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"Wir gehen papierlos!" scheint die Aussage unserer Zeit zu sein. Banken und Telefongesellschaften erinnern uns daran, während sie gleichzeitig eine zusätzliche Gebühr für Papierabrechnungen erheben. Unternehmen stellen interne Notizen über das papierlose Arbeiten bereit, und Sie haben sich wahrscheinlich dazu entschieden, die Preise für Aktenschränke für Ihr Home-Office selbst zu prüfen.
Papierlos klingt nach einer großartigen Idee auf Papier - kein Wortspiel. Aber was macht es eigentlich? mitnehmen? Welche Aspekte Ihres Lebens können Sie papierlos annehmen und welche Werkzeuge benötigen Sie dafür? Und welche Vorteile werden Sie sehen??
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie papierlos arbeiten können und Ihr Leben im Prozess vereinfachen können. So können Sie anfangen, den Papierverbrauch zu reduzieren und sicherzustellen, dass Sie die benötigten Dokumente gleichzeitig finden können.
Hast du zu viel Papier? So können Sie aufhören, Bäume zu verschwenden.Papierlos klingt einschüchternd. Es ist eine umfassende Aussage, die Papier für immer aus Ihrem Leben verbannt. Abgesehen davon müssen Sie nicht vollständig auf Papier verzichten, um papierlos zu werden. Sie können die meisten Vorteile des papierlosen Druckens nutzen und gleichzeitig die Papierkopien der Dokumente aufbewahren, die Sie am wichtigsten finden.
Was läuft also papierlos? Im Allgemeinen werden digitale Dokumente anstelle von Papierdokumenten verwendet. Das könnte bedeuten, dass Sie jedes Stück Papier scannen müssen, das Sie haben, aber es könnte einfach ein paar grundlegende Schritte bedeuten - einige, die Sie wahrscheinlich bereits jetzt tun. Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, wie Sie heute papierlos arbeiten können:
Heute bieten die meisten Banken elektronische Kontoauszüge in elektronischer Form an. Was zuvor Blätter gekostet hätte, kann jetzt heruntergeladen und elektronisch gelesen werden, normalerweise im PDF-Format.
In der Vergangenheit mussten Sie Ihre Abrechnungen irgendwo aufbewahren, vielleicht in einem Aktenschrank oder in einer Schublade. Nach ein paar Monaten oder sogar einem ganzen Jahr landen Sie mit einem riesigen Papierstapel, der irgendwo hingehen muss. Und dann gibt es die unvermeidlichen Fragen: Wie lange bewahren Sie die Dokumente auf und werden sie nicht irgendwann im Papierkorb landen? Es fühlt sich einfach unnötig und verschwenderisch an.
Sehen Sie sich stattdessen an, wie einfach Sie digitale Anweisungen in PDF-Form katalogisieren und speichern können. Sie müssen lediglich den elektronischen Kontoauszug von der Website Ihrer Bank herunterladen und in einem Ordner auf Ihrer Festplatte ablegen oder möglicherweise automatisch in Ihrem E-Mail-Posteingang versenden. Einfach, einfach, effizient.
Organisieren Sie einfach Ihre E-Statements auf Ihrem Computer und Sie müssen sich nie wieder um Papier sorgen.Dank des papierlosen Umgangs haben wir eine viel nachhaltigere Methode, um mit Informationen wie dieser langfristig umzugehen. Ihre E-Statements können sich sozusagen jahrzehntelang auf Ihrer Festplatte "ansammeln" und verursachen wenig Ärger und Frustration. Oh, und vergiss nicht, dass E-Statements sind Ja wirklich leicht zu durchsuchen. Sie können die integrierte Suchfunktion Ihres Computers nutzen, um einzelne Anweisungen schnell zu zielen. Ich wette, das ist einfacher als das Durchsuchen Ihres Archivs.
