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Für kleine Unternehmen ist Bargeld König. Es spielt keine Rolle, wie viele Kunden Sie haben oder wie viel Geld Ihnen versprochen wurde: Wenn Sie es nicht erhalten, bevor Ihre eigenen Rechnungen fällig werden, werden Sie in Schwierigkeiten geraten.
Verspätete Zahlungen sind ein häufiges Problem für kleine Unternehmen. Laut einer Umfrage des National Federation of Independent Business aus dem Jahr 2012 hatten 64% der kleinen Unternehmen Rechnungen, die mindestens 60 Tage lang nicht bezahlt worden waren.
In einem vorherigen Tutorial habe ich ein paar Tipps zur pünktlichen Bezahlung gegeben. Im heutigen Tutorial gehen wir näher auf das Thema Zahlungsbedingungen ein. Was sind die verschiedenen Optionen und was zeigen die Daten darüber, mit welchen Begriffen Sie schneller bezahlt werden?
Wir werden all das durchgehen, damit Sie am Ende Ihr EOM von Ihrem 2/10 Net 30 kennen und, was noch wichtiger ist, Sie können sich so positionieren, dass Ihr Geld schneller und zuverlässiger fließt.
Zunächst einmal haben wir ein leistungsstarkes Angebot, das sich an Freiberufler und Kleinunternehmer richtet, die nicht nur Zugriff auf hervorragende Grafikressourcen benötigen, sondern auch dazu beitragen, dass der Rechnungsprozess ihrer Kunden reibungslos abläuft.
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Wenn Sie Hilfe bei den Grundlagen zum Zusammenstellen einer Rechnung benötigen, lesen Sie mein aktuelles Tutorial Was ist eine professionelle Rechnung oder werfen Sie einen Blick auf einige der Rechnungsvorlagen von Envato Market.
Diese Creative Invoice ist nur eine von Hunderten professioneller Rechnungsvorlagen, die bei GraphicRiver erhältlich sind.Wenn Sie eine Rechnung versenden, teilen Sie Ihrem Kunden mit, wie viel Geld Sie für die geleistete Arbeit erwarten. Die Zahlungsbedingungen geben an, wann das Geld fällig ist und wie es bezahlt werden soll.
Der wichtigste Aspekt der Zahlungsbedingungen ist daher der Zeitrahmen, in dem Sie eine Zahlung erwarten. Im Rahmen der Zahlungsbedingungen können Sie jedoch auch angeben, was passieren wird, wenn Personen nicht zahlen: Vielleicht wird eine Geldstrafe oder ein Zins nach einem bestimmten Datum erhoben. Wenn Sie positiver sein möchten, können Sie jedem, der früher bezahlt, einen Rabatt gewähren. Sie können auch Zahlungsmethoden angeben.
Wir werden im nächsten Abschnitt auf die Funktionsweise dieser Optionen eingehen und prüfen, welche am besten funktionieren. Lassen Sie uns zunächst einige der gängigen Zahlungsbedingungen enträtseln, auf die Sie stoßen könnten:
Dies ist ein allgemeiner Begriff, der einfach bedeutet, dass der Kunde 30 Tage ab Rechnungsdatum zahlen muss. Sie können die Anzahl beliebig variieren: Net 7 bedeutet zum Beispiel, dass die Zahlung sieben Tage nach der Rechnung fällig ist, und Net 15 ... Nun, Sie haben die Idee.
Dies ist eine Möglichkeit, einen Rabatt anzubieten. Der "Netto-30-Teil" ist derselbe wie oben: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig. Der „2/10“ -Teil bedeutet jedoch, dass sie, wenn sie innerhalb von 10 Tagen bezahlen, mit einem Rabatt von 2% belohnt werden.
