt:
Wenn der To-Do-Bar Ansicht ist aktiviert, Sie können Ihre Aufgabenliste (oder Aufgabenliste) sehen..Um eine Aufgabe zu öffnen und weitere Details anzuzeigen oder zu aktualisieren, doppelklicken Sie auf die Aufgabe. Sie können eine Aufgabe auch als dringend kennzeichnen, indem Sie auf das Kontrollkästchen rechts davon klicken. Die Aufgabe To-Do-Bar Die Ansicht bleibt so lange geöffnet, bis Sie sie schließen. Wenn Sie zu Ihrem E-Mail-Posteingang wechseln, bleibt die Aufgabenliste in der rechten unteren Ecke Ihres MS Outlook-Fensters sichtbar:
Wenn die To-Do-Bar Wenn die Ansicht aktiviert ist, wird die Aufgabenliste in Ihrem Outlook-Posteingang angezeigt.Um die Aufgabenliste zu schließen, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke.
Entfernen Sie einen Termin oder ein Meeting schnell aus Ihrem Microsoft Outlook-Kalender. Blättern Sie zu der Kalenderansicht, die das zu löschende Kalenderelement enthält. Klicken Sie auf das Kalenderelement, um es auszuwählen (in diesem Fall einen Termin), und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste. Ein Popup-Menü wird angezeigt:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Kalenderelement, um das Popup-Menü anzuzeigen. Hinweis: In der Abbildung oben habe ich einen Termin mit nur einem anderen Teilnehmer ausgewählt. Wenn ich eine Besprechung mit mehr als einem Teilnehmer ausgewählt hätte, wäre die Einblendmenüoption "Besprechung abbrechen". Bei der Auswahl von Meeting abbrechen Ich habe die Möglichkeit, an alle Meeting-Teilnehmer eine Absage zu senden.
Wähle aus Löschen Option aus dem Einblendmenü. Wenn es sich bei dem Artikel um einen wiederkehrenden Artikel handelt, haben Sie die Möglichkeit, zu wählen, ob Sie alle Instanzen des Kalenderelements löschen möchten (Serie löschen) oder nur das einzelne Vorkommen (Vorkommen löschen) Sie haben ausgewählt. Das Kalenderelement wird aus dem Kalender entfernt. Das Vorkommen löschen Diese Option ist ideal, wenn Sie einen regelmäßigen Termin haben, aber aufgrund eines Urlaubs oder eines anderen Terminkonflikts eine Instanz davon stornieren müssen.
Das Entfernen einer Aufgabe aus Ihrer Aufgabenliste ist noch einfacher. Klicken Sie einfach auf die Aufgabe in Ihrem Aufgabenliste, dann mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wähle aus Löschen Option aus dem Einblendmenü.
Eine der praktischen Funktionen des MS Outlook-Kalenders besteht darin, dass Ihr Kalender nicht geöffnet sein muss, damit Sie einen Kalendereintrag hinzufügen können. Hinzufügen eines Kalendereintrags direkt aus einer E-Mail-Nachricht Hier ist was zu tun ist:
Beginnen Sie mit dem Öffnen Ihres E-Mail-Posteingangs. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie auszuwählen. Doppelklicken Sie dann auf die Nachricht, um sie zu öffnen:
Wählen Sie eine MS Outlook-Nachricht aus.Im obigen Beispiel wurde mir eine E-Mail-Einladung zu einem Meeting gesendet. Die E-Mail wurde nicht als Einladung zum Kalender gesendet. Ich möchte das Ereignis jedoch meinem Outlook-Kalender hinzufügen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung der Antworten Sie mit dem Meeting Symbol auf der Band. (Es sieht aus wie ein Kalender mit einem Pfeil.)
Wenn Sie auf klicken Antworten Sie mit dem Meeting icon, eine Antwort wird geöffnet - am wichtigsten ist jedoch das Format eines Meetings:
Das System erstellt ein Besprechungsformular aus Ihrer ausgewählten E-Mail-Nachricht.Beachten Sie, dass die Standortinformationen leer sind und dass Datum und Uhrzeit standardmäßig auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit eingestellt sind. Sie müssen diese Informationen anhand der Angaben in der Original-E-Mail korrigieren. Geben Sie anschließend Ihre E-Mail-Antwort an den ursprünglichen Absender ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden Taste links.
Sie haben gerade eine Antwort per E-Mail an die Person gesendet, die Ihnen die Besprechungsbenachrichtigung per E-Mail gesendet und die Besprechung in einem einzigen Schritt zu Ihrem Kalender hinzugefügt hat!
Es ist auch einfach, Ihrer MS Outlook-Aufgabenliste eine Aufgabe hinzuzufügen, wenn Sie die To-Do-Bar Ansicht öffnen. Beginnen Sie mit dem Öffnen Ihres E-Mail-Posteingangs. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie auszuwählen, und ziehen Sie die ausgewählte Nachricht in die Aufgabenliste in To-Do-Bar auf der rechten Seite Ihres Posteingangs:
Um eine neue Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht zu erstellen, markieren Sie sie und ziehen Sie sie in Ihre Aufgabenliste.In der Aufgabenliste wird eine rote Linie angezeigt, in der die neue Aufgabe eingefügt wird. Nachdem die E-Mail in Ihre Aufgabenliste eingefügt wurde, doppelklicken Sie darauf, um die Nachrichtendetails anzuzeigen.