Während E-Statements allein eine fantastische Ersparnis darstellen, kombinieren Sie diese mit Online-Rechnungszahlungen, und Sie beginnen wirklich papierlos zu werden. Statt jeden Monat eine Vielzahl von Papierrechnungen per E-Mail zu erhalten, werden die elektronischen Kontoauszüge in Ihrem E-Mail-Postfach abgelegt und sind in der Regel direkt von der Website Ihrer Bank aus zu zahlen. Wenn Sie sich für die Online-Rechnungszahlung anmelden, können Sie einen weiteren Stapel Papier aus Ihrem Leben entfernen.
Neben elektronischen Rechnungen haben Sie wahrscheinlich gerade Schecks - eine andere Verwendung von Papier - aus Ihrer monatlichen Routine gestrichen? Anstatt für jede Rechnung einen Scheck auszuschreiben, können Sie Ihre Rechnungen einfach online bezahlen, nachdem Sie eine E-Mail-Erklärung erhalten haben, und es werden keine zwei Blätter und die zugehörigen Umschläge mehr benötigt. Wenn Sie das nächste Mal jemanden brauchen, der Sie bezahlt, z. B. bei einem Flohmarkt oder in Ihrem kleinen Unternehmen, können Sie verhindern, dass Papier verwendet wird, indem Sie Kreditkarten mit Square akzeptieren und sogar eine Quittung per E-Mail senden, anstatt sie auszudrucken.
Nicht nur im Bankgeschäft werden bereits papierlose Fortschritte erzielt. Schauen Sie sich die Beliebtheit von eBooks an. Die zahlreichen Kindle-Geräte von Amazon, Barnes und Noble's Nook sowie das iPad von Apple mit seinen zahlreichen ereading-Apps waren alle Erfolge bei der Einführung von eBooks in den Mainstream. In den meisten Fällen sind eBooks bequemer und günstiger als ihre Gegenstücke auf Papier. Sie können jedes Buch in der Bestsellerliste der New York Times mit sich herumtragen, ohne sich dabei den Rücken zu brechen, und Sie können die Bücher durchsuchen, um die Passage zu finden, die Sie zitieren wollten - beides Vorteile, die Platz sparen und die Suchzeit, die Sie als Hauptsache finden werden Vorteil, in keiner Weise papierlos zu gehen.
Lesen ist ein Bereich, in dem Sie bereits versehentlich papierlos gegangen sind. Bekommen Sie jeden Morgen noch eine Zeitung vor die Haustür oder lesen Sie die Nachrichten online? Erhalten Sie immer noch Zeitschriften per E-Mail oder abonnieren Sie sie über Apps, die Sie auf einem Tablet lesen? Oder haben Blogs, Twitter, Pintrest und andere Online-Entsprechungen die Stelle von Zeitschriften in Ihrem Leben eingenommen? Wie wäre es mit Comics? Wenn Sie ein Hardcore-Fan sind, möchten Sie vielleicht, dass die Comics aus Papier diese Sammlung von Ihnen unberührt lassen. Nun können jedoch sowohl Mainstream- als auch Indie-Comics digital gelesen werden. Alles, was wir auf Papier gelesen haben, ist jetzt einfacher auf dem Bildschirm zu lesen.
Der Übergang zu einer papierlosen Welt vollzieht sich, ohne dass wir es sogar versucht hätten.
Papierlos zu gehen muss nicht unheimlich sein. Aber wie das Sprichwort sagt, "Wissen ist Macht". Um Ihnen die Möglichkeit zu geben, papierlos zu gehen, finden Sie hier die Begriffe, die am häufigsten genannt werden, wenn Sie papierlos gehen, und was sie für Sie bedeuten:
Gleich müssen wir PDF-Dateien besprechen. Sie werden immer wieder auftauchen. In vielen Tools, die für einen papierlosen Lebensstil entwickelt wurden, wird über die Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Dateien gesprochen. Also was sind sie??
PDF steht für Portable Document Format. PDF als Dateiformat wurde für die Verwendung unabhängig von bestimmter Hardware, Software oder sogar Betriebssystem entwickelt. Es ist in sich abgeschlossen. Alles, was zur Darstellung des Inhalts der PDF-Datei erforderlich ist, einschließlich Text, Schriftarten und Grafiken, ist darin eingebettet. Das Endergebnis ist das, was einer digitalen Darstellung eines zuvor gedruckten Dokuments am nächsten kommt. Für Dokumente, bei denen das Seitenlayout besonders wichtig ist, ist PDF der beste Weg.
