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Braucht Ihr kleines Unternehmen ein Mitarbeiterhandbuch??
Für viele Unternehmer mag ein Mitarbeiterhandbuch wie eine Art bürokratischer Bürokratie klingen, um die sich nur große Unternehmen sorgen müssen. Und manche wissen vielleicht nicht, was es ist oder haben sogar darüber nachgedacht. Wenn Sie jedoch anfangen, mehr als eine Handvoll Mitarbeiter zu beschäftigen, kann ein Handbuch sehr wertvoll sein.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch schreiben. Finden Sie heraus, was ein Mitarbeiterhandbuch genau ist, warum es für Ihr kleines Unternehmen erforderlich ist und was darin enthalten sein sollte. Wir werden uns auch einige nützliche Vorlagen und Beispiele ansehen, die Ihnen dabei helfen, Ihr eigenes kleines Mitarbeiterhandbuch zu erstellen.
Sind Sie bereit, Ihr Mitarbeiterhandbuch für kleine Unternehmen zu schreiben? (Fotoquelle)Ein Mitarbeiterhandbuch, das manchmal auch als Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien- und Verfahrenshandbuch bezeichnet wird, ist ein Dokument, das Ihren Mitarbeitern mitteilt, was zu erwarten ist, wenn sie für Sie arbeiten.
Obwohl es sich häufig um praktische Details wie Urlaubszeit, Leistungen, Disziplinarverfahren usw. handelt, kann es auch ein guter Ort sein, um Ihre Mitarbeiter auf andere Weise in das Unternehmen einzuführen. Sie können die Werte Ihres Unternehmens und die Art Ihres Arbeitsplatzes erläutern. Sie können den Mitarbeitern mitteilen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Probleme haben. Es gibt noch eine Menge mehr, die Sie behandeln können - wir werden später im Tutorial auf den Inhalt näher eingehen.
Es gibt kein festes Format für das Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs. Dies ist Ihr Dokument, und Sie können wählen, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten. In der Tat können Ton und Format, die Sie verwenden, selbst etwas über die Werte Ihres Unternehmens vermitteln. Das Handbuch kann spielerisch oder formell, zeitgemäß oder traditionell, grafisch oder textlastig sein. Wir werden uns später im Tutorial auch mit einigen Beispielen und Vorlagen befassen, damit Sie sehen können, wie andere Unternehmen damit umgegangen sind.
Traditionell war es ein gedrucktes Buch, und viele Unternehmen verwenden dieses Format immer noch. Sie können es aber auch in digitaler Form zur Verfügung stellen, z. B. im Intranet eines Unternehmens oder auf einem gemeinsam genutzten Dateiserver. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter häufig aus der Ferne reisen oder arbeiten - dann können sie von überall darauf zugreifen.
Der grundlegende Zweck eines Mitarbeiterhandbuchs besteht darin, Erwartungen zu setzen. So können Ihre Mitarbeiter wissen, welche Vorteile und Unterstützung sie von Ihnen erwarten können und welche Standards, Arbeit und Verhalten Sie von ihnen erwarten. Es sorgt auf beiden Seiten für Klarheit.
Wenn Sie gerade erst anfangen und nur ein oder zwei Mitarbeiter haben, benötigen Sie möglicherweise noch kein Mitarbeiterhandbuch. Die informelle Kommunikation funktioniert auf dieser Skala möglicherweise einwandfrei. Wenn Sie jedoch mit der Erweiterung beginnen, werden Sie wirklich die Vorteile dieser klaren Dokumentation erkennen. Einige dieser Vorteile werden im nächsten Abschnitt beschrieben.
Wenn Sie nicht überzeugt sind, ob in Ihrem Unternehmen ein Handbuch oder Handbuch benötigt wird, lesen Sie diesen Abschnitt, um einige der Vorteile zu entdecken.
