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Als Kleinunternehmer verlassen Sie sich auf E-Mail. Ihre Nachrichten enthalten Arbeitsanfragen, Rechnungen, Kundenfragen und mehr. Es ist nur natürlich, dass Sie einen guten Teil Ihrer Zeit damit verbringen, Ihre E-Mail-Nachrichten zu bearbeiten.
Aber ein Teil der Zeit, die Sie für E-Mail-Nachrichten verwenden, könnte besser aufgewendet werden. Wie oft haben Sie Ihren Google Mail-Posteingang durchsucht, um eine verlorene Nachricht zu finden? Haben Sie jemals eine E-Mail-Nachricht auf dem falschen Etikett platziert? Vielleicht haben Sie sogar versehentlich eine wichtige Nachricht gelöscht. Wenn Sie sich mit all diesen E-Mail-Aufgaben beschäftigen, sind Sie nicht alleine.
Was wäre, wenn Sie lernen könnten, weniger Zeit mit Ihrer E-Mail zu verbringen und gleichzeitig mehr zu erreichen? Mit Google Mail können Sie Ihren Posteingang effektiver gestalten. Sie können Ihren E-Mail-Posteingang verbessern, damit Sie Ihre Nachrichten schnell finden können. Sie müssen sich nie wieder um eine verlorene Nachricht sorgen.
Jeder E-Mail-Bedarf ist etwas unterschiedlich. Sobald Sie wissen, wie Google Mail funktioniert, können Sie die für Sie am besten geeigneten Funktionen auswählen.
In diesem Lernprogramm erkläre ich, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang für maximale Effizienz organisieren können. Ich werde zunächst einige grundlegende E-Mail-Konzepte wie Ordner, Beschriftungen und Registerkarten durchgehen. Dann gebe ich Ihnen detaillierte Anweisungen, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang mithilfe von Beschriftungen und Registerkarten effektiv verwenden können.
Bevor Sie beginnen, möchten Sie vielleicht auch mehr über das Filtern und Blockieren unerwünschter E-Mails in Google Mail erfahren oder dieses hilfreiche Tutorial zur Priorisierung von E-Mails lesen:
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Bevor Sie Ihren Google Mail-Posteingang optimal nutzen können, müssen Sie einige grundlegende Konzepte verstehen. Ordner, Labels und Registerkarten in E-Mails weisen einige Ähnlichkeiten auf. Sie haben aber auch einige wichtige Unterschiede. Lassen Sie uns jedes Konzept einzeln betrachten.
Viele E-Mail-Systeme basieren auf Ordnern. Sie erstellen Ordner, die den physischen Kartonordnern ähneln, die Sie möglicherweise in Ihrem Büro-Aktenschrank haben. In einem ordnerbasierten E-Mail-System können Sie Ordner verwenden, um verwandte Nachrichten zu speichern.
Ähnlich wie bei den Kartonordnern in Ihrem Büro wird eine E-Mail-Nachricht in einem E-Mail-Ordner abgelegt, der der einzige Ort ist, an dem sie sich befinden kann. Google Mail ist kein ordnerbasiertes E-Mail-System.
Google Mail-Labels werden in der Seitenleiste und neben den Betreffzeilen der Nachricht angezeigt.Google Mail ist ein Label-basiertes E-Mail-System. Fast alles, was Sie normalerweise in anderen E-Mail-Systemen als Ordner betrachten, ist ein Label in Google Mail. Das schließt deine ein Posteingang, Papierkorb, Spam, und Entwurf Ordner, die in Google Mail technisch gekennzeichnet sind.
Links in Ihrem Google Mail-Bildschirm werden Beschriftungen angezeigt. Sie werden auch links von jeder Google Mail-Betreffzeile in einer geschlossenen Google Mail-Nachricht und unter der Betreffzeile in einem geöffneten Google Mail-Konto angezeigt.
Labels sind wie Ordner, in denen verwandte Nachrichten gruppiert werden können. Ein wichtiger Unterschied zwischen Ordnern und Beschriftungen besteht darin, dass eine Nachricht mehrere Beschriftungen enthalten kann.
Google Mail-Labels verfügen über einige nützliche Funktionen. Sie können beispielsweise farblich gekennzeichnet sein. Später zeige ich Ihnen, wie Sie mit dieser Funktion Ihren Google Mail-Posteingang organisieren können.
