Beziehen Sie Ihren Outlook-Posteingang mit Unterordnern, Regeln und Filtern

Das Fluten von E-Mails muss kein Albtraum sein! Stattdessen sollten die Apps, die Sie zum Lesen und Senden Ihrer E-Mails verwenden, Ihnen auch dabei helfen, sie automatisch zu ordnen und zu sortieren. Wir haben bereits untersucht, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang unter Kontrolle halten können. In der Geschäftswelt ist Outlook jedoch eine der häufigsten E-Mail-Anwendungen. Außerdem gibt es eine Reihe von Tools, mit denen Sie Ihren Posteingang sauber halten können.

In Outlook können Sie Nachrichten leicht suchen und gruppieren, wenn Sie sie in Unterordner sortieren. Sie können sogar die automatische Sortierung durch Outlook veranlassen. Eine andere Option ist die Formatierung, die sich auf wichtige Nachrichten mit oder ohne Unterordner auswirkt.

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie diese Tools verwenden, und mehr, um Ihren Outlook-Posteingang automatisch sauber und auf die für Sie wichtigen E-Mail-Nachrichten zu konzentrieren.

Screencast

Sie können diesem Lernprogramm anhand Ihrer E-Mail-Konten folgen, die Sie bereits in den letzten Versionen von Outlook für Windows oder Mac eingerichtet haben. Einige der Techniken funktionieren in Windows- und Mac-Editionen gleich, aber die 2013-Edition von Outlook für Windows enthält einige weitere Funktionen, um Ihre E-Mail-Organisation ein wenig zu vereinfachen. Sobald Sie alles eingerichtet haben, funktionieren beide Editionen gut.

Unterordner erstellen

Unterordner sind der Schlüssel, um in Outlook organisiert zu bleiben. Sie können Unterordner aller Ihrer Hauptordner haben: für E-Mail, Kalender, Kontakte und mehr. Das Erstellen eines Unterordners erfordert in der Windows- oder Mac-Version nur wenige Klicks.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ordnerliste auf der linken Seite auf Posteingang, dann auswählen Neuer Ordner aus dem Einblendmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, um darin einen Unterordner zu erstellen

Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie Eingeben. Der neue Ordner wird unter dem Posteingang aufgeführt.

Unterordner sind in ihren übergeordneten Ordnern verschachtelt

Jetzt können Sie beliebige Nachrichten in den neuen Ordner ziehen.

Sie können Nachrichten in Unterordner ziehen

Spitze: Zum Auswählen mehrerer Nachrichten zum Ziehen, Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste Einzelne oder wählen Sie ein Bündel in einer Reihe aus, indem Sie auf das erste gewünschte klicken und dann Klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste der Letzte.

Nach dem Ziehen wird die Nachricht aus dem Posteingang entfernt und wenn Sie auf den Unterordner klicken, wird die Nachricht darin angezeigt. Haben Sie aus Versehen den falschen gezogen? Kein Problem! Ziehen Sie es wieder heraus.

Wenn Sie die Nachricht lieber kopieren als verschieben möchten, halten Sie die Taste gedrückt Ctrl Taste während Sie ziehen.

Und wenn Sie später entscheiden, dass Sie diesen Unterordner doch nicht möchten, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und auswählen Lösche Ordner aus dem Einblendmenü. Alle Nachrichten im Ordner werden ebenfalls gelöscht.

Verschieben einer Nachricht mit einem Schnellschritt oder der Schaltfläche "Verschieben"

Zwei weitere Möglichkeiten zum manuellen Verschieben von Nachrichten sind die Quick Step-Funktion (nur Windows) oder die Schaltfläche "Verschieben" in der Multifunktionsleiste der Windows- und Mac-Versionen. Ein Quick Step ist so etwas wie ein Makro und es gibt einige, die mit Outlook fertiggestellt werden. In diesem Fall müssen wir unseren eigenen Ordner erstellen.

Schnellen Schritt erstellen und verwenden (nur Windows)

Erstellen Sie zunächst einen Schnellschritt: Wählen Sie eine Nachricht aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann auf Pfeil nach unten in der unteren rechten Ecke des Felds "Schnelle Schritte".