Dies ist die Abkürzung für "Monatsende". Dies kann nützlich sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Ihre Rechnungen innerhalb des Monats bezahlt werden, in dem Sie die Arbeit abgeschlossen haben. Sie hat jedoch einige Nachteile. Wenn Sie zum Beispiel zum Monatsende eine Rechnung versenden, geben Sie einem Kunden eine sehr kurze Zahlungsfrist, während Sie ihm am Anfang mehr Zeit geben. Es ist wahrscheinlich am besten, diesen Begriff nur zu verwenden, wenn Sie Rechnungen immer am selben Tag des Monats versenden.
Dies ist der 15. des auf das Rechnungsdatum folgenden Monats.
Das heißt, Sie erwarten sofort eine Zahlung. Es hört sich an, als ob es zu einer sofortigen Zahlung führen sollte, nicht wahr? Die Realität sieht etwas anders aus, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.
Sie können diese umfassendere Liste der Rechnungsbedingungen durchsehen, aber Sie müssen sich nicht allzu viele Gedanken über die Terminologie machen: Sie müssen sie nicht für Ihre Rechnungen verwenden. Anstelle von „Net 30“ können Sie beispielsweise einfach schreiben: „Bitte zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen.“ Es ist jedoch gut, einige der Bedingungen zu kennen, falls Ihre Kunden und Lieferanten sie verwenden.
Denken Sie auch daran, dass dies nur einige häufig verwendete Begriffe sind. Sie können Dinge wie den Zeitrahmen für die Zahlung und eventuelle Anreize oder Strafen beliebig variieren.
Das Wichtigste ist jedoch zu verstehen, welche Begriffe am besten funktionieren. Wir werden uns das im nächsten Abschnitt ansehen.
Nun, da Sie einige der Optionen kennen, die Sie haben und was sie bedeuten, ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Optionen Sie für Ihr Unternehmen nutzen.
Die verwendeten Begriffe und die damit verbundenen Erwartungen können je nach Branche und Art der Arbeit sehr unterschiedlich sein. Webdesigner oder -entwickler können beispielsweise festlegen, dass die Site oder App, an der sie gerade arbeiten, erst nach vollständiger Bezahlung in Betrieb gehen können. Für andere Arten von Unternehmen kann es jedoch üblich sein, mindestens 30 Tage oder länger zu warten.
Studieren Sie auf jeden Fall die Normen in Ihrer Branche und fragen Sie nach, was andere Unternehmen tun. Aber fühle mich dadurch nicht eingeschränkt. Wenn Sie andere Bedingungen verwenden möchten und Ihren Kunden erklären können, warum diese Bedingungen fair sind, dann entscheiden Sie sich dafür.
Zum Beispiel ist „Net 30“ in vielen Branchen zum Standard geworden, wo es wirklich nicht geeignet ist. Für eine altmodische Produktionsfirma ist Net 30 durchaus sinnvoll. Angenommen, eine Firma sendet eine große Menge Widgets an einen Kunden und versendet dann eine Rechnung. Sie müssen dem Kunden Zeit geben, um die Rechnung zu erhalten, die zahlreichen Widgets zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, die Rechnung über ihre Buchhaltung zu senden und einen Scheck zu erhalten und zurückzusenden. Diese Dinge brauchen Zeit.
Im Gegensatz dazu ist eine Designfirma, die sowohl ein fertiges Design als auch eine Rechnung per E-Mail liefert, eine Online-Zahlungsmethode wie PayPal verfügbar. Der Kunde erhält sofort sowohl Produkt als auch Rechnung. Nachdem er überprüft hat, dass alles in Ordnung ist, gibt es wirklich keinen Grund, warum er die Zahlung nicht sofort vornehmen kann. Ihnen einen Monat zu zahlen, bedeutet im Grunde nur ein zinsloses Darlehen.
In diesem Fall könnten Sie überzeugend feststellen, dass sieben Tage ausreichend Zeit sind.