Es gibt auch eine Möglichkeit, Google Mail-Labels wie einen Ordner zu verwenden. Ich erkläre auch, wie das geht.
Das letzte Konzept, das Sie verstehen müssen, bevor Sie Ihren Google Mail-Posteingang organisieren können, ist das Folgende Tabs und die entsprechenden Kategorieetiketten. Kategorien Auf der linken Seite Ihres Google Mail-Bildschirms werden die anderen Beschriftungen angezeigt. Tabs wird oben auf Ihrem Google Mail-Bildschirm angezeigt.
Google Mail-Registerkarten werden oben im Posteingang angezeigt. Kategorien werden in der Seitenleiste mit den Beschriftungen angezeigt.Google Mail bietet Ihnen vordefinierte Registerkarten für fünf Kategorien:
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die in eine dieser fünf Kategorien passt, sendet Google Mail diese Nachricht automatisch an die entsprechende Registerkarte und die entsprechende Kategorie.
Die Nachricht wird auch im gespeichert Kategorien Etikett unter dem entsprechenden Unteretikett.
Standardmäßig umgehen an eine Registerkarte gesendete Nachrichten Ihre Primär Nachrichten-Registerkarte und Ihre Posteingang. Wenn Sie diese Meldungen sehen möchten, überprüfen Sie regelmäßig Ihre anderen Registerkarten.
Nun, da wir wissen, was jede Komponente Ihres Posteingangs ist, lernen wir, wie Sie sie verwenden können, um Google Mail zu organisieren.
Sie können das finden Etikette Werkzeuge unter der Kreise Beschriftung in der linken Seitenleiste des Google Mail-Bildschirms. Sie müssen möglicherweise klicken Mehr Es zu sehen.
Verwenden Sie die Label-Tools, um Labels zu verwalten und neue Labels zu erstellen.Klicken Sie auf, um ein neues Etikett zu erstellen Neues Label erstellen Möglichkeit. Das Neues Label Feld zeigt an.
Geben Sie den Namen Ihres neuen Labels ein und klicken Sie auf Erstellen Taste.Geben Sie den Namen des Labels ein, das Sie erstellen Bitte geben Sie einen neuen Labelnamen ein Feld. Wenn Sie das neue Label unter einem anderen Label verschachteln möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Nest-Label unter. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld und wählen Sie den Namen des Etiketts aus dem Dropdown-Menü aus. Drücke den Erstellen Schaltfläche, um Ihr neues Label zu erstellen.
Um ein vorhandenes Label auf eine neue E-Mail anzuwenden, öffnen Sie zuerst die E-Mail. Drücke den Etikette Symbol (es sieht aus wie eine Beschriftung) oben in der E-Mail, um ein Dropdown-Beschriftungsmenü zu öffnen.
Drücke den Etikette Symbol, um eine Beschriftung auf eine Google Mail-Nachricht anzuwenden.Klicken Sie auf den Namen des Labels, das Sie auf die E-Mail anwenden möchten. Sie können auch auf klicken Erstelle neu Option zum Öffnen der Neues Label und erstellen Sie ein neues Etikett für die E-Mail.
Eine gute Möglichkeit, Ihren Posteingang zu organisieren, besteht darin, die von Ihnen selbst erstellten Etiketten farblich zu kennzeichnen. So können Sie schnell sehen, wie Nachrichten auf einen Blick gekennzeichnet werden.
Wenn Sie den Mauszeiger über das Etikett bewegen, auf das Sie die Farbcodierung anwenden möchten, wird ein kleiner Pfeil nach unten angezeigt.
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Farbkodierungsoptionen für ein Etikett zu öffnen.Im obigen Beispiel das neue Etikett, Projektzusammenschluss, wurde noch nicht farbcodiert Um es farblich zu kennzeichnen, klicke ich auf Pfeil ein Dropdown-Menü aufzurufen. Drücke den Pfeil rechts von der Beschriftungsfarbe Option zum Öffnen der Beschriftungsfarbe Palette.
Verwenden Sie die Beschriftungsfarbe Farbpalette, um Ihre Etiketten farblich zu kennzeichnen.Klicken Sie auf die Farbe Ihrer Wahl, um sie auf das Etikett anzuwenden.
