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Jeden Monat scheint Ihr Team wirklich hart zu arbeiten, um seine Ziele zu erreichen. Jeden Monat, wenn Sie kurz vor dem Stichtag sind, stellen Sie fest, dass Ihr Team hinterher läuft. Im März sagte Ihnen jemand, das Problem sei ein Software-Fehler. Sie haben also neue Software gekauft.
Im April haben Sie gehört, dass ein Mangel an Marketingmaterial das Problem verursacht hat. Sie haben dem Marketingdirektor ein strenges Memo geschrieben und nach einer Erklärung gefragt. Im Mai kam Ihr Team wieder zu spät. Diesmal erklärte ein Teammitglied, dass das Problem mit einer Verlangsamung des Netzwerks zusammenhängt. Sie haben die IT angerufen, um das Problem zu lösen.
Jetzt ist es Juni und Sie sehen ein weiteres verfehltes Ziel. Und Sie haben es satt, Feuer zu löschen. All diesen verpassten Zielen muss etwas zugrunde liegen, und Sie möchten herausfinden, was das eigentliche Problem ist, und damit umgehen. Ein für alle Mal.
Dies ist ein Job für die Ursachenanalyse.
Die Ursachenanalyse ist laut Washington State Department of Enterprise Services „ein systematischer Prozess zur Ermittlung von„ Ursachen “von Problemen oder Ereignissen und ein Ansatz, um darauf zu reagieren. [Es] basiert auf der Grundidee, dass ein effektives Management mehr erfordert, als für auftretende Probleme Feuer zu löschen, sondern einen Weg zu finden, um sie zu verhindern. "
Die Ursachenanalyse wird häufig - wenn auch nicht immer - mit Six Sigma in Verbindung gebracht, einer Reihe von Business-Tools, die Motorola in den 80er Jahren entwickelt hat. Das Ziel von Six Sigma ist es, durch einen kontinuierlichen Evaluierungs- und Verbesserungsprozess kontinuierlich hohe Standards zu erreichen und zu erreichen.
Sind Sie bereit, die geschäftlichen Probleme Ihres Teams auf den Grund zu bringen??
Stellen Sie sich vor, Sie hätten noch nie von Erkältung gehört. Dann entwickeln Sie eines Tages eine verstopfte Nase, Fieber, Kopfschmerzen und Husten. Sie sehen jedes einzelne Symptom als ein einzigartiges Problem, und Sie sehen, dass Sie an einer ganzen Reihe von Krankheiten leiden - jede ist schlimmer als die letzte. Sie behandeln die verstopfte Nase mit einem abschwellenden Mittel, das Fieber mit Aspirin und den Husten mit Hustensaft. Für eine Weile fühlen Sie sich zumindest besser. Innerhalb weniger Stunden taucht jedes der Symptome wieder auf. Sie beginnen zu verzweifeln, dass es überhaupt keine Heilung gibt.
Dann analysieren Sie Ihre Symptome und stellen fest, dass sie alle gleichzeitig erschienen. Sie recherchieren ein wenig und entdecken, dass Sie nicht vier verschiedene Krankheiten haben. Sie haben nur eine einzige Krankheit, die mit einer Kombination aus Ruhe, reichlich Flüssigkeitszufuhr und Zeitablauf sehr einfach behandelt werden kann.
In dem oben genannten Geschäftsbeispiel haben Sie eine Reihe von Symptomen betrachtet, nämlich Fristen, Softwareprobleme, Verbindungsprobleme, fehlende Marketingmaterialien, aber Sie hatten das zugrunde liegende Problem noch nicht diagnostiziert.
Durch die Ursachenanalyse können Unternehmensmanager die Symptome eines Problems analysieren und das zugrunde liegende Problem diagnostizieren. Sobald Sie wissen, worum es sich handelt, haben Sie eine viel bessere Chance, die Symptome dauerhaft zu beheben!
Der Zweck der Grundursachenanalyse ist einfach: Die Ursache oder die Gründe für ein Problem ermitteln und beseitigen. Der Prozess ist jedoch nicht ganz so einfach. Es gibt mehrere Tools für die Ursachenanalyse (die wir später in diesem Artikel ausführlicher untersuchen werden) und mehrere Schritte auf dem Weg zur Analyse einer Ursachenursache.