Einige der Unternehmen, die Apps für die Rechnungsstellung anbieten, haben die Masse der Daten, die sie verarbeiten, verwendet, um herauszufinden, welche Zahlungsbedingungen bei der rechtzeitigen Bezahlung von Rechnungen am effektivsten sind.
Beachten Sie, dass die meisten von ihnen aus verschiedenen Branchen stammen und daher möglicherweise nicht alle für Ihr Unternehmen geeignet sind. Sie geben jedoch einige interessante Einblicke darüber, was funktioniert und was nicht.
Eine Studie mit mehr als 12 Millionen Unternehmensrechnungen von Xero ergab, dass die Kunden unabhängig von den gewählten Zahlungsbedingungen durchschnittlich zwei Wochen zu spät zahlen.
Dies bedeutet, dass Sie, unabhängig von den von Ihnen gewählten Zahlungsbedingungen, weitere zwei Wochen hinzufügen müssen, um das tatsächliche Eingangsdatum zu schätzen. Die Daten von Xero zeigten, dass Sie, wenn Sie innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden möchten, Zahlungsbedingungen von höchstens 13 Tagen angeben sollten.
In einer separaten Studie von FreshBooks wurde festgestellt, dass einfache Änderungen der Formulierung von Rechnungen zu einer schnelleren Zahlung führen können. Zum Beispiel:
Ein einfaches "Bitte zahlen Sie Ihre Rechnung innerhalb" oder "Danke für Ihr Geschäft" kann den Prozentsatz der Rechnungen, die bezahlt werden, um mehr als 5 Prozent erhöhen!
Einige der im letzten Abschnitt behandelten Begriffe sind nicht so effektiv wie eine einfachere Sprache. Das Schreiben von „30 Tagen“ anstelle von „Net 30“ führte beispielsweise zu einer schnelleren Bezahlung von Rechnungen. Wenn Sie möchten, dass die Menschen etwas unternehmen, ist es in der Regel eine gute Idee, sie ganz klar zu fragen.
Sowohl die Xero- als auch die FreshBooks-Studie sind sich einig: Die sofortige Zahlung zu beantragen funktioniert nicht.
In der Xero-Studie wurden Rechnungen, die eine sofortige Zahlung forderten, tatsächlich nach fast 20 Tagen bezahlt. In der FreshBooks-Studie waren es mehr als 30 Tage. FreshBooks schließt:
Die meisten Leute scheinen „nach Erhalt“ als „wann immer Sie möchten“ zu interpretieren. Es ist, als würden sie eine Rechnung mit den Worten „zahlbar nach Erhalt“ erhalten und sofort auf den Stapel „wann immer“ legen.
Obwohl die Forderung nach sofortiger Zahlung als eine gute Idee erscheint, ist es besser, eine bestimmte Anzahl von Tagen anzugeben, um die Kunden auf einen festen Termin zu fokussieren.
Eine weitere überraschende Schlussfolgerung aus der FreshBooks-Studie: Die Verzugszinsen führen sogar zu späteren Zahlungen. Es scheint, dass die Drohung mit Zinsen nicht abschreckend wirkt und die Leute tatsächlich dazu bringen kann, Ihren relativ niedrigen Strafzinssatz mit den hohen Zinssätzen von Kreditkarten wie Kreditkarten zu vergleichen.
Letzteres sollte nicht überraschen: Online-Zahlungsmethoden führen zu einer viel schnelleren Bezahlung. Dies von Harvest:
Nach unseren Angaben erhalten Ernterechnungen mit der Option zur Zahlung per PayPal Zahlungen fast 16 Tage schneller (doppelt so schnell) wie Rechnungen ohne Online-Zahlungsoption.
Dies ist besonders effektiv, wenn Sie eine Fakturierungs-App verwenden, in die Zahlungen integriert sind, sodass der Kunde mit wenigen Klicks bezahlen kann. Aber auch wenn Sie eine Papierrechnung oder ein E-Mail-Dokument per E-Mail versenden, ist die Bezahlung für Ihren Kunden einfacher und schneller.