Der wichtigste Punkt eines Mitarbeiterhandbuchs besteht darin, alles zu dokumentieren, was ein Mitarbeiter für seine Arbeit wissen muss. Aber manchmal hilft das Dokumentieren all dieser Dinge, bessere Möglichkeiten zu finden.
Sie können den Abschnitt über die Anwesenheitsrichtlinien aufschreiben, zum Beispiel, wenn Sie feststellen, dass es für einige Jobfunktionen unwichtig ist, wenn jemand zu spät kommt, solange er die Arbeit erledigt (während für andere andere Aufgaben erledigt werden) Zeit kann sehr wichtig sein). Sie haben also eine flexiblere Formel als zuvor.
Sie wissen wahrscheinlich, wie es ist, einen neuen Job zu beginnen. So viele neue Gesichter, ein ungewohntes Büro, andere Prozesse und Fachjargon als bei Ihrem alten Job. Normalerweise haben Sie tausend Fragen, die Sie stellen müssen, und Sie haben ein schlechtes Gewissen, sie zu stellen, weil jeder in seiner Umgebung so beschäftigt ist mit seiner eigenen Arbeit.
Ein gut geschriebenes Mitarbeiterhandbuch ist ideal, um neuen Mitarbeitern zu helfen, schneller auf die Beine zu kommen. Sie lesen zwar nicht den gesamten Buchdeckel von Anfang bis Ende, können sie jedoch als schnelle Referenz verwenden, um viele ihrer Fragen leicht zu beantworten.
Wenn Sie kein Mitarbeiterhandbuch haben, erwarten Sie ständige Fragen - nicht nur von neuen Mitarbeitern, sondern auch von bestehenden. Wie viele Ferientage bekommen wir? Für welche nationalen Feiertage werden wir bezahlt? Welche Regeln gelten für Interessenkonflikte oder die Arbeit an anderen Orten??
Es gibt viele Dinge am Arbeitsplatz, die Verwirrung stiften können, und Sie könnten am Ende viel Zeit damit verbringen, dieselben Fragen zu stellen - oder, schlimmer noch, dass Mitarbeiter die falschen Richtlinien befolgen, weil sie nicht gefragt haben.
Manchmal haben Unternehmen ihre Richtlinien dokumentiert, jedoch in fragmentierter Form. Einige Dinge werden im Intranet aufgezeichnet, jedoch an verschiedenen Orten, während andere nur per E-Mail übermittelt wurden. Wenn Mitarbeiter etwas nachschlagen müssen, müssen sie sich auf eine aufwendige Schatzsuche begeben.
Dies kann für Ihre Mitarbeiter irritierend sein und ist offensichtlich keine effiziente Arbeitsweise. Ein Mitarbeiterhandbuch fasst alles an einem Ort zusammen, sodass Informationen schnell und einfach gefunden werden können.
Es ist zwar leicht, sich in die Grundsätze und Verfahren einzuarbeiten, aber ein Mitarbeiterhandbuch ist auch Ihre Chance, die Geschichte Ihres Unternehmens zu erzählen und Ihre Mitarbeiter auf ihre Werte auszurichten. Warum existiert Ihre Firma? Woran arbeiten Sie alle? Wie stehen Sie zu Themen wie Vielfalt und sozialer Verantwortung? Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu motivieren und sicherzustellen, dass alle die gleichen Werte über die Werte des Unternehmens haben.
Ich habe im ersten Abschnitt erwähnt, dass es das grundlegende Ziel des Mitarbeiterhandbuchs ist, auf beiden Seiten klare Erwartungen zu setzen. Diese Klarheit kann Sie auch rechtlich schützen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen einen Ihrer Mitarbeiter feuern, weil er nicht anwesend ist oder einen Kollegen belästigt. Der Angestellte könnte versuchen, Sie wegen unfairer Kündigung zu verklagen, und behauptet, es sei ihnen nie klargestellt worden, dass diese Dinge Anlass für eine Entlassung waren. Wenn Sie diese Richtlinien in Ihrem Handbuch festgelegt und dokumentiert haben, dass alle Mitarbeiter Kopien davon erhalten, haben Sie eine stärkere Verteidigung.
