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Sie haben also einen Kunden gefunden, einige Arbeiten erledigt und jetzt ist es an der Zeit, bezahlt zu werden. Großartig! Das ist das Beste.
Die Rechnungsstellung kann jedoch beim ersten Mal ein schwieriger Prozess sein. Möglicherweise haben Sie eine Reihe von Fragen, die Sie beantworten müssen, wie zum Beispiel: Wie sieht eine professionelle Rechnung aus? Wie kannst du einen erstellen? Welche Informationen sollten Sie angeben??
In diesem Lernprogramm beginne ich also von Anfang an und führe Sie durch die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer professionellen Rechnung. Zunächst definiere ich eine Rechnung und gehe dann die wichtigsten Informationen durch, die Sie immer berücksichtigen sollten. Zum Abschluss bespreche ich Ihnen, wie Ihre Rechnung aussehen soll, und stelle Ihnen einige hilfreiche Vorlagen und Apps vor, die Sie verwenden können.
Bevor Sie mit dem Lernprogramm beginnen, suchen Sie in unserer Sammlung von Rechnungsvorlagen nach einer Rechnungsvorlage, die alle Komponenten einer professionellen Rechnung enthält, um genau die richtige für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
Nun geht es mit dem ersten Teil los: Was genau ist eine Rechnung??
Um zu verstehen, was eine Rechnung ist und wozu sie dient, betrachten wir ein Beispiel aus dem Alltag.
Nehmen wir an, Sie gehen in Ihrer örtlichen Pizzeria zum Abendessen. Sie essen nach Herzenslust und am Ende der Mahlzeit bringt Ihnen der Kellner die Rechnung (oder wenn Sie in den USA sind, bekommen Sie den Scheck, es ist das Gleiche!).
Die Rechnung / Scheck listet alles, was das Restaurant Ihnen gegeben hat, den Preis jedes Artikels und die Summe Ihrer Schulden. Wenn der Kellner Ihnen die Rechnung übergibt, heißt das höflich: „Sie haben all diese Sachen bei uns gekauft. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie dafür bezahlen. “
Eine Rechnung ist genau das Gleiche. Sie haben einige Arbeit für einen Kunden geleistet und müssen jetzt bezahlt werden. Sie listen also alles auf, was Sie getan haben, legen die Preise detailliert fest und geben den Gesamtbetrag an, den der Kunde Ihnen schuldet.
Da Sie die Rechnung wahrscheinlich nicht direkt an einen Kunden weitergeben und Bargeld in Ihrer Hand erwarten, muss eine Rechnung auch andere Informationen enthalten, wie z. B. eine Zahlung zu tätigen, wohin sie gesendet werden soll, wann sie gesendet werden soll. Ich werde das alles im nächsten Abschnitt durchgehen. Grundsätzlich ist es jedoch hilfreich, eine Rechnung als eine Rechnung für die von Ihnen erbrachten Leistungen zu betrachten.
Saubere, professionelle Rechnungsvorlage von GraphicRiver.Der Hauptzweck einer Rechnung besteht also darin, nach Geld zu fragen, sie dient jedoch auch anderen Zwecken.
Zum einen dient es für beide Parteien als Protokoll der Transaktion. Wie ich bereits in meinem Leitfaden zur grundlegenden Buchhaltung erwähnt habe, sollten Sie die Rechnungen als Nachweis für die von Ihnen geleistete Arbeit und den von Ihnen in Rechnung gestellten Betrag aufbewahren. Dies gilt sowohl für steuerliche Zwecke als auch für den Fall, dass der Kunde später mit Fragen oder Anfragen zurückkommt für neue Arbeit. Der Zahlungsbeleg ist auch wichtig, aber es ist die Rechnung, in der detailliert beschrieben wird, was gemacht wurde und wie viel es kostet. Ihr Kunde möchte aus ähnlichen Gründen eine Rechnung erhalten.
