Projektmanagement Kickstart Wie man große Projekte anpackt

Je größer das Projekt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Freiberufler überfordert wird. Wenn Sie ein großes Projekt nicht gut organisieren, kann es sein, dass Sie Ihre Frist nicht einhalten. Eine verlorene Frist kann bedeuten, dass Sie Ihren Kunden und möglicherweise sogar Ihren Ruf verlieren.

Es gibt einen besseren Weg. Die Prinzipien des Projektmanagements helfen Ihnen, Ihre großen Projekte so zu organisieren, dass sie reibungslos funktionieren.

Lassen Sie uns zunächst das Projektmanagement definieren. Laut der Vereinigung für Projektmanagement,

Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Wissen, Fähigkeiten und Erfahrungen, um die Projektziele zu erreichen.

Die meisten Freelancer verstehen, warum Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung für die Durchführung ihrer Projekte wichtig sind. Aber einige lehnen die Idee ab, Prozesse und Methoden einzusetzen. Kreative Freiberufler haben manchmal das Gefühl, dass zu viel Struktur ihrer Kreativität beraubt.

Freiberufler sollten Prozesse und Methodik begrüßen. Anstatt die Kreativität zu ersticken, können Sie mehr tun. Für die meisten von uns bedeutet mehr Arbeit mehr Einkommen. Das ist gut. Dank guter Projektmanagementfähigkeiten können Sie auch größere Projekte für Freiberufler bewältigen. Mit Projektmanagementfähigkeiten können Sie andere freiberufliche Fachleute verwalten und mehr Arbeit übernehmen.  

Größere Projekte zahlen tendenziell mehr. Wenn Sie mit großen Projekten umgehen können, sind Sie für Ihre Kunden mehr wert. Sie werden auch häufiger wiederkommen. In der Tat sind Projektmanager für Unternehmens- und Regierungsprojekte gefragt. Laut einer Umfrage von Payscale.com lag die durchschnittliche Bezahlung eines Projektmanagers in den USA im August 2015 zwischen 65.062 USD und 85.971 USD.

In diesem Tutorial gebe ich Ihnen einen schnellen Überblick über das Projektmanagement. Ich beginne mit einem Vergleich der agilen und traditionellen Methoden. Als Nächstes biete ich praktische Methoden an, die Sie für Ihre eigenen freiberuflichen Projekte anwenden können.

  Prozesse vergleichen

Es ist wichtig zu verstehen, dass Projektmanagement ein riesiges Feld ist. Es gibt viele verschiedene Projektmanagementmethoden, von denen einige patentiert sind. Hier sind nur einige der unterschiedlichen Methoden:

1. Agile Methoden
2. Lean (eine agile Methode)
3. Scrum (eine agile Methode)
4. Six Sigma
5. Wasserfallmethoden (auch als traditionell bezeichnet)
6. PRINCE2 (beliebt in Großbritannien)

Jede dieser Methoden hat Variationen und Submethoden. Lassen Sie sich nicht durch die Namen all dieser Methoden verwirren. Corporate Projektmanager müssen sie gut verstehen. Als Freelancer verwenden Sie wahrscheinlich nur eine von zwei Methoden: Agile oder Waterfall (auch als Traditional bezeichnet).

Corporate Projektmanager verwenden auch sehr spezifische Begriffe. TechRepublic hat eine große Liste von Projektmanagementbegriffen veröffentlicht, auf die Sie sich beziehen können, wenn Sie auf einen Begriff stoßen, mit dem Sie nicht vertraut sind. In diesem Tutorial konzentrieren wir uns auf zwei Definitionen, die Sie möglicherweise nicht kennen:

Umfang:

… Wie Sie die Projektgrenzen beschreiben; es definiert, was das Projekt liefern wird und was es nicht liefern wird…
(TechRepublic)

Lieferbar:

… Jedes greifbare Ergebnis, das durch das Projekt erzeugt wird…
(TechRepublic)

Andere Begriffe sind selbsterklärend oder werden im Tutorial definiert.

