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Den neuesten Statistiken, die in Mashable veröffentlicht wurden, werden täglich über 89 Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet. Nicht einmal die über 55 Milliarden persönlichen E-Mails, die täglich verschickt werden.
E-Mail ist ein wichtiger Teil unserer Geschäftstätigkeit und unseres Lebens. Nur wenige Menschen wissen jedoch, wie Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail richtig beginnen und beenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie eine professionelle Geschäfts-E-Mail am besten starten und beenden. Ich erkläre auch den E-Mail-Stil und bespreche, wie wichtig es ist, Ihre Zielgruppe zu identifizieren.
E-Mail-Schreiben (Grafikquelle) Bevor Sie in diesen Beitrag springen, sollten Sie sich mit unserem neuen E-Book über professionelle E-Mail-Strategien informieren, Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery (jetzt kostenlos herunterladen):
Bevor Sie einen effektiven Start und ein Ende Ihrer E-Mail schreiben können, müssen Sie die Zielgruppe für Ihre E-Mail festlegen. Eine Zielgruppe ist der, den Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten. Es kann sich um eine bestimmte Person oder eine Gruppe von Personen handeln.
Beispielsweise hat ein Webentwickler, der eine geschäftliche E-Mail an ein Unternehmen schreibt, um zu sehen, ob er Web-Entwicklungsarbeit benötigt, eine Zielgruppe des Einstellungsmanagers. Im Gegensatz dazu hat eine E-Mail an Ihren Freund, um zu sehen, ob es für einen Webentwickler in dem Unternehmen, in dem er arbeitet, offene Stellen gibt, eine Zielgruppe Ihres Freundes.
Es ist wichtig zu wissen, wen Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten. Ihre Zielgruppe beeinflusst Ihren E-Mail-Schreibstil, einschließlich des Anfangs und Endes Ihrer E-Mail. Hier sind die zwei häufigsten Unterschiede bei der E-Mail-Zielgruppe:
Es ist eine gute Idee, so viel wie möglich über Ihre Zielgruppe zu lernen. Falls möglich, richten Sie Ihre E-Mail-Adresse an eine Ihnen bekannte Person innerhalb der Geschäftsorganisation, an die Sie schreiben.
Wenn Sie niemanden in der Organisation kennen, versuchen Sie, den Namen und den Titel der Person zu kennen, an die Sie schreiben, und verwenden Sie sie in der E-Mail. Menschen reagieren eher, wenn sie direkt angesprochen werden.
Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail an eine unbekannte Zielgruppe senden müssen. Sie können beispielsweise eine Anzeige für einen freiberuflichen Auftritt beantworten und die Anzeige enthält nicht den Namen einer Person. Trotz Ihrer besten Recherche über das Unternehmen können Sie nicht herausfinden, an wen Sie die E-Mail richten sollen. In diesen Fällen ist es normalerweise am besten, Ihre E-Mail mit einer generischen, aber freundlichen Öffnung wie "Hallo" zu beginnen.
Vermeiden Sie "To Wom It May Concern", das sich zu steif und formal anhört.
Ihr Publikum beeinflusst auch den Stil und den Ton Ihrer E-Mail. Eine professionelle geschäftliche E-Mail, die Sie an einen Freund senden, kann weniger förmlich und persönlicher sein als eine geschäftliche E-Mail, die Sie an jemanden senden, den Sie kaum kennen, oder jemand, den Sie noch nie getroffen haben.
Wenn möglich, adressieren Sie Ihre E-Mail an eine Einzelperson. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Gruppen-E-Mail senden müssen. Hier nur einige Beispiele:
Ich bin mir sicher, dass Sie sich weitere Beispiele vorstellen können, die sich auf Ihr eigenes Unternehmen beziehen.
Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe senden, sollten Sie sich die gemeinsamen Merkmale der Gruppe vorstellen. So können Sie entscheiden, wie Sie Ihre E-Mail adressieren und welchen Ton Sie verwenden möchten.
Eine E-Mail, die an eine Gruppe von Anwälten gesendet wird, wäre beispielsweise formeller als eine E-Mail, die an eine Gruppe von College-Studenten gesendet wurde.
Der Stil, den Sie zum Schreiben Ihrer E-Mail verwenden, wirkt sich auf die Wirksamkeit Ihrer E-Mail aus. Der Beginn und das Ende Ihrer E-Mail-Adresse hängt vom ausgewählten Stil ab.
Es gibt drei Dinge, die Sie über den E-Mail-Stil wissen müssen:
Lassen Sie uns einen Blick auf jedes E-Mail-Stilproblem werfen.