Klicken Sie auf den unteren Abwärtspfeil im Feld Schnelle Schritte, um einen neuen Schritt zu erstellen

Wählen Sie im Dropdown-Feld die Option Neuer schneller Schritt, dann In den Ordner verschieben.

Vergeben Sie im angezeigten Dialogfeld einen aussagekräftigen Namen, wählen Sie den Ordner aus, in den Elemente verschoben werden sollen, und markieren Sie die Nachrichten optional als gelesen. Dann klick Fertig.

Wählen Sie im Quick Step-Setup-Dialogfeld den Ordner aus, in den die Nachrichten verschoben werden sollen

Wählen Sie zur Verwendung eine Nachricht aus und klicken Sie auf den soeben erstellten Quick Step.

Schnelle Schritte, die Sie erstellen, werden im Feld auf der Registerkarte Start angezeigt

Dadurch wird die Nachricht genauso verschoben, als hätten Sie sie gezogen.

Der Move-Button (Windows und Mac)

Neben der Quick Step-Gruppe im Menüband befindet sich die Schaltfläche Verschieben. Beim Erstellen von Ordnern oder beim Verschieben von Nachrichten wird normalerweise davon ausgegangen, dass Sie dies erneut tun möchten. Es ist wie ein Quick Step, der automatisch erstellt wird, jedoch einige zusätzliche Klicks erfordert.

Wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie auf Bewegung und dann aus dem Menü den Ordner aus der Liste. Wenn der gewünschte Ordner nicht aufgeführt ist, wählen Sie Anderer Ordner. Sie können den gewünschten Ordner aus einer Ordnerliste auswählen.

Die Schaltfläche "Verschieben" hat einige ähnliche Möglichkeiten, Nachrichten zu verschieben

Obwohl dies funktioniert, sind meiner Meinung nach zu viele Schritte erforderlich. Es gibt einen viel besseren Weg.

Erstellen von Regeln zum automatischen Verschieben von Nachrichten

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, können einige der Einträge, die Sie in Unterordnern ablegen möchten, leicht übersehen werden. Glücklicherweise kann die Regelfunktion dies für Sie tun, wenn Nachrichten ankommen. Sie können Regeln erstellen, um Nachrichten basierend auf dem Absender, der Betreffzeile, dem Feld An oder CC und vielen anderen Kriterien zu verschieben. Beim Erstellen einer Regel können Sie einen Unterordner erstellen, sodass Sie dies nicht im Voraus tun müssen.

Erstellen einer Regel aus einer Nachricht, die Sie bereits verschoben haben (nur Windows)

Wenn Sie in der Windows-Version eine Nachricht manuell in einen Unterordner gezogen haben, kann Outlook eine Regel erstellen, um dies automatisch erneut durchzuführen.

Ziehen Sie eine Nachricht in einen Unterordner, den Sie erstellt haben. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Regeln und beachten Sie die ersten beiden Möglichkeiten:

Die Schaltfläche Regeln bietet einfache und erweiterte Möglichkeiten zum Definieren von Regeln

Wenn Sie auswählen Nachrichten immer verschieben von… Outlook verschiebt Nachrichten von diesem Absender immer in den aktuell ausgewählten Unterordner.

Wenn du wählst Regel erstellen, Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem Sie zusätzliche Einstellungen auswählen können, z. B., ob Nachrichten basierend auf dem Namen des Absenders, dem Betreff der Nachricht, an wen die Nachricht gesendet werden soll, usw. verschoben werden.

Im Dialogfeld "Regel erstellen" können Sie Nachrichten nach Absender, Betreff und Empfänger kennzeichnen

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie dann auf OK.

Mit dem Regelassistenten haben Sie noch mehr Kontrolle. Sehen wir uns an, wie Sie eine Regel in Windows erstellen.

Erstellen einer Regel mit dem Regelassistenten in Windows

Der Regel-Assistent hat viele weitere Bedingungen zum Sortieren von Nachrichten. Außerdem können Sie Ausnahmen von den Regeln angeben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Assistenten anzuzeigen. Im Dialogfeld "Regel erstellen" (siehe Bildschirmaufnahme oben) können Sie auf klicken Erweiterte Optionen Taste. Eine andere Möglichkeit ist das Klicken auf Regeln Taste und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten von der Dropdown-Liste.