Wie bereits erwähnt, ist kein Format für das Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs erforderlich. Es gibt jedoch einige allgemeine Abschnitte, die in vielen Unternehmen und kleinen Unternehmen enthalten sind. In diesem Abschnitt werden wir uns diese Abschnitte ansehen und was Sie eventuell hinzufügen möchten. Denken Sie jedoch daran, dass Sie das Dokument jederzeit hinzufügen oder anpassen können, um die wichtigsten Informationen für Ihr Unternehmen abzudecken.
Wichtige Notiz: In einigen Ländern gibt es Arbeitsgesetze, die bestimmte Dinge vorschreiben, die Sie in die Mitarbeiterhandbücher aufnehmen müssen. Envato Tuts + hat ein weltweites Publikum, daher können wir hier nicht alle lokalen Unterschiede abdecken. Informieren Sie sich unbedingt über die örtlichen Bestimmungen, die möglicherweise zutreffen. Es ist auch eine gute Idee, ein Mitarbeiterhandbuch von einem Anwalt überprüfen zu lassen, damit Sie sicher sind, dass Sie alle relevanten Gesetze einhalten und sich nicht für zukünftige Rechtsstreitigkeiten anfällig machen.
OK, lassen Sie uns nun die allgemeinen Abschnitte betrachten, die in einem Mitarbeiterhandbuch für kleine Unternehmen enthalten sind.
Mitarbeiterhandbücher beginnen häufig mit einer allgemeinen Einführung und einem Überblick über das Unternehmen. Sie könnten eine kurze Geschichte des Unternehmens, eine Zeitleiste der wichtigsten Ereignisse und eine Aussage über wichtige Werte und Ziele enthalten.
Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Arbeit, und ihre Sicherheit ist das Wichtigste. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was Sie bei Notfällen oder bei einem Arbeitsunfall tun müssen, wie Sie auf Erste Hilfe, Brandschutzmaßnahmen usw. zugreifen können.
Dies ist Ihre Gelegenheit, um Ihr Engagement für Chancengleichheit am Arbeitsplatz zu zeigen und zu sagen, dass Sie Diskriminierung oder Belästigung aufgrund von Alter, Rasse, Religion, Geschlecht oder sexueller Orientierung, Behinderung usw. nicht tolerieren.
Sie können auch weitere Details dazu geben, was Diskriminierung und Belästigung bedeutet, so dass die Betroffenen sich darüber im Klaren sind, was abgedeckt ist, und den Mitarbeitern ein Verfahren geben, dem sie folgen können, wenn sie glauben, dass sie am Arbeitsplatz belästigt oder diskriminiert werden. Weitere Informationen zur Vielfalt finden Sie in unserer Serie zur Vielfalt am Arbeitsplatz.
Geben Sie an, wann und wie die Mitarbeiter mit einer Zahlung rechnen können, wie Steuern und andere Abzüge vorgenommen werden und ob sie für Überstunden in Frage kommen (wenn einige Mitarbeiter Überstunden erhalten und andere nicht oder wenn nicht) Vollzeit und andere in Teilzeit sind, machen diese Klassifizierungen sehr klar). Sie können auch Details zu anderen Arten von Vergütungen wie Boni und Aktienoptionen angeben, falls zutreffend.
Geben Sie dann alle von Ihrem Unternehmen angebotenen Leistungen wie Krankenversicherung, Rente usw. an. Sie können hier auch Einzelheiten zu den Bestimmungen zum bezahlten Urlaub angeben, z. B. Elternurlaub, Krankheitsurlaub, Urlaubsgeld usw. Weitere Informationen zu den Vorteilen finden Sie im vorherigen Lernprogramm dieser Serie:
Welchen Anspruch erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern? Hier können Sie alles festlegen, von der Kleiderordnung bis zur erwarteten Anwesenheits- und Pünktlichkeitsstufe. Sie könnten sich auch mit Dingen wie der Nutzung des Internets und der sozialen Medien befassen, wenn Sie dies einschränken möchten.