Unabhängig davon, welches Werkzeug Sie für die Ursachenanalyse verwenden, gehen Sie die gleichen grundlegenden Schritte durch:
Schauen wir uns die einzelnen Schritte etwas genauer an:
Zuerst definieren Sie Ihr Problem - und die meisten Probleme sind täuschend einfach. Wir verpassen immer wieder unsere Ziele. Wir haben eine niedrige Arbeitsmoral an unserem Arbeitsplatz. Unsere Produkte sind fehlerhaft. Diese einfachen Aussagen können jedoch das Ergebnis komplexer Probleme und Umstände sein.
Bevor Sie eine sehr einfache Definition des Problems akzeptieren, lohnt es sich, ein wenig tiefer zu gehen, indem Sie Fragen stellen wie „Wie drückt sich die schlechte Moral aus?“ Oder „Inwiefern sind unsere Produkte fehlerhaft?“ Je mehr Sie über die Symptome Bescheid wissen, Je besser Sie die zugrunde liegenden Probleme diagnostizieren können.
Sobald Sie das Problem definiert haben, werden Sie und Ihr Team mögliche Gründe für das Vorhandensein des Problems überdenken. Dies sind keine Hauptursachen. Stattdessen sind sie Ausgangspunkte, von denen Sie eine Grundursache ableiten. Diese Gründe können menschlich sein (Joe hat es versäumt, unsere Virensoftware zu aktualisieren), organisatorisch (niemand sagt dem Marketing, was es braucht, bis es zu spät ist) oder physisch (mein Auto ist kaputt gegangen, und ich kam zu spät zum Kundenmeeting)..
Nun ist es an der Zeit, die zugrunde liegende Bedingung oder Ursache für das von Ihnen definierte Problem zu bestimmen. Dafür stehen viele Tools zur Verfügung, die jedoch alle die Fähigkeit haben, beim Graben unter der Oberfläche zu helfen.
Der Brainstorming-Prozess wird einige Zeit in Anspruch nehmen und kann sogar etwas Forschung erfordern. Warum hat Joe es versäumt, die Virensoftware zu aktualisieren? Was hat die Kommunikationslücke zwischen Marketing und dem Rest des Unternehmens geschaffen? Auf lange Sicht haben Sie ein solides Verständnis für ein Problem, das möglicherweise viel bedeutender oder umfassender ist als erwartet.
Wenn Sie die eigentliche, zugrunde liegende Ursache für Ihr Problem verstanden haben, können Sie mit dem Entwurf einer Lösung beginnen. Natürlich ist diese Lösung möglicherweise nicht so einfach wie „Aktualisieren der Antivirensoftware“. Möglicherweise müssen Sie die Prozesse für das Aktualisieren der Software oder das Auswählen eines völlig neuen Softwaresystems überdenken. Es kann eine Neuorganisation der Organisation zur Verbesserung der Kommunikation erforderlich sein. Unabhängig von der von Ihnen entwickelten Lösung müssen Sie auch die Schritte durchdenken, die für eine erfolgreiche Implementierung und Bewertung erforderlich sind.
Die Implementierung und Bewertung einer Lösung oder von Lösungen ist relativ unkompliziert. Der Schlüssel zur Implementierung ist die Planung und Sicherstellung des Buy-Ins auf allen Ebenen. Die Bewertung kann auf viele verschiedene Arten erfolgen, aber unabhängig von Ihrer Methode ist der grundlegende Prozess derselbe: Durch das Stellen von Fragen, z. B. "Sind die Symptome verschwunden?" oder "Ist das Problem gelöst?" Sie bestimmen, ob Ihr Prozess erfolgreich war.
Die Ursachenanalyse ist ein sehr beliebtes Geschäftsinstrument. Daher haben viele verschiedene Geschäftstheoretiker Werkzeuge entwickelt, um die Arbeit zu erledigen. Einige dieser Tools sind relativ einfach. andere sind ziemlich komplex. Die Wahl des Tools hängt von der Komplexität Ihres Problems, der Größe Ihres Unternehmens und den verfügbaren Ressourcen und Zeit ab. Hier sind nur einige Ihrer Möglichkeiten:
Dieser Prozess ist in vielerlei Hinsicht so einfach wie es klingt. Es ist ein Prozess, in dem Sie eine Reihe von Fragen stellen, von denen jede Sie tiefer führt. Zum Beispiel:
Wir konnten keinen neuen Kunden gewinnen. Warum? Weil wir bei unseren Kundenpräsentationen schlechte Arbeit geleistet haben. Warum? Weil wir nicht die Materialien hatten, die wir brauchten, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Warum? Weil die Marketingabteilung die Powerpoints und Broschüren nicht aktualisiert hat. Warum? Da Marketing nicht über die Informationen verfügt, die zum Erstellen von aktualisierten Powerpoints und Broschüren erforderlich sind. Warum? Weil die Informationen seit sechs Wochen in der In-Box des IT-Direktors sitzen.
