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Erfordert Ihr Job, regelmäßig E-Mails, Projektberichte, Vorschläge oder andere schriftliche Mitteilungen zu senden? Wenn ja, bist du nicht alleine. Schreiben ist ein großer Teil vieler Jobs. Nach Angaben des nationalen Verbandes der Colleges und Arbeitgeber suchen acht von zehn befragten Arbeitgebern in den Bewerbungslaufwerken nach schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten.
Gute Schreibfähigkeiten können Sie glaubwürdiger erscheinen lassen. Noch wichtiger ist, wenn Sie lernen, wie Sie ein besserer Autor werden können, können Sie Ihren Job effektiver gestalten.
Wenn Sie lernen, wie man besser schreibt, kann dies Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen und Ihrer Karriere helfen. (Bildquelle) Auch wenn Sie kein professioneller Autor sind, können Sie lernen, besser zu schreiben. In diesem Artikel stellen wir Ihnen zehn Schritte vor, wie Sie ein besserer Autor werden können - unabhängig von Ihrer Arbeit.
Für viele Nicht-Autoren mag die Aufforderung, etwas zu schreiben, überwältigend erscheinen. Möglicherweise gibt es sogar Rückblenden zu Schulaufgaben. Wenn Sie diese Schulaufgaben nicht genossen haben, haben Sie vielleicht sogar ein bisschen Angst vor der Aussicht, etwas für Ihre Arbeit schreiben zu müssen.
Wenn Sie organisiert sind, können Sie auf Nachfrage ein professionelles Dokument verfassen. Die meisten Leute schreiben nicht gern, weil sie nicht verstehen, wie man es gut macht. Aber Panik wird dir nicht helfen, deine Schreibaufgabe abzuschließen.
Es gibt Möglichkeiten, ein besserer Schriftsteller zu werden. Wie jede andere berufliche Aufgabe folgt gutes Schreiben einem Prozess. In diesem Artikel werde ich diesen Prozess mit Ihnen teilen. Egal, ob Sie einen Bericht, ein Memo, einen Brief oder auch nur eine lange E-Mail schreiben sollen - Sie können damit umgehen. Folgen Sie einfach diesen einfachen Schritten, um ein besserer Autor zu werden.
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen können, müssen Sie wissen, warum Sie beauftragt wurden, etwas zu schreiben. Mit anderen Worten, was ist der Zweck Ihres Schreibens? Um den Zweck Ihres Schreibprojekts zu erfahren, stellen Sie diese Frage: Wozu dient das??
Hier sind einige der häufigsten Zwecke für Arbeitsaufgaben:
Um einige konkrete Beispiele zu nennen, wurden Sie möglicherweise beauftragt, einen Projektvorschlag zu verfassen, um Finanzmittel für ein bevorstehendes Projekt zu erhalten. Diese Aufgabe wird wahrscheinlich etwas überzeugendes Schreiben erfordern. Oder Ihr Manager hat möglicherweise eine E-Mail-Zusammenfassung Ihres aktuellen Projekts angefordert. Die E-Mail-Zusammenfassung enthält wahrscheinlich informatives Schreiben.
Manchmal liegt der Zweck Ihres Schreibens auf der Hand. Aber zu anderen Zeiten müssen Sie vielleicht fragen. Wenn Sie verstanden haben, warum Sie schreiben müssen, was Sie schreiben möchten, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Damit Ihr Schreiben gut ist, muss es genau sein. In den meisten Fällen erfordert dies Wissen oder Forschung. Erstellen Sie zunächst eine Liste mit allen Informationen, die Sie über das zugewiesene Thema kennen. Wenn Sie etwas nicht wissen, aber glauben, dass es Teil Ihrer Schreibaufgabe sein sollte, schließen Sie es in die Liste mit einem Fragezeichen an.
Wenn Sie Illustrationen oder Fotos für Ihre Schreibaufgabe benötigen, empfiehlt es sich, diese zu diesem Zeitpunkt zu finden. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise ein Foto erstellen oder eine Illustration erstellen. Wenn Ihr Schreiben vom technischen Team oder der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens genehmigt werden muss, geben Sie diesen Bereichen einen Hinweis, dass Ihr Projekt kommt.
Gehen Sie als Nächstes die von Ihnen erstellte Liste durch und recherchieren Sie die fehlenden Informationen (die Elemente mit den Fragezeichen). In vielen Fällen sind die Informationen möglicherweise in Ihrem Unternehmen verfügbar. Haben Sie keine Angst, jemanden nach Informationen zu fragen, die Sie nicht haben.