Es liegt jedoch an Ihnen, in wie viele Details Sie eingehen. Einige Unternehmen ziehen es vor, hier keine strafrechtlich klingenden Regeln vorzulegen, sondern geben allgemeine Richtlinien vor und lassen die Mitarbeiter nach eigenem Ermessen entscheiden. Sie werden später einige Beispiele sehen. Es gibt jedoch möglicherweise noch einige Dinge, die Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch für kleine Unternehmen genau und klar angeben müssen, z. B. die Notwendigkeit, die Unternehmens- und Kundendaten vertraulich zu behandeln.
Geben Sie den Mitarbeitern eine klare Vorstellung davon, was Disziplinarverfahren ist und welche Maßnahmen ergriffen werden. Lassen Sie sie auch wissen, was sie tun können, wenn sie sich ungerecht behandelt fühlen. Dann können Sie die Richtlinie festlegen, was im Falle einer Kündigung geschehen soll.
Denken Sie daran, dass Disziplinarverfahren, die Sie in diesem Abschnitt darlegen, verbindlich sein können. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie sich für alles engagieren, was Sie nicht in jedem einzelnen Fall befolgen möchten. Wenn Sie beispielsweise im Handbuch angeben, dass Sie eine Reihe von mündlichen und schriftlichen Warnungen zu Disziplinarangelegenheiten geben, können Sie in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie später einen Mitarbeiter entlassen, ohne all diese Warnungen abgegeben zu haben.
Es ist wichtig zu dokumentieren, dass jeder Mitarbeiter eine Kopie des Handbuchs erhalten hat. So muss jeder Mitarbeiter eine Empfangsbestätigung des Handbuchs unterschreiben. Diese ist in der Regel am Ende des Handbuchs enthalten, damit der Mitarbeiter ihn unterschreiben und trennen kann, sodass Sie die Kopie in seiner Personalakte aufbewahren können. Für den Fall, dass es später zu Auseinandersetzungen kommt, können die Leute nicht behaupten, dass sie die Richtlinien nicht kennen.
Wenn Sie von einem Rechtsanwalt Ihr Mitarbeiterhandbuch durchgesehen haben, kann es sein, dass er Sie dazu auffordert, zusätzliche Formulierungen hinzuzufügen, zum Beispiel, dass das Handbuch ein Leitfaden und kein Vertrag ist und die zukünftige Beschäftigung nicht garantiert wird. Die Formulierung hängt davon ab, wo Sie sich befinden und in welcher Situation Sie sich befinden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine individuelle Rechtsberatung in Anspruch nehmen.
Obwohl ein Mitarbeiterhandbuch ein individuelles Dokument für jedes Unternehmen ist, das Sie wahrscheinlich selbst erstellen möchten, kann es sicherlich hilfreich sein, mit einer Vorlage zu beginnen, aus der Sie arbeiten können. In diesem Abschnitt werde ich auf einige nützliche Ressourcen für Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher verweisen. Wir werden uns auch einige Beispiele aus der Praxis ansehen. Diese können Ihnen beim Schreiben Ihres eigenen Kleinbetriebs oder Mitarbeiterhandbuchs helfen.
Es gibt einige Websites, auf denen Sie Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher finden können. Zum Beispiel stellt Human Resource Solutions in Großbritannien auf seiner Website eine kostenlose Vorlage für Mitarbeiterhandbücher bereit. Das Dokument ist 40 Seiten lang und sehr detailliert, daher wäre es ein guter Ausgangspunkt, um ein eigenes Dokument zu erstellen.
Probieren Sie dieses webbasierte Tool aus, das von Rocket Lawyer bereitgestellt wird. Anstatt eine Vorlage bereitzustellen, können Sie Ihr eigenes Dokument online erstellen, indem Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen und den Richtlinien angeben, die Sie einschließen möchten. Sie müssen sich für eine kostenlose Testversion der Mitgliedschaft bei Rocket Lawyer registrieren, um auf das Endergebnis zugreifen zu können.