Am unteren Rand der Etiketten Seitenleiste finden Sie die Labels verwalten Möglichkeit. Sie müssen möglicherweise klicken Mehr Es zu sehen.
Wenn Sie auf diese Option klicken, wird die Etiketteneinstellungen Bildschirmanzeigen. (Sie können auch auf das zugreifen Label-Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche die Einstellungen Symbol und dann klicken Einstellungen> Labels oder durch Klicken auf Etiketten Symbol oben in einer geöffneten E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf das Symbol Labels verwalten Möglichkeit.)
Verwenden Sie Google Mail Label-Einstellungen Bildschirm, um festzustellen, welche Beschriftungen in der Beschriftungsliste sichtbar sind.Verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Bildschirms, um durch die Etikettenliste zu blättern.
An der Spitze der Label-Einstellungen Bildschirm sehen Sie die Systemetiketten. Dazu gehören Labels, die das Google Mail-System für Sie definiert hat, z. B. Ihr Posteingang, Gesendete E-Mail, Entwürfe, Spam, und Müll.
Unter dem Systemetiketten Sie finden die Kategorien Etiketten. Wenn Sie Social Media auf Google+ verwenden, werden darunter Ihre sozialen Kreise angezeigt. Unten sehen Sie die Etiketten, die Sie selbst hinzugefügt haben.
Neben jedem Systembezeichnung Unter der Überschrift werden zwei oder drei Optionen angezeigt In Etikettenliste anzeigen. Die ersten beiden Optionen, Show und verbergen, Sie können entscheiden, ob die Nachrichtenbeschriftung in der Beschriftungsliste in der Google Mail-Seitenleiste angezeigt wird. Ob Show ausgewählt ist, wird das Label in der Liste angezeigt. Ob verbergen ausgewählt ist, ist es nicht. Einige Labels haben eine dritte Option, anzeigen, wenn ungelesen.
Das Kategorien Labels, Google+ Kreise und die selbst hinzugefügten Labels haben auch eine Spalte In der Nachrichtenliste anzeigen. Sie können Show oder verbergen Nachrichten mit diesen Etiketten. Zusätzlich haben die selbst hinzugefügten Labels eine Aktionen Spalte, die es Ihnen ermöglicht Löschen ein Etikett oder bearbeiten das Etikett (umbenennen).
Einige Labels sind bereits wie Ordner eingerichtet. Das Spam Label umgeht beispielsweise Ihre Posteingang und Primär Tab.
Für die meisten anderen Etiketten verwenden Sie die Ziehen nach Symbol (es sieht aus wie ein Ordner), um es wie einen Ordner zu verwenden. Beginnen Sie mit einer offenen Nachricht. Drücke den Ziehen nach Symbol zur Anzeige der Ziehen nach Dropdown-Menü.
Verwenden Sie die Ziehen nach Symbol, um die Nachricht auf ein Etikett zu verschieben.Wählen Sie aus der Liste das Etikett aus, zu dem Sie die Nachricht verschieben möchten. Dies verschiebt die Nachricht von Ihrem Posteingang und Primär Tab und in das von Ihnen gewählte Etikett.
Hinweis: Wenn die Nachricht zwei Labels hat, wird die Nachricht immer noch unter diesem zweiten Label angezeigt, obwohl Sie das Symbol verwendet haben Ziehen nach Dropdown-Menü, um es zu verschieben. Im obigen Beispiel ist die Nachricht beschriftet Projekt ABC und Projektzusammenschluss. Wenn ich das benutze Ziehen nach Option, um es unter zu verschieben Projektzusammenschluss, es wird immer noch im angezeigt Projekt ABC Etikette. Es erscheint jedoch nicht in Ihrem Posteingang.
Nachdem Sie die Verwendung von Labels verstanden haben, können Sie Ihren Google Mail-Posteingang besser organisieren, indem Sie die folgenden Funktionen integrieren:
Sie müssen nicht die fünf Standardregisterkarten in Ihrem Google Mail-Posteingang verwenden. Wenn Sie sie nicht mögen, können Sie sie deaktivieren. (Die einzige Registerkarte, die Sie nicht deaktivieren können, ist die Primär Tab.)
Um eine Registerkarte zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche die Einstellungen Symbol (es sieht aus wie ein Zahnrad) in der oberen rechten Ecke des Google Mail-Bildschirms. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Posteingang konfigurieren. Das Wählen Sie die zu aktivierenden Registerkarten aus Fenster zeigt.