Wenn die Informationen nicht ohne weiteres verfügbar sind, müssen Sie möglicherweise eigene Untersuchungen durchführen. Wenn für die fehlenden Informationen zusätzliche Arbeit von Ihrer Seite erforderlich ist, fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Person, die Ihnen das Schreibprojekt zugewiesen hat, ob er der Meinung ist, dass die Informationen für diesen Auftrag wirklich erforderlich sind.
Nachdem Sie nun die Informationen gesammelt haben, die für Ihr Schreibprojekt relevant sind, ist es an der Zeit, diese einzuengen. Bleiben Sie konzentriert, wenn Sie entscheiden, was Sie brauchen und nicht brauchen.
Es kann hilfreich sein, die Informationen grob anzuordnen, je nachdem, was für die Person, die Ihr schriftliches Dokument oder Ihre E-Mail erhält, am wichtigsten ist. Entfernen Sie alle Informationen, die nicht in direktem Zusammenhang mit Ihrer Schreibaufgabe stehen, aber verwerfen Sie sie nicht vollständig. Diese zusätzlichen Informationen können hilfreich sein, wenn jemand weitere Fragen hat, nachdem Sie Ihren Auftrag eingereicht haben, oder wenn Ihr Chef Ihnen ein Folgeprojekt zuweist.
Wenn Sie beispielsweise an einem Projektvorschlag arbeiten, möchten Sie auf jeden Fall Informationen enthalten, die erklären, warum das Projekt so wichtig ist. Wenn Sie Informationen zur Geschichte des Projekts erhalten, ist dies für Ihren Vorschlag wahrscheinlich weniger relevant.
Aufgrund von Schulaufträgen, bei denen komplexe Umrisse zugewiesen wurden, die römische Ziffern enthalten mussten und Thesenaussagen erforderten, sind viele Menschen dazu gekommen, Umrisse zu hassen. Mach dir keine Sorgen. Dieser Umriss gehört nicht dazu.
Zu diesem kurzen Überblick gehören eine Einführung, mindestens zwei oder drei Hauptpunkte zum Thema, die Sie behandeln, und eine Schlussfolgerung. Fügen Sie den Titel für Ihr Schreibprojekt hinzu, und Sie sind im Grunde mit Ihrer Gliederung fertig. Sehen Sie, das war nicht schwer!
Stellen Sie sicher, dass Ihre Einführung mächtig ist - es ist das erste, was Ihr Leser sieht, wenn er Ihr Dokument öffnet. Verbringen Sie etwas mehr Zeit für Ihre Schlussfolgerung, da dies das letzte ist, was sie lesen werden. Außerdem sollte Ihre Schlussfolgerung eine Handlungsaufforderung enthalten, die dem Leser sagt, was als Nächstes zu tun ist, wenn Sie ein überzeugendes Stück schreiben.
Denken Sie daran, dies ist keine Schule. Sie werden diese Gliederung nicht aufgeben. Die Gliederung soll Ihnen helfen, sich zu organisieren, also sind Sie die Einzige, für die es Sinn macht.
Wenn Sie alle Vorbereitungen abgeschlossen haben, müssen Sie lediglich die zuvor gesammelten Informationen ausfüllen. Denken Sie beim Schreiben an den Zweck Ihres Schreibens.
In den meisten Fällen möchten Sie Active Voice für Ihr professionelles Schreibprojekt verwenden. Es ist für die meisten Menschen einfacher zu lesen. Wenn Sie ein überzeugendes Dokument schreiben (siehe Schritt 2), z. B. einen Verkaufsbrief oder ein Angebot, sollten Sie einige Verkaufswörter in Ihr Dokument aufnehmen. Und vergessen Sie nicht, in Ihrem Aufruf zum Handeln nach dem Verkauf zu fragen.
Wenn Ihr Unternehmen über einen Style Guide für die schriftliche Kommunikation verfügt, sollten Sie diese Anforderungen auch beim Schreiben berücksichtigen. Wenn es keinen Style Guide gibt, werfen Sie einen Blick auf den Stil, der in ähnlichen Kommunikationen verwendet wird, um eine Vorstellung von dem Schreibstil zu erhalten, der für Ihr Schreiben akzeptabel ist. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail mit Ihren aktuellen Projekten schreiben, könnten Sie einen Kollegen fragen, ob er eine ähnliche E-Mail geschrieben hat und ob er Sie Ihnen zeigen möchte.
Sobald Sie einen Entwurf geschrieben haben, denken Sie vielleicht, dass Sie fertig sind. Wenn Sie jedoch Ihre Schreibaufgabe übermitteln oder senden, obwohl sie noch voller Fehler ist, können Sie weniger professionell aussehen. Überprüfen Sie Ihr Dokument sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen.