Eine Rechnung ist auch wichtig für die Festlegung der Zahlungsbedingungen: Wenn Sie mit der Zahlung rechnen, was passiert, wenn die Zahlung verspätet ist, und so weiter. Es gibt viele verschiedene Arten, um Zahlungen zu bitten, und ich werde mich eingehender mit denen in meinem nächsten Tutorial beschäftigen. Unabhängig von den Zahlungsbedingungen, die Sie auswählen, ist die Rechnung wichtig, um sie von Anfang an klar zu definieren (vor allem das Fälligkeitsdatum) und unnötige Verzögerungen und Verwirrungen zu vermeiden.
Und schließlich dient eine prompte, gut formatierte Rechnung dazu, Ihren Kunden zu beeindrucken. Es zeigt, dass Sie organisiert, effizient und professionell sind. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie schnell bezahlt werden, und der gute Eindruck, den Sie erzeugen, kann sogar dazu beitragen, dass Sie zukünftig mehr Kunden von diesem Kunden erhalten.
Wenn Sie sofort bezahlt werden möchten, ist es wichtig, dass Ihre Rechnung alle richtigen Informationen enthält. Wenn dies nicht der Fall ist, muss der Client sie abfragen, was zu Verzögerungen führen kann, die Sie Geld kosten. Eine Umfrage ergab, dass 25% der kleinen und mittleren Unternehmen aufgrund von Rechnungsfehlern mindestens 5.000 USD pro Monat hatten.
In diesem Abschnitt liste ich alle wichtigen Informationen auf, die eine professionelle Rechnung enthalten sollte. Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten, und der Art der Arbeit, die Sie erledigen, gibt es möglicherweise bestimmte Dinge, die Sie benötigen oder hinzufügen möchten, und das ist in Ordnung. Dies ist eine Checkliste mit grundlegenden Elementen, die alle Rechnungen enthalten sollten, und Sie können immer zusätzliche Elemente hinzufügen, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Machen Sie sich jetzt keine Sorgen darüber, wohin die einzelnen Elemente gehen sollen - das wird klar, wenn wir im nächsten Abschnitt über Formatierung sprechen.
Jede Rechnung sollte den Namen, die Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, die Website und das Logo Ihres Unternehmens enthalten. (Und wenn Sie Teil eines größeren Unternehmens sind, geben Sie spezifische Kontaktdetails für die Person innerhalb des Unternehmens an, an die sich der Kunde bei Fragen wenden soll.)
Vergessen Sie nicht, Ihren Kunden zu benennen! Es erscheint offensichtlich, da Sie sie an sie senden. Denken Sie jedoch daran, dass dies auch eine formale Aufzeichnung der Transaktion ist und der Name und die Adresse des Kunden darauf erscheinen sollten.
Legen Sie eine Referenznummer an, damit bei Abfragen die richtige Rechnung leicht identifiziert werden kann. Es ist nicht wirklich wichtig, was diese Zahl ist - ich setze meine oft auf das Datum, z. 08122015 (8. Dezember 2015). Sie können Ihre Rechnungen auch einfach fortlaufend nummerieren, beginnend mit einer Zufallszahl (oder ab 0001, wenn es Ihnen nichts ausmacht, Ihre mangelnde Erfahrung zu zeigen!).
Unabhängig davon, welches Nummerierungssystem Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass jede Rechnung, die Sie erstellen, eine andere Nummer hat. Wenn Sie aus Versehen zwei Nummern mit identischen Nummern erstellen, kann dies zu einer Verwirrung führen.
Dies ist eine wichtige Grundlage, die festlegt, wann Sie die Rechnung gesendet haben und alle Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen) ab diesem Datum beginnen. (Hinweis: Sie können auch das Datum, an dem Sie die Arbeit tatsächlich erledigt haben, irgendwo auf Ihrer Rechnung angeben. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Rechnungsdatum wichtiger ist, da es für den Prozess der Bezahlung wichtiger ist.)
Wie schnell rechnen Sie mit einer Bezahlung? Innerhalb von 30 Tagen ist es durchaus üblich, obwohl es je nach Art der Arbeit, Ihren Bedürfnissen und den Erwartungen des Kunden sehr unterschiedlich sein kann. Ich werde in meinem nächsten Tutorial mehr darüber sprechen, aber für jetzt ist es wichtig, ein Fälligkeitsdatum auf Ihrer Rechnung anzugeben.
Dies ist der wichtige Teil, wie viel Geld der Kunde schuldet. Es sollte auf der Rechnung sichtbar sein. Sie müssen auch eine Aufschlüsselung der Gebühren angeben, wie wir als nächstes sehen werden.
Geschäftsrechnungsvorlage, erhältlich bei GraphicRiver.Jede Rechnung muss grundlegende Details der von Ihnen geleisteten Arbeit enthalten und wie viel Sie für jede Komponente berechnen.
Wie viele Details enthalten sind, hängt davon ab, wie kompliziert das Projekt war und wie die Zahlung strukturiert war. Wenn es sich um ein einfaches Projekt mit einer einmaligen Zahlung nach Abschluss handelt, kann es sich nur um eine einzelne Zeile handeln, z.
Visitenkarte für XYC Corp: 500 US-Dollar
Wenn Sie jedoch mehrere Projekte oder ein einzelnes Projekt mit vielen separaten Komponenten oder Meilensteinen abgeschlossen haben, sollten Sie jedes einzeln auflisten und den Preis für jedes Projekt angeben. Zum Beispiel:
Wenn Sie stundenweise aufladen, müssen Sie vollständige Angaben zu den geleisteten Arbeitsstunden, zum Stundensatz und zur Berechnung der Gesamtsumme machen, z.
Visitenkartendesign, 10 Stunden @ $ 50 / Stunde: $ 500
Letztendlich soll sichergestellt werden, dass Ihr Kunde genau weiß, wie Sie Ihren Gesamtbetrag erreichen, und keine Fragen hat.
Es ist wie in der Pizzeria: Sie möchten keine Rechnung mit den Worten "50 $" bekommen. Sie möchten sehen, wie viel jede Pizza und jedes Glas Wein kostet, damit Sie alles zusammenfassen können und sich sicher fühlen, dass Sie den richtigen Betrag zahlen. Andererseits möchten oder brauchen Sie keine Rechnung, die zusammenbricht alles: „Den Teig machen, 50 Cent. Hinzufügen von Oliven, 75 Cent… “Geben Sie einfach an, was der Kunde wissen muss, um das Gefühl zu haben, dass Ihre Gebühren fair und genau sind.
Die Steuerdetails variieren für verschiedene Teile des Geschäfts und in verschiedenen Teilen der Welt stark. Daher kann ich hier nicht näher darauf eingehen. Wenn Sie jedoch Umsatzsteuer oder eine andere Form der Steuer erheben müssen, sollten Sie dies unbedingt in Ihre Rechnung aufnehmen (Sie müssen möglicherweise auch eine Steuer-ID-Nummer angeben.).
Wenn Sie physische Produkte versenden, vergessen Sie nicht, die Lieferung als separate Werbebuchung zu berechnen.
Wie soll der Kunde Sie bezahlen? Es ist wichtig, dies anzugeben und alle Informationen aufzunehmen, die der Kunde benötigt. Zum Beispiel schreibe ich normalerweise "Bitte mit PayPal bezahlen" und füge meine PayPal-ID der Rechnung hinzu. Sie können auch mehrere Optionen anbieten - es gibt viele andere Zahlungsabwickler, aber auch Banküberweisungen oder andere elektronische Überweisungen sind möglich.
Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Option anbieten, die in großem Umfang genutzt wird: Wenn Sie nicht sehr enge Beziehungen zu einem Kunden haben und viele Geschäfte zusammen tätigen, ist es unrealistisch, von ihnen zu erwarten, dass sie sich bei einem wenig bekannten Zahlungsprozessor anmelden, nur um Sie zu sparen wenig Geld in Gebühren.