Eine der ersten Entscheidungen, die Sie als freiberuflicher Projektmanager treffen, ist die Wahl eines agilen oder traditionellen Projektverwaltungsprozesses. In diesem Abschnitt werden die beiden Arten von Projektverwaltungsprozessen verglichen. Es hilft Ihnen zu entscheiden, welche Methode für Ihr Projekt am besten geeignet ist.

Auswahl eines agilen Prozesses

Agiles Projektmanagement basiert auf den zwölf Prinzipien des Agile Manifesto. Es wird häufig für Softwareentwicklungsprojekte verwendet. Hier einige Eigenschaften von Projekten, die für das agile Projektmanagement geeignet sind:

• Das Projektergebnis ist nicht genau definiert oder wird sich wahrscheinlich ändern.
• Das Projekt hat mehrere oder mehrstufige Ergebnisse.
• Das Projekt verfügt über eine bestimmte Anzahl von Ressourcen.
• Der Kunde ist während des gesamten Prozesses verfügbar.
• Der Zeitplan ist sehr flexibel.

Ein Beispiel für ein gutes Agile-Projekt ist die Einführung einer neuen Software-App. Die App wird in Phasen veröffentlicht. Die Merkmale der ersten Phase sind bekannt. Die Merkmale der letzten Phase sind nicht genau definiert und können sich im Laufe der Zeit ändern. Der Kunde möchte auch häufige Brainstorming-Meetings.

Weitere Informationen zum Agile-Projektprozess finden Sie in den folgenden kostenlosen Tutorials von Tuts +:

• Eine Designer-Einführung in die "Agile" -Methodik 
• Die schlanke, agile Art, Ihr erstes Produkt aufzubauen
• Die Prinzipien der agilen Entwicklung

Agile ist eine großartige Methode für viele Projekte. Einige Projekte werden jedoch besser in einem traditionelleren Prozess verwaltet.

Einen traditionellen Prozess wählen

In diesem Tutorial konzentriere ich mich darauf, wie Sie durch das traditionelle Projektmanagement (oder Wasserfallprojekt) ein freiberufliches Projekt verwalten können.

Obwohl Agile beliebt ist, gibt es manchmal Zeiten, in denen traditionelle Prozesse sinnvoller sind. Hier sind die Eigenschaften eines Projekts, das für das traditionelle Projektmanagement geeignet ist:

• Der Umfang des Projekts ist klar definiert und wird sich wahrscheinlich nicht ändern.
• Das Projekt kann nur einmal geliefert werden.
• Ressourcen für das Projekt können angepasst werden.
• Die Beteiligung des Kunden am Projekt ist begrenzt, nachdem der Umfang vereinbart wurde.
• Die Frist oder der Liefertermin ist festgelegt und fest.
• Der Kunde benötigt traditionelles Projektmanagement.

Ein Beispiel für ein traditionelles Projekt ist die Einführung einer E-Commerce-Site für ein Unternehmen mit nur wenigen Produkten. Es ist nicht sinnvoll, das Projekt in Phasen auszurollen, da das Endergebnis bekannt ist und es unwahrscheinlich ist, dass es sich ändert. Der Kunde gibt Ihnen die Anforderungen, möchte aber, dass Sie von dort aus mit ihm umgehen. Tatsächlich ist die Verfügbarkeit des Kunden während des Projekts begrenzt.

Traditionelles Projektmanagement

In diesem Abschnitt werden die fünf Phasen eines Projekts in einem traditionellen Projektverwaltungsprozess beschrieben. Unterschiedliche Methoden verwenden unterschiedliche Begriffe, aber was in jeder Phase passiert, ist ähnlich.

Roli Pathak, der auf PM project-management.com schreibt, bietet eine gute Beschreibung der traditionellen Projektphasen:

1. Einleiten
2. Planen  
3. Ausführen
4. Steuerung
5. Schließen

Im nächsten Abschnitt erkläre ich, wie Sie jede Phase auf Ihr Projekt anwenden können. Lassen Sie uns zunächst die Vor- und Nachteile des traditionellen Projektmanagements betrachten.

Vorteile des traditionellen Prozesses

• Durch das traditionelle Projektmanagement kann das Team mit weniger Kundenaufsicht arbeiten.
• Es gibt weniger Änderungen am Projekt.
• Das traditionelle Projektmanagement umfasst einen genau definierten Umfang.