Verwenden Sie zunächst die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihres Schreibwerkzeugs, verlassen Sie sich jedoch nicht darauf. Rechtschreib- und Grammatikprüfer können viele Arten von Fehlern übersehen. Daher sollten Sie Ihren Entwurf sorgfältig und sorgfältig durchlesen. Wenn Sie einen Freund oder Kollegen haben, kann es eine gute Idee sein, sie zu bitten, zu lesen und nach Fehlern zu suchen.
Wenn jemand Ihren Entwurf genehmigen muss, möchte er ihn vielleicht sehen, sobald Sie Ihr Dokument überprüft haben. Eine gründliche Überprüfung Ihres Schreibens kann den Unterschied zwischen gutem und gutem Schreiben ausmachen.
Wie Ihr Dokument aussieht, kann die Reaktion Ihres Lesers beeinflussen. Insbesondere für längere Schreibprojekte sollten Sie eine professionelle Vorlage verwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument den richtigen Eindruck vermittelt. Und ob Sie für Ihren Chef oder für einen Kunden schreiben, dieser erste Eindruck ist wichtig.
Wenn Sie über Illustrationen oder Fotos verfügen, können Sie diese auch in diesem Stadium hinzufügen. Um einen Eindruck von den Unterschieden zu erhalten, die eine professionelle Vorlage ausmachen kann, werfen Sie einen Blick auf diese Artikel mit Beispielberichts- und Vorschlagsvorlagen:
Wie Sie sehen, kann eine professionelle Vorlage Ihren Schreibauftrag zusammenführen und ihm einen attraktiven, zusammenhängenden Look verleihen. Glücklicherweise gibt es viele hochwertige Vorlagen. Beispielsweise finden Sie bei Envato Elements und GraphicRiver hunderte von Vorlagen für hochwertige Vorschläge.
Wenn es um den ersten Eindruck geht, ist es auch wichtig, wie Ihr Dokument bei Erhalt aussieht. Berücksichtigen Sie diese ersten Eindrücke, bevor Sie Ihr Schreibprojekt versenden.
Wenn Ihr Schreibprojekt eine E-Mail war, stellen Sie sicher, dass es eine gute Betreffzeile hat. Eine gute Betreffzeile beschreibt, worum es in der E-Mail geht, ohne zu vage zu sein. Gleichzeitig sollte Ihre E-Mail-Betreffzeile kurz und auf den Punkt sein.
Wenn Sie ein längeres Dokument schreiben und es verschicken, überprüfen Sie die Verpackung. Wenn möglich, sollte Ihr Schreibprojekt in einem Umschlag oder in einer Box mit dem Firmenlogo versandt werden. Außerdem sollten ein Berichtsdeckblatt und ein Begleitschreiben enthalten sein, in dem erläutert wird, wofür das Dokument bestimmt ist.
Abhängig von der Art des Schreibprojekts, an dem Sie gearbeitet haben, haben Sie nur ein paar Stunden bis zu einigen Tagen damit verbracht, es zu schreiben. Aber die zusätzliche Anstrengung hat sich gelohnt, denn Ihr Beitrag ist nicht nur gut, sondern auch großartig. Nun können Sie das Dokument senden.
Überprüfen Sie Ihre Zustellinformationen noch einmal, um sicherzustellen, dass sie die richtige Person erreichen. Bei einem gedruckten Dokument handelt es sich bei dieser Information wahrscheinlich um eine physische Adresse. Stellen Sie für eine E-Mail sicher, dass Sie diese an die richtige E-Mail-Adresse senden.
Wenn Sie keine Antwort vom Empfänger erhalten, können Sie ihn in einigen Tagen nachholen, um sicherzustellen, dass er sie erhalten hat. Sie können auch anbieten, alle Fragen zu beantworten, die sie haben.
Hier sind Envato Tuts +, wir haben viele Ressourcen, die Ihnen helfen, Ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern. Viele unserer Tutorials beziehen sich auf bestimmte Arten von Texten, die Sie möglicherweise benötigen. Hier sind nur einige unserer Tutorials, die Sie vielleicht näher kennenlernen möchten:
Auch wenn Sie keinen Hintergrund für das Schreiben haben, können Sie lernen, wie man besser schreibt. Die Schritte in diesem Artikel helfen Ihnen, zu lernen, wie Sie ein besserer Autor werden können, unabhängig von Ihrem Beruf. Viel Glück bei Ihrer nächsten Schreibaufgabe!
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