Vor Jahren wurden alle geschäftlichen E-Mails formell verschickt. Möglicherweise wurde Ihnen beigebracht, einen formalen Stil zu verwenden, um alle geschäftlichen E-Mails zu schreiben.
Das Hauptproblem bei vielen formalen E-Mail-Begrüßungen ist, dass sie steif klingen.
Achten Sie auf die Konventionen in der Organisation, in die Sie schreiben. Heutzutage bevorzugen viele Organisationen einen zwanglosen, informellen E-Mail-Stil, selbst für professionelle geschäftliche E-Mails.
Während ein formeller E-Mail-Stil für viele Unternehmen geeignet ist, bevorzugen einige Unternehmen einen weniger formalen Ton. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass es angemessen ist, in Ihrer E-Mail eine weniger formale Sprache zu verwenden:
Eines der größten Probleme bei E-Mails ist, dass der Empfänger Ihre Körpersprache nicht sehen kann. Dies kann zu Missverständnissen führen.
Zum Beispiel schrieb ich, was ich für professionelle E-Mails hielt. Nach der Ansprache des Empfängers bin ich genau auf den Punkt gekommen und habe nur das Thema angesprochen, das ich behandeln wollte. Ich war schockiert, als sich einer meiner Kunden zurückschrieb und mich fragte, warum ich in meinen E-Mails so unfreundlich sei. Ich musste die Art, wie ich E-Mails schrieb, überdenken.
Für E-Mails an diesen Kunden habe ich zu Beginn jeder E-Mail einen freundlicheren Satz hinzugefügt, z. B .:
Was zu einer positiven Resonanz führte. Denken Sie jedoch daran, dass Sie vermeiden sollten, Phrasen zu öffnen, die sich zu steif anfühlen, wie:
Ziel ist es, sich mit dem Empfänger zu verbinden, bevor Sie in das Thema Ihrer E-Mail einsteigen.
Wie starte ich eine Geschäfts-E-Mail? Ihr E-Mail-Anfang ist das erste, was ein Empfänger sieht. Ein guter Anfang bedeutet, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen. Ein schlechter E-Mail-Anfang könnte bedeuten, dass Ihre geschäftliche E-Mail direkt in den Papierkorb gelangt.
Hier sind die drei Elemente eines guten E-Mail-Anfangs:
Schauen wir uns jedes Element an.
Die meisten E-Mail-Empfänger scannen die Betreffzeilen in ihrem E-Mail-Postfach, um zu entscheiden, welche E-Mails wichtig sind und welche später bearbeitet oder gelöscht werden können. Wenn Sie möchten, dass Ihre geschäftlichen E-Mails gelesen werden, ist eine gute E-Mail-Betreffzeile unerlässlich.
David Masters hat einen guten Rat beim Erstellen von E-Mail-Betreffzeilen:
Masters weist darauf hin, dass gute E-Mail-Betreffzeilen für das Publikum relevant sind, wann immer dies möglich ist und personalisiert sind. Auch E-Mail-Betreffzeilen, die zu sehr versuchen, die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen, schlagen häufig fehl. Ausrufezeichen entsprechen nicht den höheren Öffnungsraten. Senden Sie niemals eine E-Mail mit einer leeren Betreffzeile. Viele E-Mail-Systeme sortieren Nachrichten mit leeren Zeilen in den Spam-Ordner.
Die Anrede einer E-Mail ist, an wen die E-Mail adressiert ist. In formelleren E-Mails wird häufig das Wort "Liebes" vorangestellt.
Einige Beispiele für offizielle Geschäftsemails sind:
"Sehr geehrter Herr" und "Sehr geehrte Damen und Herren", die allein verwendet werden, können beleidigend sein, wenn Sie nicht wissen, ob Sie einem Mann oder einer Frau schreiben. Versuchen Sie "Sehr geehrte Damen und Herren", wenn Sie diese Begrüßung verwenden möchten.
"Hallo" ist zwar weniger formell, aber es ist weniger wahrscheinlich, dass es eine Beleidigung darstellt, und es ist eine gute Möglichkeit, eine E-Mail zu starten, wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen.
Wenn Sie an jemanden schreiben, der sich entweder in einer Autoritätsposition befindet oder älter ist als Sie, beginnen Sie die E-Mail mit "Sehr geehrter Herr Jones", "Sehr geehrte Frau Lopez" oder "Sehr geehrter Herr Dr. Smith". Zum Beispiel wäre "Dear Dr. Smith" ein respektvoller Weg für einen Studenten, eine E-Mail an einen Hochschulprofessor zu senden. Vermeiden Sie die Verwendung von „Miss“ oder „Mrs.“, da der Familienstand normalerweise nicht relevant ist.