Letzteres ist kein Muss, aber es ist oft eine gute Idee, zusätzliche Bedingungen in Ihre Rechnung aufzunehmen, um eine vorzeitige Zahlung zu fördern. Sie können beispielsweise einen Rabatt für Personen anbieten, die in den ersten 10 Tagen zahlen, oder Sie können Zinsen oder Geldstrafen für verspätete Zahlungen verhängen.
Nun also zur Formatierung. Wie soll Ihre Rechnung aussehen??
Um dies zu verstehen, gehen wir zurück zu unserem Beispiel für eine Pizzeria. Wie sieht die Rechnung in einer Pizzeria aus??
In Wahrheit haben Sie wahrscheinlich alle möglichen Arten gesehen. Wenn es sich um eine einfache Art von Pizzeria handelt, kann es sich nur um eine Liste handeln, die in unleserlicher Kritzeleien auf dem Notizblock des Kellners notiert ist, wobei die Gesamtmenge unten in einem Stift eingekreist ist. Wenn es sich um einen stilvolleren Ort handelt, wird es normalerweise ordentlich getippt oder gedruckt. Der Name des Restaurants, das Logo und die Kontaktdaten befinden sich oben und die freundliche Dankeschön-Nachricht unten.
Ich bin sicher, Sie möchten, dass Ihr Unternehmen als klassisch und nicht als einfach betrachtet wird. Wir ignorieren also die kritzelnde Notiz-Idee. So wie es für Pizzeria-Rechnungen kein einheitliches Format gibt, gibt es auch kein vorgeschriebenes Format für Geschäftsrechnungen. Es gibt einige gängige Layouts, die Stile variieren jedoch stark. Die wichtigen Punkte sind:
Im Allgemeinen werden Ihr Name und Ihre Kontaktinformationen normalerweise ganz oben angezeigt, darunter der Name und die Adresse des Kunden sowie die Rechnungsnummer und das Datum in der Nähe. Dann nehmen die Details der Arbeit den größten Teil der Seite ein, wobei sich die Gesamtsumme unten befindet, zusammen mit den anderen Details wie Steuern, Lieferung, Zahlungsoptionen, Fälligkeitsdatum und anderen Bedingungen.
Aber nichts davon ist in Stein gemeißelt. Solange Sie alle wichtigen Informationen eindeutig angeben, können Sie jedes professionell aussehende Rechnungsformat verwenden.
Vorlage für das Rechnungsdesign, verfügbar auf GraphicRiver.Sie können damit anfangen, indem Sie eine Sammlung professioneller Rechnungsvorlagen durchsuchen, um zu sehen, was verfügbar ist. Sie können Ihre Suche mit Tags wie "clean", "modern", "corporate" oder "creative" verfeinern und sehen, wie die Designs variieren.
Eine andere Möglichkeit ist, Ihre Rechnung mit einer Rechnungs-App wie Harvest oder Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder FreshBooks zu erstellen. In diesen Apps und Softwarepaketen sind normalerweise einige gute Formate integriert.
In diesem Lernprogramm haben Sie gesehen, was eine Rechnung ist, welche Schlüsselelemente darin enthalten sein sollten und wie eine Rechnung aussehen sollte. Sie haben eine Sammlung von Vorlagen gesehen, die Sie je nach Marke zum Erstellen des gewünschten Formats für Ihr Unternehmen verwenden können.
Das Erstellen der Rechnung ist jedoch nur ein Teil des Prozesses. Wenn Sie wissen möchten, wie mit unbezahlten Rechnungen umgegangen wird und mit verspäteten Zahlungen umgegangen wird, lesen Sie meine Anleitung zur pünktlichen Bezahlung. In einem zukünftigen Lernprogramm werde ich ausführlicher auf die Zahlungsbedingungen eingehen, die Sie zur Ermutigung einer sofortigen Zahlung verwenden können.
Grafik-Gutschrift: Von Alex Auda Samora vom Noun-Projekt entworfenes Rechnungssymbol.
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