PDF-Dateien sind ein offener Standard und werden von vielen Apps unterstützt, die Sie bereits verwenden, von Microsoft Office und Apples iWork-Apps bis zur Standard-App Ihres Scanners. Adobe Acrobat ist die bekannteste App zum Erstellen und Lesen von PDF-Dateien, aber weit davon entfernt, die einzige App, die PDF-Dateien liest. Im Allgemeinen sollte fast jedes Computergerät in der Lage sein, ein PDF-Dokument anzuzeigen, und PDF-Dateien werden immer gleich aussehen, unabhängig davon, wo sie angezeigt werden. Damit ist PDF genau das, was es sein sollte: ein wirklich portables Dokumentformat.
Dies ist eine weitere Sache, die kompliziert und teuer klingt, aber in Wirklichkeit ist das überhaupt nicht der Fall. In seiner einfachsten Form ist ein digitales Archiv bereits vorhanden: ein System, mit dem Sie digitale Dateien in digitalen Ordnern speichern können. Jedes moderne Betriebssystem hat dieses eingebaute, es wird oft als Dateisystem bezeichnet. Sie haben es wahrscheinlich schon benutzt, ohne in diesem Zusammenhang darüber nachzudenken.
Denken Sie daran, dass unsere digitalen Tools von heute ihren analogen Kollegen von gestern entsprechen. Sie können das Dateisystem Ihres Computers auf dieselbe Weise wie Ihre physischen Aktenschränke verwenden: Zum Speichern digitaler Dateien in digitalen Ordnern. Hier sind PDF-Dateien sehr nützlich. Natürlich können Sie nicht nur PDF-Dateien in diesen digitalen Ordnern speichern. Es ist ein Computer, nutzen Sie das. Sie können Bilddateien, Audiodateien und sogar Videodateien in denselben Ordnern wie Ihre PDF-Dokumente speichern. Das ist schwer mit einem Aktenschrank zu tun, oder??
Wenn der Gedanke, ein eigenes digitales Archiv zu erstellen, immer noch einschüchternd wirkt, werfen Sie einen Blick auf einige der anderen Artikel zu Computertuts +. Hier erfahren Sie, wie Sie Dateien auf einem Mac verwalten und wie Sie den Finder optimal nutzen können.
Wie "PDF" ist OCR eine Abkürzung im papierlosen Bereich. Sie werden es in Feature-Listen sehen, und Sie werden es in Tutorials wie diesem ermutigen. Aber was ist es? OCR steht für Optische Zeichenerkennung. Es ist eine Art Software, mit der der Computer Dokumente "lesen" und in Computertext konvertieren kann. Anstelle von statischen Pixeln können gescannte Dokumente durchsuchbarer, bearbeitbarer Computertext werden. Dies erhöht den Nutzen und die Flexibilität Ihres papierlosen Systems. Dies bedeutet, dass alle wichtigen Dokumente in Papierform, die Sie bereits haben, eine digitale Zukunft haben können.
Wenn Sie mehr über OCR-Software und deren Funktionsweise für Sie erfahren möchten, schauen Sie sich unsere besten Apps für OCR-Dokumente an und das Begleit-Tutorial zur Verwendung des neuen Doxie-Scanners und seiner App für Ihre OCR-Anforderungen.
Diese Ausdrücke werden oft als Hauptvorteile angeführt, wenn Papierlösungen durch digitale Lösungen ersetzt werden, aber jede dieser Funktionen kann ohne korrekte Einführung etwas verwirrend sein. "Zusammenarbeit", "Teilen", sogar "Synchronisation" bedeuten ähnliche Dinge. Sie unterstreichen die Flexibilität, die digitale Dateien gegenüber ihren Gegenstücken auf Papier haben.
