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Follow-up-E-Mails können eine der schwierigsten Arten von E-Mails zum Schreiben sein. Dies gilt doppelt, wenn Sie nach einer Antwort eine Folge-E-Mail senden müssen.
Wenn Sie nur zögerlich eine E-Mail senden, sind Sie nicht alleine. Viele Leute zögern, Follow-up-E-Mails zu senden, weil sie sich Sorgen machen, ob sie den Empfänger abhören. Eine gute Folge-E-Mail kann jedoch den Unterschied zwischen der Geschäftsabwicklung mit einem Kunden und der Nichtabwicklung bedeuten.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Folge-E-Mail schreiben. Wir werden auch einige häufig gestellte Fragen beantworten, z. B. wann Sie eine Folge-E-Mail senden und wie lange Sie warten sollten, bevor Sie sie senden. Wir werden auch eine Beispiel-E-Mail zur Verfügung stellen.
Keine Antwort erhalten? Sind Sie bereit, eine Folge-E-Mail zu schreiben? (grafische Quelle) Einige Nachrichten sind so wichtig, dass Sie sicherstellen müssen, dass sie nicht übersehen werden. Für diese Nachrichten empfiehlt es sich, eine Folgemeldung zu senden.
Hier sind einige Situationen, in denen Sie möglicherweise eine E-Mail nachverfolgen müssen:
Ich bin sicher, dass Sie sich viele andere Situationen vorstellen können, in denen Sie nach dem Senden einer Nachricht nachgehen sollten.
Wenn Sie zögern, eine unbeantwortete E-Mail zu beantworten, weil Sie sich Sorgen machen, den Empfänger zu belästigen, sind Sie nicht alleine. Dieselbe Furcht hält viele Leute davon ab, ihre unbeantworteten Botschaften zu verfolgen.
Wenn die ursprüngliche E-Mail jedoch wichtig war, ist sie wahrscheinlich immer noch wichtig. Sie sollten Ihre wichtigen E-Mails ohne Antworten verfolgen.
Hinweis: Wenn Sie einen echten Notfall haben, der sofort angesprochen werden muss, ist E-Mail normalerweise nicht die beste Möglichkeit, jemanden zu kontaktieren. Sie werden weitaus mehr Erfolg haben, wenn Sie einen Anruf tätigen oder persönlich sehen (wenn sie sich in der Nähe befinden)..
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Sie auf eine E-Mail keine Antwort verpassen, wenn Ihr Posteingang voller Nachrichten ist. Vergewissern Sie sich, dass dies nicht passiert, indem Sie Ihren Posteingang störungsfrei halten.
So erfahren Sie, wie Sie einen unkomplizierten E-Mail-Posteingang erhalten und aufbewahren können, Laden Sie eine Kopie unseres kostenlosen eBooks herunter: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Sie erfahren, wie Sie E-Mails von Ihrem Posteingang fernhalten, damit Sie diese wichtigen Nachrichten nicht verpassen.
Vergessen Sie auch nicht, Ihre Spam- und Papierkorbordner zu überprüfen. Manchmal landen wichtige E-Mails versehentlich an einem dieser beiden Orte.
Wenn Sie mit vielen Kontakten zu tun haben, bietet dieses Lernprogramm Möglichkeiten, um herauszufinden, ob eine E-Mail gelesen wurde:
Wie lange sollten Sie auf eine Antwort auf eine E-Mail warten, bevor Sie eine Folge-E-Mail senden? Selbst Experten sind sich nicht immer auf die genauen Zeitfenster einig. Außerdem kann der Zeitrahmen je nach Situation, Unternehmen, Branche und zahlreichen anderen Faktoren variieren.
Hier sind jedoch einige allgemeine Richtlinien für übliche Arten von E-Mails:
Wie ich bereits erwähnt habe, handelt es sich hierbei um allgemeine Richtlinien. Ihre spezifischen Umstände können unterschiedlich sein. Achten Sie natürlich genau auf die Anweisungen, die Sie erhalten.
Wenn Sie zum Beispiel interviewt werden und der Personalvermittler sagt: "Ich sollte morgen etwas wissen, rufen Sie mich an." Dann machen Sie es. Normalerweise können Sie jedoch auch eine Danke-E-Mail senden.
In einigen Fällen, zum Beispiel wenn Sie einen Lebenslauf oder eine Bewerbung verfolgen, sind sich die meisten Personalfachleute einig: Eine Folge-E-Mail ist normalerweise ausreichend. Wenn Sie danach nicht mehr von der Firma hören, sind sie wahrscheinlich nicht interessiert. Viele Personalfachleute sind mit Bewerbungen überschwemmt und können ärgerlich sein, wenn Sie sie Woche für Woche über denselben Job kontaktieren.
Wenn Sie mit vielen Leuten weitermachen, halten Sie Aufzeichnungen. Dies ist für Vertriebsmitarbeiter unerlässlich, kann aber auch für andere wichtig sein. Wenn Sie zum Beispiel viele Lebensläufe versenden, können Sie leicht vergessen, ob Sie ein Unternehmen kontaktiert haben.
Wenn Sie nur ein paar E-Mails zur Nachverfolgung haben, reicht eine Tabelle aus. Erstellen Sie eine Spalte für jedes der folgenden Elemente:
Wenn Sie eine sehr große Liste von Kontakten haben, sagen Sie, Sie sind im Verkauf, benötigen Sie möglicherweise ein leistungsfähigeres Werkzeug. Erwägen Sie, Customer Relationship Management (CRM) -Software zu installieren. Ein gutes CRM-Tool schützt nicht nur Ihre Kontaktdatensätze, sondern fordert Sie sogar dazu auf, Ihre Leads regelmäßig zu überprüfen.
Wichtig: Wenn jemand darum bittet, von Ihrer Kontaktliste entfernt zu werden, respektieren Sie deren Wünsche. Verfolge sie nicht noch einmal.
Wenn Ihre Folgemaßnahmen fehlschlagen, denken Sie daran, dass E-Mail nicht die einzige Möglichkeit ist, um mit Personen in Kontakt zu treten. Manche Leute sind so beschäftigt, dass sie ihre E-Mails nicht oft abrufen. Oder sie lassen einen Assistenten ihre Nachrichten überprüfen.
Wenn Ihre Nachricht wichtig ist, haben Sie keine Angst, telefonisch nachzufragen. Es wird auch immer häufiger, SMS für die Geschäftskommunikation zu verwenden.
Sie haben festgestellt, dass Sie wirklich eine Folge-E-Mail schreiben müssen. Damit es effektiv ist, stellen Sie sicher, dass es professionell ist. Eine gute professionelle E-Mail sollte sein:
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Elemente einer guten Geschäfts-E-Mail enthalten. In diesem Lernprogramm wird das richtige E-Mail-Format für Geschäftszwecke erläutert:
Vergiss nicht, dass auch deine Betreffzeile wichtig ist. Vermeiden Sie vage Betreffzeilen wie:
Wichtige Mitteilung
Oder
Nur weiter verfolgen
Eine bessere Betreffzeile enthält weitere Details:
Treffen der Webdesign-Gruppe, 22. Februar, wir brauchen Ihr RSVP
Oder
Gehen Sie zur Februar-Webgruppensitzung?
Die E-Mail mit dieser Betreffzeile wurde an Gruppenmitglieder gesendet, die auf eine frühere E-Mail, die das Web Design Group-Meeting ankündigte, nicht geantwortet haben. Die Nachricht erinnert den Leser an das ursprüngliche Meeting und fragt nach dem RSVP.
Wichtig: Senden Sie die Erinnerungs-E-Mail nicht an die Gruppenmitglieder, die auf die Besprechungsbenachrichtigung geantwortet haben.
Vergessen Sie nicht, dass das Öffnen und Schließen Ihrer E-Mail ebenfalls wichtig ist. Hier ist ein Tutorial, das sich ausführlich mit E-Mail-Eröffnungen und Schließungen befasst:
Es ist möglich, dass Ihre E-Mail nicht beantwortet wurde, da sie nicht als wichtig eingestuft wurde. Lesen Sie dieses Tutorial, um zu erfahren, wie Sie Ihre Leser dazu bringen können, zu antworten:
Wenn Sie nach einem Interview eine Dankes-E-Mail schreiben müssen, finden Sie hier weitere Anleitungen und ein Beispiel für eine E-Mail:
Als Nächstes wollen wir uns eine Beispiel-E-Mail ansehen.
Dieses Beispiel einer Folge-E-Mail wurde gesendet, um die Mitglieder einer Designgruppe daran zu erinnern, dass sie für das nächste Gruppentreffen eine RSVP-Bestätigung benötigen.
Die E-Mail sieht folgendermaßen aus:
Gegenstand: Gehen Sie zur Februar-Webdesign-Gruppensitzung?
liebes Mitglied,
Wir haben Ihr RSVP für unser nächstes Webdesign Group-Dinner-Meeting noch nicht erhalten, und der Termin nähert sich dem Ende. Wenn Sie kommen, senden Sie Ihre Essenswünsche an: [email protected]. Wir müssen wissen, wer vor dem 15. Februar kommt.
Falls Sie unsere letzte E-Mail verpasst haben, wird das Treffen dieses Monats am 22. Februar von 6.30 bis 21.30 Uhr stattfinden. im Auditorium der Stadt, 9876 Any Road, AnyTown.
Unser Thema in diesem Monat ist die Zukunft des Webdesigns. Unser Sprecher ist Jane Jones, CEO von Anytown Consulting.
ich hoffe dich dort zu sehen.
Mit freundlichen Grüßen,
Ashton Chang
Präsident
Web Design Group
Beachten Sie, dass die Folge-E-Mail an "Sehr geehrtes Mitglied" gerichtet ist. Obwohl es in der Regel effektiver ist, eine E-Mail an eine Einzelperson zu richten, handelt es sich hierbei um eine Folgemitteilung zu einer E-Mail-Besprechungsbenachrichtigung für Gruppen. In diesem Fall kann der Ausdruck "Sehr geehrtes Mitglied" verwendet werden.
Beachten Sie auch, dass die Folge-E-Mail direkt ist. Es geht direkt zur Sache und überprüft dann die frühere E-Mail, falls der Empfänger diese nicht erhalten hat. Am wichtigsten ist jedoch, dass der Leser eine Antwortfrist erhält.
Schließlich schließt es mit einer professionellen Signatur. Weitere Tipps zum Schreiben effektiver E-Mails finden Sie in diesem Tutorial:
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Sie haben gerade gelernt, wie Sie eine unbeantwortete E-Mail bearbeiten. Sie haben auch einige hilfreiche E-Mail-Folgemaßnahmen gelernt. Wir haben sogar eine Beispiel-E-Mail zur Nachverfolgung bereitgestellt, die Sie als Leitfaden verwenden können, wenn Sie Ihre eigene E-Mail schreiben.
Sie sollten jetzt bereit sein, eigene Folge-E-Mails zu senden. Viel Glück!
Accentsconagua