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E-Mails sind allgegenwärtig. Täglich werden ungefähr 183 Milliarden E-Mails gesendet, was jede Sekunde zwei Millionen entspricht. Für diejenigen, die zu Hause den Überblick behalten, ist dies offiziell eine Ladung E-Mails. Oder wage ich zu sagen, eine Kreuzfahrtschiffladung?
Es überrascht nicht, dass ein großer Prozentsatz dieser E-Mails geschäftsbezogen ist. Aufforderungen, Zeitbestätigungen, Nachsorgeuntersuchungen, danke, ehebrecherische Vorschläge (oft gefolgt von rechtlichen Hinweisen zu sexueller Belästigung), die Liste geht unendlich weit. Die jahrelange Erfahrung als Unternehmer und anspruchsvoller E-Mail-Absender / Empfänger hat jedoch gezeigt, dass die Mehrzahl der E-Mails, auch die geschäftlichen, nicht der Fall sind - ich wiederhole es, nicht -- effektiv geschrieben.
Die Fallstricke sind unterschiedlich, aber die Folgen sind immer die gleichen: Eine schlecht geschriebene E-Mail hinterlässt einen ebenso schlechten Eindruck. Und wenn Sie als Freelancer Ihre Einnahmequelle vollständig von Ihren Beziehungen zu Kunden abhängen, die oft auf Ihre E-Mail-Korrespondenz zurückzuführen sind, können Sie es sich absolut nicht leisten, weniger als herausragend zu sein.
Zugegeben, viele Leute konnten kein starkes E-Mail-Schreiben feststellen, wenn sie mit einem Mac-Truck, einem Bulldozer und der angehängten Queen Latifah über den Kopf geschlagen wurden. (Dang, das würde weh tun.) Aber selbst wenn diese Leute es nicht erkennen können, wird das Schreiben von E-Mails im Laufe der Zeit unweigerlich einen positiven Eindruck hinterlassen und bedeutende Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen.
Die Kunst des E-Mail-Schreibens wird selten diskutiert, aber wenn Sie es beherrschen, sind Sie Gold. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Tipps, die zu Ihrer 40-Karat-Goldheit führen, die in drei Kategorien unterteilt ist: Inhalt, Stil und Form / Technik.
Machen Sie Ihren Zweck klar. Der Zweck Ihrer E-Mail muss leicht erkennbar sein. Niemand möchte ein Labyrinth von Sätzen durchforsten, die indirekt zusammenhängen und / oder nicht zu einer bestimmten Funktion beitragen. Speichern Sie Ihre aufschlussreichen Einführungen, Hintergründe und Komplimente für Ihre Mutter oder, wenn Ihre Mutter beschäftigt ist, vielleicht Ihren Goldfisch oder Ihren Sittich. Zweideutigkeit wie ein haariger Amerikaner, der am Strand einen Speedo trägt, muss sofort erschossen werden.
Marke mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Die Benutzer entscheiden, ob sie eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile öffnen, weiterleiten, ablegen oder löschen möchten. Verschwenden Sie nicht die Zeit des Lesers: Ihre Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail kurz beschreiben. Wenn Sie irgendwelche Gimmicks oder unnötige Klugheit in der Betreffzeile versuchen, könnte Ihre E-Mail den Leser als Spam treffen und im Papierkorb landen, zusammen mit den kostenlosen iPod-Angeboten, den Entsafter-Angeboten und den Abonnements der Zeitschrift „Amphibian Lover“.
Muttern und Schrauben von vorne laden. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Leser die Zeit oder den Wunsch hat, die gesamte E-Mail zu lesen. (Tut mir leid, die schlechten Nachrichten zu brechen. Sie sind immer noch ein wunderbarer Mensch, OK?) Die effektivsten E-Mails setzen Prioritätsinformationen an den Anfang, idealerweise im ersten Absatz. Eine kurze Einführung sollte direkt in alles einführen, was der Leser wissen muss. Zeit ist Geld. Und die Leute sparen Geld.
Achten Sie auf den Ton. Beim Aufbau von Beziehungen zu Einzelpersonen per E-Mail ist es wichtig, mit einem kompatiblen Ton zu kommunizieren. Einige Leute bestehen auf einer einfachen Formalität. Andere bevorzugen eine ungezwungene Lässigkeit. Wenn Sie auf keinen Fall mit der anderen Person einen resonanten Schreibton anschlagen, kann sich Ihre Beziehung als unangenehm anfühlen, was sich in wackligen Bahnen für geschäftliche Partnerschaften niederschlägt.
