OneNote GTD Produktivität mit Freeform Notes

Sie haben wahrscheinlich davon gehört Dinge erledigen oder GTD, die Produktivitätsmethode, die von David Allens gleichnamigem Buch populär gemacht wird. Darin skizziert er fünf Phasen der stressfreien Produktivität, indem er Informationen sammelt, verarbeitet und die Dinge erledigt, die Sie tun müssen. Das ist, kurz gesagt, das GTD-System.

Das GTD-System hilft Ihnen dabei, nicht nur alles, was Sie tun müssen, zu sortieren, sondern auch Prioritäten zu setzen, sodass Aufgaben schneller erledigt werden können, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, bevor Sie Aufgaben erledigen, die nicht dringend sind. Es gibt unzählige Apps, mit denen Sie auf diese Weise arbeiten können, vom beliebten OmniFocus bis hin zu einfacheren Tools wie Wunderlist. Die One-Note-Notizbuch-App OneNote von Microsoft kann auch ein hervorragendes GTD-Tool sein.

Mit OneNote können Sie verschiedene Arten von Informationen nachverfolgen, z. B. das Ermitteln von Produkten, die Sie kaufen müssen, Informationen über bereits gekaufte Artikel speichern, Websites, auf denen Sie Zeit verbringen müssen, Artikel, die Sie lesen müssen, Besprechungsnotizen, die Sie aufbewahren müssen und verweisen Sie auf und natürlich auf Bilder und Audio. Es ist flexibel genug, um mit der GTD-Methode nach Ihren Wünschen arbeiten zu können. In diesem Lernprogramm zeige ich Ihnen, wie Sie OneNote in das ultimative Werkzeug verwandeln, mit dem Sie Ihre Aufgaben erledigen können.

Screencast

Organisieren mit Abschnitten, Seiten und Abschnittsgruppen

Erstellen Sie in OneNote entweder ein neues Notizbuch oder eine neue Abschnittsgruppe in einem vorhandenen Notizbuch. (In diesem Lernprogramm habe ich ein neues Notizbuch erstellt.) Erstellen Sie eine Reihe von Registerkarten, die von OneNote aufgerufen werden Abschnitte - mit folgenden Namen:

• Sammlung
• Aktuell
• Rezension
• Einestages vielleicht
• Archiv

Erstellen Sie auch eine Abschnittsgruppe mit dem Namen Referenz (weiter unten näher erläutert). Wenn Sie die 2013- oder Mac-Version von OneNote noch nicht kennen, fragen Sie sich vielleicht, wo sich die Schaltfläche zum Erstellen einer Abschnittsgruppe befindet. Es gibt keine! Um eine Abschnittsgruppe zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle neben der Tabulatorzeile und wählen Sie Neue Abschnittsgruppe aus dem Popup-Menü. (Siehe unten.)

Ihr Notebook sollte jetzt so aussehen:

Klicken Sie in OneNote 2013 mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle neben der Registerkartenzeile, um eine neue Abschnittsgruppe zu erstellen

Sammlung Tab

Die Registerkarte Sammlung ist ein Triage-Bereich zum Sammeln aller Informationen: Hier senden Sie Elemente, die entweder sofort Aufmerksamkeit erhalten oder sich später damit befassen. Sie möchten keine Elemente auf dieser Registerkarte behalten, da dies nur ein erster Stopp ist. Leeren Sie ihn jeden Tag oder zwei, indem Sie Elemente auf andere Registerkarten verschieben.

Aktuelle Registerkarte

Die Registerkarte "Aktuell" ist für Projekte, die Sie gerade ausführen. Erstellen Sie auf dieser Registerkarte nach Bedarf Hauptseiten und Unterseiten. Das Schöne an OneNote ist, dass eine Hauptseite nicht nur über Unterseiten verfügen kann. Sie können die Unterseiten auch ausblenden und erweitern, indem Sie auf den kleinen Abwärtspfeil auf der rechten Seite der Hauptseite klicken. Die Registerkarte "Aktuelles" meines Notizbuchs sieht folgendermaßen aus: 

Sie können Seiten unter den obersten Seiten verschachteln und Unterseiten selektiv ausblenden

Wenn Sie die 2013- oder Mac-Version von OneNote verwenden, ist das Erstellen von Unterseiten eine weitere versteckte Funktion. Um eine Unterseite der aktuell ausgewählten Seite hinzuzufügen, drücken Sie Strg-Alt-Umschalttaste-N (Windows) oder Befehl-Option-Umschalt-N (Mac).