Verwenden Sie die Wählen Sie die zu aktivierenden Registerkarten aus Fenster zum Aktivieren oder Deaktivieren von Registerkarten in Google Mail.Um eine Registerkarte zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Registerkarte, und klicken Sie auf sparen Taste. Für mich ist es sinnvoll, das Kontrollkästchen neben dem zu deaktivieren Foren Tab. Ich habe keine Forenbenachrichtigungen eingerichtet und diese Registerkarte ist immer leer.
Sei aber vorsichtig. Wenn Sie eine Registerkarte mit Meldungen deaktivieren, werden diese Meldungen in Ihrem angezeigt Posteingang unter dem Primär Tab.
Um eine deaktivierte Registerkarte zu aktivieren, kehren Sie zu der Registerkarte zurück Wählen Sie die zu aktivierenden Registerkarten aus Fenster und überprüfen Sie das Kontrollkästchen neben dem Tabulatornamen. Drücke den sparen Taste erneut.
Sie können auch verwenden das Wählen Sie die zu aktivierenden Registerkarten aus Fenster, um markierte Nachrichten in Ihrem anzuzeigen Posteingang unter dem Primär Tab. Dies kann dazu führen, dass Sie keine wichtige Nachricht verpassen, mit der Sie weitermachen möchten.
Um diese Funktion zu aktivieren, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Fügen Sie einen Stern in Primary ein Möglichkeit. Drücke den sparen Taste. Deaktivieren Sie die Funktion, indem Sie das Kontrollkästchen deaktivieren und auf klicken sparen Taste erneut.
Wie können Registerkarten beim Konfigurieren Ihres Google Mail-Posteingangs helfen??
Erstens können Sie alle Registerkarten deaktivieren, die Sie derzeit nicht verwenden, für einen weniger überladenen Posteingang. Einige Benutzer mögen die Registerkarten nicht und deaktivieren alle Registerkarten außer der Primär Tab.
Als nächstes können Sie die Markierte Nachrichten anzeigen Funktion zum Markieren von Nachrichten, mit denen Sie nachverfolgen möchten. Sobald die Funktion aktiviert ist, werden mit Sternchen versehene Nachrichten in Ihrem angezeigt Posteingang wo Sie weniger wahrscheinlich über sie vergessen werden.
Wenn Sie an einen Posteingang ohne Registerkarten gewöhnt sind, können Sie das verwenden Posteingangseinstellungen Bildschirm, um einen in Gmail einzurichten.
Vorsicht: Wenn Sie nicht an einen klassischen Posteingang gewöhnt sind, können Sie diesen Abschnitt überspringen.
Zugriff auf die Posteingangseinstellungen Starten Sie den Bildschirm von Google Mail aus. Drücke den die Einstellungen Symbol auf der rechten Seite. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen> Posteingang. Das Posteingangseinstellungen Bildschirm erscheint.
Verwenden Sie die Posteingangseinstellungen Bildschirm zum Aktivieren und Deaktivieren von Registerkarten in Google Mail.Wie Sie sehen, enthält die Standardeinstellung die fünf Standardregisterkarten.
Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Wort, um den Inbox-Typ umzustrukturieren Standard. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
Verwenden Sie dieses Dropdown-Menü, um die Standard-Google Mail-Posteingangskonfiguration zu ändern.Alle Optionen im Dropdown-Menü mit Ausnahme von Standard Entfernen Sie die fünf Standardregisterkarten.
In vielen klassischen Posteingängen werden ungelesene Nachrichten oben im Posteingang angezeigt. Wenn Sie dies wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ungelesen zuerst Option und klicken Sie auf die Änderungen speichern Taste.
Das Ungelesen Nachrichten werden in chronologischer Reihenfolge von der neuesten zur ältesten in Ihrem Posteingang angezeigt. Darunter befindet sich eine Inbox-Sektion Alles andere. Ihr E-Mail-Posteingang ist effektiv in zwei Abschnitte unterteilt.
Google Mail-Posteingang ist so konfiguriert, dass zuerst ungelesene Nachrichten angezeigt werden.Die anderen nicht standardmäßigen Optionen teilen auch Ihren Posteingang auf. Folgendes wird Ihnen bei jeder dieser Optionen angezeigt:
Wenn Sie sich entscheiden, zur Standardansicht von Google Mail zurückzukehren, wählen Sie Standard aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern Taste.
