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Stell dir das vor. Sie sind eingeladen, ein Vorstellungsgespräch für einen Job zu führen, der für Sie ideal ist. Sie haben in der Nacht zuvor keinen Alarm eingestellt. Sie wachen spät auf und rollen aus dem Bett heraus, ohne Zeit für die Vorbereitung. Du ziehst deine schmutzigen Sachen an, die du gestern getragen hast, und holst dir zum Frühstück ein Stück kalte Pizza. Du hast dir noch nicht einmal die Haare gebürstet.
Unplausibel, richtig?
Oder stell dir das vor. Sie werden in das Büro Ihres Chefs eingeladen, um über ein wichtiges Projekt zu sprechen. Wenn dieses Projekt gut läuft, könnten Sie befördert werden. Anstatt dem Gespräch Aufmerksamkeit zu schenken, schauen Sie aus dem Fenster, tippen Sie mit dem Fuß auf den Boden und bieten nur eine Reihe von Grunzen als Reaktion auf einen Vorschlag Ihres Chefs an.
Wenn Sie sich so benommen haben, hätten Sie es verdient, gefeuert zu werden, nicht befördert zu werden.
Du würdest nicht zu spät auftauchen und für ein Interview ungepflegt sein. Und wenn Sie keine Kamikaze-Herangehensweise an die Büropolitik haben, ignorieren Sie Ihren Chef nicht, wenn er mit Ihnen spricht.
Wir verbringen Stunden damit, Interviewtechniken zu üben. Wir ärgern uns darüber, was wir in einem Meeting mit unserem Chef sagen werden. Warum gehen wir also beim Schreiben von E-Mails nicht genauso vor? Oder auch wenn wir uns dafür interessieren, warum haben E-Mails nicht die Auswirkungen, die wir für nötig halten?
Ein Grund ist, dass wir in einer E-Mail-Sintflut schwimmen. Laut einer Untersuchung des McKinsey Global Institute verbringt der durchschnittliche Angestellte täglich zweieinhalb Stunden mit E-Mails. Das entspricht 81 Arbeitstagen pro Jahr oder einem Viertel Ihres Arbeitslebens.
Untersuchungen der Technologieforschungsberatung The Radicati Group haben ergeben, dass der durchschnittliche Geschäftsanwender im Jahr 2013 108 E-Mails pro Tag gesendet oder empfangen hat. Bis 2017 werden es 116 E-Mails pro Tag sein.
Kein Wunder, dass es so viele schlampig geschriebene E-Mails durch den Cyberspace gibt. Wer hat Zeit, eloquente Botschaften zu verfassen, wenn es so viel zu schreiben gibt?
Andererseits, wenn E-Mails von zentraler Bedeutung für unser Leben sind, sollte dies nicht eine Fähigkeit sein, die wir alle beherrschen? Wenn Sie ein Viertel Ihres Berufslebens damit verbringen, E-Mails zu schreiben, können Sie effizienter arbeiten, um effizienter zu sein und effizienter zu werden.
Denk darüber so. Wenn Sie ein Viertel Ihres Berufslebens mit Präsentationen verbringen würden, würden Sie dann nicht alles lernen, was Sie über Präsentationen wissen könnten? Oder wenn Sie ein Viertel Ihres Berufslebens in der Interaktion mit Kunden verbracht hätten, würden Sie jede Ressource finden, die Sie im Kundenservice finden könnten?
Was ist also anders bei E-Mails??
Wäre es nicht toll zu zeigen, dass Sie in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail ein echter Profi sind? Und noch besser, wenn Sie E-Mails schreiben, die tatsächlich gelesen und ausgeführt werden?
E-Mail ist wichtig. Wie Sie Ihre E-Mails schreiben, ist für die Personen wichtig, die Ihre E-Mails erhalten. Noch wichtiger ist jedoch, dass Ihre Fähigkeit, E-Mails zu schreiben, einen großen Einfluss auf Ihren Karriereweg hat. Aber nimm mein Wort nicht dafür. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was die Experten sagen. Aber zuerst…
Bevor Sie sich in dieses Tutorial einarbeiten, Holen Sie sich unsere neuen E-Mail-Strategien: Das ultimative Handbuch zur Inbox Zero Mastery. (Es ist für verfügbar KOSTENLOS herunterladen mit dem Tuts + Business-Newsletter.) Es enthält zahlreiche umsetzbare E-Mail-Strategien, die Sie schnell einsetzen können.
Jetzt lernen wir alles darüber, warum E-Mail-Schreiben so wichtig ist.
Planen Sie, bei der Arbeit voranzukommen? Wenn Sie Ambitionen haben, müssen Sie lernen, E-Mails zu schreiben, die Ergebnisse liefern.
Wie die Skills You Need-Website erklärt:
In der Lage zu sein, effektiv kommunizieren zu können, ist die wichtigste aller Lebenskompetenzen… Wenn Sie sich bei Ihrem derzeitigen Arbeitgeber für eine Stelle bewerben oder eine Beförderung suchen, müssen Sie höchstwahrscheinlich gute Kommunikationsfähigkeiten beweisen Fähigkeiten steigen.
E-Mail ist, wie wir die meiste Zeit damit verbringen, miteinander zu kommunizieren, also Ihre größte Chance. Es gibt Ihnen zwei Stunden jeden Tag um Ihre Kommunikationsfähigkeiten gegenüber Ihrem aktuellen Arbeitgeber zu demonstrieren.
Brauchen Sie mehr Überzeugungsarbeit? Maggie Worth, Kommunikationsdirektorin an der Universität von West Georgia, schreibt:
Mitarbeiter, die die Fähigkeit gezeigt haben, sich und das Unternehmen klar, überzeugend und professionell zu vertreten, werden eher für fortgeschrittene Positionen ausgewählt.
Dr. Stephanie Heald-Fisher, Vorsitzende des Graduiertenkollegs der Globe University, erläutert, wie wichtig E-Mail für das Gewinnen von Werbeaktionen ist:
In der heutigen Geschäftswelt, unabhängig von der Branche, bedeutet effektive Kommunikation in der Regel einen intensiven Einsatz von E-Mails und die Verwendung von E-Mail bedeutet, dass Sie schreiben können. Die E-Mail ist oft der erste Eindruck, den der Empfänger vom Absender erhält. Eine schlecht geschriebene E-Mail führt zu einem schlechten ersten Eindruck.
Die Förderung wird auch durch die Schreibfertigkeiten beeinflusst. Gute Schreibfähigkeiten vermitteln Intelligenz, Professionalität und Kompetenz. Schlechte Schreibfähigkeiten vermitteln einen Mangel an Intelligenz, Professionalität und Kompetenz. Wieder einmal wird Ihr professionelles Image von Ihren Schreibfähigkeiten beeinflusst. Je besser Ihre Fähigkeiten sind, desto besser ist Ihr Image und desto besser sind Ihre Aufstiegschancen.
Mit anderen Worten: Wenn Sie nicht lernen, klare, professionelle, intelligente E-Mails zu schreiben, werden Ihre Kollegen und Ihr Chef davon ausgehen, dass Sie inkompetent sind. Sie werden für immer am Ende der Karriereleiter stecken.
Gute E-Mails zu schreiben bedeutet nicht nur, dass Sie wissen, wie man einen Satz schreibt.
Ist das Schreiben von E-Mails nicht etwas, das jeder wissen kann? In der heutigen Welt können die meisten von uns lesen und schreiben. Wir kennen unsere Rechtschreibung und Grammatik. Ist das nicht genug??
Es ist sicherlich wahr, dass jeder mit rudimentären Computerkenntnissen können Verfassen und senden Sie eine E-Mail. Jeder, der über grundlegende soziale Fähigkeiten verfügt, wird wissen, wie er sicherstellt, dass seine E-Mails keine offensichtlichen Beleidigungen darstellen.
Denken Sie auf der anderen Seite an all die schlecht geschriebenen E-Mails, die Sie in Ihrem Leben erhalten haben. Sie waren möglicherweise grammatikalisch korrekt. Aber sie machten nicht viel Sinn.
Nur weil jemand sprechen kann, ist er kein guter Redner. Nur weil eine Person schreiben kann, heißt das nicht, dass sie gute E-Mails schreiben kann.
Das Schreiben effektiver E-Mails ist eine Fähigkeit, die Sie erlernen können. Sie müssen auch üben, aber Sie haben ein Viertel Ihres Berufslebens, um dies zu tun. Warum also nicht einige Zeit damit verbringen, sich mit der Theorie auseinanderzusetzen??
Wir werden in kürzester Zeit herausfinden, was E-Mails effektiv macht. Lassen Sie uns zunächst einige der größten E-Mail-Fehler betrachten.
Wie die meisten Leute bekomme ich viele E-Mails. Die meisten E-Mails, die ich erhalte, sind effektiv. Sie lassen mich gut fühlen und lassen mich wissen, was ich tun muss. Ich freue mich darauf zu antworten, und es macht mir Spaß, dies zu tun.
Hin und wieder erhalte ich E-Mails, die mich doppelt machen lassen. "Haben sie das wirklich gefragt?" Ich wundere mich. Oder "Haben sie das wirklich gesagt?"
Im Moment erhalte ich eine überschaubare Anzahl von E-Mails und habe die Möglichkeit, auf jede einzelne E-Mail zu antworten, die ich erhalten habe. Aber manchmal gibt es wirklich keine Antwort. Dies geschieht meistens, wenn ich eine der folgenden Informationen erhalte:
Die schlechtesten E-Mails, die ich erhalte, sind mürrische Liner von jemandem, der mich noch nie kontaktiert hat. Wenn Sie mir schreiben, haben Sie zumindest die Höflichkeit, meinen Namen zu verwenden und sich vorzustellen.
Es scheint, dass ich nicht alleine bin, um verwirrende oder unhöfliche E-Mails zu erhalten. Eine kürzlich von Sendmail durchgeführte Umfrage ergab, dass fast zwei Drittel von uns (64%) eine E-Mail gesendet oder erhalten haben, die unbeabsichtigten Ärger oder Verwirrung ausgelöst hat. In der Sendmail-Umfrage waren die Leute am meisten verärgert über:
Das Schreiben ineffektiver E-Mails schadet nicht nur Ihrer Karrierechance. Es ist auch schlecht für Ihren Arbeitgeber. Katharine Hansen, Kreativdirektorin von Quintessential Careers, erklärt:
E-Mails werden so stark und weltweit für die Kommunikation am Arbeitsplatz verwendet… dass unklare, unleserliche, schlecht geschriebene E-Mails Zeit, Geld und Produktivität verschwenden.
Hoffentlich sind Ihre E-Mails nicht so schlecht wie die oben beschriebenen. Und hoffentlich machen Ihre E-Mails die Empfänger nicht verwirrt oder verärgert.
Wenn Sie glauben, dass Ihre E-Mails funktionieren müssen, geraten Sie nicht in Panik! Sie können die Situation beheben. Beginnen wir mit einem Blick auf Warum Es ist für E-Mails so einfach, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Haben Sie sich vor einem wichtigen Geschäftstreffen selbst etwas getrunken? Selbst nachdem Sie aufgeräumt hatten, waren Sie sicher, dass jeder es bemerken würde. Aber niemand sagte ein Wort.
Das ist der Spotlight-Effekt, und jeder leidet darunter. Die Psychologin Amie M. Gordon erklärt, wie es funktioniert:
Wir neigen dazu, zu überschätzen, wie sehr unsere Handlungen und unser Aussehen von anderen wahrgenommen werden… Wir sind durch unsere eigenen Erfahrungen verankert und haben Schwierigkeiten, uns weit genug von ihnen abzustimmen, um genau einzuschätzen, wie viel Aufmerksamkeit uns andere Menschen schenken.
Mit anderen Worten, wir betrachten die Welt durch getönte Linsen und wir haben Mühe, die Welt aus der Sicht anderer Menschen zu sehen.
Wenn es um das Schreiben von E-Mails geht, ist das ein Problem. Wir können etwas schreiben, das in unseren eigenen Gedanken absolut Sinn macht. Aber nur weil es sinnvoll ist mir bedeutet nicht, dass es Sinn macht Sie.
Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, Emotionen in unser Schreiben einzubringen.
Lea Winerman von der American Psychological Association erklärt:
Der Grund für diese Kommunikationsverbindung ist… der Egozentrismus - das etablierte sozialpsychologische Phänomen, bei dem Menschen Schwierigkeiten haben, sich von ihren eigenen Perspektiven zu lösen und zu verstehen, wie andere sie interpretieren.
Untersuchungen zeigen, dass Menschen ihre Fähigkeit überschätzen, einen beabsichtigten Ton in einer E-Mail-Nachricht zu vermitteln-ob dieser Ton sarkastisch, lustig oder ernst sein soll. Die Menschen überschätzen, wie gut sie in den gesendeten Nachrichten einen Tonfall kommunizieren können.
Die Wahrheit ist, das Erkennen des Tons der Stimme in E-Mails ist eine fast unmögliche Aufgabe. Studien fanden eine Erfolgsquote von 56% beim Erkennen des Stimmtons in E-Mails. Das hört sich vielleicht gut an, ist aber eigentlich nur unwesentlich besser als der Zufall.
Was kann man dagegen tun? Die Antwort ist, effektive E-Mails zu schreiben.
Wir haben untersucht, warum es so wichtig ist, gute E-Mails zu schreiben, und warum E-Mails so oft scheitern. Aber wie können Sie gute E-Mails schreiben, die richtig interpretiert werden und Ergebnisse erzielen?
In dieser Tuts + Business-Serie werden verschiedene Ansätze zum Erstellen effektiver E-Mails beschrieben. Wenn Sie die Serie durchgearbeitet haben, haben Sie die Theorie der E-Mail beherrscht. Und wenn Ihr Posteingang nur annähernd dem typischen entspricht, haben Sie viele Möglichkeiten zum Üben.
Um diesen Artikel abzuschließen, werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie eine E-Mail funktioniert. Effektive E-Mails:
Sind Sie bereit, Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten zu verbessern? Dann bleib dran.
Denken Sie daran, dass das Schreiben effektiver E-Mails nicht nur für den Master wichtig ist, sondern auch, wie Sie Ihre E-Mails verwalten und Ihren Posteingang organisieren.
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Grafik-Gutschrift: Tastatur entworfen von Liesl Kruger von dem Noun-Projekt.
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