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Endlich ist es soweit - Sie haben Ihr neues Geschäft oder Freelance-Unternehmen gegründet und schließlich Ihren ersten Kunden gefunden! Das Projekt ist kurz, die Ideen klingen großartig und die Dinge laufen schwimmend - aber wie sieht es aus, wenn man bezahlt wird? Unabhängig davon, ob Sie einem Festpreis oder einem Stundensatz zugestimmt haben, müssen Sie nach Abschluss Ihres Projekts die Zahlung für Ihre Arbeit förmlich mit einer Rechnung anfordern. Und obwohl der Gedanke, Rechnungen zu erstellen, für Erstanwender abschreckend erscheinen mag, ist er eigentlich ziemlich einfach und Sie benötigen nur eine grundlegende Desktop- oder webbasierte Textverarbeitung, um zu beginnen.
So wie Sie eine Rechnung nach dem Kauf eines Artikels in einem Geschäft erwarten, so erwartet auch ein Kunde eine Rechnung, in der die erbrachten Leistungen nach der Zusammenarbeit mit Ihnen aufgeführt werden. Dieses Dokument ermöglicht Ihnen nicht nur die Bezahlung Ihrer Kunden, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Konten in Ordnung zu halten. Sobald Sie Ihre erste Rechnung erstellt haben, können Sie das Basisdokument einfach als Vorlage für alle zukünftigen Projekte verwenden.
In diesem Lernprogramm zeige ich Ihnen, was eine Rechnung benötigt, und wie Sie professionelle, maßgeschneiderte Rechnungen erstellen, die Ihre Kunden beeindrucken und Ihre Zahlungen schnell abwickeln - und zwar nur mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm, das Sie bereits haben.
Eine Rechnung enthält die erbrachten Dienstleistungen oder Produkte, die von einer Partei an eine andere geliefert werden, und zeigt die geschuldete Zahlung an den Lieferanten an. Ohne sie kann kein Geld, das zwischen dem Lieferanten und dem Kunden ausgetauscht wird, nicht abgerechnet werden. Dies ist wichtig, wenn Sie feststellen müssen, wie viel Geld Ihr Unternehmen einbringt und wie viel Steuern Sie zahlen müssen. Außerdem verfügen Ihre Kunden möglicherweise über Buchhaltungsteams, mit denen Sie möglicherweise nicht direkt interagieren, und sie müssen wissen, für was sie zahlen müssen, wem sie schulden und wie viel.
Mit einer Rechnung stehen Ihnen all diese Informationen zur Verfügung, wodurch Transaktionen schneller und einfacher werden. Sie sind eine der kleinen Notwendigkeiten des Geschäftslebens.
Schauen wir uns ein Beispiel einer Rechnung an, die ein Fotodienst einem Bekleidungsunternehmen für Produktaufnahmen präsentiert hat, und verstehe alle darin enthaltenen Informationen:
Eine Beispielrechnung.1) Ihre Firmenidentität
So können Sie Ihre Rechnung leicht identifizieren und sich bei der Zahlungsaufforderung professionell präsentieren.
2) Adresse und Kontaktinformationen Ihres Unternehmens
So kann Ihr Kunde wissen, wohin er Schecks und Korrespondenz senden soll und wo er Fragen und Feedback einholen kann.
3) Rechnungstitel, Referenznummer und Rechnungsdatum
Der Rechnungstitel gibt an, für welches Projekt der Kunde abgerechnet wird, und erleichtert die Unterscheidung zwischen anderen Rechnungen Ihres Unternehmens. Durch die Referenznummer ist die Rechnung später in den Datenbanken des Kunden und beim Lieferanten leicht zu finden. Das Datum der Rechnungsstellung ist besonders wichtig, da es hilft zu bestimmen, wann die Zahlung voraussichtlich erfolgt.
4) Name und Adresse des Kundenunternehmens
Dadurch kann der Kunde wissen, an welche Filiale oder in welche Niederlassung die Rechnung gerichtet ist.
5) Fälligkeitsdatum der Zahlung
Dieses Datum basiert auf der Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden und lässt die Buchhalter wissen, wann die Zahlung geplant werden muss. Zahlungen werden in der Regel nach Erhalt der Rechnung innerhalb einer Woche oder innerhalb eines Monats angefordert. Dieses Feld kann dies widerspiegeln.
6) Hinweise
Sie können dieses Feld verwenden, um das Projekt kurz zu beschreiben, Kontaktpersonen in der Kundenfirma zu erwähnen oder Begriffe zu dem Projekt hinzuzufügen. In dieser Beispielrechnung für ein Fotoshooting wird in den Anmerkungen darauf hingewiesen, dass die digitalen Fotodateien in verschiedenen für den Druck und die Verwendung im Web geeigneten Formaten online geliefert werden.
7) Werbebuchungen
Hier können Sie eine detaillierte Auflistung der Abrechnungen Ihres Kunden vorlegen und Details wie die Menge der zu liefernden Produkte, angefallene Projektkosten, abrechenbare Stunden oder sogar Meilensteinzahlungen für Projekte mit längeren Fristen enthalten. Es ist wichtig, dass diese Artikel beschreibend und übersichtlich gestaltet sind, sodass sie leicht lesbar sind (insbesondere der Gesamtbetrag), sodass Ihre Kunden nur minimale Probleme bei der Verarbeitung Ihrer Zahlung haben.