Beziehen Sie Menschen mit Ihren Sätzen. Schreiben Sie keine Sätze, die indirekt und stumpf sind. Platzieren Sie starke Nomen und Verben nach vorne, die zu einem klar definierten Punkt führen. Anstelle von "Es wurde entschieden ...", betrachten Sie zum Beispiel "Unser Unternehmen hat entschieden ...". Der Inbegriff des schwachen Schreibens ist die Passivzeit. Machen Sie Ihre Sätze knallig. Und hier ist ein weiterer Witz der Weisheit: Beenden Sie Sätze nicht mit Präpositionen! Anstelle von "Ich möchte, dass jemand Enchiladas mit isst", denken Sie beispielsweise an "Ich möchte, dass jemand Enchiladas mit mir isst."
Variieren Sie die Satzlänge. Halten Sie Ihren Leser mit einer Vielzahl von Satzlängen in Kontakt. Kurze Sätze sind besser als lange Sätze. Nichts wird einen Leser mehr verwirren und irritieren als ein „Anlauf“, das mehrmals neu gelesen werden muss, um es zu entschlüsseln.
Sei kein pompöser Idiot. Wenn Sie glauben, Sie könnten einen Leser mit einem gelehrten Wortschatz beeindrucken, raten Sie noch einmal. (Sehen Sie? Sie waren von dem Wort „erudite“ jetzt nicht beeindruckt, oder?) Ein umfangreiches Vokabular ist sicherlich ein Gewinn, aber es kann keinen direkten, qualitativ hochwertigen Inhalt ausgleichen. Wenn Sie sich das Wörterbuch suchen, um die Bedeutung eines Wortes zu überprüfen, besteht eine große Chance, dass es auch bei korrekter Verwendung des Wortes unnatürlich klingt.
Kürze ist der Schlüssel. Niemand mag lange E-Mails. Wenn Sie Ihren Leser mit einer E-Mail mit biblischen Ausmaßen überfordern, wird er garantiert gelöscht, ohne den ersten Satz zu lesen. (OK, vielleicht übertrieben. Aber die Leute haben kurze Aufmerksamkeitsspannen, und Sie treten in den Arsch, indem Sie sich nicht um sie kümmern.) Versuchen Sie, Ihren Text auf einen Bildschirm zu bringen, der kein Scrollen erforderlich macht. Es gibt einen guten Grund, dass Web-Anzeigen, die sich „über dem Falz“ befinden, viel mehr kosten als diejenigen, die unten begraben sind: Die obere Hälfte des Bildschirms hat eine viel größere Chance, gesehen zu werden.
CC mit Mäßigung. Nur Kopie (cc) der Parteien, die direkt am Inhalt der E-Mail beteiligt sind. CC-Orgien führen nicht nur zu Staus in den Posteingängen anderer Personen, sondern erzeugen ein Gefühl der Unpersönlichkeit zwischen Ihnen und dem wichtigsten E-Mail-Empfänger. Nutzen Sie im Zweifelsfall die Magie des Blindcarbon (bcc), um die Adressen der untergeordneten Empfänger zu verbergen.
Werfen Sie auf Ihren John Hancock. Eine Unterschrift am Ende Ihrer E-Mail, die Ihren Kontakt und andere relevante Informationen enthält, sorgt für Professionalität. Sie sind vielleicht aus dem Keller Ihrer Eltern freiberuflich tätig, aber eine informative Unterschrift mit einem eingängigen Logo kann den Lesern dabei helfen, Sie in die großen Ligen einzustufen. Dies ist auch eine hervorragende Möglichkeit, die Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, in den Mittelpunkt zu stellen.
Ich weiß, dass ich viele Informationen in Ihre Richtung geworfen habe, aber vertrauen Sie mir: Dies ist alles, um die Kunst des E-Mail-Schreibens zu beherrschen. Wenn Sie sich für den Rest Ihres freien Wettbewerbs engagieren möchten, sollten Sie sich diese Elemente zu Herzen nehmen und sofort mit der Umsetzung beginnen.
Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft - von Freelancern bis hin zu Venture Capitalists - alle die Qualität der E-Mail-Korrespondenz beeinflusst haben. Für alle aufstrebenden Freelancer oder alle, die in dieser elektronisch gesteuerten Welt nach Erfolg streben, muss das Schreiben von E-Mails die größte Aufmerksamkeit erhalten.
Wenn Sie Fragen haben, die Sie gerne persönlich beantwortet haben, senden Sie mir bitte eine E-Mail. Aber seien Sie vorsichtig: Ich werde Sie beurteilen.
Accentsconagua