Überprüfen Sie bei der Verwendung des Vor- oder Nachnamens einer Person immer die Schreibweise des Namens. Ein falsch geschriebener Name hinterlässt einen schlechten Eindruck.
Wenn die Organisation weniger formale E-Mails fordert, kann es angebracht sein, eine E-Mail mit einem einfachen „Hallo“ zu beginnen. Wenn Sie den Vornamen der Person kennen, geben Sie sie an. Zum Beispiel "Hallo John".
Sei aber vorsichtig. Während informelle Begrüßungen als freundlicher empfunden werden, können Sie zu lässig sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie mit Ihrer E-Mail-Anrede etwas zu formal sein.
Es gibt so etwas wie zu informell mit einer geschäftlichen E-Mail. Die meisten Experten sind sich einig, dass Kurzmitteilungen für Kurzmitteilungen keine gute Möglichkeit sind, um eine geschäftliche E-Mail zu beginnen oder zu beenden. Beispiele für SMS-Begrüßungen, die Sie nicht in einer geschäftlichen E-Mail verwenden sollten:
Der erste Satz einer E-Mail bestimmt, ob der Empfänger weiterlesen wird. Ein guter erster Satz ist, wie man eine professionelle E-Mail startet. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie viele E-Mails ich gelöscht habe, da mir in der ersten Zeile mitgeteilt wurde, dass die Person kein Geschäft hatte.
Hier einige Beispiele für fehlerhafte Eröffnungszeilen und deren Behebung:
Wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie nicht kennen, aber eine Verbindung haben, beziehen Sie sich auf diese Verbindung. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich habe Ihre Präsentation über die Benutzerfreundlichkeit beim Treffen [Name der Organisation] des letzten Monats genossen“ oder „Ich habe Ihren letzten Artikel zu [Thema] in der XYZ-Veröffentlichung gelesen.“
Vorsicht, tun Sie nicht so, als gäbe es eine Verbindung, wenn es keine gibt. Wenn Sie an der Präsentation des Empfängers nicht teilgenommen haben oder deren Artikel nicht gelesen haben, ist es für ihn leicht zu entdecken. Als Verfasser bekomme ich oft E-Mails von Leuten, die meinen Artikel gelesen haben, aber bei weiteren Diskussionen wird deutlich, dass sie sich nur die Schlagzeile angesehen haben.
Haben Sie jemals das Ende einer E-Mail erreicht und sich nicht sicher, wie Sie sie beenden sollen? Du bist nicht allein. Das Schließen einer E-Mail ist ebenfalls wichtig. Dies ist einer der Gründe, warum Envato Market Dutzende von professionellen E-Mail-Signaturvorlagen besitzt, die alle Elemente eines guten E-Mail-Endes enthalten. Hier ist ein Beispieldesign aus der schwarzen E-Mail-Signaturvorlage:
Schwarze E-Mail-Signaturvorlage. Enthält 30 Layoutvarianten mit HTML- und Photoshop-Dateien.Ich erinnere mich, dass ich vor ein paar Jahren von einem Kunden überrascht wurde, der mir seine E-Mail mit den Worten „Love Ya“ zugesandt hatte. Ich hatte gerade einen riesigen Eiljob für ihn beendet, aber ich kannte ihn eigentlich nicht gut. Es stellte sich heraus, dass er nur dankbar war, dass ich so kurzfristig einen so großen Job erledigen konnte, aber sein zu vertrautes Ende machte mich damals etwas unbehaglich.
Hier sind die Elemente der richtigen Methode zum Schließen einer E-Mail:
Wie beim Eröffnungsabschnitt der E-Mail sind die Bedingungen für Kurzmitteilungen in geschäftlichen E-Mails nicht zulässig. Hier einige Beispiele für zu vermeidende Schließungen:
Nutzen Sie Ihr E-Mail-Lernen weiter, damit Sie nicht nur besser schreiben können, sondern auch Ihren E-Mail-Posteingang organisieren und produktiv sein können. Zeitnahe Antworten und die Kontrolle über die Menge an E-Mails, die Sie erhalten, sind ebenso wichtig wie effektive E-Mail-Schreibtechniken.
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Sie können effektive geschäftliche E-Mail-Starts und Endings erstellen. Um zusammenzufassen, was wir in diesem Lernprogramm gelernt haben, beginnen und beenden Sie Ihre geschäftlichen E-Mails mit:
Erfahren Sie mehr über das Verfassen professioneller E-Mails in diesem umfassenden Tutorial:
Weitere Informationen finden Sie in unserem Lernhandbuch (Reihe von Lernprogrammen): Schreiben von effektiven Geschäfts-E-Mails.
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