Wenn das Projekt vorbei ist - Organisiert werden

Wenn das Projekt vorbei ist, ist es wirklich nicht der Fall.

Sie könnten aufatmen, aber es bleibt noch viel zu tun. Wir hören viel darüber, wie man Kunden landet, Projekte einschätzt und verwaltet, aber das Follow-up scheint vergessen zu werden, und darum geht es in dieser Serie.

In den nächsten Posts werde ich darauf eingehen, wie Sie sich für Ihr Follow-up, das Follow-up-Meeting, die Abrechnung sowie einige Techniken zum Sammeln von Empfehlungen und Zeugnissen organisieren. Dies gibt Ihnen einige Ideen, damit Sie sich nicht die Haare ausreißen.

Projektorganisation nach Zahlen

Die Projektnachbereitung beginnt mit dem Start des Projekts. Hoffentlich haben Sie eine Art Jobnummer-System. Meine Jobnummern sind beispielsweise so eingerichtet, dass ich weiß, wann das Projekt gestartet wurde, wo es in den Monatsplan und den Kunden gefallen ist.

Eine typische Projektnummer für meine Arbeit wäre 1110-12 AB. Die ersten beiden Zahlen sind das Jahr. Als nächstes kommt der Monat. Danach folgt die Dienstplannummer, gefolgt vom Kunden. 1110-12 AB sagt mir, dass der Job im Oktober 2011 begonnen wurde und es das zwölfte Projekt in diesem Monat war. Außerdem weiß ich, dass es für Acme Bells & Whistles gemacht wurde.

Mit einem System müssen Sie lediglich Ihre Projektliste starten, die Auftragsnummer finden und den Ordner aus dem Aktenschrank ziehen. Alles ist da.

Wenn ein Projekt eingeht und bestätigt wird, wird es meiner Projektliste hinzugefügt, bei der es sich um eine einfache Tabelle handelt. Als Nächstes wird ein physischer Auftragsordner mit einem eleganten gedruckten Etikett erstellt. Darauf sind die Auftragsnummer, der Kunde und der Projekttitel abgebildet.

Ich verwende Taschenordner aus dem örtlichen Bürobedarf, aber nicht irgendwelche Taschenordner. Auf denen, die ich verwende, ist eine Reihe von Informationen aufgedruckt - Projekttitel, Beschreibung, Auflistung der Aufgaben mit Datumsangaben, ein Bereich für Kundenkontakte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Notizen und die darin enthaltenen Dokumente. Sicher, sie sind etwas teurer, aber es lohnt sich. Sie ersparen mir potentielle Kopfschmerzen auf der Straße.

Im Projektordner finden Sie alle Papierstücke, die sich auf den Job beziehen. Dazu gehören das Schätzformular, der Vorschlag oder der Kostenvoranschlag, der Vertrag, die Genehmigungsformulare, Zeitprotokolle, Rechnungen, Quittungen und dergleichen. Ich habe ein Aktenregal für aktive Projekte. Abgeschlossene Projekte werden chronologisch in den guten alten Aktenschrank gestellt.

Warum brauchst du ein System? Folgendes passiert oft. Ein paar Jahre vergehen und der Kunde ruft Sie an. Sie haben entweder eine Frage zu ihrem Auftritt, brauchen eine Änderung oder haben ein ähnliches Projekt. Ohne ein System können Sie etwas verrückt machen, indem Sie versuchen, sich selbst zu rekonstruieren und herauszufinden, was Sie getan haben.

Mit einem System müssen Sie lediglich Ihre Projektliste starten, die Auftragsnummer finden und den Ordner aus dem Aktenschrank ziehen. Alles ist da Natürlich meine Abteilung für Redundanz erfordert, dass auch ein digitaler Ordner aufbewahrt und gesichert wird.

Ein weiterer Grund für ein System ist, dass Sie im Laufe der Zeit Anfragen zu ähnlichen Projekten haben. Ein gepflegtes System gibt Ihnen die Möglichkeit, frühere Projekte mit ähnlichen Spezifikationen abzurufen. Sie können leicht erkennen, wie viel Zeit aufgewendet wurde, was Ihnen in Rechnung gestellt wurde und welche Besonderheiten Sie haben. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, basierend auf Fakten Maßnahmen zu ergreifen und keine Zahlen aus der Luft zu ziehen.

Ich mache das schon lange, also habe ich viele Daten, die ich für verschiedene Projekttypen nutzen kann. Meine Schätzungen sind ziemlich genau. Deine wird es auch sein.

Wenn Ihr Projektnummernsystem vorhanden ist, ist es an der Zeit, hinauszugehen und Arbeit zu finden, um alle diese Ordner mit Verträgen, Kaufaufträgen und anderen Projektinformationen zu füllen. Wenn das Projekt abgeschlossen ist und Ihr Kunde den fröhlichen Tanz vollbringt, ist es an der Zeit, Ihr Follow-up zu beginnen. Dies beginnt mit einem anschließenden Meeting, entweder offline für lokale Clients oder online für Remote-Clients.

Die Behandlung des Folgetreffens ist Gegenstand der nächsten Ausgabe dieser Serie.