Nachteile des traditionellen Prozesses

• Änderungen lassen sich nur schwer verarbeiten.
• Der Kunde ist weniger involviert.

Jetzt, da Sie einen Überblick über das Projektmanagement haben, können Sie es verwenden.

 Projektmanagement verwenden

Sie können einen traditionellen Projektverwaltungsprozess auf Ihr freiberufliches Projekt anwenden. Ich habe die traditionellen Projektmanagementphasen für Freiberufler angepasst. Hier noch einmal die fünf Phasen des Projektmanagements und eine Beschreibung, was in jeder Phase für Sie als Freelancer geschieht:

1. Anforderungen erhalten (initiieren). Der Kunde zeigt Interesse an einem Projekt mit Ihnen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die grundlegenden Ressourcen (einschließlich Unterauftragnehmer) verfügen, um das Projekt durchzuführen. Fragen Sie nach einem detaillierten Projektumfang. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihr Verständnis des Umfangs beim Kunden korrekt ist.
2. Planen. Schätzen Sie den Aufwand, den das Projekt erfordert, und legen Sie die Arbeit fest. Unterteilen Sie das Projekt in kleinere Teile (oft als Projektstrukturplan bezeichnet), um einen überschaubaren Plan zu erstellen. Legen Sie Ihre internen Ziele fest und stellen Sie sicher, dass Ihr Plan die Ziele des Kunden erfüllt. Holen Sie sich einen unterzeichneten Vertrag oder eine Vereinbarung vom Kunden und holen Sie die erste Zahlung ein.
3. Entwicklung (Ausführen). Sie (und alle von Ihnen eingestellten Freelancer) erledigen die Hauptaufgaben des Projekts. Wenn Sie ein Webentwickler sind, erstellen Sie hier Webseiten. Wenn Sie ein Schriftsteller sind, erstellen Sie hier den Rohentwurf.
4. Review / Testen (Kontrolle). Vergleichen Sie während des Projekts Ihren Fortschritt mit dem Plan. Wenn Sie im Rückstand sind, unternehmen Sie Schritte, um sicherzustellen, dass Sie zum geplanten Plan zurückkehren. Überprüfen Sie Ihre Arbeit in dieser Phase, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen und dass sie dem Projektumfang entspricht. Wenn Sie ein Team haben, überprüfen Sie die Arbeit der jeweils anderen. Wenn nicht, schauen Sie sich Ihre eigene Arbeit sorgfältig an. Wenn Sie diese Phase überspringen, kann dies zu einem unglücklichen Kunden und einer Menge Nacharbeit führen. Bei großen Projekten benötigen Sie möglicherweise einen unabhängigen Sachverständigen zur Überprüfung oder Prüfung.
5. Fazit / Wartung (Schließen).Übergeben Sie das Projekt an den Client. Rechnung für den Rest der Projektgebühren. Wenn für das Projekt laufende Unterstützung und Wartung erforderlich ist, treffen Sie Vorkehrungen für die Abwicklung (gegen Aufpreis). Als Freelancer ist es eine gute Idee, an diesem Punkt nach mehr Arbeit zu fragen.

Während Sie die Schritte des Projektmanagements durchlaufen, benötigen Sie Werkzeuge, die Ihnen helfen. Erstellen Sie für kleine bis mittelgroße Projekte benutzerdefinierte Projekttabellen mithilfe von Tools wie Google Sheets (kostenlos) oder Microsoft Excel. Für größere Projekte benötigen Sie möglicherweise ein komplexeres Werkzeug wie Microsoft Project oder Jira.

Wenn Sie den Projektverwaltungsprozess befolgt haben, haben Sie wahrscheinlich viele häufige Projektprobleme vermieden.