In diesem Lernprogramm habe ich über Zahlungsbedingungen für die Rechnung gesprochen, der Kunde sollte jedoch nicht über Ihre Bedingungen durch die Rechnung informiert werden. Sie sollten Ihre Zahlungsbedingungen gleich zu Beginn der Beziehung festlegen, damit es später keine Überraschungen gibt.
Wenn Sie den Vertrag mit einem neuen Kunden abschließen, geben Sie unbedingt Ihre Zahlungsbedingungen an. Möglicherweise möchten Sie Meilensteine für das Projekt einrichten oder einen Prozentsatz der Gebühr im Voraus berechnen, bevor die Arbeit beginnt.
Unabhängig davon, für welche Struktur Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an die Zustimmung des Kunden erhalten, und Sie können die Rechnungen für jede Zahlung später nachverfolgen. Die Bedingungen sind lediglich eine Erinnerung, kein neuer zu diskutierender oder umstrittener Punkt.
Wenn Sie die Arbeit erledigt haben, ist es wichtig, die Rechnung umgehend zu versenden. Eine Studie von FreeAgent stellte fest, dass:
Überraschenderweise scheint das schnelle Senden einer Rechnung sogar die von Ihnen angeforderten Zahlungsbedingungen zu überschreiben - Rechnungen, die bis zu 15 Tage nach Beendigung der Arbeit gesendet wurden, wurden schnell bezahlt, selbst wenn die Zahlungsbedingungen länger waren.
Im Durchschnitt wurden Rechnungen, die innerhalb einer Woche versandt wurden, innerhalb von fünf Tagen bezahlt, aber eine Woche Verspätung verdoppelt die Wartezeit: Nach zwei Wochen verschickte Rechnungen wurden nach 10 Tagen bezahlt.
Dies ist wahrscheinlich auf eine Kombination zweier Faktoren zurückzuführen: Am besten wenden Sie sich an den Kunden, wenn das Ergebnis Ihrer guten Arbeit noch in seinem Kopf ist, und auch durch eine schnelle Rechnungsstellung zeigen Sie, dass Sie die Zahlung ernst nehmen, und das sie sollten auch Wenn Sie dagegen aufschieben, werden sie es wahrscheinlich auch tun. Also schnell die Rechnung rausbringen!
Für weitere Tipps, einschließlich der Vorgehensweise beim Client tut nicht pünktlich bezahlen, siehe meinen aktuellen Einsteigerleitfaden für Rechnungen:
In diesem Lernprogramm haben Sie die besten Zahlungsbedingungen kennen gelernt, um überfällige Rechnungen zu vermeiden.
Wir begannen mit einem Blick auf die Zahlungsbedingungen der Rechnung, einschließlich Definitionen einiger gängiger Begriffe.
Dann haben wir uns die besten Zahlungsbedingungen angesehen. Wir haben gesehen, dass es gut ist, Industrienormen zu erforschen, aber Sie sollten nicht durch diese Normen eingeschränkt werden, wenn Sie einen guten Grund für etwas anderes finden können. Wir haben uns die Ergebnisse einiger Studien angesehen, um herauszufinden, welche Begriffe die besten Ergebnisse lieferten.
Schließlich haben wir noch einige weitere Tipps zur rechtzeitigen Bezahlung von Rechnungen gegeben, z. B. das Festlegen von Zahlungsbedingungen im Vertrag und das zeitnahe Versenden von Rechnungen.
Sie wissen jetzt, welche Zahlungsbedingungen für die Rechnung gelten und welche tendenziell am besten funktionieren. Die endgültige Entscheidung liegt bei Ihnen und Ihren individuellen geschäftlichen Anforderungen - es gibt keine einheitliche Lösung. Da die Umfragedaten und andere Informationen hier enthalten sind, können Sie diese Entscheidung besser selbst treffen.
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