8) Bemerkungen
Dazu gehören Details, wie Sie Zahlungen erhalten möchten, sowie Informationen wie Ihre Steuernummer. In einigen Ländern müssen Sie die Nummer direkt neben dem Steuerbetrag angeben. Erkundigen Sie sich deshalb bei Ihrem örtlichen Büro, bevor Sie Ihre Rechnung erstellen.
9) Vielen Dank
Nur weil Sie Geschäfte machen, heißt das nicht, dass Sie klinisch sein müssen. Vielen Dank an Ihre Kunden für ihr Geschäft - es wird nur ein Satz in Ihrem Rechnungsfuß eingefügt!
Einfach ist es nicht? Sie können diese Rechnung in nur fünf Minuten von Grund auf zusammenstellen oder durch die Verwendung einer Vorlage beschleunigen.
Anstatt jedes Mal eine vollständige Rechnung zu erstellen, ist es weitaus besser, eine Vorlage zu erstellen, die Sie wiederverwenden können, indem Sie einfach Ihren Kundennamen ändern und Werbebuchungen ausfüllen. Beginnen wir mit dem Erstellen eines neuen Dokuments und fügen Sie die erforderlichen Elemente in unserer Musterrechnung hinzu, beginnend von oben:
Eine Musterrechnung in Word.Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Rechnung eine konsistente Typografie und ergänzende, professionelle Farben verwenden, damit es wie ein fortlaufendes Dokument und nicht als zufällige Anordnung verschiedener Elemente aussieht.
Das ist es! Speichern Sie dieses Dokument als Rechnungsvorlage und erstellen Sie Kopien davon, um jedes Mal neue Rechnungen zu erstellen, und ändern Sie die erforderlichen Angaben (Name des Kunden, Rechnungstitel, Rechnungsdatum, Rechnungsreferenznummer und Fälligkeitsdatum der Zahlung) für Ihre neuen Projekte. Wenn Ihre neue Rechnung fertig ist, speichern Sie sie als schreibgeschützte PDF-Datei, indem Sie wählen Datei > Speichern als und auswählen PDF im Dateityp (Microsoft Word) oder Datei > Herunterladen als > PDF (Google Dokumente). Alles, was übrig bleibt, ist es an eine höfliche E-Mail an Ihren Kunden zu senden.
Wenn Sie sich etwas Zeit sparen möchten, können Sie unsere kostenlosen, einfach anpassbaren Rechnungsvorlagen für Microsoft Word oder Google Docs verwenden. Diese sind im Anhang oben rechts oben zu finden. Ändern Sie einfach die erforderlichen Details und du bist gut zu gehen!
Nachdem Sie gelernt haben, eine Rechnung zu erstellen, können Sie einen Kostenvoranschlag genauso einfach erstellen, da er dasselbe Layout verwendet. Der einzige Unterschied besteht darin, dass eine Schätzung das Wort "Schätzung" im Titel enthält und möglicherweise weitere Bedingungen im Abschnitt "Anmerkungen" enthält. Dies erklärt, dass die enthaltenen Kosten indikativ und nicht endgültig sind.
Es ist zwar leicht genug, eine Rechnung mit Hilfe unseres Leitfadens oder unserer Vorlagen zu erstellen. Sie können jedoch auch eine Web-App für die Aufgabe verwenden. Invoiceable ist eine großartige freie Wahl, die einfach zu bedienen ist und eine große Auswahl an Funktionen bietet. Melden Sie sich an, fügen Sie Ihre Firmendetails und Ihr Logo hinzu, fügen Sie Kundendetails hinzu und beginnen Sie mit der Erstellung von Rechnungen, indem Sie einige Felder ausfüllen, die bereits für Sie angelegt wurden. Mit der App können Sie außerdem Schätzungen erstellen, Schätzungen mit einem einzigen Mausklick in Rechnungen umwandeln, Ihre Einnahmen mit einfachen Diagrammen verfolgen und eine Datenbank mit Kundenkontakten pflegen, PDF-Dateien Ihrer Rechnungen herunterladen und diese sogar direkt aus der App an Ihre App senden Kunden.
Durch die Integration der Fakturierung in Ihren Workflow können Ihre Kunden Sie pünktlich bezahlen, Ihre Konten ordentlich und aufgeräumt aufbewahren und Konten aufrechterhalten, und es ist eine professionelle Möglichkeit, die Schleife zu schließen, wenn Sie ein Projekt abschließen - und es ist auch ganz einfach, ob Sie es verwenden eine App oder Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen. Anstatt sich über das Finden der perfekten Rechnungs-App Gedanken zu machen, können Sie einfach eine benutzerdefinierte Vorlage für die Schritte in diesem Lernprogramm verwenden, indem Sie das Textverarbeitungsprogramm verwenden, das Sie bereits verwenden.
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