Stellen Sie sich eine Reihe von Nachrichten vor, die Sie wie ein bestimmter Newsletter häufig erhalten und die immer bestimmte Wörter in der Betreffzeile enthalten. Wir verschieben die Nachrichten basierend auf diesen Wörtern. Sie nicht Sie müssen eine der Nachrichten auswählen, um diese Regel zu erstellen. Sie benötigen keine davon in Ihrem Posteingang. Outlook wird sie packen, wenn sie ankommen.

Klicken Sie im Dialogfeld "Regeln und Warnungen" auf Neue Regel, oben.

Rufen Sie den Regelassistenten auf, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Regel klicken

Dadurch werden mehr vordefinierte Regeln angezeigt, die Sie anwenden können.

Der Regel-Assistent verfügt über vorgefertigte Regeln, oder Sie können eine leere auswählen und von Grund auf neu erstellen

Um zum gleichen Teil des Dialogs zu gelangen, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Erweitert, und wählen Sie die vorletzte Option: Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte. Dann klick Nächster, auf der Unterseite. Daraufhin wird Schritt 1 des Assistenten angezeigt.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für bestimmte Wörter im Thema oder Körper. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf den Hyperlink für bestimmte Wörter.

Wenn Sie eine Option im oberen Teil des Dialogs auswählen, wird ein Link zum Klicken auf den unteren Bereich angezeigt

Geben Sie im angezeigten Suchtext-Dialogfeld die Wörter ein, die Sie markieren möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen um sie der Suchliste hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Elemente hinzufügen, greift Outlook nur nach Nachrichten alles der Artikel sind vorhanden. Klicken OK wenn fertig.

Wenn Sie mehr als ein Wort oder einen Satz hinzufügen, müssen alle vorhanden sein, damit die Nachricht markiert wird

Klicken Nächster, und Sie entscheiden, was mit den Nachrichten geschehen soll, die markiert werden.

Aktivieren Sie oben das Kontrollkästchen für verschiebe es in den angegebenen Ordner. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf den Hyperlink für spezifizierten.

Es stehen viele Aktionen zur Verfügung, und Sie können mehrere auswählen, wenn Sie möchten

Öffnen Sie in der angezeigten Ordnerstruktur den Posteingang, und wählen Sie den Unterordner aus, in den diese Nachrichten verschoben werden sollen.

Sie können die Regel veranlassen, eine Nachricht in einen beliebigen Ordner zu verschieben

Klicken OK, dann klick Nächster zu entscheiden, ob Sie Ausnahmen von der Regel wünschen. Treffen Sie hier alle Optionen wie in den vorherigen beiden Schritten. Natürlich müssen Sie keine Ausnahmen auswählen, wenn Sie dies nicht möchten. Dann klick Nächster zum letzten Schritt gehen.

Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen (Sie können den vorgeschlagenen beibehalten). Wenn Sie das wählen Führen Sie diese Regel jetzt aus ... Bei dieser Option verarbeitet Outlook alle Nachrichten, die sich derzeit im Posteingang befinden und Ihren Kriterien entsprechen. Die Option für Aktivieren Sie diese Regel können Sie die Regel jederzeit deaktivieren und aktivieren.

Sie können eine neue Regel sofort ausführen lassen oder warten, bis neue Nachrichten eingehen

Klicken Fertig. Die von Ihnen erstellte Regel wird nun im Feld Regeln und Warnungen aufgeführt. Sie können die Aktivierung der Regeln hier deaktivieren, ohne die Regel bearbeiten zu müssen. Um die Regel später zu ändern, doppelklicken Sie darauf oder wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Regel ändern.

Klicken Sich bewerben, dann klick OK. Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht erhalten, die Ihren Kriterien entspricht, wird sie von Outlook automatisch in den von Ihnen ausgewählten Unterordner verschoben. Der Unterordner wird in Fettdruck angezeigt, um anzuzeigen, dass ungelesene Nachrichten vorliegen, und die Nummer darauf zeigt, wie viele vorhanden sind.