Hinweis: Obwohl Outlook die E-Mail in Ihre Aufgabenliste einfügt, verbleibt die Nachricht auch in Ihrem E-Mail-Posteingang.
Eine weitere praktische Outlook-Funktion ist die Möglichkeit, dass das System Sie vor einem Termin oder einer Besprechung daran erinnert. Um die Erinnerungsfunktion zu aktivieren, während Sie eine neue Besprechung oder einen neuen Termin einrichten, klicken Sie auf den Abwärtspfeil Erinnerung Symbol in der Band (sieht aus wie eine Glocke):
Hier ist die Erinnerung Popup-Menü zu einem Termin.Legen Sie fest, wie weit vor dem Meeting oder Termin die Erinnerung im Popup erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Klingen Symbol unten im Popup-Fenster, um einen Erinnerungston auszuwählen.
Sobald Ihre Erinnerung eingerichtet wurde, erscheint bei jedem Öffnen Ihrer E-Mail oder Ihres Kalenders ein Erinnerungs-Popup:
Zum definierten Zeitpunkt wird ein Erinnerungs-Popup angezeigt, wenn Sie Ihre MS Outlook-E-Mail oder Ihren Kalender öffnen.Um eine Erinnerung zu erhalten, die nicht mehr erscheint, klicken Sie auf Entlassen Taste. Wenn das Fenster Sie an mehrere Kalenderelemente erinnert, müssen Sie auf klicken Alle abweisen Taste.
Teilen Sie Ihren Kalender per E-Mail oder geben Sie anderen Zugriff. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Teile Ihres Kalenders für ein Teammitglied freigeben möchten oder wenn Sie eine Zeit vereinbaren möchten, zu der Sie mit jemandem zusammenkommen möchten. Es gibt drei Möglichkeiten, einen Kalender gemeinsam zu nutzen:
Da meine Outlook-Installation nicht auf einem Microsoft Exchange Server ausgeführt wird, konzentrieren wir uns in diesem Lernprogramm auf die erste und dritte Methode zur Freigabe Ihres Microsoft-Kalenders.
Gehen Sie bei geöffnetem Kalender in den Zuhause > E-Mail-Kalender. Eine leere E-Mail-Nachricht wird mit angezeigt Senden Sie einen Kalender per E-Mail Dialogfeld oben:
Verwenden Sie die Senden Sie einen Kalender per E-Mail Dialogfeld, um eine Nachricht mit Ihren Outlook-Kalenderinformationen zu senden.Wenn Sie mehr als einen Kalender eingerichtet haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Kalender In diesem Feld können Sie auswählen, welchen Kalender Sie freigeben möchten. Klicken Sie anschließend auf den Abwärtspfeil neben dem Datumsbereich Feld, um anzugeben, welche Kalenderdaten freigegeben werden sollen. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil in der Detail In einem Feld können Sie eine Detailebene auswählen, um zwischen den folgenden Detailebenen zu wählen:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der freigegebene Kalender nur Arbeitszeiten anzeigen soll. Wenn Ihre Arbeitszeiten nicht definiert sind, klicken Sie auf Arbeitszeiten einstellen Hyperlink, um sie einzustellen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK Taste in der Senden Sie einen Kalender per E-Mail Dialogbox. Klicken Sie dann auf Senden Schaltfläche zum Senden der E-Mail.
Der E-Mail-Empfänger erhält eine E-Mail mit Ihrem Zeitplan im Text der E-Mail und einen Kalenderanhang mit Ihrem Zeitplan.
Sie können Ihren Kalender auch online auf einem gemeinsam genutzten Server veröffentlichen. Gehen Sie bei geöffnetem Kalender in den Zuhause> Online veröffentlichen Symbol. Das Veröffentlichen Sie den Kalender auf einem benutzerdefinierten Server Dialogfeld erscheint:
Wenn Sie Zugriff auf einen benutzerdefinierten Server haben, können Sie Ihren Kalender online veröffentlichen.Beginnen Sie mit der Auflistung der URL für den Server, auf dem Sie Ihren Kalender veröffentlichen. Als Nächstes definieren Sie den Datumsbereich, den Sie freigeben möchten. Für die Detail Wahlmöglichkeit zwischen: Nur Verfügbarkeit, Eingeschränkte Details, und Alle Einzelheiten. Wenn Sie Ihren Kalender nur zwischen den Arbeitszeiten veröffentlichen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche OK Taste. Befolgen Sie die angezeigten Anweisungen.
Sie haben gerade gelernt, wie Sie Ihren Microsoft Outlook-Kalender richtig verwenden. Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender ordnungsgemäß einrichten, können Sie Zeit sparen und produktiver arbeiten.
Nachdem Sie nun Ihren Zeitplan mithilfe des Outlook-Kalenders in der richtigen Reihenfolge haben, möchten Sie möglicherweise Ihren E-Mail-Posteingang bearbeiten. Eine kostenlose Anleitung zum Verwalten eines überladenen Posteingangs erhalten Sie von unserem KOSTENLOSEN eBook: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es ist voll mit fortschrittlichen E-Mail-Inbox-Management-Techniken.
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