Tab überprüfen

Die Registerkarte "Überprüfen" ist für Elemente, die Sie lesen, ansehen, anhören oder darüber nachdenken müssen. Dies können Bücher, Artikel, Webseiten, Notizen von Besprechungen oder Telefonanrufe usw. sein. Eventuell möchten Sie diese Elemente in den Referenzabschnitt verschieben (siehe unten). Auf meinem Computer ist dies die Registerkarte "Überprüfen".

OneNote erstellt automatisch Links von Webadressen

Einestages vielleicht

Es gibt einige Punkte, über die Sie sich später Gedanken machen sollten. Dies sind Aufgaben oder Ideen, die nicht kritisch sind, und Sie können sie möglicherweise nicht ausführen. Anstatt Ihre aktiven, wichtigen Abschnitte zu verstopfen, legen Sie diese Elemente in den Abschnitt "Someday-Possible". Auf meinem Computer sieht das so aus:

OneNote erlaubt keine Schrägstriche in Tabellennamen, daher habe ich dies "irgendwann-vielleicht" anstelle von "irgendwann / vielleicht" genannt..

Archiv

Nachdem Sie eine Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen haben, möchten Sie nicht, dass Ihre laufenden Aktivitäten Platz beanspruchen, aber Sie möchten sie wahrscheinlich auch nicht löschen. Möglicherweise möchten Sie die Elemente später sehen. Dafür haben Sie die Registerkarte Archiv.

Ich verwende es in meinem Notizbuch, um Informationen zu meinen Einkäufen zu speichern. Wenn ich eine weitere kaufen oder etwas zurückgeben muss, habe ich alle Informationen genau dort. Dies macht es auch einfacher, wenn Sie Ihre Einkäufe zur Steuerzeit einplanen müssen.

Für Einkäufe, die Sie online tätigen, ist dies einfach, da Sie Quittungen von Webseiten und Bestätigungs-E-Mails direkt in OneNote kopieren können. Für Artikel, die Sie persönlich kaufen, bedeutet dies, dass Sie den zusätzlichen Schritt des Scannens von Quittungen erledigen müssen, indem Sie den Scanner mit der Gescannte Bilder Schaltfläche auf der Registerkarte Einfügen. Auf meinem Computer sieht die Registerkarte "Archiv" folgendermaßen aus:

Sie können Dokumente direkt in OneNote scannen

Die Registerkarte "Referenzregisterkarte"

Da OneNote ein Notebook nachahmt, ist es das Beste, was er am besten sammelt und an vielen Informationen auf unbestimmte Zeit festhält. Deshalb schlage ich vor, eine ganze Abschnittsgruppe für Referenzen zu erstellen (siehe den ersten Screenshot oben)..

Was Sie in den Abschnitt "Referenzen" eingeben, bleibt Ihnen überlassen, aber so ordne ich es an. Ich habe eine Registerkarte für verschiedene technische Hinweise, die in Informationen zu Hardwareproblemen und zu Softwareproblemen unterteilt ist. Es gibt eine weitere Registerkarte für Websites, die ich notieren möchte.

Seit ich WordPress entwickle, habe ich eine Registerkarte mit allgemeinen Informationen und Code-Ausschnitten für WordPress, die ich wiederverwenden kann. Es gibt eine weitere Registerkarte für Code-Snippets anderer Sprachen wie JavaScript und PHP. Und ich habe auch Registerkarten, um Informationen zu Softwareanwendungen zu halten, die ich unterrichte.

So sieht meine Registerkarte "Referenz" wie folgt aus:

Eine Abschnittsgruppe ist eine Sammlung von Registerkarten, die im Hauptabschnitt verschachtelt sind. Sie können sogar Abschnittsgruppen innerhalb von Abschnittsgruppen haben.

Beispiele für GTD in Aktion

Hier sind drei Beispiele für das Erfassen von Daten und das anschließende Senden dieser Daten.

Text und Grafiken direkt eingeben

Ich habe bereits eine von mir erstellte Seite mit dem Titel "Notizen zur Geschäftsverbesserung". Auf dieser Seite finden Sie Beispielnotizen, die ich eingegeben habe, sowie ein Bild, das zu den Notizen gehört. Dies ist für eine fortlaufende Reihe von Meetings und Diskussionen. Ich könnte es sogar als kennzeichnen Wichtig.

Typische Seite mit eingegebenem Text und eingefügtem Bild

Daten, die von einer Website kopiert wurden

Nehmen wir an, wir möchten eine gute Auswahl an Tastenkombinationen für einen Mac unter OS X verwenden. Daher gehen wir zu dieser Seite auf der Apple-Website:

http://support.apple.com/kb/ht1343

Wählen Sie alles auf der Seite aus und kopieren Sie es in die Zwischenablage (Strg-C in Windows oder Befehl-C auf dem Mac).