Es gibt viele weitere Vorlagen und Dokumentersteller. Probieren Sie beispielsweise FitSmallBusiness oder FormSwift aus. Denken Sie jedoch daran, dass einige der Vorlagen, die Sie online finden, auf die Regeln in bestimmten Ländern zugeschnitten sind. Daher müssen Sie sie möglicherweise ändern und / oder einen Rechtsbeistand einholen, wenn Sie anderswo ansässig sind.
Denken Sie auch daran, dass je mehr Personalisierung Sie durchführen können, desto besser. Verwenden Sie die Vorlagen als Ausgangspunkt, nicht als Fertigprodukt. Wie Sie gleich sehen werden, kann ein wirklich persönliches Handbuch eine sehr effektive Art der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern sein.
Schauen wir uns nun einige echte Handbücher von echten Unternehmen an. Sehen Sie sich zunächst das Mitarbeiterhandbuch für die Rock Spring Farm an, das freundlicherweise von Practical Farmers of Iowa zur Verfügung gestellt wurde. Es ist ein einfaches Handbuch für kleine Unternehmen, das ein wenig über das Unternehmen erklärt und dann viele der gerade besprochenen Abschnitte durchläuft. Es ist nur 12 Seiten lang und gut lesbar, und es gibt auch ein paar nette persönliche Berührungen - schauen Sie sich die Seite "Team Secrets" am Ende an.
Einige Unternehmen gehen auch etwas weiter. Dieser Artikel von Nasdaq enthält einige coole Beispiele, die als Inspiration dienen sollen.
Zum Beispiel enthält das Handbuch für Videospielentwickler Valve Corporation den besten Untertitel, den es je gab:
"Ein furchtloses Abenteuer, wenn man weiß, was zu tun ist, wenn niemand da ist, um dir zu sagen, was zu tun ist"
Dann geht es in einem wunderbar gesprächigen Ton weiter, um Sie durch die Arbeit bei Valve zu führen. Es gibt hier einige Richtlinien und Verfahren, aber es fühlt sich wirklich nicht an, als würden Sie ein Richtliniendokument lesen. Es fühlt sich an, als würden Sie eine freundliche Einführung in einen Ort bekommen, an dem es Spaß macht, an ihm zu arbeiten.
Mitarbeiterhandbuch der Valve Corporation.Finanz-Website Der Motley-Fool hingegen bietet interaktive, webbasierte „Fool-Regeln“, eine Art Diashow, in der Sie Videos anzeigen, weitere Informationen in bestimmten Bereichen anzeigen können usw. Auch hier geht es um dieselben Themen wie ein traditionelles Handbuch, jedoch auf eine kreativere Art und Weise, wobei der Schwerpunkt auf den Unternehmenswerten liegt.
Motley Fool Online-Mitarbeiterhandbuch.In diesem Lernprogramm haben Sie alles über die Handbücher für kleine Unternehmen gelernt. Sie haben gesehen, was sie sind und welche Vorteile sie haben. Sie haben einige allgemeine Arten von Informationen kennen gelernt, die Unternehmen in ihren Mitarbeiterhandbüchern enthalten. Außerdem haben Sie einige Beispiele aus der Praxis von Mitarbeiterhandbüchern sowie einige Vorlagen gesehen, mit deren Hilfe Sie Ihre eigenen erstellen können.
Sie sind jetzt in der besten Verfassung, um ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr eigenes Unternehmen zu schreiben. Wenn Sie dieses Tutorial als hilfreich empfunden haben, sollten Sie sich auch einige andere aus dieser Serie ansehen, in denen wir die HR-Funktionen für kleine Unternehmen ausführlich behandeln. Im letzten Tutorial haben wir uns das Entgelt und die Vorteile angesehen, und im nächsten haben wir Training und Entwicklung in Angriff genommen.
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