Share
Stell es dir vor. Ihr Kunde gibt eine Online-Bestellung ab. Sie schicken ihnen eine Quittung. Auch wenn die Quittung nicht die Kreditkarteninformationen Ihres Kunden enthält, enthält er wahrscheinlich viele persönliche Informationen (PIN) wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Kunden. Wenn Ihre E-Mail gehackt wurde, würden alle Informationen durchgesickert.
Es scheint fast jeden Tag, dass ein neuer Datenverstoß die Nachrichten macht. Wir lesen ständig darüber, wie Millionen von uns unsere Daten kompromittiert haben. Eine Studie des Identity Theft Resource Centers zeigt, dass allein im Jahr 2018 309 Verstöße gegen geschäftliche Daten von mehr als 15 Millionen Menschen betroffen waren.
Es ist kein Wunder, dass die Leute nach Wegen suchen, um ihre ausgehenden E-Mails, einschließlich E-Mails von Microsoft-E-Mail-Konten, zu schützen. Die E-Mail-Verschlüsselung ist nur eine Möglichkeit, Ihre Outlook-Sicherheit zu verbessern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Outlook verschlüsseln.
Bevor Sie sich eingehender mit der Verschlüsselung in Ihrem Microsoft-E-Mail-Konto vertraut machen, sollten Sie sich unser kostenloses eBook anschauen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.
Die Verschlüsselung ist aus mehreren Gründen wichtig. Erstens werden viele potenziell sensible Informationen per E-Mail weitergegeben. Wenn eine E-Mail während des Übertragungsvorgangs oder sogar während sie sich in einem E-Mail-Archiv befindet, gehackt wird, könnte der Hacker möglicherweise genug lernen, um Kontoinformationen zu stehlen. Im schlimmsten Fall würde ein Hacker auch das Kennwort Ihres E-Mail-Kontos ermitteln. Dies bedeutet, dass er nicht nur jederzeit auf Ihre Nachrichten zugreifen kann, sondern auch (möglicherweise schädliche) Nachrichten über Ihr E-Mail-Konto senden kann. Ihre Kontakte erkennen möglicherweise nicht, dass die Nachrichten nicht von Ihnen stammen.
Verschlüsselung ist eine Methode, um Informationen zu verschlüsseln, so dass sie von unbekannten Dritten nicht zugänglich sind. Wenn eine Nachricht verschlüsselt ist, kann nur der beabsichtigte Leser, der über einen Schlüssel zum Entsperren der Verschlüsselung verfügt, dessen Inhalt anzeigen.
Weitere Informationen zur E-Mail-Verschlüsselung finden Sie in unserer Serie zur E-Mail-Verschlüsselung.
MS Outlook bietet einige Verschlüsselungsoptionen für einzelne Nachrichten. Für diese Optionen verwendet Outlook digitale IDs (auch als digitale Zertifikate bezeichnet) als Voraussetzung für eine zusätzliche Schicht der E-Mail-Verschlüsselung. Sie benötigen ein digitales Zertifikat, um eine verschlüsselte Nachricht zu senden. Ihr Empfänger benötigt auch eine, um Ihre verschlüsselte Nachricht zu erhalten. Der Zweck eines digitalen Zertifikats ist der Nachweis, dass Sie derjenige sind, von dem Sie sagen, dass Sie ihn sind.
In zunehmendem Maße ziehen viele Unternehmen die Verwendung verschlüsselter E-Mails in Betracht, um mit ihren Kunden zu kommunizieren. Dies gilt insbesondere für Unternehmen im Gesundheits- oder Rechtsbereich, in denen die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sensible Daten übermittelt werden.
Obwohl die E-Mail-Verschlüsselung ein relativ neuer Bereich ist, gibt es bereits einige Gesetze, die sich auf die Verwendung auswirken können. Im Allgemeinen wurden Gesetze wie die allgemeine Datenschutzverordnung der EU (GDPR), das Datenschutzgesetz des Vereinigten Königreichs (DPA) und ähnliche Gesetze mit dem Ziel erlassen, die Daten der Verbraucher zu schützen. In einigen Fällen kann die E-Mail-Verschlüsselung dazu beitragen, diesen Schutz bereitzustellen. Beachten Sie aber auch, dass einige Verschlüsselungsarten an einigen Stellen illegal sind.
Die Sicherheit Ihrer Kundendaten ist eine gute Geschäftspraxis. Die E-Mail-Verschlüsselung kann nur ein Teil des Schutzes Ihrer Kundeninformationen sein, wenn dies gemäß den gesetzlichen Anforderungen erfolgt.