Wenn neue Nachrichten ankommen und sortiert werden, zeigt Outlook sie an

Erstellen einer Regel auf dem Mac

Die Mac-Edition von Outlook enthält nicht so viele Details zum Erstellen von Regeln, aber wahrscheinlich hat sie sowieso das, was Sie brauchen.

Entweder auf der Zuhause Tab oder Organisieren Klicken Sie im Ribbon auf die Registerkarte Regeln und wählen Sie Regeln bearbeiten.

Auf dem Mac befindet sich die Schaltfläche Regeln auf den Registerkarten Start und Organisieren

Wählen Sie auf der linken Seite des angezeigten Dialogfelds den verwendeten Kontotyp aus und klicken Sie auf das Pluszeichen unten.

Wählen Sie im Feld Regeln den verwendeten Diensttyp aus und klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine neue Regel zu erstellen

Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus und klicken Sie auf OK. Beachten Sie, dass die Mac Edition eine Option hat, die es unter Windows nicht gibt, dass Sie auswählen können, wie mit mehreren Bedingungen umgegangen werden soll.

In der Mac-Version kann eine Regel eine Nachricht kennzeichnen, wenn alle oder nur einige der von Ihnen angegebenen Bedingungen erfüllt sind

Nachrichten filtern (nur Windows)

Wenn Sie in der Windows-Edition nicht mit Unterordnern und Regeln arbeiten möchten, können Sie stattdessen die Formatierung von Nachrichtenkopfzeilen ändern. In der Version 2007 und in früheren Versionen können Sie dies mit ein paar Klicks oben in der Nachrichtenliste ausführen. Ab der Version 2010 müssen Sie jedoch ein paar Schritte durchgehen. Und diese Funktion gibt es in der Mac Edition überhaupt nicht.

Wählen Sie eine Nachricht von einem Absender aus, den Sie markieren möchten. Gehe zum Aussicht Klicken Sie im Ribbon auf die Registerkarte Einstellungen anzeigen Klicken Sie links auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung Schaltfläche im angezeigten Dialogfeld.

Um ein benutzerdefiniertes Format für Nachrichtenkopfzeilen zu erstellen, verwenden Sie das Dialogfeld "Ansichtseinstellungen"

Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf Hinzufügen, Geben Sie einen Namen für die Regel ein (beachten Sie, dass diese sofort am Ende der Liste platziert wird), und klicken Sie dann auf Bedingung Kriterien auswählen.

Geben Sie beliebige Kriterien ein, z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse des Absenders. Je mehr Kriterien Sie angeben, desto enger wird die Suche.

Das Dialogfeld "Filter" enthält drei Registerkarten mit Optionen. Sie können beliebig viele oder weniger festlegen

Klicken Sie auf OK, um zum vorherigen Dialogfeld zurückzukehren, und klicken Sie dann auf Schriftart, um die Formatierung der Nachrichtenkopfzeilen auszuwählen, die gekennzeichnet werden.

Sie können Nachrichtenkopfzeilen mit einer beliebigen Schriftart auf Ihrem Computer formatieren

Stellen Sie die gewünschten Optionen ein und klicken Sie dann auf OK dreimal, um die Dialogfelder zu bestätigen und zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren.

Nachrichten, die die von Ihnen angegebenen Kriterien enthalten, haben jetzt die eindeutige Formatierung.

Beispiel für einen Nachrichtenkopf mit einem benutzerdefinierten Format

Fazit

Outlook bietet großartige Funktionen zum Sortieren und Organisieren von E-Mails, obwohl einige Funktionen schwer zu finden sind. Sie können auch eine dieser Techniken verwenden, um von Ihnen gesendete E-Mails zu organisieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise einen Ordner, der alle Nachrichten enthält, die Sie mit Verkaufsvorschlägen senden, oder alle Nachrichten, die Sie an Ihren Vorgesetzten senden. Sie können auch Unterordner verschachteln und Regeln dafür verwenden. Auf diese Weise können Sie einen Client-Ordner erstellen und dann einzelne Unterordner erstellen, einen für jeden Client.

Wenn Sie weitere Tipps zum Organisieren Ihrer Outlook-E-Mails haben oder Probleme beim Erstellen von Outlook-Filtern haben, teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit!