Share
Die Bestie, die sich in Ihrem Posteingang befindet, zu zähmen, mag auf den ersten Blick eine entmutigende Aufgabe sein, aber es ist möglich. Wie die meisten von uns erhalte ich täglich Dutzende von E-Mails, die von wichtigen Geschäftsaufgaben bis hin zu den immer so nervenden Spam-Nachrichten reichen. Im Gegensatz zu den meisten anderen befinden sich in meinem Posteingang selten mehr als fünf E-Mails.
In diesem Tutorial werde ich alle meine Tipps, Tricks und Techniken teilen, die ich verwende, um aus einem überfüllten, unordentlichen Posteingang einen organisierten Arbeitsablauf zu machen. Sie erfahren, warum E-Mails archiviert werden, anstatt sie zu löschen, wie Nachrichten automatisch gefiltert werden und der Posteingang mit Priorität für Sie funktioniert und wie Sie lästige automatisierte E-Mails loswerden.
Eine meiner Lieblingsfunktionen von Google Mail ist, dass Sie standardmäßig eine E-Mail archivieren, sobald Sie sie gelesen haben, anstatt die in den meisten E-Mail-Apps übliche Löschschaltfläche. Dies ist großartig, da Sie damit Ihren Posteingang löschen können, ohne sich Gedanken darüber zu machen, welche Anforderungen später gespeichert werden.
Angenommen, Sie erhalten eine E-Mail zur Bestätigung der Rechnungszahlung. Sie werden möglicherweise versucht sein, dies in Ihrem Posteingang zu behalten, bis die Zahlung tatsächlich auf Ihrem Konto verbucht wird, bevor Sie diese Nachricht löschen. Mit der Archivfunktion von Google Mail können Sie es jedoch einfach archivieren, ohne darüber nachzudenken!
E-Mail in Google Mail archivieren. Laut der ersten Zeile des Google Mail-Supports: "Bei der Archivierung werden Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernt, aber sie bleiben in Ihrem Konto, damit Sie sie später immer wieder finden können. " Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, bei der Sie sich nicht sicher sind, was Sie tun sollen, klicken Sie einfach auf Archivtaste anstelle des Papierkorbs. Wenn Sie es jemals wieder finden müssen, verwenden Sie die leistungsstarke Suchfunktion von Google Mail, um es wieder richtig aufzurufen!
Eine archivierte E-Mail in Google Mail finden Mit 15 GB freien Speicherplatz für jedes Google Mail-Konto und der Möglichkeit, bei Bedarf mehr zu kaufen, können Sie ungestraft archivieren. Meine Faustregel lautet: Wenn ich nicht weiß, was mit einer E-Mail zu tun ist, archiviere ich sie. Es ermöglicht einen sauberen Posteingang und einen stressfreien Abruf von E-Mails gleichzeitig.
Sie können die Archivierung mit Etiketten kombinieren, um Ihre E-Mails zu organisieren. In den meisten Fällen können Sie jedoch Nachrichten einfach archivieren und mit einer schnellen Suche wieder finden. Dies ist der einfachste Weg, um den Posteingang zu organisieren, und Sie können später weitere Anstrengungen unternehmen, wenn Sie möchten.
Wenn Sie Ihren Posteingang trotzdem manuell organisieren, sollten Sie sich unser Tutorial zu Gmail-Tastenkombinationen ansehen, um Ihre Arbeit zu beschleunigen.
Filter sind einfach eine der besten Funktionen der meisten modernen E-Mail-Clients. In Google Mail sind sie jedoch auch unglaublich einfach einzurichten. Wenn Sie ein oder zwei hinzufügen, werden Sie süchtig. Die Voraussetzung eines Filters ist einfach: Sie legen eine Regel fest, die eine E-Mail enthält, von der ist oder hat X, Ihr E-Mail-Client wird dies automatisch tun Y mit der E-Mail.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind angemeldet, um täglich eine E-Mail zu erhalten, in der alle wichtigen Neuigkeiten des Vortages zusammengefasst sind. Dies ist ein großartiger Service, aber diese E-Mails nehmen in Ihrem Posteingang Platz ein, bis Sie sie lesen und archivieren können. Sie können stattdessen einen Filter erstellen, der sie automatisch ablegt - oder diese E-Mails nach dem Lesen einfach archiviert.
Um einen neuen Filter einzurichten, klicken Sie auf Einstellungssymbol In Google Mail oben rechts. Dann klicken Sie auf die Filter Tab. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Erstellen Sie einen neuen Filter.
Einen neuen Filter in Google Mail erstellen Wählen Sie nun aus, wie Sie die E-Mails suchen oder suchen möchten, die Sie filtern möchten. Seien Sie hier so genau wie möglich, da ein allzu allgemeiner Filter mehr greifen kann, als Sie erwartet hätten. Sie können nach folgenden Kriterien filtern:
Sobald Sie den Filter eingestellt haben, klicken Sie auf Filter mit dieser Suche erstellen. Im nächsten Bildschirm erhalten Sie eine Reihe von Optionen, die Gmail automatisch für Sie ausführen kann. Es kann alles tun, vom Senden einer vorgefertigten Antwort bis zum Verschieben der E-Mails aus Ihrem Posteingang in einen Ordner, den Sie später anzeigen können. Ich würde dies für alle täglichen E-Mails empfehlen, die Sie erhalten. Sie müssen jedoch erst lesen, wenn Sie Zeit zur freien Verfügung haben.
Filter in Google Mail erstellen Der Posteingang mit Priorität ist eine relativ neue Funktion in Google Mail. Der Posteingang wird standardmäßig um einige automatische Filterung erweitert, sodass Sie die Dinge sauber halten können, ohne zu viele Filter einrichten zu müssen. Das Google Mail-Team weiß, dass fast jeder drei Arten von E-Mails erhält:
Um die Prioritätseingang zu aktivieren, klicken Sie auf Einstellungssymbol, dann wählen Sie die Posteingang Tab. Neben den drei Standard-Registerkarten können Sie auch Registerkarten für E-Mails aus sozialen Netzwerken, Werbemails und Forum-Updates aktivieren. Stellen Sie das ein Posteingang Wählen Sie den Standard-Posteingang aus, und blättern Sie nach unten, und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Prioritäts-Posteingang in Google Mail Nach der Aktivierung verwendet Google Mail eine Vielzahl von Signalen, um automatisch zu bestimmen, in welche Kategorie jede E-Mail fällt. Ihr Posteingang hat jetzt für jede Kategorie eine andere Registerkarte. Wenn Google Mail einen Fehler macht, können Sie lernen, welche E-Mails Priorität haben, indem Sie die gelbe Flagge neben jeder E-Mail aktivieren.
Unroll.me ist ein unterhaltsamer neuer Service, der mit Google Mail unglaublich gut funktioniert. Wenn Sie sich einfach anmelden und Unroll.me Zugriff auf Ihr Google Mail gewähren, erkennt der Dienst automatisch alle Massen-E-Mails und Newsletter, die Sie erhalten. Sie haben dann drei Möglichkeiten:
Das tägliche Rollup ist eine einzige E-Mail, die einmal täglich an Ihren Posteingang gesendet wird. Alle Massen-E-Mails, die Sie erhalten haben, sind in Segmente unterteilt. Wenn Sie ein Segment sehen, das Sie vollständig anzeigen möchten, klicken Sie einfach darauf und Sie gelangen direkt zur vollständigen E-Mail. Sie können sich sogar auf der Website anmelden und eine Auflistung aller E-Mails in Kategorien anzeigen. Dies ist eine weitere schöne Möglichkeit, die Überlastung des Posteingangs abzuwenden und trotzdem die Nachrichten zu erhalten, die Sie benötigen.
Rollup-Aufschlüsselung. Wenn Sie ohne Angst archivieren und Ihre Abonnements auf Autopilot setzen können, wird die Aufbewahrung eines sauberen Posteingangs viel einfacher. Tatsächlich verwende ich meinen Posteingang momentan als eine To-Do-Liste. Wenn eine E-Mail eine Aktion von mir erfordert, bleibt sie in meinem Posteingang. Andernfalls wird es archiviert oder in einen Ordner verschoben. Wenn es sich um ein Abonnement handelt, arbeiten meine automatischen Filter und Unroll.me zusammen, um es für mich zu verwalten.
Sie können einige oder alle dieser Funktionen kombinieren, um das nervige Posteingangsmonster zu bändigen. Hinterlassen Sie unten einen Kommentar, wenn Sie einen weiteren großartigen Google Mail-Tipp haben, den Sie teilen möchten, oder wenn Sie Probleme bei der Verwendung des Archivs, der automatischen Filter oder des Posteingangs mit Priorität haben.
Accentsconagua