Wechseln Sie zu OneNote, erstellen Sie eine neue Seite und geben Sie ihr den Titel OSX-Tastenkombinationen. (Oder geben Sie keinen Titel ein und kopieren Sie ihn von der Webseite aus.) Klicken Sie auf die Seite und fügen Sie sie ein (Strg-V in Windows oder Befehl-V auf dem Mac). Der Bildschirm sieht nun so aus:

Wenn Sie Text und Bilder von einer Webseite einfügen, behält OneNote normalerweise die Formatierung bei. Die 2013-Version bietet die beste Leistung, auch von anderen Browsern als Internet Explorer.

Beachten Sie, dass die Mac-Version von OneNote zum jetzigen Zeitpunkt neu ist und die Formatierung von Webseiten nicht vollständig unterstützt. Wenn Sie also einfügen, wird der Text angezeigt. Links werden jedoch möglicherweise entfernt, und es werden keine Bilder angezeigt. Formatierungen, Links und Bilder, die Sie in der Windows-Version sammeln und erstellen, werden jedoch ordnungsgemäß auf dem Mac synchronisiert.

Alternativ können Sie den OneNote Web Clipper in Ihrem Browser installieren und in einem Schritt eine gesamte Seite in Ihrem OneNote-Notizbuch speichern.

Aus Outlook gesendete Informationen

Eine weitere Möglichkeit, Informationen zu sammeln, besteht darin, sie direkt aus Outlook zu senden. (Hinweis: Nur die Windows-Version verfügt über diese Funktion.) Gehen Sie in Outlook und öffnen Sie eine Nachricht, die Sie in OneNote speichern möchten. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche für Sende zu One Note.

Die Schaltfläche An OneNote senden ist möglicherweise auf Ihrem Computer größer

In dem Ort auswählen Dialogfeld, das angezeigt wird, wählen Sie Ihre Sammlung Klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können eine E-Mail-Nachricht in einen beliebigen Abschnitt eines geöffneten Notizbuchs einfügen

OneNote wird angezeigt und die E-Mail wird zu einer neuen Seite.

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht an OneNote senden, wird diese zu einer neuen Seite, deren Kopfzeile als Tabelle formatiert ist

Verarbeitung der Informationen

Nachdem wir nun Informationen gesammelt und eine Organisationsstruktur erstellt haben, können wir die gesammelten Informationen verarbeiten. Je nachdem, welche Daten Sie gesammelt haben, können die Artikel unterschiedlich sein. Dies gibt Ihnen jedoch eine Idee.

Die E-Mail zu Welcome to Your iPad Air ist etwas, auf das ich nicht sofort achten muss, aber ich möchte es mir später ansehen, wenn ich Zeit habe. Also klicke ich mit der rechten Maustaste auf den Seitentitel in der Navigationsleiste und wähle aus Verschieben oder Kopieren. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld wähle ich die Registerkarte Überprüfen aus und klicke auf OK.

Ähnlich wie E-Mails können Sie jede Seite in einen beliebigen Abschnitt eines geöffneten Notizbuchs verschieben

ich werde das selbe machen Bewegung mit der OS X-Tastaturkürzel-Seite. Das gehört in die Referenz Abschnittsgruppe in den technischen Hinweisen. Wenn ich feststelle, dass ich viele Notizen zu OS X habe, kann ich eine neue Registerkarte nur für sie erstellen.

Zum Schluss verschiebe ich die Seite der Besprechungsnotizen in den aktuellen Abschnitt. Anstatt das Dialogfeld "Verschieben" zu verwenden, ziehe ich die Seite auf das Symbol Aktuelle Registerkarte Halten Sie den Finger ein bis zwei Sekunden lang auf die Maustaste gedrückt, bis OneNote zur Registerkarte wechselt. Dann lasse ich die Maustaste los und die Seite wird dort abgelegt.

Fazit

Das Getting Things Done-System ist ein effektiver Rahmen, um über Ihre Informationen auf dem Laufenden zu bleiben, sodass Sie Prioritäten setzen und mit ihnen arbeiten können. Und es ist flexibel, weil jeder von uns etwas anders arbeitet. OneNote ist auch flexibel. Wenn Sie also feststellen, dass Sie Ihr Notebook umstrukturieren möchten, benötigen Sie möglicherweise einen ganzen Abschnitt für etwas und nicht nur eine Seite. Sie können es jederzeit ändern. Verwenden Sie es aber es ist am bequemsten für Sie.

Probieren Sie es aus und teilen Sie mit, welche Kombination aus Notizen, Notizbüchern, Tags und mehr das perfekte OneNote GTD-System für Sie macht. Wenn Sie etwas anderes ausprobieren möchten, lesen Sie in unserem Tutorial nach, wie eine Gliederungs-App in ein GTD-System umgewandelt wird.