Hinweis: Ich bin kein Rechtsanwalt oder juristischer Spezialist und dieser Artikel ist kein Rechtsrat. Auch die Gesetze zum Datenschutz ändern sich ständig. Wenn Sie rechtliche Fragen zur Verwendung der Verschlüsselung für Ihr Unternehmen oder zu anderen Datenschutzproblemen haben, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt, der sich auf Datenschutzfragen spezialisiert hat.
In MS Outlook ist ein gewisser Informationsschutz integriert. In diesem Lernprogramm wird jedoch speziell beschrieben, wie eine verschlüsselte E-Mail über Outlook gesendet wird.
Outlook-E-Mail unterstützt die E-Mail-Verschlüsselung für ausgehende und empfangene Nachrichten. Um E-Mails in MS Outlook zu verschlüsseln, müssen Sie drei grundlegende Schritte ausführen:
Lassen Sie uns jeden Teil des Prozesses genauer betrachten.
Der erste Schritt bei der Verwendung von MS Outlook für die E-Mail-Verschlüsselung ist das Abrufen einer digitalen ID, die auch als digitales Zertifikat bezeichnet wird. Am sichersten ist dies durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle (CA). Einige Zertifizierungsstellen, die mit Outlook arbeiten, sind:
Weitere Zertifizierungsstellen sind verfügbar. Überprüfen Sie vor dem Kauf eines digitalen Zertifikats sorgfältig den Ruf einer Zertifizierungsstelle. Die Kosten für die Beschaffung eines digitalen Zertifikats variieren je nach ausstellender Agentur.
Nachdem Sie ein digitales Zertifikat erhalten haben, müssen Sie es installieren. Befolgen Sie die Anweisungen Ihrer Zertifizierungsstelle.
Hinweis: Die folgenden Schritte können variieren, wenn Sie ein Verschlüsselungs-Plug-In für Outlook verwenden.
Bevor Sie eine verschlüsselte Nachricht an einen Empfänger senden können, müssen Sie und der Empfänger digital signierte Nachrichten austauschen. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen E-Mail-Signatur wird eine digitale Signatur mit Ihrer digitalen ID verbunden und überprüft, ob Sie die Nachricht wirklich senden.
1. Um eine digital signierte Nachricht zu senden, erstellen Sie zuerst eine neue Nachricht in Outlook. Informationen zum Verfassen einer Nachricht in Outlook finden Sie in diesem Lernprogramm:
2. Klicken Sie in der Nachricht auf Optionen Tab:
Beginnen Sie mit einer offenen E-Mail-Nachricht.2. Klicken Sie auf Mehr Optionen Symbol auf der Multifunktionsleiste. Das Eigenschaften Box zeigt:
Klicken Sicherheitseinstellungen Auf das Dialogfeld zugreifen, um eine digital signierte Nachricht zu senden.3. Klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen Taste auf der Eigentum Dialogbox. Das Sicherheitseigenschaften Feld erscheint:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Fügen Sie dieser Nachricht eine digitale Signatur hinzu.4. Überprüfen Sie die Fügen Sie dieser Nachricht eine digitale Signatur hinzu Kontrollkästchen.
5. Nehmen Sie weitere Änderungen am vor Wertpapiereigenschaften Box, wie benötigt.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Dann klick Schließen auf der Eigenschaften Dialogbox.
7. Senden Sie Ihre Nachricht mit der digitalen Signatur an den Empfänger und bitten Sie sie, eine Nachricht mit einer digitalen Signatur an Sie zurückzusenden.
Nachdem Sie und Ihr Empfänger digitale Signaturen ausgetauscht haben, können Sie verschlüsselte Nachrichten an diesen Empfänger senden. So geht's:
1. Erstellen Sie zunächst die Nachricht, die Sie in Outlook verschlüsseln möchten. Klicken Sie in der Nachricht auf Datei Tab. Der folgende Bildschirm erscheint:
Wählen Optionen Zugriff auf die Eigenschaften Dialogbox.2. Klicken Sie auf Eigenschaften Symbol. Das Eigenschaften Ein Dialogfeld wird über Ihrer Nachricht angezeigt:
Drücke den Sicherheitseinstellungen Taste.3. Klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen Taste. In dem Sicherheitseigenschaften Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Verschlüsseln Sie den Inhalt und die Anlagen von Nachrichten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die E-Mail-Verschlüsselung für die aktuelle Nachricht zu aktivieren.4. Nehmen Sie alle anderen Änderungen im vor Sicherheitseigenschaften Box, wie benötigt.