Wenn Sie sich von den Standardeinstellungen für den Posteingang entfernen, können Sie den Posteingang effizienter verwenden, insbesondere wenn Sie normalerweise keine Nachrichten erhalten, die unter eine der Standardregisterkarten passen.
Da alle Nachrichten, die Sie nicht unter einem Label verschoben haben, in Ihrem Posteingang sichtbar sind, können Sie durch das Neukonfigurieren der Einstellungen Nachrichten finden, die normalerweise versehentlich in einer der Registerkarten sortiert wurden.
Die Neukonfiguration Ihres Posteingangs ist wahrscheinlich nicht der beste Weg, um Ihre E-Mails zu organisieren, wenn Sie sich auf vielen Mailinglisten befinden, viele Benachrichtigungen in sozialen Medien erhalten oder viele Werbemails erhalten.
Eine Möglichkeit, Ihren E-Mail-Posteingang übersichtlich zu halten, besteht darin, alte Nachrichten zu archivieren. Folgendes sollten Sie über das Archivieren von Nachrichten in Google Mail wissen.
Das Archivieren einer Nachricht ist einfach. Starten Sie vom Hauptbildschirm von Google Mail aus. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Nachricht oder den Nachrichten, die Sie archivieren möchten.
Um eine Nachricht zu archivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Archiv Möglichkeit.Über den Meldungen wird ein Menü angezeigt. Drücke den Archiv Symbol (sieht aus wie eine Box). Die ausgewählte Nachricht wird archiviert.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine archivierte Nachricht zu finden:
Das Jegliche Post Beschriftung befindet sich normalerweise am Ende Ihrer Beschriftungsliste. So finden Sie Ihre archivierte Nachricht in der Jegliche Post Label, gehen Sie zum unteren Rand Ihrer Google Mail-Seitenleiste. Sie müssen möglicherweise klicken Mehr Es zu sehen. Klicken Jegliche Post. Blättern Sie durch die Nachrichten, bis Sie die gesuchte gefunden haben.
Wenn Sie versehentlich eine Nachricht archivieren, können Sie sie in Ihren Posteingang zurückschicken.
Öffne dein Jegliche Post Etikette. Suchen Sie die Nachrichten, die Sie in Ihren Posteingang zurückschicken möchten. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben jeder Nachricht. Drücke den In den Posteingang verschieben Symbol über den Nachrichten.
Verwenden Sie die In den Posteingang verschieben Schaltfläche zum Aufheben der Archivierung von Nachrichten.Wenn Sie sich ein Gespräch anschauen Jegliche Post nachdem Sie es in Ihr verschoben haben Posteingang, Beachten Sie, dass ein Posteingang Beschriftung (grau) wurde auf die Nachrichten angewendet.
Das Organisieren Ihres Posteingangs in Google Mail ist ein guter erster Schritt in Richtung einer besseren E-Mail-Produktivität. Es gibt jedoch noch weitere großartige E-Mail-Inbox-Techniken, die Sie schnell einsetzen können.
Wenn Sie Zeit brauchen, um zu lernen, wie Sie Ihre wichtigsten E-Mail-Nachrichten am besten im Blick behalten, dann Holen Sie sich das Inbox Zero Mastery eBook, das kostenlos heruntergeladen werden kann, wenn Sie Melden Sie sich für den Tuts + Business Newsletter an. Es enthält zahlreiche umsetzbare E-Mail-Strategien, mit denen Sie Ihren Posteingang leichter zähmen können.
Sie können Ihren Google Mail-Posteingang mithilfe von Registerkarten und Labels organisieren. Sie können Ihren Posteingang auch so konfigurieren, dass er für Sie am besten geeignet ist.
Als kleines Unternehmen, das Google Mail verwendet, ist es wichtig, dass Sie sowohl das Google Mail-System als auch Ihre eigenen E-Mail-Anforderungen kennen. Wenn Sie die Funktionsweise von Google Mail kennen, wissen Sie, wie Sie Google Mail so organisieren, dass es für Ihre Anforderungen am effizientesten ist.
Weitere hilfreiche Tutorials finden Sie in unserem Ultimate Beginner's Guide zur Verwendung von Google Mail.
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