Natürlich ist dies eine vereinfachte Version von 5 Why's, aber Sie können sehen, wie schnell das offensichtliche Problem - in diesem Fall die Schwierigkeiten beim Verkauf - auf ein internes Organisationsproblem zurückgeführt werden kann, indem Sie immer wieder nach dem Warum fragen.
Diese Mind-Mapping-Technik verwendet ein Fischgrätendiagramm, Brainstorming und Analyse, um die Ursache eines Problems oder Problems in einer Organisation zu ermitteln. Gemeinsam bestimmt eine Gruppe die Probleme, die möglichen Ursachen des Problems und die möglichen Ursachen für die Ursachen. Sobald eine Karte erstellt wurde, kann die Gruppe die Ergebnisse analysieren, die wahrscheinlichsten Ursachen ermitteln und mit der Entwicklung von Ideen für die Beseitigung dieser Ursachen beginnen.
Nach der Theorie der Pareto-Analyse führen 20% der Ursachen zu 80% der Ergebnisse. Dies gilt sowohl für negative als auch für positive Ergebnisse. Durch die Analyse und Bewertung der negativen Ergebnisse verschiedener Ursachen ist es möglich, die verrotteten 20% zu lokalisieren und diese Ursachen dann für positive Maßnahmen zu nutzen. Mit anderen Worten: Mit Pareto-Analyse können Sie entscheiden, welche Probleme wirklich wichtig sind, und Maßnahmen zu deren Beseitigung ergreifen.
Für jedes Unternehmen und für jede Situation liefern verschiedene Tools und Prozesse Informationen zu den Hauptursachen. Bei Boeing führte die Ursachenanalyse der Probleme mit dem C17-Flugzeug schließlich zum integrierten Sicherheitsmanagementsystem, das 12 wesentliche Elemente umfasst, darunter offene Kommunikationsprozesse und anspruchsvolle Ziele. So wird der Prozess in einem Artikel mit dem Titel "Incredible Journey" beschrieben:
[Root Cause Analysis] -Tools und -Daten sowie die Einbeziehung von Stakeholdern fanden sieben endgültige Ursachen dafür, warum das C-17-Programm so viele verlorene Arbeitstage und hohe Entschädigungskosten für die Arbeiter hatte. Diese Hauptursachen, die das Team mit den gleichen Methoden, Werkzeugen und Daten validierte, waren:
- Keine persönliche Verantwortung für die Sicherheitsleistung.
- Fehlende Kommunikation. Unzureichende Verfahren, Schulungen und Regeln.
- Fehlende Verpflichtung des Managements.
- Keine geschäftliche Priorität.
- Keine Sicherheitsintegration.
- Gefällige Sicherheitskultur.
Nach der Bewertung des aktuellen Zustands, der Ermittlung der Hauptursachen und der Einbeziehung der Interessengruppen entwickelte das Team ein neues integriertes C-17-Sicherheitsmanagementsystem, das nach Ansicht der Teammitglieder die Grundlage für eine Weltklasse-Sicherheitskultur war.
Wenn die Ursachenanalyse für Boeing funktionieren kann, besteht die Chance, dass sie für Ihr Unternehmen funktioniert. Der Schlüssel ist, mit den richtigen Fragen zu beginnen, die richtigen Werkzeuge auszuwählen und anschließend nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass die Analyse zu Maßnahmen führt und nicht zu einer Sackgasse.
Durch die Verwendung von Tools wie Ursachen- und Wirkungsanalyse, Pareto-Analyse und die fünf Gründe werden Unternehmen auf der ganzen Welt ernsthafte Probleme gelöst und auf Erfolg ausgerichtet. In dieser Serie zur Ursachenanalyse befassen wir uns eingehender mit jeder dieser Strategien und geben Ihrem Team die Tools zur Problemlösung, die es benötigt.
Grafik-Gutschrift: Von Tony Gines vom Noun-Projekt entworfener Schlüssel.
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