5. Klicken Sie auf OK, dann klick Schließen auf der Eigenschaften Dialogbox.
6. Senden Sie Ihre verschlüsselte Nachricht.
Sie können Ihr Microsoft-E-Mail-Konto auch so einrichten, dass alle ausgehenden Outlook-E-Mail-Nachrichten verschlüsselt werden. Beachten Sie jedoch, dass Empfänger einen Schlüssel benötigen, um eine verschlüsselte Nachricht von Ihnen zu öffnen.
Wenn Ihre Nachrichten jedoch immer vertrauliche Informationen enthalten und Sie sie im Allgemeinen an dieselben Personengruppen senden (z. B. an Kollegen), empfiehlt es sich möglicherweise, diese Einstellung zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich eine unverschlüsselte E-Mail mit sensiblen E-Mails versenden Daten.
So legen Sie fest, dass Outlook alle ausgehenden Nachrichten automatisch verschlüsselt:
1. Klicken Sie in Ihrem geöffneten Posteingang auf Datei Tab. Das Kontoinformationen Bildschirmanzeigen:
Wählen Optionen die öffnen Optionen Dialogbox.2. Auf der Kontoinformationen wählen Sie aus Optionen. Der Ausblick Optionen Dialogfeld erscheint:
Wählen Trustcenter Zugriff auf die Trustcenter Dialogbox.3. Wählen Sie in der linken Leiste Trustcenter und dann auswählen Trust Center-Einstellungen. Das Trustcenter Dialogfeld erscheint:
Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um alle ausgehenden Nachrichten zu verschlüsseln.4. Klicken Sie auf E-Mail-Sicherheit. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Verschlüsseln Sie Inhalte und Anhänge für ausgehende Nachrichten.
5. Klicken Sie auf OK und dann OK nochmal.
Standardmäßig werden gesendete Nachrichten jetzt verschlüsselt.
Was passiert, wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht von einem Absender erhalten und keinen Schlüssel haben? Sie können die Nachricht erst öffnen, wenn Sie Ihre Identität überprüft haben.
Das Erscheinungsbild Ihrer verschlüsselten Nachricht kann je nach dem zu verschlüsselnden Tool variieren. Hier ist ein Beispiel:
Nachrichten, die mit Outlook.com verschlüsselt wurden, haben eine Lies die Nachricht Knopf am unteren Rand. So sieht eine verschlüsselte E-Mail-Nachricht aus, wenn Sie sie erhalten:
Hinweis: Die Outlook.com-Verschlüsselung ist eine Premiumfunktion, die Microsoft Office 365-Benutzern zur Verfügung steht.
Sie können den Text einer verschlüsselten Nachricht nicht sehen, ohne Ihre Identität zu überprüfen.Wenn Sie auf klicken Lies die Nachricht Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, erhalten Sie einen Bildschirm mit der Möglichkeit, Ihre Identität durch Google oder mit einem einmaligen Passcode zu bestätigen:
Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Identität überprüfen möchten.Tun ein der folgenden:
1. Überprüfen Sie Ihre Identität mit Google
1. Um Ihre Identität mit Google zu bestätigen, klicken Sie auf Google Taste.
2. Melden Sie sich an der Eingabeaufforderung bei Ihrem Google-Konto an.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
2. Überprüfen Sie Ihre Identität mit einem Passwort
1. Um Ihre Identität mit einem einmaligen Zugangscode zu überprüfen, klicken Sie auf Holen Sie sich eine Passcode-Schaltfläche. Wichtig: Schließen Sie das Fenster nicht mit der Kennworteingabeaufforderung.
2. Sie erhalten ein einmaliges Passwort per E-Mail. (Achtung, das Passwort ist nur 15 Minuten gültig.) Geben Sie den Passcode an der Eingabeaufforderung ein.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Sie haben gerade erfahren, wie Sie eine sichere E-Mail mit der E-Mail-Verschlüsselung in Outlook senden. Die E-Mail-Verschlüsselung ist nur ein Aspekt der Outlook-Sicherheit. Es kann jedoch eine Rolle spielen, um die Daten Ihrer Kunden sicherer zu machen, was in der heutigen Welt ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit ist.
Wenn Sie noch nicht darüber nachgedacht haben, wie Sie die Daten Ihres Kunden schützen und Ihre Outlook-Sicherheit verbessern können, ist es möglicherweise an der Zeit, darüber nachzudenken. Verwenden Sie zunächst die oben aufgeführten Techniken, um die von Ihrem Microsoft-E-Mail-Konto gesendeten Nachrichten sicherer zu machen.
Accentsconagua