Fallstricke beim Projektmanagement vermeiden

Bei größeren Projekten hilft Ihnen der Projektverwaltungsprozess, häufige, selbständige Fallstricke zu vermeiden. Hier sind sieben Probleme, mit denen Freiberufler häufig konfrontiert sind, und eine Erklärung, wie der Projektmanagementprozess bei jedem hilft:

1. Nicht verstehen, was der Kunde will. Im Projektmanagementprozess stimmt der Kunde in der ersten Phase den Anforderungen (auch bekannt als Umfang) zu. Der Umfang wird Vertragsbestandteil.
2. Unterschätzen Sie die Zeit für das Projekt. Mit dem Projektmanagement ist Ihre Schätzung genauer, da Sie einen detaillierteren Umfang verwenden.
3. Unterbelastung für das Projekt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie für das Projekt zu wenig bezahlen, weil Sie eine genauere Schätzung haben.
   
4. Zurückbleiben bei Aufgaben und letztendlich spät liefern. Mit einem Projektverwaltungsprozess wissen Sie immer, wie Ihr Fortschritt mit dem Zeitplan verglichen wird.
5. Projekt mit Problemen einreichen. Für das Projektmanagement müssen Sie Ihre Arbeit testen (oder kontrollieren). Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie ein Projekt mit Fehlern einreichen.
6. Missverständnisse nach Abschluss des Projekts. Da der Umfang von Anfang an klar definiert ist, weiß der Kunde genau, was Sie zugestimmt haben.
7. Keine Wiederholung des Geschäfts vom Kunden. Fragen Sie den Kunden in der letzten Phase, ob Sie deren Support- oder Wartungsbedarf erfüllen können.

Nach dem Projekt

Auch nach Abschluss Ihres freiberuflichen Projekts sind Sie noch nicht fertig. Die besten Projektmanager analysieren ihre Projekterfolge und Misserfolge. Do solltest das auch machen.

Hier sind einige Fragen, wenn Ihr Projekt endet:

• War der Kunde zufrieden? Wenn nein, warum nicht? (Möglicherweise müssen Sie fragen.)
• Ist das Projekt im Zeitplan geblieben? Wenn nicht, an welchem ​​Punkt ist der Zeitplan abgelaufen? Was hat dazu geführt, dass der Zeitplan abgelaufen ist?
• Waren die Zeitschätzungen für jede Aufgabe genau? Wenn nicht, wie viel Zeit wurde noch benötigt?
• Was hast du aus diesem Projekt gelernt? Was wünschst du, du hättest anders gemacht??
• Müssen Sie basierend auf diesem Projekt in mehr Tools oder Schulungen investieren?

Notieren Sie Ihre Antworten auf diese Fragen und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Gehen Sie Ihre Antworten mit Ihren Mitgliedern des Projektteams durch. Sehen Sie sich Ihre Antworten an, bevor Sie Ihr nächstes freiberufliches Projekt beginnen, um zu vermeiden, dass Sie bei einem neuen Projekt dieselben Fehler machen.

Bitten Sie Ihren Kunden nach einem erfolgreichen Projekt, Ihnen eine Empfehlung zu geben, solange Ihre Arbeit noch frisch in ihrem Kopf ist. Unternehmensprojektmanager überspringen diesen Schritt normalerweise, aber für freiberufliche Projektmanager ist dies unerlässlich.

Hier sind einige Tuts + Tutorials, mit denen Sie nach Kundenempfehlungen fragen können:

• Wenn das Projekt vorbei ist - Testimonials sammeln
• Der 5-Schritte-Ansatz zum Sammeln und Verwenden von Kundenempfehlungen

Fazit

Dieses Tutorial behandelt ein komplexes Thema, das traditionelle Projektmanagement, und macht es Freiberuflern zugänglich. Es ist nicht als umfassende Ressource für das Projektmanagement gedacht. Sie befürwortet auch nicht die traditionelle Projektmanagementmethodik für alle freiberuflichen Projekte.

Projektmanagement ist ein Bereich, in dem sich Erfahrungen und Meinungen unterscheiden. Einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, sind, dass Sie Ihre freiberuflichen Projekte planen und organisieren sollten und dass es bewährte Methoden gibt, die Ihnen dabei helfen.

Die Fähigkeit, freiberufliche Projekte zu verwalten, erhöht Ihren Wert als Freiberufler und macht Sie marktfähiger.

Ressourcen

Grafik-Gutschrift: Projektmanagement-Symbol, entworfen von Matthew Roberts vom Noun-Projekt.