Wenn etwas ist Kollaborativ Dies bedeutet, dass mehr als eine Person es bearbeiten kann, häufig gleichzeitig. Eine Funktion wie diese ist besonders in Büroumgebungen nützlich, in denen mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument oder Dokumentensammlung bearbeiten müssen. Freigeben ist ähnlich, enthält jedoch normalerweise nicht die Echtzeitbearbeitungsfunktionen, die kollaborative Software bietet. Wenn Sie ein Dokument freigeben können, wird das Dokument einfach portierbar, und Software mit Freigabefunktionen erleichtert das Verschieben von Dokumenten und Dateien. Wenn etwas beinhaltet Synchronisation Dies bedeutet jedoch, dass die Dokumentportabilität automatisch erfolgt. Dateien und Dokumente werden automatisch an ein anderes Ziel kopiert. Dieses Ziel kann sich an einem anderen Ort auf Ihrem eigenen Computer oder auf einem anderen Computer befinden. Es könnte sich sogar auf einem Server befinden, der über das Internet erreichbar ist.
Wenn Sie beispielsweise ein Dokument gleichzeitig mit einer anderen Person in Google Docs bearbeiten, heißt das Kollaborativ. Sie per E-Mail an die Datei zu senden, damit sie sie selbst sehen oder bearbeiten kann teilen. Das Speichern der Datei in einem freigegebenen Ordner in Dropbox erfolgt Synchronisation da die Datei automatisch auf allen von Ihnen verwendeten Geräten gespeichert wird.
Das Zusammenarbeiten, Synchronisieren und Freigeben Ihrer Dokumente sowie die Möglichkeit, sie zu durchsuchen und einfach zu ordnen, ohne einen neuen Aktenschrank kaufen zu müssen, sind alle Vorteile, wenn Sie papierlos arbeiten. Aber das ist wirklich nur die Spitze des Eisbergs.
Es gibt auch die Umweltvorteile, wenn keine Bäume gefällt werden - obwohl Computer und Elektroschrott nicht das beste Gegenstück dazu sind. Zumindest die Platzersparnis in Ihrem Büro und die Kostenersparnis, wenn Sie nicht alles ausdrucken müssen, da Sie bereits einen Computer haben. Der Vorteil besteht darin, dass Sie alle Ihre Dokumente einfach und automatisch sichern können. Dies ist bei Papierdokumenten niemals möglich, wenn Sie von jedem vorhandenen Dokument Fotokopien erstellen.
Und vielleicht ist der beste Vorteil, dass Sie nicht papierlos arbeiten müssen, um papierlos zu gehen. Sie können E-Statements, eBooks und gescannte PDF-Kopien Ihrer veralteten Dokumente verwenden und dabei die wichtigsten Papierkopien behalten, die Sie nicht gerne aufgeben möchten. Wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, Papierdokumente leicht zu finden und auf Ihrem Computer zu durchsuchen, werden Sie das schnell finden wollen aufhören, alles auf Papier zu halten.
Ich habe Ihnen erklärt, was es bedeutet, "papierlos zu gehen". Ich habe Sie durch die Technologien geführt, mit denen papierlos gearbeitet wurde. Sie haben einige einfache Einstiegsmöglichkeiten gezeigt und Ihnen einige Vorteile des papierlosen Gehens vermittelt. Jetzt liegt es an dir. Machen Sie den ersten Schritt, und wenn Sie in diesem Jahr Ihre Steuern vorbereiten und die Dokumente des letzten Jahres löschen, versuchen Sie, einige Ihrer Unterlagen zu erledigen papierlos. Zu diesem Zeitpunkt im nächsten Jahr wird es eine ferne Erinnerung sein, Papierkopien von allem aufbewahren zu wollen.
Wenn Sie mehr über Ihren neuen papierlosen Lebensstil erfahren möchten, lesen Sie unsere anderen Tuts + -Tutorials, die Ihnen dabei helfen, papierlos zu gehen:
Ressourcen
Grafikkredit: Papierlose Ikone, entworfen von Baruch Moskovits vom Noun-Projekt.
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